Comment faire un compte-rendu de réunion pertinent et efficace [+ modèle]

Un compte-rendu de réunion est un document incontournable pour garantir la traçabilité des informations échangées lors d’une réunion. Il permet de reporter les activités réalisées et les sujets abordés en équipe, afin de les transformer en actions concrètes.

Pour un pilotage de projet réussi, le compte-rendu de réunion est un outil indispensable au suivi du projet, qui consigne les décisions prises pour atteindre les prochains objectifs. Comme toute documentation de projet, il doit pouvoir être consulté à tout moment à l’issue de la réunion.

On comprend donc toute l’importance de bien le rédiger et de le structurer de façon claire, afin de fournir à toute l’équipe le même niveau d’information. Comment s’y prendre et par où commencer pour maîtriser l’art du compte-rendu ?

Découvrez toutes les étapes de la rédaction d’un compte-rendu, ses informations essentielles, ainsi qu’un modèle à télécharger qui pourra vous servir de base pour créer les vôtres !

Vous organisez ou assistez à une réunion de travail. Quelle que soit sa finalité, elle se base par nature sur des interactions et des échanges. Ainsi, pour que ce meeting conserve tout son intérêt, vous allez produire un compte-rendu de réunion. Ce document permet :

• de garder une trace écrite des échanges oraux,
• de reporter de manière claire, fidèle et exhaustive les informations transmises,
• d’éviter toute interprétation divergente,
• d’aligner toutes les personnes concernées, les participant·es comme les absent·es,
• d’acter l’attribution de tâches à leurs responsables,
• de préparer les futures réunions sur les mêmes sujets, etc.

☝️Selon le type de réunions, certains CR ou procès-verbaux de réunion requièrent une procédure de rédaction spécifique. C’est le cas pour des projets menés pour l’administration publique par exemple. La démarche de compte-rendu est semblable, mais le formalisme et la présentation seront plus stricts.

Ce format se retrouve dans la plupart des comptes-rendus, avec toutefois une adaptation des informations spécifiques à chaque réunion, par exemple :

• le numéro de la réunion,
• la date et l’heure de la séance,
• le lieu de la réunion,
• le nom des participants,
• l’objectif de la réunion.

Les réunions tenues par une entreprise peuvent être internes ou externes. Dans ce dernier cas, il est conseillé de dresser la liste des participants en indiquant l’organisation à laquelle ils appartiennent et la fonction qu’ils occupent.

En guise d’introduction, cette première partie annonce l’ordre du jour. Elle indique à quelle heure la réunion a commencé et dresse la liste des thématiques abordées pendant la réunion. Il peut s’agir :

• de questions à débattre,
• de sujets à valider,
• d’interventions des participants ayant eu lieu,
• de la présentation des résultats, etc.

C’est dans cette section que l’ordre du jour est détaillé. Les faits, les discussions et les problématiques traitées sont reportés par ordre chronologique.

Dans une réunion de suivi de projet, par exemple, cette partie peut :

• fournir du contexte, comme les objectifs de l’étape abordée dans la réunion,
• rappeler les activités planifiées entre la réunion précédente et la réunion du jour,
• décrire toutes les actions effectivement réalisées sur cette période,
• indiquer les actions restées en suspens et pourquoi (blocages rencontrés),
• restituer les échanges concernant la suite du plan d’action à mettre en œuvre.

☝️Selon le type de projet, le compte-rendu peut inclure d’autres éléments tels que la personne responsable de la tâche, le calendrier et le résultat attendu à la fin de l’action.

La fin de la réunion est généralement le moment où des accords sont conclus. Souvent, l’évaluation de ces questions est soumise à un vote. À cet égard, le compte-rendu doit comporter :

• la liste des questions évaluées,
• le nombre de personnes qui ont participé au vote,
• les mesures prises sur la base des résultats du vote.

Ainsi, le corps du document doit être une synthèse à la fois des faits et des échanges ayant eu lieu pendant la réunion.

Cette partie du rapport de réunion présente :

• les décisions qui ont été prises ou le résultat des votes,
• les actions à venir et leurs responsables,
• la date de la prochaine réunion et les détails (lieu, heure, objet, etc.).

Un espace est prévu à la fin de la section pour les signatures. C’est généralement la personne qui a rédigé le compte-rendu (par exemple la·le secrétaire) et celle qui a convoqué la réunion (la·le chef·fe de projet, la·le président·e, etc.) qui apposent leurs signatures.

☝️Dans le cadre d’un contrat, le procès-verbal doit être signé par les représentants de chacune des parties concernées. Pour cela, il est nécessaire d’envoyer le document pour la signature et l’approbation de tous, à l’issue de la réunion.

Les annexes ne sont pas obligatoires et toutes les réunions n’en ont pas l’utilité. Selon les sujets abordés, des supports ont pu être utilisés pour compléter ou illustrer des propos lors de la conduite de réunion, comme :

• des rapports,
• des budgets,
• des analyses statistiques,
• des graphiques,
• des photographies,
• les spécifications techniques des machines ou des équipements à acheter, etc.

Le fait de joindre ces annexes au compte-rendu permet de les rendre disponibles à la consultation et de soutenir par écrit ce qui a été dit pendant la réunion.

