Assignez mieux les tâches de vos projets avec la matrice RACI

Chaque semaine, les équipes perdent 30 % de leur temps sur des tâches déjà accomplies par d’autres, selon une étude Asana auprès de 13 000 professionnels en 2020.

Pour éviter d’en arriver là, tournez-vous vers la matrice RACI, un outil de gestion et de pilotage de projet donnant une vision claire des rôles et responsabilités des différents acteurs. Qu’est-ce que c’est ? Pourquoi et comment l’utiliser ? Réponses dans cet article.

La matrice RACI, ou méthode RACI, est un outil de design organisationnel, qui permet de :

• cartographier les activités,
• définir les rôles et responsabilités des parties prenantes.

L’acronyme vient de l’anglais RAM et signifie « responsibility assignment matrix ». Elle repose sur 3 principes :

• Synthétiser visuellement « qui fait quoi »,
• Délimiter le périmètre du projet,
• Définir le champ d’action afin de le structurer.

Cette matrice organisationnelle s’utilise sous forme de tableau d’affectation de ressources, qui indique la répartition des rôles et des responsabilités entre les différents acteurs d’un projet grâce aux lettres R, A, C et I.

À noter : cette matrice est utile que vous gériez un portefeuille de projets ou un projet unique.

• Responsible : ou « réalisateur », la personne chargée de la réalisation de la tâche. À noter : il peut y avoir plusieurs Responsibles sur une même tâche. Chacun exécutera la partie qui lui est attribuée.
  
  
• Accountable : la personne référente, qui rend des comptes et a autorité sur les personnes Responsibles. Elle vérifie donc que la tâche a été parfaitement réalisée par ces derniers. En revanche, ce rôle ne peut échoir qu’à un seul collaborateur.
  
  
• Consulted : la ou les personnes à consulter pour conseiller ou fournir un complément d’information. Elles jouissent donc d’une expertise et de compétences quant à la nature des opérations à effectuer dans le cadre de la tâche.
  
  
• Informed : la personne à informer, car les décisions prises ont des incidences sur son travail. Par contre, elle n’intervient pas directement dans l’accomplissement de la tâche.

Dans certains cas, certaines lettres complètent l’acronyme RACI pour ajouter de nouvelles responsabilités :

• RACI devient RASCI avec un rôle de Support : une personne qui intervient comme guide sur certaines tâches ;
• RACI devient RACI-VS avec 2 rôles :
  • la personne qui Vérifie la qualité après l’exécution d’une tâche, ou Verifier en anglais,
  • le Signatory qui valide et approuve la tâche vérifiée précédemment.

• Pour assurer une bonne gouvernance de projet, et éviter ainsi les redondances de rôles et les dilutions de responsabilités,
• Pour assurer un suivi des livrables,
• Pour éviter tout oubli ou dispersion,
• Pour mettre facilement en place un système de rappels indispensable dans la gestion d’équipe,
• Pour mieux impliquer l’équipe dans le projet : 82 % des professionnels disent se sentir moins concernés par leur travail lorsqu’ils sont stressés ou surmenés par leurs tâches (Asana, 2020).

✅ En sachant qui fait quoi, quand et pourquoi (n’oubliez pas de donner du sens à vos actions), vous gagnez en visibilité et en sérénité pour le bon déroulement de votre projet.

Avant de voir en détail comment construire et remplir un tableau RACI, nous vous invitons à télécharger notre modèle. La matrice RACI est vierge : remplissez-la selon les spécificités de votre projet !

Le RACI précise les rôles de chacun, en particulier lorsqu’il peut y avoir des incertitudes. La matrice est donc utilisée pour tout type de projet, mais elle se révèle particulièrement opportune pour les projets plus complexes, avec risque de doublon.

À savoir : certaines entreprises exploitent également le RACI dans le cadre des opérations courantes, afin de mieux cadrer les activités quotidiennes et apporter un éclairage quant aux responsabilités de chaque collaborateur.

Les parties prenantes sont toutes les personnes ou entités qui participent à un projet ou à un processus à un moment donné.

Exemples de parties prenantes :

• le chef de projet,
• la maîtrise d’ouvrage (MOA),
• la maîtrise d’œuvre (MOE),
• le client,
• une direction,
• l’équipe de production, etc.

💡 Les parties prenantes apparaissent en colonnes de votre matrice RACI.

Place aux listes ! Liste de tâches, de jalons ou de livrables à produire : recensez tous les impératifs de livraison et impératifs temporels nécessaires pour le bon déroulement de votre projet.

💡 Les activités apparaissent en lignes de votre matrice RACI.

Il ne reste « plus qu’à » faire coïncider les rôles en croisant les activités et les parties prenantes ! Pour chaque activité, attribuez un rôle (une lettre du modèle RACI, ou plusieurs) à une partie prenante.

👉 Comment définir les rôles et les responsabilités ? Nos conseils aux chefs de projet :

• Appuyez-vous sur les points forts de chaque membre de votre équipe projet pour garantir la réussite de ses tâches. Exemple : pour un projet de développement web, confiez les tâches techniques à des personnes dont le langage de programmation requis est la spécialité.
  
  
• Soignez le cadrage projet pour vous assurer que les rôles sont clairs pour chaque partie prenante.
  
  
• Anticipez le plus tôt possible les tâches pour lesquelles il n’y a pas de responsables identifiés, ou des chevauchements (un responsable et le consulté ne peuvent pas être la même personne).
  
  
• Relisez le tableau RACI pour vérifier l’équilibre des tâches et éliminer les chevauchements et lacunes des rôles.

Explications :

La première ligne fait figurer les différentes parties prenantes du projet.

La première colonne reprend les différentes tâches à effectuer.

Admettons que nous soyons dans le cadre d’un projet de refonte de la home page d’un site internet et que l’une des tâches consiste à définir le cahier des charges. Nous retrouverions alors la configuration suivante :

👉 Dans ce cas précis, le chef de projet est chargé de la rédaction du document, mais s’appuie sur les recommandations des développeurs et de l’UX designer, notamment pour mettre à profit leurs compétences opérationnelles.

La Direction a pour responsabilité d’approuver ce cahier des charges.

Le marketing, quant à lui, est informé, car il a au préalable exprimé ses besoins pour rendre cette page d’accueil plus attractive commercialement parlant.

Comment mettre en place une méthode RACI agile et plus flexible, adaptée à la structure de votre organisation ?

La réponse se trouve forcément dans l’adoption d’un logiciel innovant de gestion de projet et d’activités, à l’instar de Clarizen ou monday.com, qui intègre :

• une gestion des ressources humaines fine ;
• la mise à jour en temps réel et de manière contrôlée d’un maximum de facteurs ;
• la capacité de circonscrire l’information à distribuer en interne et en externe ;
• la possibilité de définir de véritables profils d’utilisateur liés à des critères et des droits d’accès spécifiques.

L’automatisation est un élément clé de l’évolution de la méthode RACI pour travailler efficacement en mode projet et :

• définir les responsabilités de toutes les parties prenantes,
• partager les ressources,
• et construire un bon modèle de management de projet.

Grâce à la contextualisation, la personnalisation et la mise en place de rappels et de flux internes et externes automatiques, vous adoptez un management agile, transparent et sécurisé.