Comment découper votre projet en tâches avec la structure WBS ?

Vous êtes chef de projet et cherchez à structurer vos tâches pour planifier votre projet ? Appuyez-vous sur la méthode WBS (Work Breakdown Structure) !

La décomposition du travail à réaliser en livrables et en sous-tâches aide à organiser votre projet dans un organigramme clair et chiffrable.

Mais comment décomposer un projet ? Et comment faire un bon WBS projet ? Méthode en 4 étapes, exemples et outils sont à retrouver dans cet article !

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WBS : définition et objectifs

La méthode WBS est une technique de gestion de projet qui consiste à décomposer un projet mère en tâches enfants, elles-mêmes divisées en sous-tâches. L’objectif est de :

• structurer le projet,
• identifier son architecture dans sa globalité,
• visualiser l’ensemble des livrables attendus et des tâches à réaliser.

💡 Le WBS, également nommé OTP (organigramme des tâches du projet), ou SDP (structure de découpage du projet), est né dans le guide PMBOK du Project Management Institute.

Le WBS peut revêtir plusieurs formes :

• un organigramme, la forme de WBS la plus répandue,
• une mind map,
• une liste,
• un plan.

7 avantages du WBS

• Très visuel : en un coup d’œil, on voit la totalité du travail à fournir, les priorités et les urgences, et on limite le risque d’être pris au dépourvu lors de l’avancement du projet.
• Il aide les équipes à mieux cerner les dépendances entre les différentes tâches en complément du diagramme de Gantt.
• Excellent support de communication pour les différentes parties prenantes, et installe un esprit de confiance chez le client.
• Le project manager utilise le WBS pour répartir le budget total du projet dans les unités sous-jacentes.
• Une gestion des risques améliorée : en un coup d’œil, repérez les dysfonctionnements, i.e. les branches incomplètes ou comportant des erreurs.
• Anticipez d’éventuels retards dans la planification. Un livrable n’a pas été réalisé à temps ? Il est plus facile de réagir pour limiter l’impact sur les unités supérieures de la même branche.
• Une meilleure répartition des efforts au sein des équipes : la roadmap projet est plus claire, il devient plus simple de réajuster en fonction des difficultés rencontrées pendant la conduite de projet.

Exemple de WBS

Le schéma suivant vous donne un exemple visuel de WBS. Il fait apparaître :

• le projet dans sa totalité, appelé également projet mère ;
• découpé en livrables, nommées tâches enfants ;
• elles même divisées en sous-livrables, qualifiés aussi de sous-tâches, en fonction du niveau de granularité nécessaire par rapport à la complexité de chaque tâche…

… et ainsi de suite, jusqu’à ce que les unités à la base de l’organigramme soient les plus maîtrisables possible par les équipes : les tâches figurant au niveau le plus bas, appelées « lots de travail » ou « unités de travail », n’ont alors plus besoin d’être découpées.

Comment décomposer un projet selon la méthode WBS ?

Étape 1 : définir le projet à livrer

Commencez par le haut de la structure, une vision macro de votre projet. Définissez bien les contours du projet total et fini, celui que vous devez délivrer à votre client.

Cette étape vous donne le cap à suivre et du sens dans chacune des tâches qui suivront.

Exemple : un projet de création de site web pour une entreprise locale

Étape 2 : identifier les livrables principaux

Puis identifiez les principaux livrables se situant directement en dessous du projet fini. Chaque livrable jalonne l’avancement du projet et participe à sa complétion.

Dans notre exemple, les livrables principaux, ou tâches enfants, sont :

1. l’analyse du besoin client,
2. la définition et la validation du périmètre du projet,
3. la planification du projet,
4. la conception du site,
5. le développement du site,
6. la phase de tests,
7. la mise en ligne,
8. la maintenance.

Étape 3 : diviser les livrables en sous-livrables

Enfin, divisez chaque livrable en sous-livrables, ou sous-tâches.

Notre conseil 👉 divisez les sous-tâches en niveaux de granularité plus fins jusqu’à ce que les lots de travail du dernier niveau soient suffisamment chiffrables et maîtrisables, tant d’un point de vue budget que ressources humaines.

Reprenons notre exemple. La tâche enfant « conception du site » comprend de multiples sous-tâches, comme :

1. définir la structure du site en se basant sur l’existant et les nouveautés à ajouter,
2. réaliser des maquettes pour chaque type de page,
3. penser la navigation du site,
4. créer une charte graphique pour assurer la cohérence visuelle du site, etc.

