STOP aux réunions de travail inutiles : organisez des meetings efficaces

La réunion de travail (ou meeting) rythme notre vie professionnelle.

Et pour cause ! Elle est indispensable à la bonne conduite des activités et de la gestion des projets de l’entreprise.

Pourtant, beaucoup considèrent la plupart des meetings inutiles, les perçoivent comme une perte de temps. Pour exemple, un sondage IFOP réalisé à la demande Wisembly (plateforme spécialisée dans la gestion d'événements), rapporte que 92 % des cadres participent régulièrement à des réunions au travail, mais seulement 12 % d’entre eux les estiment réellement productives et profitables.

Quelles sont alors les clés d’une réunion d’équipe réussie ? Quelles bonnes pratiques mettre en place pour lui redonner un sens ?

Entre conseils judicieux et logiciels malins, découvrez comment organiser et conduire une réunion de travail efficace.

Une réunion de travail consiste à rassembler différents participants dans le but d’atteindre certains objectifs prédéfinis.

Toutefois, le terme “réunion” implique au minimum la présence de trois personnes. Si deux individus seulement se réunissent, nous parlerons plutôt d’un entretien, ou d’un one to one.

Par ailleurs, la réunion de travail s’impose uniquement quand un besoin d’échanges se fait ressentir, lorsqu’une dynamique de groupe est requise. Sauf cas exceptionnel, évitez d’organiser un meeting dans le but de transmettre des informations de manière “descendante”. Dans ce cas, un simple mail peut suffire.

D’où l’importance de bien réfléchir en amont aux objectifs de votre réunion. Cela paraît évident, mais demandez-vous toujours “Dans quel but précis dois-je réunir mes collaborateurs ?”. Sans cette réflexion préalable, vous courez le risque de faire perdre beaucoup de temps à tout le monde.

Les objectifs de la réunion peuvent être de différentes natures :

• établir un plan d’action, 
• réorganiser un service, 
• réorganiser les méthodes de travail,
• accueillir un nouveau salarié,
• coordonner des projets,
• négocier, etc.

Une fois votre objectif clairement défini, vous êtes en mesure de mieux appréhender l’orientation que prendra votre réunion de travail, de quel type elle sera.

Le contenu de la réunion détermine son type. Parmi les plus courants, nous pouvons citer :

• la réunion de service ou de revue : récurrente, elle sert à faire le point en équipe sur les projets en cours. Elle favorise les échanges entre les participants ;
   
• la réunion d’information : moins participative que la précédente, elle se tient lorsque la direction doit communiquer sur des éléments vraiment importants (nouvelle organisation, changement de cap, rachat, etc.). Avant de l’organiser, demandez-vous toujours si les informations ne peuvent pas être transmises autrement, par mail par exemple ;
   
• la réunion de crise ou de résolution de problème : elle permet de débloquer une situation compliquée, de régler des conflits, de résoudre des problèmes de communication, etc. ;
   
• le brainstorming ou remue-méninges : réunion créative par excellence, elle mène à la venue de nouvelles idées, propositions, pour faire évoluer votre business.

Fort·e de tous ces conseils, vous avez désormais les clés en main pour proposer uniquement des réunions de travail vraiment pertinentes. Il est temps maintenant d’entrer un peu plus dans le vif du sujet, et de vous demander comment préparer votre meeting.

Parce qu’une réunion réussie est une réunion correctement préparée, prenez le temps de suivre les étapes suivantes :

Il n’y a rien de plus frustrant que le sentiment d’avoir perdu du temps avec une réunion de travail pour laquelle notre présence n’était pas requise.

C’est pourquoi il vous faut sélectionner rigoureusement les participants. Posez-vous toujours la question suivante : quels collaborateurs ou collaboratrices seront indispensables à l’atteinte de l’objectif préalablement défini ?

Veillez, d’autre part, à recueillir suffisamment en amont les confirmations de présence de chacun·e. Vous anticiperez ainsi les éventuelles absences, et vous réorganiserez en conséquence.

Vient ensuite le moment de la planification.

