Réunions hybrides : le mixe parfait entre distanciel et présentiel pour satisfaire tous vos collaborateurs

Personne n’y échappe en 2022 : le distanciel et le télétravail font partie de notre quotidien après la pandémie du Covid-19. Les entreprises ont donc été contraintes de s’adapter à un nouveau style de réunion professionnelle : la réunion hybride.

Plusieurs questions sont donc ouvertes : comment préparer vos bureaux à une nouvelle façon de travailler après la pandémie ? Comment organiser un espace de travail hybride, agile et efficace qui vous permettrait de faire collaborer vos employés présents dans les bureaux et ceux qui travaillent à distance ?

On répond à vos questions grâce à nos bonnes pratiques et nos 4 conseils en bonus !

Une réunion hybride est un type de réunion de travail qui permet de faire collaborer et efficacement les employés présents dans les bureaux et ceux travaillant à distance (le plus souvent chez eux).

C’est donc une réunion, comme son nom l’indique, qui mixe présentiel et distanciel : l’un des meilleurs compromis suite à la pandémie de Covid-19 qui a contraint les entreprises au télétravail. De ce fait, tout le monde est gagnant :

• les distanciations sociales sont respectées,
• les réunions professionnelles peuvent être effectuées par tout le monde,
• et la sécurité des employés assurée.

💡 Toutefois, organiser et animer une réunion hybride n’est pas une tâche simple, surtout pour ceux qui n’ont pas beaucoup d’expérience. En effet, l’animateur de la réunion doit veiller à ne perdre personne, surtout ceux à distance, et veiller au bon déroulement des échanges.

Depuis la pandémie de Covid-19, les entreprises sont confrontées à différents évènements hybrides (réunions, webinars, formations en ligne…) qui les mettent face à des défis de taille. Voici les 3 principaux :

• Des exigences techniques à anticiper

  Une réunion hybride est obligatoirement connectée ; il est donc logique que certaines entreprises se heurtent à des défis techniques. Ainsi, il est indispensable que tous les appareils fonctionnent correctement, sans oublier une connexion internet stable afin que tous les participants puissent suivre la réunion en toute tranquillité.

• Des participants préparés
  Et oui, l’un des plus grands défis des réunions hybrides, c’est les participants eux-mêmes ! Il peut arriver que certains collaborateurs ne soient pas à l’aise avec les nouvelles technologies, et c’est normal ! Vous pouvez fournir à chaque personne un manuel ou des directives sur la façon de se connecter et d’utiliser la plateforme.

• Des conformités juridiques à respecter
  Autre point à ne surtout pas négliger : les conformités juridiques relatives à l’utilisation de plateformes collaboratives. Apportez une attention toute particulière au stockage et à la communication de vos données : vérifiez si le RGPD est respecté (vous pouvez vous équiper d’un logiciel adapté pour être sûr : section disponible un peu plus loin dans l’article !).

• Assurez-vous (au moins 10 minutes avant l’heure) que tout fonctionne parfaitement et que la salle de réunion est opérationnelle ;
• Nommez une personne qui sera chargée d’organiser et d’animer la réunion à distance ;
• Les participants présents sur place doivent s’installer quelques minutes avant la réunion virtuelle afin de vérifier que leurs outils fonctionnent correctement (même chose pour les collaborateurs en distanciel) ;
• Si certains documents doivent être ouverts ou téléchargés pendant la réunion, tâchez de les envoyer avant le début de la réunion ;
• Si plusieurs personnes sont présentes dans la salle de réunion, veillez à ce que les mesures sanitaires soient respectées : distanciation, masques et au moins une fenêtre ouverte.

• Assurez-vous que chacun des participants ait le temps de parole qui lui est dû, ce sera à l’organisateur de s’en assurer, quitte à interrompre un collaborateur afin de respecter le timing défini ;
• Si vous souhaitez recueillir les avis de chacun pendant qu’un participant a la parole, la messagerie instantanée est un bon moyen de le faire ;
• Utilisez les fonctionnalités de votre plateforme de réunion pour faciliter les échanges (bouton « lever la main » par exemple, ou encore le partage d’écran) ;
• Parlez plus lentement et plus fort, avec des pauses, afin que les participants à distance comprennent mieux.