Voici l’exemple d’un compte-rendu reprenant les éléments fondamentaux énumérés ci-dessus. Pensez à vous en inspirer pour préparer le document en amont de votre réunion.

Pour gagner du temps et faciliter votre travail, Appvizer met gratuitement à votre disposition un document prêt à l’emploi.

Ce modèle de compte-rendu de réunion à télécharger au format Excel est à personnaliser en fonction des besoins de votre projet ou de votre réunion. Vous n’aurez plus qu’à remplir les parties !

Pour vous assurer d’être efficace pendant la réunion, préparez le document que vous allez utiliser pour saisir toutes les informations de la réunion.

Le modèle, tel que présenté ci-dessus, vous fera gagner en efficacité.

Pour rédiger un compte-rendu le plus précis possible, il va sans dire que la prise de notes doit avoir lieu pendant la réunion.

Pour vous assurer de consigner toutes les informations importantes dans votre document, il est conseillé de vous doter d’un appareil (applications de smartphone, ou dictaphone) avec lequel vous pouvez enregistrer la réunion afin de la retranscrire parfaitement ultérieurement.

💡 Pour plus de rapidité, vous pouvez prendre directement vos notes sur votre ordinateur.

Voici les informations clés à faire figurer dans votre CR :

• le titre du document,
• l’identité de l’entreprise,
• le nom et/ou le numéro de la réunion,
• la date de la réunion, et éventuellement l’heure de la séance,
• la date de production du compte-rendu,
• l’objet de la réunion (incluant le nom du projet, le cas échéant),
• l’ordre du jour,
• le nom et la fonction des participants,
• le corps du document, soit le déroulé de la réunion, découpé en parties et sous-parties,
• la conclusion contenant les prochaines actions à réaliser,
• le nom de la personne ayant rédigé le rapport,
• éventuellement la date de la prochaine réunion.

Pour toutes les autres informations du développement, prenez soin de faire une retranscription fidèle de la réunion, sans ajout ni omission sur des sujets importants. Vous n’avez pas besoin de relater exactement les dialogues, mais en substances les idées clés échangées et les décisions arrêtées ensemble.

💫 Découvrez d’autres méthodes et astuces pour piloter vos projets avec succès :

L’idéal est de rédiger et finaliser votre compte-rendu juste après la réunion, afin d’avoir un souvenir encore « frais » des échanges et du déroulé de la réunion. Veillez à ce que le contenu soit :

• informatif,
• factuel,
• explicatif.

💡 Pour cela, vous pouvez privilégier la voix passive. De même, il ne doit pas contenir de parti pris ni de commentaires. Visez l’objectivité !

La mise en forme du compte-rendu doit également être structurée, selon les parties indiquées précédemment :

1. ordre du jour/introduction,
2. développement,
3. conclusion.

💡 Pour que votre compte-rendu efficace soit rapide à lire et pratique, faites des phrases courtes et usez de listes à puces et paragraphes tant que nécessaire.

Prenez le temps de relire le compte-rendu final, afin de vous assurer que tous les éléments sont présents et cohérents, que tout est écrit dans un français irréprochable et que les termes techniques sont utilisés adéquatement.

💡 Vous pouvez faire relire votre document à d’autres participants afin de lever d’éventuelles ambiguïtés ou corriger des dernières coquilles.

Votre compte-rendu n’est pas officiel tant qu’il n’a pas été approuvé par toutes les parties qui ont la responsabilité de le valider.

Une fois validé, tâchez de l’envoyer à toutes les personnes concernées (participants, mais aussi absents) le plus rapidement possible, le même jour si possible ou jusqu’à 2-3 jours suivant la réunion.

Pensez également à rendre le document accessible et consultable à tout moment par tout un chacun dans l’entreprise, afin que chacun·e puisse se reporter facilement à l’information souhaitée.

Pour cela, enregistrez-le dans votre logiciel de gestion de projet, ou plateforme collaborative. Au même titre que votre documentation de projet, les comptes-rendus de réunions peuvent être stockés et classés au même endroit, pour faciliter le partage à l’équipe.

• Cadrez vos efforts de rédaction : fixez-vous par exemple une heure maximum. Cela vous incitera à synthétiser et vous évitera un temps précieux qui pourrait être utilisé pour atteindre vos objectifs.
  
  
• Utilisez un format standard : cela permet à la fois d’uniformiser les supports écrits du projet et de faciliter la recherche d’informations spécifiques, car il suit un ordre logique dans les sections.
  
  
• Prévoyez des sections supplémentaires : compte tenu du fait que toutes les réunions ne traitent pas des mêmes sujets, prévoyez une certaine souplesse, avec des espaces vides, que vous pouvez remplir si nécessaire.
  
  
• Suivez vos obligations : si votre projet s’inscrit dans le cadre de processus qualité, vous devrez sans doute respecter certaines normes et obligations. Ne les négligez pas et assurez-vous qu’elles sont alignées à votre système de gestion intégrée.

Vous êtes désormais prêt·e à rédiger des comptes-rendus comme un·e pro ! N’hésitez pas à partager d’autres bonnes pratiques en commentaires.👇