Maîtrisez le management de projets pour les mener vers la réussite

Le management de projet (appelé aussi gestion de projet) est une activité permettant à une équipe d’atteindre un objectif professionnel. En parallèle, il se révèle être un mode performant de gestion du changement et de transformation de l’entreprise par les projets.

Ce faisant, la capacité à gérer des projets concerne quasiment tous les métiers, et bonne nouvelle, le sujet est passionnant !

Cet article dresse une définition du management de projet et partage de nombreuses bonnes pratiques utiles à tous. Vos commentaires en bas de l’article sont les bienvenus pour l’enrichir de vos expériences.

[Bonus] : les entreprises composent de plus en plus avec un nombre croissant de projets, et doivent donc gérer un portefeuille de projets. Pour aller plus loin, et comprendre comment structurer et outiller votre Portfolio Management Office, téléchargez notre Livre Blanc coécrit avec Project Monitor.

Le management de projet se définit comme l’activité permettant de faire fonctionner ensemble la conception et l’exécution du projet, pour obtenir le résultat attendu sous les 3 contraintes :

• de temps,
• de portée,
• et de ressources.

Cette appréhension du travail diffère de celle des « métiers », qui séparent la plupart du temps conception et exécution. Ce mode de fonctionnement a cependant tendance à s’effacer au profit du travail en mode projet, vecteur de plus de productivité.

Le management du projet a, par ailleurs, pour vertu de gérer le paradoxe entre connaissance client et capacité d’action :

1. En début de projet, l’équipe projet dispose d’une capacité d’action importante, mais de peu de connaissances.
2. Ensuite, et tout au long du projet, la connaissance augmente et la capacité d’action diminue.

De fait, le management de projet permet d’amener un maximum de connaissance en début de projet lorsqu’on a une grande capacité d’action. Cela revient à bien réfléchir avant de se lancer.

Dans la majorité des cas, la notion de management de projet ne diffère pas de celle de gestion de projet (« management » étant la traduction anglaise du terme français « gestion »). 

Il arrive néanmoins que certains spécialistes distinguent les deux : 

• la gestion de projet est un concept englobant les méthodes et les outils permettant d’atteindre l’objectif fixé,

• le management de projet inclut de surcroît une dimension humaine et relationnelle. Il s’agit, comme l’appellation le laisse entendre, de savoir manager les équipes projet afin de maintenir leur motivation et leur implication dans la réalisation de leurs missions.

Enfin, du management de projet découle le management par projet, qui impacte la structuration générale de l’entreprise.

En effet, selon l’AFNOR, il y a management par projet quand « les organismes structurent leur organisation et adaptent leurs règles de fonctionnement à partir et autour des projets à réaliser. » Cette conception implique alors de repenser le fonctionnement de l’entreprise :

• agilité, responsabilisation et travail collaboratif deviennent moteurs des activités,
• structure hiérarchique pyramidale et silos sont remis en question.

Selon les écoles, un projet peut être découpé en 4, 7 ou plus de 10 phases.

Faisons simple : voici les 4 étapes principales de la gestion de projet.

Nous l’avons vu plus haut, le point de départ de la planification de projet est la formalisation du résultat attendu (livrable).

Le besoin de la MOA doit donc être exprimé clairement et totalement pour qu’il soit reçu et analysé de la même manière par les managers du projet. De ce cadrage de projet vont être définies les 3 composantes structurantes du projet (temps, budget, périmètre).

👉 De fait, si l’analyse du besoin est erronée, la planification du projet sera forcément incorrecte et le projet n’atteindra pas son objectif.

L’équipe projet passe ainsi souvent par une étape d’écriture des spécifications fonctionnelles et techniques, afin qu’il n’y ait pas d’ambiguïté sur le besoin.

💡 Pour définir de manière pertinente l’objectif à l’origine d’un projet, il est commun d’appliquer la méthode SMART. Elle implique que l’objectif soit à la fois :

• Spécifique,
• Mesurable,
• Atteignable,
• Réaliste,
• Temporel. 

Sur la base du cahier des charges, ou du plan de projet, conception et exécution vont travailler ensemble afin d’évaluer l’effort nécessaire pour délivrer le résultat attendu (phase de chiffrage). Les autres paramètres découlent généralement de celui-ci et l’équilibre entre eux se fait via des échanges argumentés et des décisions.

