definition backgroundHeures complémentaires vs heures supplémentaires, qui s’en sortira vainqueur ?

Et si l’annualisation des temps de travail était la solution ?

Par Valery Zúñiga AragónLe 29/07/2022

Pour certaines entreprises, la gestion des plannings des salariés est un véritable casse-tête : activité saisonnière, pics de commandes imprévisibles, irrégularité de la production, difficultés à embaucher et autres réjouissances RH. 😱

Chaque année, vous faites face aux mêmes dilemmes : embaucher un nouveau salarié ? Passer par l’intérim ? Proposer des heures supplémentaires ? Utiliser le chômage partiel ?

Et si on vous disait qu’une autre voie est possible ? En annualisant le temps de travail de vos salariés, vous simplifiez l’organisation des horaires ET respectez la durée légale du travail.

Tout le monde peut le mettre en place, mais ça demande d’observer certaines obligations bien précises. Suivez le guide pour une (r)évolution des horaires en toute sérénité.✌️

Revenons d’abord sur la notion d’annualisation du temps de travail

Qu’est-ce que c’est ? Définition

L’annualisation du temps de travail est un aménagement des horaires des salariés destiné à s’adapter aux variations d’intensité de l’activité de votre entreprise.

Grâce à ce mécanisme, vous répartissez le temps de travail sur une année civile. En fonction des besoins :

  • vous augmentez la cadence pour les périodes de forte activité ;
  • vous la ralentissez quand le travail ralentit.

En principe, la durée légale du travail est de 35 heures hebdomadaires. Grâce à l’aménagement annuel des horaires, vous pouvez compenser les heures supplémentaires sur les périodes où vos salariés font moins. Vous restez soumis à la durée légale, mais elle se calcule en fonction d’une moyenne annuelle, et non pas hebdomadaire.

Prenons un exemple tout simple

Un petit hôtel en Bretagne emploie 5 salariés permanents.

  • En été, toutes ses chambres sont louées chaque semaine.
  • En hiver, les touristes se font plus rares et ils viennent plutôt pour passer un weekend.
  • Grâce à l’annualisation du temps de travail, les salariés feront des semaines de 45 heures à la saison estivale et des semaines de 25 heures pendant la période creuse.

💡 Que dit le Code du travail ?

L’annualisation est prévue aux articles L 3121-41 et suivants du Code du travail. La période annuelle de référence est constituée de 1 607 heures (pour un contrat de 35 heures) et 1781 heures (pour un contrat de 39 heures).

Au-delà, il s’agit d’heures supplémentaires devant être payées.

Toutes les entreprises sont concernées ?

Toutes les entreprises peuvent mettre en place le dispositif : PME, TPE ou groupes cotés.

Dans les faits, seuls quelques secteurs sont concernés :

  • l’hôtellerie, l’hébergement touristique et la restauration ;
  • les activités touristiques et de loisirs ;
  • le périscolaire ;
  • l’agriculture ;
  • l’industrie.

Le Père Noël 🎅est le premier satisfait par la mise en place de l’annualisation des contrats de travail. Pendant le rush de décembre, tous les lutins sont sur le pont. Le reste de l’année, les équipes fabriquent les jouets en fonction des besoins. Et depuis que les ateliers du Père Noël rencontrent des difficultés dans l’approvisionnement en matières premières et en pièces détachées, l’aménagement des horaires prend encore plus de sens.

Annualiser la gestion des horaires : comment ça fonctionne au juste ?

Les 4 étapes pour mettre en place une modulation annuelle du travail

Une convention collective peut définir la procédure pour annualiser les plannings.

Si ce n’est pas le cas, voici les étapes à suivre :

  1. Consulter les représentants du personnel, c’est-à-dire les membres du Comité social et économique (CSE), sur le projet d’annualisation ;
  2. Trouver un accord avec le CSE sur les modalités de mise en place. Il doit être formalisé au sein d’une convention écrite.
  3. Faire valider le dispositif d’annualisation du temps de travail par l’inspection du travail.
  4. Informer les salariés des modulations d’horaires.

⚠️ Vous pouvez mettre en place, temporairement, un aménagement du temps de travail sans avoir consulté les instances représentatives du personnel. Mais la modulation aura lieu sur 4 semaines pour les sociétés de moins de 50 salariés et maximum 9 semaines au-delà.

Sous quelles conditions ?

  • La question doit être discutée avec les délégués du personnel ou le comité d’entreprise.
  • Seuls les salariés en CDD ou en CDI sont concernés (cadre ou non, à temps complet ou partiel).
  • L’aménagement doit concerner tout un service, ou la totalité des salariés de la société. Ça ne peut jamais être un traitement de faveur (ou de défaveur !) pour un seul employé.
  • Un délai de préavis doit être respecté (minimum 7 jours ouvrés).
  • Il est nécessaire de limiter au maximum les interruptions de travail au cours d’une même journée. Dans la mesure du possible, évitez de multiplier les déplacements entre le domicile et le lieu de travail pour le bien-être de vos salariés.

