Assignez mieux les tâches de vos projets avec la matrice RACI

Par Fabien Paupier
Le 01/02/2021
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Chaque semaine, les équipes perdent 30 % de leur temps sur des tâches déjà accomplies par d’autres, selon une étude Asana auprès de 13 000 professionnels en 2020.

Pour éviter d’en arriver là, tournez-vous vers la matrice RACI, un outil de gestion et de pilotage de projet donnant une vision claire des rôles et responsabilités des différents acteurs. Qu’est-ce que c’est ? Pourquoi et comment l’utiliser ? Réponses dans cet article.

La matrice RACI : définition et signification

Qu’est-ce qu’une matrice RACI ?

La matrice RACI, ou méthode RACI, est un outil de design organisationnel, qui permet de :

  • cartographier les activités,
  • définir les rôles et responsabilités des parties prenantes.

L’acronyme vient de l’anglais RAM et signifie « responsibility assignment matrix ». Elle repose sur 3 principes :

  1. Synthétiser visuellement « qui fait quoi »,
  2. Délimiter le périmètre du projet,
  3. Définir le champ d’action afin de le structurer.

Cette matrice organisationnelle s’utilise sous forme de tableau d’affectation de ressources, qui indique la répartition des rôles et des responsabilités entre les différents acteurs d’un projet grâce aux lettres R, A, C et I :

  • Responsible : ou « réalisateur », la personne chargée de la réalisation de la tâche,
  • Accountable : la personne référente, qui rend des comptes et a autorité sur les personnes Responsible,
  • Consulted : la personne à consulter pour conseiller ou fournir un complément d’information,
  • Informed : la personne à informer, car les décisions prises ont des incidences sur son travail.
Exemple de matrice RACI : tâches en ligne et parties prenantes en colonne© Beekast

À noter : cette matrice est utile que vous gériez un portefeuille de projets ou un projet unique.

Les variations RASCI et RACI-VS

Dans certains cas, certaines lettres complètent l’acronyme RACI pour ajouter de nouvelles responsabilités :

  • RACI devient RASCI avec un rôle de Support : une personne qui intervient comme guide sur certaines tâches ;
  • RACI devient RACI-VS avec 2 rôles :
    • la personne qui Vérifie la qualité après l’exécution d’une tâche, ou verifier en anglais,
    • le Signatory qui valide et approuve la tâche vérifiée précédemment.

Exemple de matrice RACI

Un exemple de matrice RACI
Quoi Qui
  Direction Chef de projet Directeur artistique Développeurs Stagiaires
Tâche 1 A R C I I
Tâche 2 A R I C I
Tâche 3 A/R A C/I A I
Tâche 4 A/R A I A I

Pourquoi utiliser une matrice RACI ? 5 avantages

  1. Pour assurer une bonne gouvernance de projet, et éviter ainsi les redondances de rôles et les dilutions de responsabilités,
  2. Pour assurer un suivi des livrables,
  3. Pour éviter tout oubli ou dispersion,
  4. Pour mettre facilement en place un système de rappels indispensable dans la gestion d’équipe,
  5. Pour mieux impliquer l’équipe dans le projet : 82 % des professionnels disent se sentir moins concernés par leur travail lorsqu’ils sont stressés ou surmenés par leurs tâches (Asana, 2020).

✅ En sachant qui fait quoi, quand et pourquoi (n’oubliez pas de donner du sens à vos actions), vous gagnez en visibilité et en sérénité pour le bon déroulement de votre projet.

Matrice RACI vierge à télécharger au format Excel

Avant de voir en détail comment construire et remplir un tableau RACI, nous vous invitons à télécharger notre modèle. La matrice RACI est vierge : remplissez-la selon les spécificités de votre projet !

Comment faire un RACI ?

N° 1 : identifier les parties prenantes

Les parties prenantes sont toutes les personnes ou entités qui participent à un projet ou à un processus à un moment donné.

Exemples de parties prenantes :

  • le chef de projet,
  • la maîtrise d’ouvrage (MOA),
  • la maîtrise d’œuvre (MOE),
  • le client,
  • une direction,
  • l’équipe de production, etc.

💡 Les parties prenantes apparaissent en colonnes de votre matrice RACI.

N° 2 : lister les activités

Place aux listes ! Liste de tâches, de jalons ou de livrables à produire : recensez tous les impératifs de livraison et impératifs temporels nécessaires pour le bon déroulement de votre projet.

💡 Les activités apparaissent en lignes de votre matrice RACI.

N° 3 : définir les rôles et responsabilités

Il ne reste « plus qu’à » faire coïncider les rôles en croisant les activités et les parties prenantes ! Pour chaque activité, attribuez un rôle (une lettre du modèle RACI, ou plusieurs) à une partie prenante.

Une seule règle à retenir : 1 tâche = 1 responsable dans la matrice RACI.

👉 Comment définir les rôles et les responsabilités ? Nos conseils aux chefs de projet :

  • Appuyez-vous sur les points forts de chaque membre de votre équipe projet pour garantir la réussite de ses tâches. Exemple : pour un projet de développement web, confiez les tâches techniques à des personnes dont le langage de programmation requis est la spécialité.

  • Soignez le cadrage projet pour vous assurer que les rôles sont clairs pour chaque partie prenante.

  • Anticipez le plus tôt possible les tâches pour lesquelles il n’y a pas de responsables identifiés, ou des chevauchements (un responsable et le consulté ne peuvent pas être la même personne).

  • Relisez le tableau RACI pour vérifier l’équilibre des tâches et éliminer les chevauchements et lacunes des rôles.

La méthode RACI : limites et solutions pour les contourner

Les limites du RACI

La matrice RACI est un outil management de bonne gouvernance, mais ce n’est pas un système autonome permettant de modéliser un processus de gestion en tant que tel :

  • Il n’est pas automatisé.
    Les modifications successives de la matrice sont susceptibles de créer des copies fantômes, entraînant inerties et blocages en tous genres.

  • Il est peu flexible.
    Si vous n’êtes pas R, A, C ou I, vous n’êtes rien. Or, beaucoup de parties prenantes importantes méritent aussi de figurer au tableau.

  • Il n’offre pas une vision 360°.
    Certaines données essentielles ne sont pas prises en compte :
    • prix de revient d’une tâche,
    • coûts unitaires basés sur les salaires des intervenants,
    • sous-traitance, etc.

  • Il n’est pas adapté à l’externalisation.
    La matrice RACI ne permet pas de gérer la confidentialité de manière suffisamment subtile.

Un logiciel de gestion de projet en complément de la méthode RACI

Comment mettre en place une méthode RACI agile et plus flexible, adaptée à la structure de votre organisation ?

La réponse se trouve forcément dans l’adoption d’un logiciel innovant de gestion de projet et d’activités, à l’instar de Clarizen ou monday.com, qui intègre :

  1. une gestion des ressources humaines fine ;
  2. la mise à jour en temps réel et de manière contrôlée d’un maximum de facteurs ;
  3. la capacité de circonscrire l’information à distribuer en interne et en externe ;
  4. la possibilité de définir de véritables profils d’utilisateur liés à des critères et des droits d’accès spécifiques.

Vers plus d’automatisation de la matrice RACI ?

L’automatisation est un élément clé de l’évolution de la méthode RACI pour travailler efficacement en mode projet et :

  • définir les responsabilités de toutes les parties prenantes,
  • partager les ressources,
  • et construire un bon modèle de management de projet.

Grâce à la contextualisation, la personnalisation et la mise en place de rappels et de flux internes et externes automatiques, vous adoptez un management agile, transparent et sécurisé.

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Définition
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