L’importance de bien choisir ses solutions de gestion en fonction de son environnement de travail : fixe ou en mobilité

Le choix de toute solution de gestion est un choix stratégique. La diversité des secteurs d’activité professionnels offre une multitude de métiers aux responsabilités et à l’environnement de travail variés. 

Parmi les distinctions les plus évidentes, on trouve les métiers de la mobilité en opposition à ceux de la bureautique. Ces deux environnements divergent grandement sur le plan opérationnel. 

Pourtant, des similarités fonctionnelles sont de plus en plus fréquentes.

Cet article met en lumière l’importance de bien choisir ses solutions de gestion en fonction de son environnement de travail.

D’une part, les métiers liés aux activités bureautiques offrent une certaine stabilité dans la gestion du temps. Les salariés travaillent généralement suivant des horaires réguliers. Ainsi, ils bénéficient d’un environnement de travail plus prévisible. 

Cependant, ils doivent faire face à d’autres défis liés à la gestion du temps de travail. Notamment, les interruptions, la cohésion sociale, les réunions et le multitasking constant peuvent être complexes à imbriquer.

D’autre part, les professionnels travaillant au bureau ou en coworking interagissent fréquemment avec leurs collègues, clients ou fournisseurs via divers canaux de communication. Parmi eux, la gestion des mails, des réunions, les bilans, les projets, les événements internes, etc. 

Certes, ces outils améliorent considérablement la communication et la coordination entre les parties prenantes. Cependant, les métiers de la bureautique ont tendance à surcharger leur organisation avec un trop-plein d’outils. La collaboration multi-équipe sur des projets ajoute des temps de briefings nécessaires. Et selon le type de management choisi, les projets peuvent s’en trouver retardés.

Avec 47 % des entreprises proposant au moins un modèle de travail hybride en France en 2023, le télétravail apporte des changements managériaux. 

En effet, le suivi du travail à distance peut paraître complexe, puisque le contrôle visuel est limité. Certes, la production physique du travail est un vecteur de confiance pour les managers à cet égard. Mais comment s’assurer que les heures de travail soient effectuées intégralement, sans abus ? Finalement, la bureautique se rapproche de la gestion des temps de travail des métiers de la mobilité.

Les métiers de la mobilité impliquent des activités exercées dans des environnements physiques variés. Notamment, un chantier, un entrepôt, la voie publique, chez un client, un événement éphémère, etc. Pour cela, les métiers de terrain sont soumis à une forte pression de gestion du temps.

Les professionnels de la mobilité doivent jongler entre les rendez-vous, les interventions, les déplacements, les urgences et les délais imposés par les clients. Ils doivent être capables de planifier efficacement leurs activités, en tenant compte des imprévus et des aléas du terrain. Une gestion du temps adaptée à la mobilité est donc essentielle pour limiter les retards et assurer la satisfaction des clients.

Nous voyons bien ici que l’environnement de travail est déterminant pour la gestion des flux d’informations. Le suivi du travail nécessite de la flexibilité et des ressources pour anticiper les changements sociétaux. Car souvent, un changement sociétal induit une évolution structurelle du travail.

En bureautique, on peut penser qu’un trop peu d’informations est un risque important. Pourtant, un retour à l’essentiel de l’information est de plus en plus encouragé. En particulier par les start-ups et les entreprises intervenant sur la gestion de projets.

Il est important de distinguer informations et directives. Aujourd’hui, s’informer, c’est connaître. Mais avec l’accélération des mutations du monde, comment atteindre l’essentiel ? En fait, un retour à l’essentiel de l’information ouvre les portes de l’innovation. D’ailleurs, l’innovation n’est atteinte qu’après renonciation des bénéfices de l’existant. Finalement, nous assistons à une mutation de la visée de l’information. L’information devient un paradigme du savoir ; le progrès en est la visée.

C’est ainsi qu’un retour à l’essentiel de l’information est une démarche préventive. Il évite l’interruption d’un projet entier, puisque les détails techniques sont considérés indépendamment.

Au contraire, les métiers de la mobilité peuvent être confrontés à des urgences ou à des imprévus nécessitant beaucoup de détails. Le manque de proximité avec la direction nécessite souvent une justification des faits par les salariés. Quant à eux, les managers doivent mobiliser rapidement une ressource supplémentaire ou affecter une tâche de remplacement. Finalement, le travail de terrain implique une révision constante des priorités.

