Comment optimiser la gestion et le suivi de vos ressources de projet ?

Comment optimiser la gestion et le suivi de vos ressources de projet ?

Tout projet nécessite des ressources pour contribuer à sa mise en œuvre et finalement son succès. La gestion réussie d’un projet se traduit par un pilotage efficace des différentes ressources de projet. Ces dernières doivent être déterminées le plus tôt possible, idéalement avant le lancement même du projet.

En cuisine, on n’imagine pas se lancer dans la préparation d’une recette sans connaître les ustensiles et les ingrédients à notre disposition. En gestion de projet, c’est un peu la même histoire : il faut s’assurer d’utiliser les ressources indispensables au bon déroulement du projet et faire en sorte d’en optimiser la gestion. Découvrez dans cet article comment déterminer vos ressources de projet, planifier leur utilisation et en assurer le suivi.

Sommaire :

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Les différents types de ressources d’un projet

Une ressource est une entité matérielle ou immatérielle exploitée pour la réalisation d’une tâche. Quelles ressources participent à la mise en œuvre d’un projet ? On peut les répartir selon les catégories suivantes :

  • ressources humaines,
  • ressources matérielles,
  • ressources financières,
  • ressources en temps.

Les ressources humaines

Également appelées « ressources de travail », ces ressources sont les plus importantes, car ce sont justement celles qui exécutent le travail. Regroupant à la fois les individus, les groupes d’individus et les personnes morales, elles contribuent à effectuer les tâches nécessaires au bon déroulement et à la réalisation du projet.

De plus, les ressources humaines sont doublées de ressources cognitives, car ce sont elles qui détiennent les savoirs et savoir-faire (compétences et connaissances techniques, expertise métier, etc.).

La cheffe ou le chef de projet a la responsabilité de constituer une équipe compétente et pluridisciplinaire qui possède l’expérience et les qualifications nécessaires à l’accomplissement du projet.

Elles peuvent être recrutées en interne ou à l’extérieur de l’entreprise, et intervenir sur toute la durée du projet ou de manière ponctuelle.

Les ressources matérielles

Les ressources matérielles englobent les matières premières et matériaux, les machines, les outils, les équipements, les logiciels, les locaux, etc. Elles comprennent à la fois des ressources que l’entreprise possède déjà et celles qu’elle achète ou loue pour mener à bien le projet. 

Il peut s’agir de biens mis à disposition temporairement en vue de la réalisation du projet, qui pourront servir de nouveau plus tard, mais aussi de consommables dont on peut utiliser une quantité donnée et qui ont un coût à l’unité.

💡Par exemple, les marchandises consommées ou les matières premières transformées ne seront pas disponibles pour un nouvel usage. Il convient de déterminer quel est l’investissement à consacrer à ces ressources, sur le plan du budget, des délais, tout comme de la qualité souhaitée.

Les ressources financières

Les ressources financières correspondent au budget du projet, qui sera défini en amont du lancement par le commanditaire du projet.

Tout projet comporte un coût et nécessite donc un financement.

Elles servent à financer :

  • les ressources humaines et matérielles du projet, couvrant généralement la rémunération des acteurs du projet,
  • l’achat de ressources matérielles ou leur location,
  • et d’autres coûts, tels que les frais de déplacement par exemple.

Les ressources en temps

Cela correspond aux délais définis pour l’accomplissement de chaque tâche. La durée d’une tâche dépendra des ressources humaines prévues et disponibles. 

☝ Ces ressources ne sont pas inépuisables : elles ont des limites, d’où l’importance de bien savoir les gérer pour atteindre vos objectifs.

Comment planifier et gérer les ressources d’un projet ?

La planification des ressources est l’un des facteurs de réussite d’un projet. Elle s’ancre dans la gestion d’un projet au sens plus large, qui comprend notamment :

  • la planification des différentes tâches et leur durée totale,
  • l’identification des ressources requises, 
  • l’affectation des tâches à chaque ressource (selon les profils et les compétences),
  • l’élaboration du budget prévisionnel, etc. 

