Un compte-rendu de réunion est un document incontournable pour garantir la traçabilité des informations échangées lors d’une réunion. Il permet de reporter les activités réalisées et les sujets abordés en équipe, afin de les transformer en actions concrètes.
Pour un pilotage de projet réussi, le compte-rendu de réunion est un outil indispensable au suivi du projet, qui consigne les décisions prises pour atteindre les prochains objectifs. Comme toute documentation de projet, il doit pouvoir être consulté à tout moment à l’issue de la réunion.
On comprend donc toute l’importance de bien le rédiger et de le structurer de façon claire, afin de fournir à toute l’équipe le même niveau d’information. Comment s’y prendre et par où commencer pour maîtriser l’art du compte-rendu ?
Découvrez toutes les étapes de la rédaction d’un compte-rendu, ses informations essentielles, ainsi qu’un modèle à télécharger qui pourra vous servir de base pour créer les vôtres !
Vous organisez ou assistez à une réunion de travail. Quelle que soit sa finalité, elle se base par nature sur des interactions et des échanges. Ainsi, pour que ce meeting conserve tout son intérêt, vous allez produire un compte-rendu de réunion. Ce document permet :
☝️Selon le type de réunions, certains CR ou procès-verbaux de réunion requièrent une procédure de rédaction spécifique. C’est le cas pour des projets menés pour l’administration publique par exemple. La démarche de compte-rendu est semblable, mais le formalisme et la présentation seront plus stricts.
Ce format se retrouve dans la plupart des comptes-rendus, avec toutefois une adaptation des informations spécifiques à chaque réunion, par exemple :
Les réunions tenues par une entreprise peuvent être internes ou externes. Dans ce dernier cas, il est conseillé de dresser la liste des participants en indiquant l’organisation à laquelle ils appartiennent et la fonction qu’ils occupent.
En guise d’introduction, cette première partie annonce l’ordre du jour. Elle indique à quelle heure la réunion a commencé et dresse la liste des thématiques abordées pendant la réunion. Il peut s’agir :
C’est dans cette section que l’ordre du jour est détaillé. Les faits, les discussions et les problématiques traitées sont reportés par ordre chronologique.
Dans une réunion de suivi de projet, par exemple, cette partie peut :
☝️Selon le type de projet, le compte-rendu peut inclure d’autres éléments tels que la personne responsable de la tâche, le calendrier et le résultat attendu à la fin de l’action.
La fin de la réunion est généralement le moment où des accords sont conclus. Souvent, l’évaluation de ces questions est soumise à un vote. À cet égard, le compte-rendu doit comporter :
Ainsi, le corps du document doit être une synthèse à la fois des faits et des échanges ayant eu lieu pendant la réunion.
Cette partie du rapport de réunion présente :
Un espace est prévu à la fin de la section pour les signatures. C’est généralement la personne qui a rédigé le compte-rendu (par exemple la·le secrétaire) et celle qui a convoqué la réunion (la·le chef·fe de projet, la·le président·e, etc.) qui apposent leurs signatures.
☝️Dans le cadre d’un contrat, le procès-verbal doit être signé par les représentants de chacune des parties concernées. Pour cela, il est nécessaire d’envoyer le document pour la signature et l’approbation de tous, à l’issue de la réunion.
Les annexes ne sont pas obligatoires et toutes les réunions n’en ont pas l’utilité. Selon les sujets abordés, des supports ont pu être utilisés pour compléter ou illustrer des propos lors de la conduite de réunion, comme :
Le fait de joindre ces annexes au compte-rendu permet de les rendre disponibles à la consultation et de soutenir par écrit ce qui a été dit pendant la réunion.
Voici l’exemple d’un compte-rendu reprenant les éléments fondamentaux énumérés ci-dessus. Pensez à vous en inspirer pour préparer le document en amont de votre réunion.
Pour gagner du temps et faciliter votre travail, Appvizer met gratuitement à votre disposition un document prêt à l’emploi.
Ce modèle de compte-rendu de réunion à télécharger au format Excel est à personnaliser en fonction des besoins de votre projet ou de votre réunion. Vous n’aurez plus qu’à remplir les parties !
Pour vous assurer d’être efficace pendant la réunion, préparez le document que vous allez utiliser pour saisir toutes les informations de la réunion.
Le modèle, tel que présenté ci-dessus, vous fera gagner en efficacité.
Pour rédiger un compte-rendu le plus précis possible, il va sans dire que la prise de notes doit avoir lieu pendant la réunion.
Pour vous assurer de consigner toutes les informations importantes dans votre document, il est conseillé de vous doter d’un appareil (applications de smartphone, ou dictaphone) avec lequel vous pouvez enregistrer la réunion afin de la retranscrire parfaitement ultérieurement.
💡 Pour plus de rapidité, vous pouvez prendre directement vos notes sur votre ordinateur.
Voici les informations clés à faire figurer dans votre CR :
Pour toutes les autres informations du développement, prenez soin de faire une retranscription fidèle de la réunion, sans ajout ni omission sur des sujets importants. Vous n’avez pas besoin de relater exactement les dialogues, mais en substances les idées clés échangées et les décisions arrêtées ensemble.
💫 Découvrez d’autres méthodes et astuces pour piloter vos projets avec succès :
L’idéal est de rédiger et finaliser votre compte-rendu juste après la réunion, afin d’avoir un souvenir encore « frais » des échanges et du déroulé de la réunion. Veillez à ce que le contenu soit :
💡 Pour cela, vous pouvez privilégier la voix passive. De même, il ne doit pas contenir de parti pris ni de commentaires. Visez l’objectivité !
La mise en forme du compte-rendu doit également être structurée, selon les parties indiquées précédemment :
💡 Pour que votre compte-rendu efficace soit rapide à lire et pratique, faites des phrases courtes et usez de listes à puces et paragraphes tant que nécessaire.
Prenez le temps de relire le compte-rendu final, afin de vous assurer que tous les éléments sont présents et cohérents, que tout est écrit dans un français irréprochable et que les termes techniques sont utilisés adéquatement.
💡 Vous pouvez faire relire votre document à d’autres participants afin de lever d’éventuelles ambiguïtés ou corriger des dernières coquilles.
Votre compte-rendu n’est pas officiel tant qu’il n’a pas été approuvé par toutes les parties qui ont la responsabilité de le valider.
Une fois validé, tâchez de l’envoyer à toutes les personnes concernées (participants, mais aussi absents) le plus rapidement possible, le même jour si possible ou jusqu’à 2-3 jours suivant la réunion.
Pensez également à rendre le document accessible et consultable à tout moment par tout un chacun dans l’entreprise, afin que chacun·e puisse se reporter facilement à l’information souhaitée.
Pour cela, enregistrez-le dans votre logiciel de gestion de projet, ou plateforme collaborative. Au même titre que votre documentation de projet, les comptes-rendus de réunions peuvent être stockés et classés au même endroit, pour faciliter le partage à l’équipe.
Vous êtes désormais prêt·e à rédiger des comptes-rendus comme un·e pro ! N’hésitez pas à partager d’autres bonnes pratiques en commentaires.👇
