Le daily scrum : gérez votre équipe avec agilité au quotidien

Que vous soyez familier ou en terrain inconnu, le daily scrum est une pratique de plus en plus populaire au sein des entreprises agiles. Partie intégrante des cérémonies scrum, le DSM (Daily Scrum Meeting) est une réunion quotidienne ne devant jamais excéder 15 minutes.

Cette réunion permet de se tenir au courant de l’état du sprint en cours et de ne jamais perdre de vue les objectifs de l’entreprise. Elle s’inscrit dans la démarche des méthodes agiles.

De quoi parle-t-on dans cette réunion ? Quels sont ses avantages pour le sprint et l’équipe ?

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Engrenage essentiel de la méthode agile scrum, le daily scrum est un outil de communication entre membres d’une même équipe. Il s’agit d’une réunion qui a lieu quotidiennement (« daily »), majoritairement le matin, qui se déroule comme suit :

1. la personne qui conduit la réunion (scrum master) distribue la parole,
2. chaque personne présente fait état de l’avancement de ses tâches réalisées la veille et à venir sur la journée,
3. les éventuels problèmes sont remontés - mais pas résolus lors du daily scrum !

Le daily scrum intervient après la planification de sprint, et avant :

• la sprint review (revue de sprint) : réunion finale du sprint en présence de toutes les parties prenantes,
• le sprint retrospective (rétrospective du sprint) : réunion d’évaluation du sprint venant de se terminer, afin d’en tirer les leçons acquises,
• le backlog refinement (grooming) : réunion permettant d’affiner la sélection de tâches du backlog à traiter, et ainsi d’accorder de manière plus précise le temps dédié.

Le daily scrum est une réunion quotidienne concernant uniquement les membres de l’entreprise travaillant sur le sprint.

Comme son nom l’indique, le Scrum Master est chargé de diriger la réunion. Son rôle est de créer une atmosphère favorable à l’échange et au travail en équipe. Enfin, il a pour objectif principal que sa présence ne soit plus nécessaire par la suite, c’est-à-dire de rendre l’équipe autonome.

Le Product Owner ne participe pas nécessairement à ces réunions, bien que son rôle soit majeur dans le développement et la réalisation du produit.

Le daily scrum présente de nombreux avantages, tant sur le plan de communication en entreprise que sur le bien-être des collaborateurs :

• Il fournit de l’énergie et de la motivation aux membres de l’équipe.
• Il crée de la cohésion dans l’équipe : on partage son ressenti, son avancement et on essaie de se conseiller. Le daily scrum n’est pas le lieu pour créer des controverses ou débats.
• Il s’assure que personne ne va dans la mauvaise direction par rapport à l’objectif du sprint. En ce sens, elle favorise l’autonomisation et la détermination des participants.
• Enfin, le daily scrum garantit la coordination du travail des membres de l’équipe. Grâce à la présentation des tâches quotidiennes et des progrès de chaque membre de l’équipe, il est plus facile de garder à l’esprit ce qu’il reste à faire pour atteindre l’objectif final du sprint.

Chaque membre de l’équipe doit prendre la parole. On estime en moyenne le temps de parole de 1 à 2 minutes. Bien évidemment, le temps peut être allongé ou raccourci en fonction : du planning, du projet, du nombre de personnes dans l’équipe ou des sujets à aborder.

Bien que la mise en place du daily scrum peut sembler extrêmement simple, plusieurs obstacles peuvent se présenter lors de sa mise en œuvre et gêner l’avancement des tâches du sprint. Ces obstacles peuvent apparaître lors des questionnements de l’équipe.

Face à tout type de problème, l’équipe et, en particulier, le Scrum Master (SM), est tenue de rechercher des solutions efficaces. Si le SM n’est pas en mesure de trouver une solution adéquate, il faut faire appel à une autre personne de référence.

Voici des exemples d’obstacles que votre équipe peut rencontrer et qui peuvent bloquer le bon déroulement du daily scrum :

• Problèmes techniques causés par un dysfonctionnement informatique,
• Problèmes liés à l’utilisation de logiciels,
• Problèmes personnels liés à la vie privée qui peuvent affecter le travail,
• Problèmes de communication et partage d’informations.

✅ Notre conseil : si le problème prend du temps, il est préférable de reporter la discussion à une date ultérieure et dans un contexte différent. Le daily scrum sert avant tout à échanger et non pas à résoudre des problèmes.

La mêlée quotidienne peut être menée de bien des manières différentes, en accord avec les préférences de l’équipe. Il n’y a pas vraiment de structure fixe et libre à vous d’établir vos propres méthodologie et déroulement !

Cette réunion quotidienne peut sembler encore floue, voici donc quelques conseils de notre part afin de planifier le daily scrum parfait :

• Comme indiqué dans son nom, le daily scrum devrait être mis en place tous les jours. Cependant, selon l’organisation de votre équipe et des conditions, il est possible que la fréquence varie. Parfois, il est même plus productif de l’avoir tous les deux jours afin d’avoir un suivi plus global de l’effort de l’équipe.
• La mêlée quotidienne devrait être planifiée à une heure arrangeant tous les participants et ne devrait pas être modifiée trop souvent pour éviter les potentiels oublis des membres.
• Le daily scrum étant une réunion courte et dynamique, il est recommandé que tous les membres soient debout.
• Un support visuel comme le Taskboard ou le Story Board est très important à avoir. En effet, il est utile de voir où en sont les tâches du sprint.
• Nous vous conseillons fortement de toujours maintenir la réunion à maximum 15 minutes.
• Comme mentionné, la réunion est présidée par le Scrum Master, qui agit en tant que médiateur. La présence de ce rôle évite en effet les chevauchements ou des indécisions quant à la personne qui doit prendre la parole.
• Au moment de prendre la parole, il est bon que les membres de l’équipe se concentrent sur la pertinence des questions par rapport à l’objectif du sprint.

Bien qu’il puisse sembler être un événement purement formel, le daily scrum est en fait un moment essentiel pour l’équipe. Grâce à la vue d’ensemble des tâches effectuées la veille et des tâches à effectuer pendant la journée en cours, il est possible de donner un aperçu de la progression du sprint.

Au-delà de ce point, grâce à l’amélioration continue et aux mises à jour du sprint, le daily scrum permet la synchronisation du travail des membres de l’équipe et l’amélioration de la motivation. Indirectement, il permet un suivi au cas par cas de tous les membres.

En outre, la réunion permet d’identifier les éventuels obstacles, mais aussi de visualiser plus clairement le projet et ce qu’il manque pour atteindre l’objectif.

Alors qu’attendez-vous ? Il est déjà l’heure de prendre le train vers une meilleure collaboration !