Comment réussir la gestion du risque pour votre projet en 4 étapes [+ matrice à télécharger]

La gestion des risques d’un projet fait partie intégrante de la conduite de projet, quelle que soit la qualité de sa planification. Tous les degrés d’incertitude doivent être pris en compte et évalués pour assurer la bonne exécution du projet.

Utiliser une méthode de gestion des risques a pour but d’anticiper l’apparition d’événements pouvant impacter le cours du projet et de prévoir une réponse appropriée s’ils survenaient. La capacité à développer des solutions de recours afin de ne pas nuire aux objectifs du projet est une des clés de la maîtrise du risque.

Dans cet article, apprenez à identifier la part de risque que comprend votre projet, à l’évaluer plus finement à l’aide d’un outil, et à élaborer un plan d’urgence afin de réduire ses chances d’affecter le démarrage du projet. En bonus, Appvizer vous propose un modèle de matrice pour faciliter votre analyse de risques !

Dans la conduite et le pilotage de projet, la gestion des risques consiste :

• à identifier,
• à évaluer,
• et à traiter

les risques qui peuvent survenir au fur et à mesure, tout au long du cycle de vie du projet et qui peuvent avoir un impact négatif sur son développement.

Pour cela, il est indispensable de mettre en œuvre un suivi continu :

• à la fois des événements qui peuvent affecter le projet,
• et des actions nécessaires pour éviter ou atténuer leur impact.

Dès le démarrage du projet, il est essentiel de :

• répertorier les différents risques auxquels le déroulement du projet est exposé,
• et de les caractériser en étudiant le contexte dans lequel le projet sera développé.

Comment définir les risques d’un projet ? Plusieurs méthodes peuvent être utilisées :

• organisez un brainstorming en équipe, afin d’envisager tous les scénarios possibles et de faire émerger des solutions ;
• préparez une étude de faisabilité afin d’approfondir vos analyses sur différents plans, notamment sur l’environnement lié au projet ;
• sollicitez l’expertise de vos collaborateurs ou étudiez les données de précédents projets dans le même domaine pour compléter la liste des risques et vous donner une vision d’ensemble.

💫 D’autres astuces et méthodes peuvent être utilisées lors de la planification de projet. Pour le découvrir, lisez nos articles sur ces thématiques :

Une fois votre étude des risques terminée, l’étape suivante consiste à effectuer une analyse qualitative et quantitative dans le but de les classer (risque élevé, moyen ou faible), en fonction de l’impact qu’ils auront en matière de délais, d’ampleur et de coûts.

La classification des risques sera faite en tenant compte :

• de leur probabilité d’occurrence,
• du degré d’importance ou de priorité associé au traitement du risque.

Pour estimer la probabilité d’apparition des risques, vous pouvez établir un tableau de gestion des risques projet. En plus de les catégoriser, cet outil vous aidera à hiérarchiser les risques identifiés en mesurant leurs impacts potentiels sur le projet. Cette matrice évalue des aspects tels que :

• les conséquences que chaque risque aurait pour le projet,
• les actions à mettre en œuvre pour prévenir ou atténuer son impact,
• la personne responsable de la réalisation de l’action.

Nous vous proposons un modèle de matrice de gestion des risques à télécharger gratuitement, grâce auquel vous pouvez identifier, analyser et contrôler les risques de votre projet :

La maîtrise des risques consiste à mettre en place un plan ou une feuille de route de gestion des risques pour lister les actions à mettre en œuvre. Une fois chaque risque identifié et classifié, définissez les réponses à apporter pour :

• éviter le risque, en supprimant ses causes par exemple ;
• atténuer les effets du risque, si vous ne pouvez pas l’empêcher de se produire ;
• ou trouver une alternative si la menace identifiée risque de compromettre une partie importante du projet.

Vous pouvez ensuite désigner la personne responsable de la mise en œuvre de la solution, par exemple en vous aidant de la matrice RACI.

Pour définir quelle réponse apporter à chaque risque, reportez-vous à la hiérarchisation et à la catégorisation des risques que vous avez réalisées en amont, et tenez compte des degrés d’importance et d’urgence avec lesquels il doit être traité. Si certains risques nécessitent une action immédiate, d’autres peuvent être planifiés pour être traités à moyen terme.