• Conclure la réunion et demander aux participants des suggestions pour potentiellement améliorer sa structure et son organisation ;
• Faire un compte rendu de la réunion dans le cadre d’une gestion de projet afin de mettre à l’écrit tout ce qui a été dit.

Si vous avez l’habitude de faire des réunions hybrides de manière très fréquente, n’hésitez pas à impliquer tous les participants. C’est le cas par exemple pour les réunions Scrum, où chaque semaine, un participant se porte volontaire pour animer la réunion :

• il donne la parole aux autres participants,
• il présente les différents points à aborder,
• il prévient que la réunion va bientôt débuter quelques minutes avant, etc.

💡Anecdote : c’est exactement la technique que nos équipes utilisent lors de nos « Daily Scrum », des réunions hybrides quotidiennes qui nous permettent de correctement communiquer sur nos tâches et autres points importants.

Il faut bien entendu, comme abordé un peu plus haut, vérifier (avant la réunion) que tous les outils nécessaires au meeting sont fonctionnels. Cela peut concerner :

• les haut-parleurs,
• l’écran et la caméra (ordinateurs portables ou télé),
• la connexion internet,
• les équipements de la salle (table, chaises, luminosité…), etc.

Étape non négligeable : éviter, ou en tout cas réduire les blancs qui peuvent être dérangeants lors de réunions hybrides. Les participants à distance, de par leur présence simplement virtuelle peuvent se sentir légèrement mis à l’écart surtout si la proportion de participants en présentiel est importante.

💡 Pour ce faire, vous pouvez préparer des icebreakers (littéralement casseurs de glace), comme des questions par exemple :

• « et Samantha, qu’est-ce que tu en penses ? »,
• « je pense que Julien en sait quelque chose vu son parcours, tu pourrais nous en dire plus ? »,
• « je sais que Jennifer a déjà travaillé dessus, elle pourrait nous en parler », etc.

Pour encore plus d’efficacité et de rapidité, l’utilisation d’une solution spécialisée est fortement recommandée.

En effet, les logiciels de visioconférence peuvent vous apporter plusieurs avantages :

• ils facilitent l’organisation des réunions à distance et permettent d’atteindre des communications unifiées au sein de l’entreprise ;
• ils s’intègrent souvent avec l’agenda et la messagerie pour rejoindre ou démarrer une visioconférence sur le pouce, donc plus rapidement ;
• ils permettent une communication en ligne fluide par le biais de :
• réunions audio,
• réunions vidéo,
• séminaires,
• chat, chat vidéo et partage d’écran, etc.

🛠 iBabs Board Portal, par exemple, est un portail de gestion de réunion en ligne ultra-complet et tout-en-un qui vous permet d'organiser, de gérer et d’animer toutes vos réunions hybrides simplement grâce à son système de visioconférence intégré : iBabs Connect. Avec plus de 300 000 utilisateurs, cette solution ultra-sécurisée vous donne accès à des fonctionnalités sur-mesure, centralisées dans un seul et même outil, et accessible depuis tout type d’appareil et où que vous soyez : 

• mise à disposition de l’agenda complet avec les ordres du jour et les documents de réunion,
• saisie et enregistrement des actions, décisions et votes directement dans l’agenda et le compte-rendu de la réunion, 
• rappels automatiques et notifications personnalisées pour vous assurer un suivi efficace, 
• système de signature électronique intégré et certifié afin de valider vos convocations et procès-verbaux, et bien plus encore !

Vous l’aurez compris, les réunions hybrides représentent un véritable levier de performance et de productivité pour les entreprises. Surtout dans un monde où le télétravail a réellement pris une place importante dans le quotidien de beaucoup de personnes à travers le monde.