Étape 4 : remplir le dictionnaire WBS

Rien à voir avec ce cher Robert ! Le dictionnaire WBS est un document qui recense le contenu de chaque lot de travail. Chaque lot de travail a une entrée qui comprend :

• le responsable,
• les livrables,
• le coût,
• les délais et échéances,
• les tâches principales à réaliser,
• toute autre information pertinente qui aide à la réalisation du lot.

Ce dictionnaire vous est utile pour définir le référentiel du projet, avec la structure WBS et le cahier des charges.

Comment faire un bon WBS ? Nos conseils pour l’utiliser

Règle n° 1 : suivre la règle des 100 %

Appliquer la règle des 100 %, c’est considérer qu’un projet mère forme un tout, contenant bien l’ensemble de ses « enfants ».

En effet, un ensemble de sous-livrables doit toujours afficher l’intégralité du travail nécessaire au livrable du niveau supérieur.

À l’inverse, la somme des unités ne doit pas représenter plus de 100 % de ce niveau supérieur : la méthode WBS exclut toute tâche qui ne concerne pas le projet.

Illustration de la règle des 100 % :

Règle n° 2 : éviter les chevauchements

Lors de la construction de votre WBS, veillez à ce que chaque unité soit exclusive, et ne se retrouve pas plusieurs fois dans des branches différentes.

En évitant les chevauchements, cette règle vous préserve d’une éventuelle confusion quant aux responsabilités des équipes pour l’exécution des tâches.

Règle n° 3 : définir la bonne de finesse de découpage

Comment la déterminer ? Associez à chaque lot de travail l’estimation :

• de temps pour le réaliser,
• du coût associé,
• des ressources nécessaires à sa réalisation.

Cette règle vous assiste dans la précision de votre découpage : si un livrable se révèle chiffrable avec un fort degré de précision, il ne nécessite pas, a priori, de ramifications supplémentaires.

Règle n° 4 : ne pas chercher la symétrique dans la structure WBS

Ce principe découle du précédent : chaque branche de votre WBS ne doit pas nécessairement comporter le même nombre de niveaux car la profondeur du découpage s’arrête dès lors que l’unité la plus basse s’avère suffisamment chiffrable.

Par conséquent, la forme finale de votre WBS peut être « asymétrique ».

Règle n° 5 : viser des livrables plutôt que des actions

La meilleure manière d’appréhender le projet est de l’envisager sous forme de résultats et non d’éléments de type organisationnel ou fonctionnel.

Notre conseil 👉 définir vos différentes unités sous la forme de livrables et non sous celle des actions à accomplir pour les réaliser. De la sorte, vous gagnez en flexibilité dans le processus d’exécution de chaque tâche.

Exemple d’organigramme WBS fondé sur des livrables :

Choisir le bon outil : Excel ou un logiciel dédié ?

Pour construire votre WBS, il suffit parfois d’une simple feuille, d’un tableau blanc ou encore de post-its. Ces outils sont pratiques en phase de brainstorming ou d’échanges d’idées… mais trouvent vite leurs limites.

👉 Si votre projet est simple (peu de livrables, parties prenantes peu nombreuses), vous pouvez tout à fait utiliser Excel pour votre WBS. Vous trouverez des exemples de structures WBS à adapter et personnaliser sur internet.

👉 Pour des projets de moyenne à grande envergure, ou lorsque les équipes sont dispersées, utiliser un logiciel s’avère crucial pour :

• construire, et surtout pour renforcer la qualité visuelle du WBS - un des prérequis les plus importants à son efficacité,
• gérer toute modification du schéma beaucoup plus simplement,
• ajouter une dimension de collaboration et d’agilité à votre projet.

🛠️ Quel logiciel choisir pour faire un bon WBS ?

• Les avantages de Lucidchart :
  • une interface facile à prendre en main et intuitive,
  • une utilisation simple en glisser et déposer,
  • la personnalisation de l’organigramme créé avec vos propres livrables,
• Les avantages de monday.com :
  • un outil visuel et intuitif,
  • un système de tableaux personnalisables pour gérer vos tâches et sous-tâches,
  • la visibilité sur les échéances de chaque livrable.
• Les avantages de Gladys :
  • un tableau de bord personnalisable pour suivre la météo projet, le temps passé par individu, par tâche et par projet,
  • une interface simple, très soignée et web adaptative (qui s’adapte à tout type d’écran),
  • une plateforme collaborative qui propose des outils adaptés à votre gestion de projet (Gantt, Kanban, Mindmap, etc.).