Le tout est orchestré par le chef de projet qui doit veiller à la rentabilité du projet et à la tenue des délais.

Estimer les ressources nécessaires

En vous référant à la typologie des ressources ci-dessus, estimez les besoins en ressources de la façon la plus précise possible. Vous allez pour cela identifier toutes les ressources nécessaires au projet, qu’elles soient internes ou externes, et sur les plans humain, matériel et financier.

Cette étape ne va pas de soi, car elle intervient avant le démarrage du projet, à un moment où des incertitudes demeurent quant à la manière dont celui-ci va se dérouler.

👉 Pour cela, il peut être judicieux de vous appuyer sur votre propre expérience de gestionnaire de projet ou de vous référer aux archives de votre organisation concernant des projets similaires au vôtre et ayant abouti, afin de vous inspirer des expériences passées.

Créer un planning des ressources

Le planning représente visuellement l’organisation et vos besoins en ressources, qu’elles soient humaines, matérielles ou financières, sur une période donnée.

La création d’un planning de ressources permet de savoir quelles ressources utiliser et à quel moment.

Par exemple, vous pouvez utiliser le diagramme de Gantt pour planifier votre projet : vous visualisez ainsi l’allocation des ressources en fonction des tâches et du temps imparti, et les éventuels conflits d’utilisation dans l’affectation des ressources.

Exemple : vue du planning de Gantt du logiciel Sciforma

Ressources-projet-planning-gantt-Sciforma

Effectuer un suivi des ressources

Pour évaluer une situation et prendre les décisions qui s’imposent, vous avez tout intérêt à utiliser des indicateurs de performance ou KPI (Key Performance Indicators).

Comparez à l’aide de ces indicateurs le « prévisionnel » avec le « réalisé » sur plusieurs plans :

  • ressources humaines : quelle est la productivité des ressources ? 

Exemple de calcul : nombre de JH (jours/homme) alloués à une tâche multiplié par le pourcentage de la réalisation de cette tâche.

  • ressources matérielles : quelle est la disponibilité ou la capacité de tel équipement ?

Exemple de calcul : nombre d’heures de travail prévues sur un équipement par rapport au nombre d’heures disponibles de ce dernier = charge équipement.

  • ressources financières : quel est le coût actuel de mon projet ? Respecte-t-il le budget alloué ?

Exemple de calcul : addition de toutes les dépenses consacrées au projet jusqu’au moment T.

👉 Comparez ensuite les résultats obtenus avec ce qui était initialement prévu et prenez les décisions adéquates selon la situation, qu’il s’agisse de tenue des délais ou de consommation du budget.

Anticiper les risques et gérer les imprévus

Toute gestion de projet comporte des aléas. Des contraintes tout comme des risques peuvent peser sur le bon déroulement du projet. Il est donc vivement recommandé de vous préparer à toute éventualité :

  • Comment réagir face à la panne d’une machine ? 
  • Comment faire si un collaborateur venait à quitter le projet ? 
  • Que mettre en place si l’un des fournisseurs faisait faillite ? 
  • Comment gérer une éventuelle fuite d’eau dans les locaux utilisés ? 

Si de telles situations se produisent, avoir des solutions pensées en amont limitera les difficultés qui peuvent nuire au projet.

☝Pour les ressources humaines en particulier, tâchez d’anticiper un potentiel turnover : pour tout départ, prévoyez une passation avec le/la remplaçant.e et facilitez ainsi la reprise du poste. Encore mieux : conservez une liste de personnes qui pourraient assurer le remplacement d’un collaborateur suite à un départ non prévu ou un congé maladie prolongé, ou venir assurer un renfort de l’équipe en cas de surcharge de travail.

L’importance du pilotage des ressources humaines

Nous nous intéressons ici tout particulièrement à la gestion des ressources humaines, car ces ressources sont centrales dans la réalisation d’un projet et leur gestion, qui est la plus spécifique, est aussi probablement la plus complexe.

Constitution de l’équipe de projet

Une équipe projet est une ressource essentielle à l’avancement du projet : elle accomplit les tâches nécessaires à l’aboutissement du projet en respectant le budget et les délais prévus.