☝️ Annualiser les plannings ne veut pas dire que vous pouvez faire travailler vos salariés 24 heures sur 24 pendant quelques jours. La loi fixe des temps maximaux de travail qu’il faut obligatoirement respecter (cumulativement) :

  • 48 heures maximum par semaine (et 60 heures en cas de circonstances exceptionnelles) ;
  • 10 heures par jour ;
  • 46 heures en moyenne sur 12 semaines.

Calculer l’annualisation : les questions à se poser pour ne pas se tromper !

Vous suiviez jusque-là ? Tant mieux, parce qu’on arrive aux choses sérieuses… 😟

Il faut maintenant déterminer le planning de chaque salarié en tenant compte de toutes les dispositions de votre convention collective et de la loi.

Et n’oubliez pas de penser :

  • aux jours fériés,
  • aux congés payés,
  • aux RTT (pour les contrats de 39 heures),
  • aux jours de repos hebdomadaires,
  • et à tout un tas d’autres éléments.

💸 Quel impact sur la rémunération de vos salariés ?

Si les heures de travail de vos salariés sont annualisées, vous pouvez choisir de :

  • les rémunérer en fonction de la durée réelle de son travail dans le mois. Chaque salaire sera alors différent de l’autre en fonction de l’activité de l’entreprise ;
  • lisser leur rémunération sur l’année. C’est souvent la solution préférée des employés : un revenu fixe est plus sécurisant.

🏝️ Comment gérer les congés ?

Annualisation ou pas, le salarié a droit à 5 semaines de congés payés. La modulation annuelle ne remet pas en cause ce principe.

Dans certaines situations bien précises (et listées dans la convention d’annualisation), les congés payés peuvent faire l’objet d’un report jusqu’au 31 décembre de l’année suivante.

⏲️ Les heures supplémentaires

Dès lors que le plafond annuel est atteint, le salarié effectue des heures supplémentaires qui doivent lui être payées. Le taux légal horaire est augmenté de 25 % entre 1 608 heures et 1 971 heures. Au-delà, c’est un taux majoré à 50 % qui s’applique.

Les heures supplémentaires peuvent être payées ou récupérées.

Et n’oubliez pas : au-delà de la 41e semaine effectuée, une heure de RTT est accordée pour toute heure supplémentaire.

Modifier les contrats de travail

Si vous souhaitez passer à un temps de travail annualisé, vous allez devoir modifier vos contrats de travail. Le document doit préciser :

  • les modalités de modulation des heures de travail ;
  • les conditions dans lesquelles les modifications de planning peuvent intervenir ;
  • le montant de la rémunération et le mode de versement (lissé sur l’année ou ajusté aux heures effectivement travaillées).

Nos conseils pour mettre en place facilement un aménagement annuel du temps de travail

Pour réussir votre annualisation, il faut nécessairement garder une trace des heures travaillées par vos salariés. La modulation nécessite une organisation rigoureuse des plannings de la part de l’employeur.

Heureusement, il existe plusieurs outils pour suivre les temps et ainsi vous aider à piloter l’annualisation du temps de travail facilement. Les logiciels calculent trois indicateurs :

  • le nombre d’heures annuelles prévues pour chaque salarié ;
  • le nombre d’heures effectivement réalisées par l’employé ;
  • l’écart entre ces deux chiffres.

Vous évitez ainsi les casse-têtes en cas d’arrêt maladie, de départ de l’entreprise, de passage en tête partiel en cours d’année, etc. 👍

Factorial, par exemple, propose une pointeuse digitale pour suivre facilement les heures travaillées par vos salariés. Avec une feuille des temps à jour (et signée par le salarié directement en ligne !), les managers RH respirent au moment de calculer les heures travaillées par salarié ou par équipe. Les administrateurs et les managers RH pourront filtrer les données de suivi du temps des employés par périodes quotidiennes, hebdomadaires, bimensuelles et mensuelles.

L’annualisation du temps de travail en bref

L’annualisation permet d’aménager les horaires de vos salariés en fonction de l’activité de votre entreprise. Les secteurs du tourisme, de l’agriculture et de l’industrie sont les plus concernés par ces variations d’activité.

Modulés sur l’année, les plannings ne s’improvisent pas. Il faut respecter les conditions fixées par la loi et la convention collective. Mais, le plus gros challenge dans la mise en place de l’annualisation des contrats de travail, c’est le calcul des horaires.

Après avoir déterminé la base horaire annuelle, il faudra ajuster vos décomptes en fonction des heures effectuées, des congés, des arrêts de travail, et de tout un tas d’imprévus sans lesquels la vie de l’entreprise serait ennuyeuse 😉.

Sur le principe, l’annualisation est simple et efficace. La mettre en place relève d’une autre paire de manches. Parce qu’il serait dommage de se passer d’un dispositif aussi pratique, on a sélectionné quelques logiciels du tonnerre pour vous simplifier la vie.

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