Structurez le découpage de votre projet avec la méthode WBS

Structurez le découpage de votre projet avec la méthode WBS
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Connaissez-vous la méthode WBS (Work Breakdown Structure) ?

Technique couramment utilisée en gestion de projet, elle repose sur une décomposition du travail. Elle contribue ainsi à identifier et à définir l’ensemble des éléments et livrables à considérer, afin d’organiser un projet dans son ensemble.

Souvent présenté sous forme d’un organigramme des tâches, le WBS facilite tous les processus de management d’équipe et de planification de projet : il constitue un prérequis pour planifier vos activités et déterminer votre budget prévisionnel de manière précise et personnalisée.

Mais comment vous y prendre pour structurer votre projet avec le WBS ?

Cet article dévoile le fonctionnement de cette méthode, et vous livre les astuces et outils indispensables à sa mise en place.

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Définition du WBS

Également nommé OTP (organigramme des tâches du projet), ou SDP (structure de découpage du projet), le WBS se base sur des pratiques de la NASA. Mais c’est en 1987 qu’il a été développé par le Project Management Institute, à travers le guide référence PMBOK (Project Management Body of Knowledge), dans l’objectif de l’appliquer au monde de l’entreprise.

Dans son fonctionnement, la méthode WBS vise à décomposer le travail en plusieurs niveaux hiérarchiques, afin de structurer le projet et d’identifier son architecture dans sa globalité. De la sorte, les chefs de projet visualisent et appréhendent l’ensemble des livrables, tâches à réaliser, en s’assurant de ne rien oublier.

Pour ce faire, le WBS peut revêtir plusieurs formes :

  • un organigramme (la forme de WBS la plus répandue),
  • une mind map,
  • une liste,
  • un plan.

Mais peu importe la forme choisie, la méthode WBS doit faire apparaître :

  • le projet dans sa totalité, appelé également projet mère ;
  • découpé en livrables, nommées tâches enfants ;
  • elles même divisées en sous-livrables, qualifiés aussi de sous-tâches, en fonction du niveau de granularité nécessaire par rapport à la complexité de chaque tâche ;
  • et ainsi de suite, jusqu’à ce que les unités à la base de l’organigramme soient les plus maîtrisables possible par les équipes : les tâches figurant au niveau le plus bas, appelées “lots de travail” ou “unités de travail”, n’ont alors plus besoin d’être découpées.

Voici un exemple WBS :

wbs organigramme des tâches

Avantages du WBS

Si la méthode WBS est si souvent utilisée en management de projet, c’est parce qu’elle présente de nombreux avantages. Voyons lesquels :

👉 L’outil se veut très visuel. Par conséquent, il permet d’envisager facilement, et en un coup d’œil, la totalité du travail à fournir, et ainsi d’éviter d’être pris au dépourvu lors de l’avancement du projet.

👉 Par ailleurs, cette structuration du projet aide les équipes à mieux cerner les dépendances entre les différentes tâches.

👉 La méthode WBS constitue aussi un excellent support pour communiquer sur le plan de projet entre les différentes parties prenantes, et installe un esprit de confiance chez le client.

👉 Le project manager utilise également le WBS pour répartir le budget total du projet dans les unités sous-jacentes. De cette façon, il identifie les budgets globaux à allouer à tels département ou pôle de l’entreprise.

👉 Cette méthode permet, en outre, de distinguer les risques à venir. En un coup d’œil, il est possible de repérer les branches incomplètes ou comportant des erreurs. La gestion des risques est améliorée.

👉 Le WBS assiste le responsable projet dans l’anticipation des éventuels retards. Un livrable n’a pas été réalisé à temps ? Il est plus facilement en mesure de réagir pour limiter l’impact sur les unités supérieures de la même branche.

👉 Enfin, grâce à cette structure hiérarchique, la répartition des efforts au sein des équipes est optimisée, et il devient plus simple de réajuster en fonction des difficultés rencontrées pendant la conduite de projet.

Vous souhaitez tester la méthode WBS ? Voyons maintenant comment la mettre en pratique, et surtout quelles sont les règles à observer obligatoirement.

Comment mettre en place votre WBS ?

Pour construire votre WBS, il vous faut dérouler votre projet du haut vers le bas :

  1. Définissez bien les contours du projet total et fini, celui que vous devez délivrer à votre client.
  2. Puis identifiez les principaux livrables se situant directement en dessous du projet fini.
  3. Enfin, divisez chaque livrable en sous-livrables, et ainsi de suite jusqu’à ce que les lots de travail du dernier niveau puissent être suffisamment chiffrables (en matière de budget et de ressources) et maîtrisables.

Mais si le processus décrit ci-dessus peut paraître simple, il ne fonctionnera correctement que si vous respectez un certain nombre de règles, de principes fondamentaux.

Les règles du WBS à respecter

La règle des 100 %

Appliquer la règle des 100 %, c’est considérer qu’un projet mère forme un tout, contenant bien l’ensemble de ses “enfants”.

En effet, un ensemble de sous-livrables doit toujours afficher l’intégralité du travail nécessaire au livrable du niveau supérieur.

À l’inverse, la somme des unités ne doit pas représenter plus de 100 % de ce niveau supérieur : la méthode WBS exclut toute tâche qui ne concerne pas le projet.

Illustration de la règle des 100 % :

wbs : règle des 100 %

© biblus.accasoftware.com

Les éléments exclusifs

Lors de la construction de votre WBS, veillez à ce que chaque unité soit exclusive, et ne se retrouve pas plusieurs fois dans des branches différentes.