De plus, les équipes sur le terrain doivent pouvoir communiquer facilement. En effet, signaler les problèmes, obtenir des instructions ou partager des mises à jour sont une nécessité en mobilité. 

En outre, les métiers du terrain ne peuvent pas toujours interrompre leurs tâches. Notamment, les conditions climatiques influent sur les plannings de travail en mobilité. C’est pourquoi il existe des solutions de gestion adaptée au terrain. Elles fonctionnent comme des rapports simplifiés de données de performance. 

Elles se composent d’une interface web pour le manager et d’une application mobile pour le salarié en mobilité.

Par exemple, Tempo by Kizeo est une solution de Gestion des Temps et des Activités qui peut combiner une multitude de besoins. Tempo by Kizeo est conçue et développée en France. Elle propose la gestion :

• des temps de travail prévus et réels,
• des activités,
• des plannings,
• des imprévus,
• des absences. 

Les informations sont enregistrées individuellement en temps réel, même sans réseau internet. Ensuite, elles sont centralisées sur l’interface web du manager. Le manager est ainsi averti de tout aléa ou imprévu, en temps réel et à distance. De cette manière, la perte de temps est considérablement réduite par la précision de l’information. Ainsi, le manager garde le contrôle sur son activité au quotidien.

De leur côté, les métiers bureautiques bénéficient de logiciels de gestion de tâches et de projets avancés. Ces outils permettent une meilleure centralisation des informations, une assignation claire des responsabilités et une bonne visibilité sur l’avancement des projets.

Le suivi des tâches est structuré et automatisé, facilitant ainsi la coordination entre les équipes. Les salariés doivent suivre leurs tâches, respecter les échéances et hiérarchiser leurs activités. Les outils de gestion de planification partagée sont utilisés pour suivre l’avancement des projets et assurer une bonne gestion du temps.

Les métiers de terrain exigent une gestion dynamique des activités. Les professionnels doivent faire preuve de flexibilité pour s’adapter aux changements de priorités. Le suivi opérationnel peut être informel et basé sur l’expérience et la mémoire. C’est souvent le cas, mais cela présente des risques d’oubli et de perte d’informations.

De surcroît, les employés en mobilité doivent souvent être localisés en temps réel pour optimiser leurs déplacements et leur efficacité. Les technologies de géolocalisation permettent aux gestionnaires de suivre leurs déplacements, de planifier les itinéraires et de réagir rapidement en cas de changements imprévus.

Ainsi, pour la planification, les entreprises de la mobilité tendent de plus en plus vers la simplicité et l’automatisation. D’ailleurs, la gestion de planning à distance fait partie intégrante de la plupart des solutions de gestion pour la mobilité.

Pour reconnaître si une solution de gestion est adaptée au pilotage à distance, il y a de grandes chances qu’une fonctionnalité d’enregistrement de la position géographique y soit intégrée.

En conclusion, selon l’environnement de travail d’une entreprise, les besoins managériaux et le suivi du travail diffèrent grandement.

Les métiers de la mobilité nécessitent une gestion et un suivi qui met l’accent sur le détail et l’adaptabilité. Parmi les fonctionnalités les plus attendues : la gestion des imprévus, la planification et la gestion des déplacements. En revanche, le suivi du travail pour les métiers bureautiques est axé sur la collaboration et le partage de l’information.

Naturellement, certains besoins sont communs, comme la facturation ou le suivi des heures de travail et des absences. Certaines entreprises se renouvellent et s’inspirent d’environnements de travail différents. Ce qui est un vecteur de progrès technique et sociétal. Malgré tout, les spécificités font l’identité d’une entreprise. Certains paramètres fonctionnels sont nécessaires à sa fluidité opérationnelle.

Ainsi, pour choisir une solution de gestion, il est intéressant de tester des modèles du management de demain. Comment acceptons-nous les changements sociétaux ? Souhaitons-nous aller vers la modernité et l’innovation, ou au contraire conserver un fonctionnement qui a fait ses preuves jusqu’ici ? N’oublions pas que le monde est en mouvement, et que les entreprises sont de véritables vecteurs d’innovation.