Comment découper votre projet en tâches avec la structure WBS ?

Vous êtes chef de projet et cherchez à structurer vos tâches pour planifier votre projet ? Appuyez-vous sur la méthode WBS (Work Breakdown Structure) !

La décomposition du travail à réaliser en livrables et en sous-tâches aide à organiser votre projet dans un organigramme clair et chiffrable.

Mais comment décomposer un projet ? Et comment faire un bon WBS projet ? Méthode en 4 étapes, exemples et outils sont à retrouver dans cet article !

La méthode WBS est une technique de gestion de projet qui consiste à décomposer un projet mère en tâches enfants, elles-mêmes divisées en sous-tâches. L’objectif est de :

• structurer le projet,
• identifier son architecture dans sa globalité,
• visualiser l’ensemble des livrables attendus et des tâches à réaliser.

💡 Le WBS, également nommé OTP (organigramme des tâches du projet), ou SDP (structure de découpage du projet), est né dans le guide PMBOK du Project Management Institute.

Le WBS peut revêtir plusieurs formes :

• un organigramme, la forme de WBS la plus répandue,
• une mind map,
• une liste,
• un plan.

• Très visuel : en un coup d’œil, on voit la totalité du travail à fournir, les priorités et les urgences, et on limite le risque d’être pris au dépourvu lors de l’avancement du projet.
• Il aide les équipes à mieux cerner les dépendances entre les différentes tâches en complément du diagramme de Gantt.
• Excellent support de communication pour les différentes parties prenantes, et installe un esprit de confiance chez le client.
• Le project manager utilise le WBS pour répartir le budget total du projet dans les unités sous-jacentes.
• Une gestion des risques améliorée : en un coup d’œil, repérez les dysfonctionnements, i.e. les branches incomplètes ou comportant des erreurs.
• Anticipez d’éventuels retards dans la planification. Un livrable n’a pas été réalisé à temps ? Il est plus facile de réagir pour limiter l’impact sur les unités supérieures de la même branche.
• Une meilleure répartition des efforts au sein des équipes : la roadmap projet est plus claire, il devient plus simple de réajuster en fonction des difficultés rencontrées pendant la conduite de projet.

Le schéma suivant vous donne un exemple visuel de WBS. Il fait apparaître :

• le projet dans sa totalité, appelé également projet mère ;
• découpé en livrables, nommées tâches enfants ;
• elles même divisées en sous-livrables, qualifiés aussi de sous-tâches, en fonction du niveau de granularité nécessaire par rapport à la complexité de chaque tâche…

… et ainsi de suite, jusqu’à ce que les unités à la base de l’organigramme soient les plus maîtrisables possible par les équipes : les tâches figurant au niveau le plus bas, appelées « lots de travail » ou « unités de travail », n’ont alors plus besoin d’être découpées.

Commencez par le haut de la structure, une vision macro de votre projet. Définissez bien les contours du projet total et fini, celui que vous devez délivrer à votre client.

Cette étape vous donne le cap à suivre et du sens dans chacune des tâches qui suivront.

Exemple : un projet de création de site web pour une entreprise locale

Puis identifiez les principaux livrables se situant directement en dessous du projet fini. Chaque livrable jalonne l’avancement du projet et participe à sa complétion.

Dans notre exemple, les livrables principaux, ou tâches enfants, sont :

1. l’analyse du besoin client,
2. la définition et la validation du périmètre du projet,
3. la planification du projet,
4. la conception du site,
5. le développement du site,
6. la phase de tests,
7. la mise en ligne,
8. la maintenance.

Enfin, divisez chaque livrable en sous-livrables, ou sous-tâches.

Notre conseil 👉 divisez les sous-tâches en niveaux de granularité plus fins jusqu’à ce que les lots de travail du dernier niveau soient suffisamment chiffrables et maîtrisables, tant d’un point de vue budget que ressources humaines.

Reprenons notre exemple. La tâche enfant « conception du site » comprend de multiples sous-tâches, comme :

1. définir la structure du site en se basant sur l’existant et les nouveautés à ajouter,
2. réaliser des maquettes pour chaque type de page,
3. penser la navigation du site,
4. créer une charte graphique pour assurer la cohérence visuelle du site, etc.

