Product Breakdown Structure : la gestion de projet n’a plus de secrets !

Product Breakdown Structure : la gestion de projet n’a plus de secrets !

Par Inès Ikar
Le 03/02/2023

Quand vous confiez un nouvel objectif à vos chefs de projet IT, ils parlent de mapping, stories ou d’epics. Ces techniques sont très utiles, mais il existe mieux : la méthode PBS (pour Product Breakdown Structure). C’est une démarche plus méconnue qui mériterait de figurer en première place dans leur boîte à outils.

Servant à la planification du projet, elle offre en effet une souplesse d’utilisation assez admirable. Son principe est simple ; décomposer le projet en modules pour présenter le produit final en un schéma directeur unique.

Découvrez comment intégrer le PBS à votre gestion de projet.

Product Breakdown Structure : qu’est-ce que c’est ?

Vous avez entendu parler de la notion de Product Breakdown Structure. Vous savez que le concept peut vous aider à optimiser votre gestion de projet IT. Mais en pratique, cela reste un peu flou. Mieux vaut donc commencer par poser les bases et définir ce qu’est le Product Breakdown Structure.

Product Breakdown Structure en français

Le Product breakdown Structure est un terme anglais. Il se traduit en français par :

  • Structure de Décomposition du Produit (SDP) ; ou
  • Organigramme technique de Produit (OTP).

Il obéit à un principe simple : présenter sous forme d’un arbre schématique, les objectifs d’un projet. Il permet de manager un projet en définissant chacune des tâches nécessaires à sa réalisation. On parle donc de découpage en produits et en sous-produits.

Grâce à cet outil, un projet peut être présenté sous la forme d’une matrice unique. L’organigramme dispose de plusieurs niveaux permettant de décomposer les tâches complexes :

  • Les modules (ou produits) ;
  • Les exigences (ou sous-produits) ;
  • Les cas d’utilisation ;
  • Les user stories.

Différences avec le WBS (Working Breakdown Structure)

Le Working Breakdown Structure est une autre technique de découpage de projet. Elle permet de hiérarchiser les composants élémentaires dans un organigramme.

La construction du schéma se fait par niveaux de détails, en démarrant par le résultat à obtenir et en arrivant aux précisions les plus spécifiques.

L’intérêt de cette technique est de permettre de réunir sur une seule image :

  • la portée du projet,
  • les plannings de référence,
  • le coût de chaque tâche et le coût global.

La décomposition peut là aussi se faire par livrable ou par phase.

Le PBS et le WBS sont très semblables. Leur plus grande différence réside dans leur élément central :

  • le PBS se concentre sur le produit à obtenir,
  • le WBS se concentre sur le travail à réaliser.

Quel est l’intérêt d’utiliser le PBS ?

Le premier intérêt de la méthode PBS est de permettre une planification fine du projet. La décomposition en tâches permet de ne rien oublier tout en réussissant à les gérer facilement.

Le second intérêt de la matrice est qu’elle convient à tous les types de projets. À l’IT de toute évidence, mais également à la construction immobilière par exemple.

Le troisième atout du PBS est de permettre de réduire un projet complexe en éléments gérables. Grâce au schéma unique, le manager a une vision globale des tâches de toute son équipe et chaque coéquipier sait ce qu’il doit faire.

Comment cr��er son PBS ?

Construire un Product Breakdown Structure est une mission collective. Elle doit réunir toutes les personnes en lien avec l’objectif final. Pour réussir à construire une matrice, il faut en effet réaliser une analyse approfondie du produit.

N’hésitez pas à utiliser des tableaux blancs et des post-its. Voici les différentes étapes nécessaires à l’obtention finale de votre organigramme de projet.

Étape n° 1 : définir le projet et établir des objectifs

Cette première étape est indispensable. Vous devez être en mesure de décrire très précisément votre projet. Sans cela, vous n’arriverez pas à fixer des objectifs tangibles. Cela peut demander un intense brainstorming. Vous pouvez vous aider de la méthode SMART. Votre projet doit être :

  • spécifique,
  • mesurable,
  • atteignable,
  • réaliste,
  • temporellement défini.

Les objectifs de projet sont les fins que vous cherchez à atteindre. Ils vont vous permettre de communiquer sur ce que vous voulez accomplir. Il est recommandé de s’aider d’indicateurs de performance ou de chiffres pour les définir. Les objectifs sont là pour vous permettre de passer à l’étape de planification.

Étape n° 2 : planifier et subdiviser le projet

Vos objectifs sont définis ? Vous devez maintenant mettre en place une stratégie de décomposition. Vous pouvez par exemple diviser votre projet en :

  • livrables à réaliser,
  • phase,
  • corps de métier,
  • lot de travail,
  • organisation responsable.

La planification exige aussi la définition du délai de réalisation de chaque brique. Vous devez également fixer une date pour la réalisation définitive du projet.

Étape n° 3 : construire le PBS du projet

Il n’existe pas de formalisme encadré. Chaque chef de projet peut choisir le découpage le plus approprié.

Le PBS doit toutefois obéir à certaines règles pour être le plus précis possible :

  • Le niveau le plus élevé du diagramme représente toujours l’objectif final.
  • La somme des sous-produits doit toujours représenter la totalité du produit.
  • Chaque module dispose d’une « seule branche », sinon cela veut dire qu’il faut le diviser en deux modules.

Il est tout à fait envisageable de compléter le schéma de PBS par des informations supplémentaires. Cela vous permettra de faire vivre le projet. Voici les données que vous pouvez ajouter :

  • responsable de tâche,
  • état d’avancement,
  • ordre de réalisation,
  • anomalies apparues,
  • technologie à utiliser.

Exemple de Product Breakdown Structure

Il n’existe pas de formalisme pour réaliser sa matrice de PBS. Vous pouvez vous aider d’outils logiciels pour construire le schéma, comme MindView.

Voici un exemple de Product Breakdown Structure :

pbs©moreauvascenari

Product Breakdown Structure en bref

  • Le Product Breakdown Structure est appelé Structure de Décomposition de Produit en français.
  • Cette technique permet de décomposer un projet en produits et en sous-produits (on parle aussi de modules).
  • L’intérêt de cette méthode est d’obtenir un schéma unique représentant tous les éléments à réunir pour aboutir au résultat final.
  • La matrice obtenue se concentre sur le produit à obtenir.
  • Il existe d’autres méthodes de gestion de projet, comme le Working Breakdown Structure. Cette structure permet d’assigner toutes les tâches liées à la réalisation d’un projet.
La transparence est une valeur essentielle pour Appvizer. En tant que média, nous avons pour objectif d'offrir à nos lecteurs des contenus utiles et de qualité tout en permettant à Appvizer de vivre de ces contenus. C'est pourquoi, nous vous invitons à découvrir notre système de rémunération.   En savoir plus