STOP aux réunions de travail inutiles : organisez des meetings efficaces

La réunion de travail (ou meeting) rythme notre vie professionnelle. Et pour cause ! Elle est indispensable à la bonne conduite des activités et de la gestion des projets de l’entreprise.

Pourtant, beaucoup considèrent la plupart des réunions inutiles, les perçoivent comme une perte de temps. Pour exemple, un sondage Zippia rapporte que 65 % des salariés déclarent les meetings fréquents nuisibles au bon accomplissement de leurs tâches.

Quelles sont alors les clés d’une réunion d’équipe réussie ? Quelles bonnes pratiques mettre en place pour lui redonner du sens ?

Entre conseils judicieux et outils malins, découvrez comment organiser et conduire une réunion de travail efficace.

Voir tous les logiciels Gestion de projet

Quand et pourquoi organiser une réunion de travail ?

La réunion de travail s’impose uniquement quand un besoin d’échanges se fait ressentir, lorsqu’une dynamique de groupe est requise.

☝️ Sauf cas exceptionnel, évitez donc d’organiser un meeting dans le but de transmettre des informations de manière « descendante ». Dans ce cas, un simple mail peut suffire.

Il vous faut bien réfléchir en amont aux objectifs de votre réunion. Cela paraît évident, mais demandez-vous toujours « Dans quel but précis dois-je réunir mes collaborateurs ? ». Sans cette réflexion préalable, vous courez le risque de faire perdre beaucoup de temps à tout le monde.

Les objectifs de la réunion peuvent être de différentes natures :

• établir un plan d’action ;
• réorganiser un service ;
• réorganiser les méthodes de travail ;
• accueillir un nouveau salarié ;
• coordonner des projets ;
• négocier, etc.

Une fois votre objectif clairement défini, vous êtes en mesure de mieux appréhender l’orientation que prendra votre réunion de travail, de quel type elle sera.

Les différents types de réunions de travail

Le contenu de la réunion détermine son type. Voici les plus courants.

La réunion de service ou de revue

Il s’agit d’un rendez-vous régulier, souvent hebdomadaire, permettant à une équipe de faire le point sur les projets en cours, les tâches accomplies et les éventuels blocages.

La réunion de service, ou revue, favorise alors les échanges entre les membres, dans le but de renforcer la coordination et d’aligner les priorités.

La réunion d’information

Moins participative que la précédente, elle se tient lorsque la direction doit communiquer sur des éléments vraiment importants (nouvelle organisation, changement de cap, rachat, etc.).

Avant de l’organiser, demandez-vous toujours si les informations ne peuvent pas être transmises autrement, par mail par exemple.

La réunion de crise ou de résolution de problème

Convoquée en réaction à une difficulté soudaine, comme un incident opérationnel par exemple, la réunion de crise sert débloquer une situation compliquée, à régler des conflits, à résoudre des problèmes de communication, etc.

Il s’agit d’un exercice délicat, où il importe de faire preuve d’une grande capacité d’écoute afin d’apaiser les tensions.

Le brainstorming ou remue-méninges

C’est la réunion dédiée à la créativité par excellence !

L’objectif ? Générer un maximum d’idées nouvelles autour d’un sujet précis. Bien animée, elle peut faire émerger des pistes vraiment innovantes et bénéfiques à l’évolution de votre business.

Comment préparer une réunion de travail ?

Sélectionnez les bons participants

Il n’y a rien de plus frustrant que le sentiment d’avoir perdu du temps avec une réunion de travail pour laquelle notre présence n’était pas requise.

C’est pourquoi il vous faut sélectionner rigoureusement les participants.

Posez-vous toujours la question suivante : quels collaborateurs ou collaboratrices seront indispensables à l’atteinte de l’objectif préalablement défini ?

Veillez, d’autre part, à recueillir suffisamment en amont les confirmations de présence de chacun. Vous anticiperez ainsi les éventuelles absences, et vous réorganiserez en conséquence.

Planifiez efficacement la réunion

Vient ensuite le moment de la planification. Trouvez une date convenant à tout le monde. Et évitez, dans la mesure du possible, les meetings entre 14 h et 16 h : à cause de la digestion, le cerveau est beaucoup moins réceptif dans cette tranche horaire.

💡 Et si vous éprouvez des difficultés à planifier efficacement vos réunions de travail, songez aux nombreux logiciels qui facilitent la tâche, à l’exemple de Doodle.

Choisissez un lieu adapté

De la même manière que vous avez choisi un créneau horaire adapté, veillez à sélectionner un lieu de réunion approprié. Il doit offrir une capacité d’accueil suffisante pour tous les participants.

Nous vous recommandons également de fuir les salles aveugles, la lumière artificielle fatigant beaucoup plus le cerveau que celle du jour.

Bien entendu, il est tout à fait possible d’opérer via visioconférence. À condition d’utiliser un outil intégrant toutes les fonctionnalités nécessaires, à l’instar du partage d’écran.

Établissez un plan de réunion de travail

Organiser une réunion de travail efficace et fluide implique nécessairement l’élaboration d’un plan.

Celui-ci s’apparente à une fiche de préparation de réunion. Nous vous suggérons de la construire de la sorte :

• Mettez en évidence sur votre document votre ordre du jour, c’est-à-dire la liste des sujets à traiter, discuter, voter, etc. Il doit mener à l’atteinte des objectifs préalablement définis.
  