MOE et MOA décident d’une date prévue de lancement par la suite.

Le découpage du projet en missions et en tâches permet ensuite de décider d’un enchainement des tâches sur un calendrier. Ce travail est souvent matérialisé par un diagramme de Gantt. En plus des tâches, la planification doit tenir compte des phases de réflexion et des temps non productifs (réunions, décisions, attentes).

La phase 2 débouche généralement sur un rétroplanning.

💡 Qu’est-ce qu’un plan de projet ?

Le plan de projet se définit à la fois comme une réflexion, mais aussi un document, préalables au lancement du projet. Son objectif ? Servir de feuille de route à l’ensemble de l’équipe, et également de support de communication pour échanger avec le client. C’est pourquoi il doit être suffisamment complet et contenir les informations suivantes :

• les objectifs du projet,
• les livrables attendus,
• les délais,
• les ressources nécessaires,
• le budget alloué,
• la planification du projet.

La conduite de projet est la phase qui implique le plus de compétences interpersonnelles et de réactivité de la part du chef de projet. Celui-ci doit surveiller le bon déroulé de l’exécution. Il doit identifier :

• les points de friction,
• les risques,
• les opportunités,
• les dérives, etc.

L’objectif est de proposer des solutions rapidement si des éléments bloquants apparaissent.

La conduite et le pilotage de projet sont assistés par des tableaux de bord (Dashboards) et des outils de reporting.

💡 De nombreux logiciels en ligne de gestion de projet (SaaS) permettent de bénéficier d’informations en temps réel sur l’état d’avancement du projet afin de réagir rapidement le cas échéant, et de fluidifier la communication et la collaboration entre les équipes. C’est le cas par exemple de Sciforma, qui prend en charge toutes les étapes du management de projet ce qui permet d’avoir un plan de management de projet efficace.

Un projet arrive en phase finale dès lors que son objectif est atteint. Les reportings et dashboards sont donc indispensables pour justifier de l’atteinte d’un objectif.

Contrairement à ce que l’on peut croire, il reste une dernière étape après l’atteinte de l’objectif : il s’agit de faire un bilan à la fin d’un projet. Ce bilan permet aux prochains projets de bénéficier de bonnes pratiques et d’éviter de commettre à nouveau les mêmes erreurs.

L’apprentissage fait partie de la culture même du management du projet.

À chaque étape de la gestion de projet, il est indispensable de :

• communiquer régulièrement auprès des parties prenantes ;
• contrôler les dérives, anticiper les risques ;
• s’adapter (perte d’une compétence, arrivée d’un nouveau collaborateur, opportunité technologique) ;
• gérer les humains : c’est le principal facteur de succès ou d’échec d’un projet.

👉  Ne négligez pas ces activités transversales. Quand on est pris par le temps, on a tendance à les recaler au second plan. Pourtant, ce sont ces activités qui font la différence entre un projet réussi et un projet qui échoue.

Des outils vous aident à garder le cap sans vous laisser dépasser. C’est le cas de monday.com.

• Cet outil collaboratif et intuitif simplifie la gestion des tâches et la gestion des ressources claires.
• Communiquez avec votre équipe projet et les parties prenantes externes en partageant les tableaux de bord qui les concernent pour garantir le meilleur niveau d’information.
• Son agilité vous permet de réagir et de vous adapter rapidement, sans perte d’informations, en cas d’imprévu.

Il existe une batterie de méthodes de management de projet, pertinentes selon le profil même du projet, le fonctionnement de l’entreprise ainsi que sa culture. S’il existe des méthodes de gestion de projet classiques, il existe également :

• Agile : la méthode agile permet de travailler en mode itératif, et donc de valoriser l’approche tactique : les imprévus et les changements sont plus facilement absorbés. C’est la méthode la plus en vogue actuellement pour les projets innovants.
   
• Scrum : Scrum est un ensemble de bonnes pratiques Agiles, particulièrement efficaces pour les projets créatifs. La planification en « Sprint » court est une caractéristique importante de cette méthode.
   