Trouvez une date convenant à tout le monde. Et évitez, dans la mesure du possible, les meetings entre 14 h et 16 h : à cause de la digestion, le cerveau est beaucoup moins réceptif dans cette tranche horaire.

Vous éprouvez des difficultés à planifier efficacement vos réunions de travail ? Songez aux nombreux logiciels qui facilitent la tâche. Grâce à Doodle, par exemple, proposez plusieurs créneaux pour lesquels chaque participant indique s’il est disponible ou non. Il ne vous reste plus qu’à sélectionner la date qui convient à tout le monde. 

De la même manière que vous avez choisi un créneau horaire adapté, veillez à sélectionner un lieu de réunion approprié. Il doit offrir une capacité d’accueil suffisante pour tous les participants.

Nous vous recommandons également de fuir les salles aveugles, la lumière artificielle fatigant beaucoup plus le cerveau que celle du jour.

Enfin, mentionnons qu’il est désormais possible, du fait de l’évolution de nos modes de travail, de tenir des réunions alors que tous les participants ne sont pas “physiquement” présents. En effet, avec un peu de préparation, vous pouvez tout à fait envisager l’option visioconférence. Pour ce faire, faites appel à un outil adapté. Skype, par exemple, s'avère une valeur sûre depuis des années. Avec sa version Skype for business, allez plus loin dans l’expérience visioconférence : bénéficier des options de partage d’écran, de documents, et de la possibilité d’accueillir jusqu’à 250 participants par conférence.

Enfin, prenez le temps de préparer soigneusement vos documents de travail. Ce sont eux qui permettent à la réunion de gagner en dynamisme et en efficacité. 

Si vous souhaitez vous appuyer sur des supports de travail plus impactants, tournez-vous vers des logiciels de présentations. Prezi, par exemple, propose des modèles dynamiques (créés par des designers) qui rendront vos présentations plus captivantes. De plus, il permet à plusieurs membres d’équipe de créer et travailler ensemble, de partager et éditer leurs créations au même moment.

Organiser une réunion de travail efficace et fluide implique nécessairement l’élaboration d’un plan. Celui-ci s’apparente à une fiche de préparation de réunion.

Nous vous suggérons de la construire de la sorte :

• mettez en évidence sur votre document votre ordre du jour, c’est-à-dire la liste des sujets à traiter, discuter, voter, etc. Il doit mener à l’atteinte des objectifs préalablement définis ;
   
• classez les sujets à aborder par ordre de priorité ;
   
• allouez pour chaque phase un temps de travail précis. Ainsi, vous éviterez de déborder sur certains points, et donc de manquer de temps pour traiter les suivants ;
   
• pensez éventuellement à inclure un temps supplémentaire en fin de réunion pour les questions ;
   
• le cas échéant, faites figurer sur votre document le nom des participants, ainsi que le lieu et la date de la réunion de travail.

À ce stade de la préparation de votre meeting, et si vous jugez cela nécessaire, faites appel à certains participants pour travailler sur les thèmes à aborder.

Pour cela, envoyez-leur votre ordre du jour, et indiquez les sujets pour lesquels vous souhaitez qu’ils prennent le lead en réunion. 

👉 Wisembly, par exemple, accompagne aujourd'hui plus de 300 000 utilisateurs dans la gestion et l’animation de leurs événements hybrides, virtuels et en présentiel : réunions, séminaires, webinars, etc. Impliquez vos participants via des fonctionnalités d’animation intelligentes et personnalisées : 

• création de salles virtuelles et rassemblement de vos participants par thématique, 
• un module brainstorm, qui favorise l’échange avec en prime une organisation des idées par catégorie, 
• un système de chat en direct de la réunion pour inciter l’échange de façon anonyme ou identifié (modérez, triez et affichez les messages les plus pertinents), et bien plus encore !

Par ailleurs, vérifiez toujours en amont la disponibilité et la fonctionnalité du matériel que vous comptez utiliser (stylos, paperboard, rallonge électrique, etc.). Qui n’a jamais perdu un temps précieux à cause d’un vidéoprojecteur qui ne voulait pas s’allumer ?

Enfin, si vous savez que la réunion risque de s’éterniser, la présence d’une collation ou de bouteilles d’eau est toujours appréciée.