  
• Classez les sujets à aborder par ordre de priorité.
  
  
• Allouez, pour chaque phase, un temps de travail précis. Ainsi, vous éviterez de déborder sur certains points, et donc de manquer de temps pour traiter les suivants.
  
  
• Pensez éventuellement à inclure un temps supplémentaire en fin de réunion pour les questions.
  
  
• Le cas échéant, faites figurer sur votre document le nom des participants, ainsi que le lieu et la date de la réunion de travail.

Impliquez les participants

À ce stade de la préparation de votre meeting, et si vous jugez cela nécessaire, faites appel à certains participants pour travailler sur les thèmes à aborder.

Pour ce faire, envoyez-leur votre ordre du jour, et indiquez les sujets pour lesquels vous souhaitez qu’ils prennent le lead en réunion.

Préparez les documents de travail et le matériel

Enfin, prenez le temps de préparer soigneusement vos documents de travail. Ce sont eux qui permettent à la réunion de gagner en dynamisme et en efficacité.

💡 Si vous souhaitez vous appuyer sur des supports de travail plus impactants, tournez-vous vers des logiciels de présentations. Prezi, par exemple, vous aidera à faire la différence. Il propose en effet des modèles dynamiques (créés par des designers) qui rendront vos présentations plus captivantes.

Par ailleurs, vérifiez toujours en amont la disponibilité et la fonctionnalité du matériel que vous comptez utiliser (stylos, paperboard, rallonge électrique, etc.). Qui n’a jamais perdu un temps précieux à cause d’un vidéoprojecteur qui ne voulait pas s’allumer ?

Enfin, si vous savez que la réunion risque de s’éterniser, la présence d’une collation ou de bouteilles d’eau est toujours appréciée.

Comment animer une réunion de travail ?

Introduisez correctement la réunion

L’entrée en matière a toute son importance. Pour bien faire, vous devez :

• commencer à l’heure ;
• rappeler l’ordre du jour et les objectifs de la réunion ;
• faire un point rapide sur le rôle de chaque participant, et rappeler les règles et le temps à allouer à votre rencontre ;
• désigner éventuellement un ou une secrétaire en charge de la prise de notes (en vue de l’élaboration d’un compte rendu), voire de la gestion du temps.

Veillez au bon déroulement de la réunion

Votre réunion de travail a commencé ?

En temps qu'organisateur, c’est à vous de faire attention à son bon déroulement, en suivant ces quelques conseils :

• assurez-vous que la réunion avance dans le bon sens. Pour y parvenir, faites respecter l’ordre du jour, en orientant correctement les débats ;
• veillez à ce que la prise de parole soit justement répartie, et encouragez tous les participants à parler ;
• anticipez et désamorcez les conflits ;
• utilisez à bon escient les documents de travail et les outils d’animation ;
• synthétisez et assurez-vous régulièrement que l’information et la compréhension des sujets soient correctement appréhendées par l’ensemble des personnes présentes ;
• si vous n’avez pas délégué ce rôle, faites attention au respect des horaires.

Concluez la réunion

Il est temps de terminer votre réunion d’équipe ?

Concluez-la en synthétisant les débats et en récapitulant les décisions prises. En fonction de vos besoins, prenez éventuellement du temps pour programmer la prochaine réunion, voire déterminer quel en sera l’objectif.

Enfin, transmettez toujours a posteriori un compte-rendu aux participants de la réunion. Il s’établit à partir de vos prises de notes ou de celles de votre secrétaire, et résume les avancées et conclusions.

10 astuces à connaître pour booster vos réunions de travail

1. Limitez la durée à 30-45 minutes, car au-delà, la concentration baisse fortement.
   
   
2. Installez une « réunion-free zone », c’est-à-dire des plages horaires ou journées sans réunion pour favoriser le travail en profondeur.
   
   
3. Demandez à un participant d’incarner le rôle du critique constructif afin d’éviter les biais de groupe.
   
   
4. Optez pour des réunions debout. Ces stand-up meetings dynamisent les échanges et réduisent naturellement leur durée.
   
   
5. Si certains points ne concernent pas tout le monde, autorisez les participants à quitter la réunion une fois leur contribution terminée.
   
   
6. Intégrez des temps de silence : ces quelques minutes de réflexion individuelle avant les prises de décision améliorent la qualité des échanges.
   
   
7. Mesurez l’efficacité post-réunion, via un mini-sondage ou un feedback anonyme.
   
   
8. Expérimentez le format « meeting inversé ». Ici, les participants consultent les documents en amont, puis viennent avec des questions ou décisions à valider.
   
   
9. Affichez une roadmap ou un kanban pour garder le cap en temps réel.
   
   
10. Récompensez les réunions efficaces. Pourquoi ne pas instaurer un « meeting de la semaine » ou une petite récompense symbolique pour les formats les plus pertinents ?

Voir tous les logiciels Gestion de projet

Que retenir de la réunion de travail ?

Nous l’avons vu, il est tout à fait possible de « réenchanter » la réunion de travail, de ne plus la percevoir comme une perte de temps.

Mais pour vous assurer d’apporter une réelle valeur ajoutée à votre réunion, pas de secret : préparez-la avec rigueur et méthode !

Pensez aussi à recourir à des logiciels spécifiques : ils vous aideront à réussir votre meeting, et rendront l’exercice beaucoup plus collaboratif et dynamique. Vos collaborateurs vous diront merci !