Comment assurer le suivi des heures en entreprise ? Avec ces 5 moyens efficaces !

Savoir gérer le temps de travail est un gage d’efficacité et de rentabilité pour une entreprise. Cela permet notamment de mieux planifier les tâches, de préparer les éléments de paie et de veiller à la sécurité et à la santé des salariés.

Pour effectuer leur suivi des heures, les sociétés peuvent compter sur des machines à pointer, des dispositifs biométriques ou sur des logiciels de saisie de temps de travail.

👇 Petit tour d’horizon des enjeux du suivi des heures en entreprise et des solutions disponibles sur le marché.

Le suivi des heures consiste à relever avec précision les mouvements des salariés :

• entrée et sortie dans l’entreprise,
• temps consacré à une mission,

… mais aussi :

• absences,
• congés,
• et arrêts maladie.

Ce listing permet non seulement de comptabiliser le temps de travail effectif, mais il permet aussi d’évaluer la productivité de chacun des employés.

Effectuer le suivi des heures est une tâche en entreprise qui apporte de nombreux bénéfices. En effet, ce relevé permet :

• de mieux organiser les équipes en sachant qui est présent et qui est absent ;
• de répartir les tâches ou les missions à réaliser selon les compétences des salariés, ce qui optimise l’efficacité ;
• de déceler les éventuelles surcharges de travail qui impactent la santé et la sécurité des salariés et qui nécessitent une réorganisation du planning ;
• de faciliter le bilan de fin de mois en vue de l’établissement de la fiche de paie (rémunération en fonction des heures réellement travaillées) ;
• d’attester le nombre d’heures travaillées pour assurer le calcul des heures supplémentaires qui fait souvent l’objet de contentieux ;
• et enfin de se conformer aux règles législatives.

La gestion du temps de travail fait partie des obligations légales de l’employeur. En effet, celui-ci doit contrôler la durée de travail de ses salariés, qu’ils travaillent selon le même horaire collectif ou non.

L’employeur reste cependant libre de choisir son outil de calcul du temps de travail. Il peut s’agir d’un dispositif d’enregistrement, d’un registre manuscrit ou d’un système automatique.

💡 Bon à savoir : En l'absence de tenue d'un décompte de la durée de travail, l'employeur s'expose à une sanction. Selon l'article R3173-2 du Code du travail, il peut alors être redevable d'une amende prévue pour les contraventions de la quatrième classe et appliquée autant de fois qu'il y a des personnes employées dans des conditions susceptibles d'être sanctionnées.

Certaines entreprises préfèrent encore saisir à la main les heures de travail et les pauses sur un registre spécifique. Cependant, cette technique entraîne des risques : erreurs d’écriture, oublis, perte ou dégradation des documents… Avec le développement du digital et les encouragements à la dématérialisation, le phénomène tend à se perdre.

☝️D’autant plus que les registres des heures travaillées sont à conserver pendant 5 ans en application de la loi française.

Les tableurs Excel sont très souvent plébiscités pour réaliser le calcul des heures, car ils concilient facilité d’utilisation et fonctionnalités. Il est possible d’intégrer des onglets personnalisés selon l’activité ou les spécificités de l’entreprise. Les calculs se font via des formules préprogrammées.

Si les fichiers Excel conviennent aux très petites entreprises, ils ont bien souvent leurs limites pour les autres. En effet, avec ce système, il convient d’entrer manuellement les données, ce qui peut engendrer des erreurs et ce qui nécessite de sécuriser les accès aux documents.

☝️Autre inconvénient non négligeable : les fichiers Excel peuvent être détruits par accident.

Présents au sein des industries pendant des décennies, les systèmes de pointage, même les plus récents dotés d’un lecteur de carte ou d’un code d’accès, arrivent en bout de course.

☝️Ils restent limités à certains secteurs d’activité et ne peuvent pas par exemple s’utiliser dans le cadre du télétravail.

Les salariés s’enregistrent via des systèmes technologiques innovants :

• lecteur d’empreinte digitale ou de la paume de la main,
• reconnaissance faciale, vocale ou oculaire, etc.

Ces dispositifs, fiables, sécurisés et faciles à utiliser, sont intéressants à plus d’un titre. Néanmoins compte tenu de leur coût de déploiement assez élevé, ils restent peu fréquents au sein des entreprises.

Indispensables aux entreprises dont l’effectif est conséquent, les logiciels de gestion de temps permettent d’automatiser le suivi des heures, des congés et des arrêts maladie :

• ils se déploient sur divers supports (ordinateur, smartphone, tablette…),
• et sont accessibles partout et à n’importe quel moment (nul besoin d’être dans les locaux pour consigner ses heures d’entrée ou de sortie).

En somme, ils simplifient la saisie par les salariés, les RH et les managers.

Appelés également solutions GTA (gestion des temps et activités), ils intègrent de nombreuses fonctionnalités, en plus d’un suivi et d’un reporting précis des temps de travail, comme :

• l’exportation et le partage des données ;
• les calculs des temps de travail automatiques ;
• la comparaison des heures prévisionnelles et réelles ;
• la création de rapports de productivité par poste, par projet ou par tâche…

💡Les logiciels GTA peuvent se combiner avec d’autres systèmes de pointage (physiques ou digitaux) et de suivi. En automatisant les processus, ils permettent de libérer du temps et d’obtenir diverses données fiables via des rapports générés d’après les informations enregistrées.

Tempo by Kizeo par exemple, est une pointeuse sur smartphone couplée à un outil de planification ultra-intuitif qui accompagne les entreprises de tous secteurs dans l’organisation et le suivi des temps et missions de leurs collaborateurs. Grâce à une application mobile intégrant une badgeuse et un planning de travail actualisé en temps réel, les heures supplémentaires et les retards sont comptabilisés à la minute ou selon les règles en vigueur dans votre entreprise. Enfin, Tempo met à disposition des fiches de présence prêtes à l’emploi et personnalisables.

Ou vous pouvez également opter pour Factorial, le logiciel de gestion des temps le plus intuitif du marché. Conforme au Code du Travail, le logiciel permet de suivre sur une interface moderne la synthèse du volume horaire de vos salariés et de fournir des feuilles de temps en ligne ainsi qu’une pointeuse horaire numérique avec QR code. En prime, les heures travaillées se synchronisent automatiquement avec le portail de chaque employé disponible sur une application mobile. Des rapports sont établis en fonction du temps investi afin de faciliter les prises de décision des managers et augmenter la productivité des équipes !

Machine à pointer, lecteur d’empreinte digitale, fichier Excel ou logiciel GTA… Il existe de nombreuses solutions pour assurer la gestion du temps de travail des salariés. Pour sélectionner la plus intéressante et efficace, il convient de tenir compte du nombre d’employés, des conditions de travail (même horaire collectif ou non, présentiel et télétravail…) et des besoins (rapports, planning, tableau de bord…).