💡L’élaboration d’un plan de gestion des risques vous permet également d’envisager les opportunités et des gains éventuels pour le projet qui peuvent se dégager de la prise en compte du risque.

Définissez un processus de suivi et de contrôle et mettez-le en place tout au long du projet afin de surveiller l’apparition de risques et d’assurer à tout moment le bon déroulement du projet. La phase de suivi se prolonge même au-delà de la fin du projet.

Pour maîtriser les risques, veillez à tenir votre matrice de risques à jour et à envisager l’ajout de nouvelles mesures et actions dans votre plan d’urgence, si nécessaire.

Lorsque de nouveaux risques apparaissent, réévaluez les mesures prises précédemment pour traiter les risques. Cela vous permet de vérifier leur pertinence et de déterminer si la méthodologie appliquée était correcte ou si elle doit être révisée.

💡 En tant que chef de projet, veillez à sauvegarder les conclusions de votre suivi et à les rendre consultables en tant que bonnes pratiques pour de futurs projets.

Pour vous aider dans vos analyses, passons en revue les différents types de risques pouvant se présenter pendant le déroulement d’un projet :

• les risques inhérents à la planification du projet. Ceux-ci peuvent être liés :
  • aux coûts, lorsque leur estimation ne correspond pas à ce qui a été effectivement exécuté ou que le périmètre du projet a changé ;
  • aux délais, lorsque la durée nécessaire à l’accomplissement des tâches ou des activités dépasse l’échéance prévue ;
  • aux ressources humaines, lorsque la répartition des tâches n’est pas adaptée, ou en raison de défauts de communication ;
  • aux résultats, lorsque les objectifs attendus ne sont pas atteints.
    
    
• les risques d’origine externe pouvant impacter le projet. Même s’ils ne dépendent pas d’une planification rigoureuse de la·du chef·fe de projet et de son équipe, ils doivent également être pris en compte, car ils auront un impact sur le projet. Ils peuvent être de nature :
  • économique, selon les dynamiques et les acteurs présents sur le marché ;
  • environnementale, lorsque des phénomènes naturels (inondations, séismes, etc.) sont susceptibles de compromettre l’avancée du projet ;
  • sociale, lorsque le projet est confronté à des grèves ou d’autres situations d’ordre public liées à la population ;
  • juridique, si l’entrée en vigueur d’une nouvelle loi ou réglementation empêche l’exécution d’une ou plusieurs des activités prévues.

Quel que soit le type de projet, il est possible de déterminer les risques pouvant survenir et de faire une analyse approfondie afin d’éviter autant que possible les retombées négatives.

Voici un exemple de tableau d’analyse de risque dans le cadre d’un contrat de services de gestion supplémentaires pour une entreprise :

Plus votre analyse sera structurée et plus vous tiendrez compte de variables, plus les risques seront maîtrisés et plus il sera facile d’en assurer le suivi. Que vous utilisiez votre propre matrice ou un logiciel de gestion de projet, vous vous assurez une meilleure prise de décision pour la réussite de votre projet.

Voici nos derniers conseils :

• Optimisez votre management sur le plan humain : impliquez toutes les compétences nécessaires et veillez à former votre équipe aux caractéristiques du projet.
  
  
• Veillez à la complémentarité des équipes : créez des binômes et assurez-vous d’avoir des membres d’équipe polyvalents afin de poursuivre le projet sans interruption en cas d’absence non prévue.
  
  
• Faites régulièrement des points sur l’avancement du projet et les risques liés, en ajustant vos actions si nécessaire lors de la disparition ou de l’apparition de nouveaux risques.
  
  
• Tenez à jour votre documentation sur le risque : cela est utile à votre propre contrôle, en améliorant votre réactivité et votre capacité à rebondir, et permet d’enrichir vos bases de connaissances sur la gestion des risques projet. Vous offrez une visibilité sur les actions effectuées et les risques surmontés, afin que d’autres futurs chefs de projet se préparent à ces éventualités.

À votre tour d’explorer votre horizon de risques et de mettre en œuvre toutes les mesures préventives et correctives pour tenir le cap… et vos objectifs ! ⛵️ ☀️