En évitant les chevauchements, cette règle vous préserve d’une éventuelle confusion quant aux responsabilités des équipes pour l’exécution des tâches.

La finesse de découpage

Il peut vous sembler compliqué de déterminer quelle finesse de découpage appliquer à votre WBS.

Pour vous aider, gardez à l’esprit le principe fondamental suivant : chaque unité doit être associée à l’estimation de la charge de travail, du coût et des ressources nécessaires à sa réalisation.

Cette règle vous assiste dans la précision de votre découpage : si un livrable se révèle chiffrable avec un fort degré de précision, il ne nécessite pas, a priori, de ramifications supplémentaires.

Le schéma n’a pas à être symétrique

Ce principe découle du précédent.

En effet, chaque branche de votre WBS ne doit pas nécessairement comporter le même nombre de niveaux car, nous l’avons vu, la profondeur du découpage s’arrête dès lors que l’unité la plus basse s’avère suffisamment chiffrable.

Par conséquent, la forme finale de votre WBS peut être “asymétrique”.

Des livrables plutôt que des actions

Enfin, la meilleure manière d’appréhender le projet est de l’envisager sous forme de résultats et non d’éléments de type organisationnel ou fonctionnel.

En d’autres termes, nous vous recommandons de définir vos différentes unités sous la forme de livrables et non sous celle des actions à accomplir pour les réaliser. De la sorte, vous gagnez en flexibilité dans le processus d’exécution de chaque tâche.

Exemple d’organigramme WBS fondé sur des livrables :

wbs : exemple de livrables

© workbreakdownstructure.fr

Quels outils pour faire votre WBS ?

Pour construire votre WBS, il suffit parfois d’une simple feuille, d’un tableau blanc ou encore de post-its. L’usage de ce type de matériel se révèle notamment très pratique au moment de recueillir les idées des différentes parties prenantes et de définir la liste des tâches lors de séances de brainstorming.

Néanmoins, pour des projets de grande envergure, ou lorsque les équipes sont dispersées, il devient intéressant de recourir à un logiciel permettant de construire et surtout de renforcer la qualité visuelle du WBS (un des prérequis les plus importants à son efficacité).

De plus, en cas de réajustement, les logiciels rendent toute modification du schéma beaucoup plus simple et agile.

Exemples de logiciels pour votre WBS

Lucidchart : pour créer des schémas simplement

Le logiciel Lucidchart permet de construire visuellement votre WBS.

wbs : visuel lucidchart

© lucidchart.com

Grâce à une interface facile à prendre en main et intuitive, ce logiciel vous accompagne dans la création de votre organigramme : faites glisser les formes choisies dans la zone de travail, puis complétez-les avec vos livrables (il vous est possible d’importer vos données depuis un fichier CSV). Vous n’avez plus qu’à mettre en forme votre schéma comme bon vous semble.

Par ailleurs, Lucidchart encourage le travail collaboratif : travaillez à plusieurs en temps réel sur votre WBS, ou encore partagez simplement vos réalisations grâce à l’intégration possible avec des outils tels que Slack.

monday.com : le logiciel de gestion de projet dans son ensemble

monday.com vous assiste dans la gestion de votre WBS, et de vos tâches dans leur ensemble.

En effet, grâce à un système de tableaux personnalisables, vous gérez vos tâches et sous-tâches à l’aide d’un outil visuel et intuitif. Une fois vos livrables identifiés, attribuez à chacun d’entre eux les ressources et le budget nécessaires.

Mais l’outil de gestion de projets va encore plus loin, en intégrant la notion de temporalité (quelles sont les échéances de mes livrables ?) et en proposant différentes vues à partir de vos tableaux, comme un diagramme de Gantt. Ainsi, il vous accompagne jusqu’à la fin du projet.

L’après WBS

La méthode WBS apparaît, en définitive, comme l’étape incontournable au démarrage de tout projet.

Toutefois, malgré les nombreux avantages qu’elle offre, elle ne constitue pas en elle-même l’unique support sur lequel le chef de projet doit s’appuyer, en particulier pour la réalisation de livrables importants. Le WBS ne permet pas, par exemple, d’identifier précisément le temps à allouer à la réalisation de chaque tâche. Il ne définit pas non plus leur ordre d’exécution. C’est pourquoi cette méthode intervient toujours en amont de l’utilisation d’autres outils tels que les diagrammes de PERT et de Gantt.

Par conséquent, nous conseillons l’utilisation d’un logiciel. Il offre au chef de projet à la fois la souplesse et l’agilité indispensables aux sujets complexes, mais également l’opportunité de traiter les étapes survenant après le WBS dans le suivi de projet.

Article mis à jour, publié initialement en juin 2017.

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Commentaires

Portrait de Rimbault

Tout à fait d'accord avec l'article

5
Personnellement dans ma société nous fonctionnons avec la méthode agile et ça fonctionne très bien pour deux raisons principales :
  • La planif permet de découper la "mission" à accomplir sur le sprint comme le préconise WBS. Ca permet de bien évaluer les efforts et lever les inconnues
  • Les daily scrum permettent d'être ultra-productifs et concentrés sur les tâches en cours tout en levant les freins éventuels
Je pense qu'il y a du bon à prendre dans toutes les méthodes car toutes les équipes et tous les projets sont différents. Personnellement je conseillerais de partir de la méthode Agile pour ensuite renforcer certains points. Le besoin évolue quand le projet devient beaucoup plus grand subitement par exemple.
Portrait de Rozier

Très bonne synthèse

5
Cet article est très bien rédigé. Digeste même à 3 heure du matin...
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