Rien à voir avec ce cher Robert ! Le dictionnaire WBS est un document qui recense le contenu de chaque lot de travail. Chaque lot de travail a une entrée qui comprend :

• le responsable,
• les livrables,
• le coût,
• les délais et échéances,
• les tâches principales à réaliser,
• toute autre information pertinente qui aide à la réalisation du lot.

Ce dictionnaire vous est utile pour définir le référentiel du projet, avec la structure WBS et le cahier des charges.

Appliquer la règle des 100 %, c’est considérer qu’un projet mère forme un tout, contenant bien l’ensemble de ses « enfants ».

En effet, un ensemble de sous-livrables doit toujours afficher l’intégralité du travail nécessaire au livrable du niveau supérieur.

À l’inverse, la somme des unités ne doit pas représenter plus de 100 % de ce niveau supérieur : la méthode WBS exclut toute tâche qui ne concerne pas le projet.

Illustration de la règle des 100 % :

Lors de la construction de votre WBS, veillez à ce que chaque unité soit exclusive, et ne se retrouve pas plusieurs fois dans des branches différentes.

En évitant les chevauchements, cette règle vous préserve d’une éventuelle confusion quant aux responsabilités des équipes pour l’exécution des tâches.

Comment la déterminer ? Associez à chaque lot de travail l’estimation :

• de temps pour le réaliser,
• du coût associé,
• des ressources nécessaires à sa réalisation.

Cette règle vous assiste dans la précision de votre découpage : si un livrable se révèle chiffrable avec un fort degré de précision, il ne nécessite pas, a priori, de ramifications supplémentaires.

Ce principe découle du précédent : chaque branche de votre WBS ne doit pas nécessairement comporter le même nombre de niveaux car la profondeur du découpage s’arrête dès lors que l’unité la plus basse s’avère suffisamment chiffrable.

Par conséquent, la forme finale de votre WBS peut être « asymétrique ».

La meilleure manière d’appréhender le projet est de l’envisager sous forme de résultats et non d’éléments de type organisationnel ou fonctionnel.

Notre conseil 👉 définir vos différentes unités sous la forme de livrables et non sous celle des actions à accomplir pour les réaliser. De la sorte, vous gagnez en flexibilité dans le processus d’exécution de chaque tâche.

Exemple d’organigramme WBS fondé sur des livrables :

Pour construire votre WBS, il suffit parfois d’une simple feuille, d’un tableau blanc ou encore de post-its. Ces outils sont pratiques en phase de brainstorming ou d’échanges d’idées… mais trouvent vite leurs limites.

👉 Si votre projet est simple (peu de livrables, parties prenantes peu nombreuses), vous pouvez tout à fait utiliser Excel pour votre WBS. Vous trouverez des exemples de structures WBS à adapter et personnaliser sur internet.

👉 Pour des projets de moyenne à grande envergure, ou lorsque les équipes sont dispersées, utiliser un logiciel s’avère crucial pour :

• construire, et surtout pour renforcer la qualité visuelle du WBS - un des prérequis les plus importants à son efficacité,
• gérer toute modification du schéma beaucoup plus simplement,
• ajouter une dimension de collaboration et d’agilité à votre projet.

Quel logiciel choisir pour faire un bon WBS ?

• Les avantages de Lucidchart :
  • une interface facile à prendre en main et intuitive,
  • une utilisation simple en glisser et déposer,
  • la personnalisation de l’organigramme créé avec vos propres livrables,
• Les avantages de monday.com :
  • un outil visuel et intuitif,
  • un système de tableaux personnalisables pour gérer vos tâches et sous-tâches,
  • la visibilité sur les échéances de chaque livrable.
• Les avantages de Gladys :
  • un tableau de bord personnalisable pour suivre la météo projet, le temps passé par individu, par tâche et par projet,
  • une interface simple, très soignée et web adaptative (qui s’adapte à tout type d’écran),
  • une plateforme collaborative qui propose des outils adaptés à votre gestion de projet (Gantt, Kanban, Mindmap, etc.).

La méthode WBS donne une vue d’ensemble sur la structure d’un projet en début de projet, et sur le cap à suivre pour le réaliser. Gardez en tête que d’autres outils complémentaires sont à votre disposition pour pallier les manques du WBS. Par exemple, les diagrammes de PERT et de Gantt pour identifier les délais et interdépendances entre les tâches.

Équipez-vous des outils adaptés pour gagner en souplesse et en agilité, mais aussi pour gagner du temps plus tard lors du pilotage du projet.

Article mis à jour, publié initialement en juin 2017.