• PMBoK : le Project Management Body of Knowledge est un guide visant à structurer et maîtriser la connaissance autour d’un projet.
   
• Prince2 : la méthode PRojects IN Controlled Environments se concentre sur 3 points : l’organisation, la gestion et le contrôle du projet. C’est une méthode rigoureuse utilisée pour des projets de grande envergure.
   
• PERT : La méthode Program Evaluation and Review Technique permet de représenter l’interdépendance des tâches à effectuer et le calcul des chemins critiques. C’est une visualisation logique d’un projet.
   
• La méthode du Chemin Critique ou Critical Path Method (CPM) permet de réaliser un plan de management de projet en partant d’un modèle incluant la liste des tâches, leurs dépendances et leur estimation de temps. Cela permet d’identifier le parcours le plus critique pour atteindre l’objectif.

Wrike est une solution de gestion de travail qui propose plusieurs méthodes de projet pour correspondre à vos besoins. Avec plus de 20 000 clients dans le monde (Google, Lyft, Hootsuite…), Wrike garantit la gestion de projet agile pour livrer vos sprints à un rythme soutenu. Vous regroupez facilement la communication d’équipe et répartissez la charge de travail en veillant à ce que chaque collaborateur soit affecté à une tâche en fonction de ses disponibilités et de ses compétences.

Le point commun de toutes les méthodes de gestion de projet est d’opérer un découpage en activités, puis en missions, et enfin en tâches. Pour ce faire, voici quelques méthodes efficaces :

• PBS (Product Breadkdown Structure),
• WBS (Work Breakdown Structure),
• OBS (Organisation Breakdown Structure),
• TBS (Time Breakdown Sructure).

Les 3/4 des projets manquent leurs objectifs. Pour éviter cela, beaucoup de bon sens et de bonnes pratiques sont nécessaires.

💡 Conseil Bonus : équipez-vous de l’un des meilleurs logiciels de management de projet et de portefeuille de projets (ou PPM).

Ils permettent à la fois d’organiser et structurer les projets, mais aussi de créer de la valeur (collaboration, communication, suivi en temps réel) et de réduire les coûts.

Vous souhaitez savoir comment un PPM accompagne les entreprises qui ont un nombre important de projets à manager ? Téléchargez Livre Blanc PMO : guide complet pour structurer et outiller votre bureau des projets, coécrit avec Project Monitor.

1. Estimer tous les risques (complexification technique, allongement des délais, problème de financement, etc.) avant le début du projet : vous évitez qu’ils ne se concrétisent (dérives) en prévoyant une marge de sécurité ;
    
2. Définir le périmètre du projet le plus clairement possible : détailler les inclusions (ce qui fait partie du projet) et les exclusions (ce qui ne fait pas partie du projet), et les consigner dans des spécifications ou dans votre cahier des charges ;
    
3. Découper le projet en sous-ensembles plus petits : choisissez l’une des méthodes présentées ci-dessus ;
    
4. Lister les compétences et attribuer les rôles : votre équipe n’en sera que plus équilibrée et performante ;
    
5. Mettre en place une communication efficace tout au long du projet : un déséquilibre dans la communication peut entraîner des frustrations, voire un rejet du projet. Facilitez la collaboration et la circulation de l’information en vous équipant d’un outil comme z0 Gravity ;
    
6. Faire confiance au bon sens : malgré toutes les méthodes de management projet, le bon sens (appelez-le également « instinct ») peut donner de la vélocité au projet, par exemple pour motiver les talents dans la durée et non au début uniquement ;
    
7. Compresser les 3 dimensions du projet au maximum : et obtenez le MVP (Minimum Viable Product) ! Il s’agit de réduire le scope du projet à son maximum pour en diminuer le coût et les délais.

Le management et conduite de projet est une discipline permettant d’atteindre les objectifs d’un projet sous les trois contraintes de temps, de budget et de périmètre. Son organisation structurée, découlant d’un engagement de résultat, permet d’atteindre de très hauts niveaux de productivité en réduisant les coûts et/ou en créant plus de valeur.

En choisissant les bonnes méthodes et les outils qui vous correspondent, vous ferez avancer vos projets et vos équipes avec efficacité !