Avant même de former l’équipe, il est important de suivre les étapes suivantes :

  1. lister au préalable les tâches nécessaires à la réalisation du projet ;
  2. dresser la liste de toutes les compétences et de tous les savoir-faire nécessaires pour mener les tâches, qu’elles soient techniques ou managériales ;
  3. recruter enfin les membres de l’équipe projet : vous pouvez vous tourner vers des ressources déjà présentes en interne (en fonction de leur disponibilité) ou bien prévoir un recrutement en externe.

Dans tous les cas, il est primordial que le chef de projet tienne compte des compétences des futurs membres, mais aussi de leur motivation et de leur volonté à s’impliquer dans le projet.

Attribution des tâches et gestion des charges

Pour affecter les tâches, il convient de confirmer la disponibilité de chacune des ressources au sein de l’équipe constituée pour ce projet, et de procéder à la répartition des rôles et des responsabilités.

💡Pour cela, vous pouvez reprendre le document retraçant les compétences nécessaires et ainsi élaborer votre plan de management des ressources humaines. 

L’objectif est d’attribuer le travail en optimisant le taux d’occupation des ressources. Anticiper les charges vous aidera à éviter tout blocage par la suite. Un logiciel de gestion de projet offre la possibilité d’automatiser cette opération. La solution de Microsoft Project Online (MS Project) est très connue en gestion de projet, mais des alternatives tout aussi performantes existent, peut-être plus adaptées à vos besoins :

  • Par exemple, Sciforma est un outil très complet et flexible qui répond à la problématique de gestion des ressources. Il permet d’ajuster l’affectation des ressources afin d’équilibrer et de mieux répartir la charge de travail.

 

  • Pour optimiser les charges, le logiciel Planisware Orchestra propose quant à lui le suivi centralisé des disponibilités de chaque individu et maximise automatiquement le plan de charge des ressources.

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Suivi de l’utilisation des ressources humaines

Il est essentiel de faire régulièrement le point concernant l’utilisation des ressources dans le cadre d’une réunion de suivi, en suivant des KPI, ou plus simplement, à l’aide du calendrier des ressources humaines. Ce document peut révéler certains problèmes de surallocation des ressources, comme la gestion simultanée d’un trop grand nombre de tâches.

Une solution logicielle rend visibles les affectations des ressources et vous permet de contrôler l’utilisation et la capacité des membres de l’équipe. Par exemple, Project Monitor permet d’éviter les conflits d’utilisation des ressources grâce un affichage en temps réel des disponibilités de ressources et des prévisions d’allocations.

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Création d’une bonne ambiance d’équipe

Manager l’équipe de projet est sans doute l’attribution la plus délicate du chef de projet. Il a le rôle de diriger tous les acteurs du projet, mais aussi de veiller à instaurer une bonne ambiance dans son équipe. Il doit créer un climat de confiance et favoriser le soutien entre collaborateurs.

Le but d’une bonne gestion de ses ressources est de garder l’équipe motivée tout en incitant chacun à être le plus productif possible. Cela passe par une gestion optimisée de la charge de travail et des aléas, tout en restant à l’écoute des revendications de chacun. 

Conclusion

La gestion des ressources est essentielle à tout projet et doit être prise en compte avant même son démarrage. La planification, la gestion des disponibilités et des affectations, de même que l’optimisation des ressources comptent parmi les facteurs clés de la réussite d’un projet.

Des solutions logicielles spécialisées permettent de résoudre certaines équations de façon fluidifiée et automatisée. Leurs fonctionnalités conçues pour les chefs de projet contribuent également à une augmentation de la productivité de vos équipes grâce à une répartition équitable de la charge de travail et à la simplification de certaines tâches.

Vous êtes désormais préparé à anticiper les problèmes qui pourraient survenir et à agir plus rapidement et plus efficacement pour les résoudre.

Et vous, de quelle manière gérez-vous vos ressources de projet ? N’hésitez pas à partager vos astuces et conseils, pour une gestion toujours améliorée !

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