Voilà, vous avez pris le temps d’organiser cette réunion de travail. Il est temps maintenant de vous intéresser à son déroulement.

Animer une réunion de travail nécessite la mise en place d’un certain nombre de bonnes pratiques. Pour vous assurer une totale réussite, suivez nos conseils :

L’entrée en matière a toute son importance. Pour bien faire, vous devez :

• commencer à l’heure ; 
   
• rappeler l’ordre du jour et les objectifs de la réunion ;
   
• faire un point rapide sur le rôle de chaque participant, et rappeler les règles et le temps à allouer à votre rencontre ;
   
• désigner éventuellement un·e secrétaire en charge de la prise de notes (en vue de l’élaboration d’un compte-rendu), voire de la gestion du temps.

Notez que l’usage de certains logiciels facilite le travail du·de la secrétaire, ou de la personne en charge de la prise de notes de manière générale. Objectif ? Qu'il ou elle reste mieux connecté·e à la réunion.

Prenons pour exemple Beenote, outil grâce auquel vous inscrivez vos notes, décisions et tâches en direct. Celles-ci s’ajouteront automatiquement au compte-rendu. Beenote met également à votre disposition des minuteurs pour vous aider à mieux gérer votre temps, à ne pas déborder sur un des sujets de votre ordre du jour.

Votre réunion de travail a commencé ? En tant qu'organisateur·rice, c’est à vous de faire attention à son bon déroulement, en suivant ces quelques conseils :

• assurez-vous que la réunion avance dans le bon sens. Pour y parvenir, faites respecter l’ordre du jour, en orientant correctement les débats ;
   
• veillez à ce que la prise de parole soit justement répartie, et encouragez tous les participants à parler ;
   
• anticipez et désamorcez les conflits ;
   
• utilisez à bon escient les documents de travail et les outils d’animation ;
   
• synthétisez et assurez-vous régulièrement que l’information et la compréhension des sujets soient correctement appréhendées par l’ensemble des personnes présentes ;
   
• si vous n’avez pas délégué ce rôle, faites attention au respect des horaires.

Si tout cela vous paraît complexe, rassurez-vous : des outils vous aideront à conduire au mieux votre réunion. Citons iBabs, le logiciel tout-en-un qui propose nombre de fonctionnalités pour faciliter le bon déroulement de la réunion. Gérez en direct vos informations et vos documents, comme votre ordre du jour, à l’aide d’un tableau de bord. Un système d’alarme et de notifications vous rappelle les documents à signer ou à transmettre pendant la réunion. Et vous pouvez même modifier vos fichiers en temps réel. 

Il est temps de terminer votre réunion d’équipe ?

Concluez-la en synthétisant les débats et en récapitulant les décisions prises.

Veillez également à toujours transmettre, a posteriori, un compte-rendu aux participants de la réunion : il s’établit à partir de vos prises de notes ou de celles de votre secrétaire, et résume les avancées et conclusions. 

Enfin, le cas échéant, prenez du temps pour programmer le prochain meeting, voire déterminer quel en sera l’objectif et les actions à réaliser. Notez toutefois que dans le cadre de réunions récurrentes, vous avez la possibilité d'automatiser davantage les processus. Prenons pour exemple le logiciel Aster, dont l'objectif est de prendre en charge le suivi des réunions récurrentes. Pour ce faire, l'outil s'occupe de relancer les participants pour les tâches qui leur sont attribuées, de les synchroniser dans Planner et de préparer la séance suivante en reprenant les sujets à traiter.

Nous l’avons vu, il est tout à fait possible de “réenchanter” la réunion de travail, de ne plus la percevoir comme une perte de temps.

Mais pour vous assurer d’apporter une réelle valeur ajoutée à votre réunion, pas de secret : préparez-la avec rigueur et méthode !

Pensez aussi à recourir à des logiciels spécifiques : ils vous aideront à réussir votre meeting, et rendront l’exercice beaucoup plus collaboratif et dynamique. Vos collaborateurs vous diront merci !

Et vous, comment pensez-vous organiser votre prochaine réunion de travail ?