Erreurs fréquentes à éviter

Même avec la meilleure volonté du monde, une structure WBS mal conçue peut semer la zizanie dans votre organisation. Voici les pièges les plus courants à déjouer.

1. Confondre tâches et livrables
On ne le répétera jamais assez : le WBS se base sur les livrables, pas sur les tâches projet.
Un organigramme des tâches (OTP) détaille ce qu’il faut faire.
La WBS indique ce qui doit être livré.
C’est une décomposition par résultat, pas par action.

2. Créer des niveaux inutiles
Une structure WBS trop granulaire peut ralentir la gestion projet. Chaque niveau doit avoir une vraie utilité. Si vous devez aller jusqu’au “niveau 12.3.2.bis”, il est temps de lever le pied. 

3. Oublier la règle des 100 %
Chaque élément de la WBS doit représenter 100 % du travail à accomplir à son niveau. Pas 80 %, pas 120 %, mais bien 100 %. Le reste, c’est du hors-sujet.

4. Faire du copier-coller sans réfléchir
Un exemple trouvé en ligne, c’est tentant. Mais chaque projet est unique. Une WBS préfabriquée peut devenir un piège si elle ne reflète pas vos vrais objectifs ou vos ressources.

5. Ne pas impliquer l’équipe
Les membres de l’équipe doivent participer à la décomposition du projet. Ils ont souvent une meilleure vision du travail à effectuer, en particulier sur certaines phases.

6. Oublier de mettre à jour la WBS
Un projet, ça bouge. Et votre structure WBS doit suivre. Si elle reste figée, elle perd tout son intérêt pour le suivi en temps réel.

7. Se passer d’outil adapté
Construire une WBS sur Excel, pourquoi pas. Mais quand le projet prend de l’ampleur, un outil de gestion projet devient vite indispensable. Il vous aide à :

• visualiser les niveaux,
• attribuer les éléments,
• assurer le suivi.

L’après WBS

La méthode WBS donne une vue d’ensemble sur la structure d’un projet en début de projet, et sur le cap à suivre pour le réaliser. Gardez en tête que d’autres outils complémentaires sont à votre disposition pour pallier les manques du WBS. Par exemple, les diagrammes de PERT et de Gantt pour identifier les délais et interdépendances entre les tâches.

Équipez-vous des outils adaptés pour gagner en souplesse et en agilité, mais aussi pour gagner du temps plus tard lors du pilotage du projet.

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FAQ sur la méthode WBS

Qu’est-ce qu’un WBS en gestion de projet ?

Le WBS, ou Work Breakdown Structure, est une décomposition hiérarchique d’un projet en livrables successifs. Chaque élément de la structure correspond à une livraison attendue, pas à une tâche. Résultat : une vision claire de ce qui doit être produit, à quel niveau, et par qui.

Quelle est la différence entre WBS et Gantt ?

La structure WBS découpe le projet en livrables. Le diagramme de Gantt, lui, organise les tâches dans le temps. Le premier structure le contenu du travail, le second planifie les phases et leur durée. Ils sont complémentaires. Et non, ce n’est pas une battle Gantt vs WBS : ils bossent main dans la main.

Faut-il utiliser WBS pour tous les projets ?

Pas forcément. Si vous organisez un apéro d’équipe ou un déménagement de bureau, inutile de sortir la structure WBS. Mais dès qu’il y a plusieurs livrables, des ressources variées et un management projet structuré, le WBS devient un allié précieux. Même les petits projets complexes y gagnent.

Combien de niveaux faut-il dans une WBS ?

Il n’y a pas de nombre magique. Généralement, entre 3 et 5 niveaux suffisent. L’objectif n’est pas de créer une usine à gaz, mais d’avoir une structure claire, lisible et utile pour le suivi du travail. Trop de détails tuent l’organisation.

Peut-on faire une WBS en agile ?

Oui, mais avec souplesse. Dans un projet en agile, la structure WBS peut être utilisée pour cartographier les grands objectifs ou les livrables attendus par sprint ou par phase. On l’utilise alors comme une boussole, pas comme une carte figée.