Sprint retrospective : une discussion rétrospective en équipe sur le mode agile !

La sprint retrospective est l’une des cérémonies scrum qui rythment le déroulement d’un projet conduit selon la méthode agile Scrum.

Cette réunion est un outil de contrôle rétroactif visant à évaluer le travail réalisé et à vérifier l’avancée vers les objectifs, ainsi que le respect des délais. S’inscrivant dans une démarche d’amélioration continue, elle offre un espace de réflexion afin d’améliorer l’efficacité et la qualité de l’ensemble du projet.

Quelles sont les caractéristiques de ce moment d’échanges ? Qui sont ses participants ? Penchons-nous sur tous ses aspects clés et les ingrédients d’une organisation réussie, afin de tirer le meilleur parti de ce temps fort en équipe.

La sprint retrospective ou rétrospective de sprint en français, est une réunion ou un atelier qui a lieu à la fin de chaque sprint. Elle intervient :

• à la suite de la sprint review,
• et avant la réunion de planification du sprint à venir.

Les membres de l’équipe Scrum se réunissent pour réfléchir ensemble sur le sprint qui vient de se terminer. Ce temps d’échanges est ainsi l’occasion :

• d’analyser le travail effectué,
• de recueillir des retours constructifs,
• de faire des propositions d’amélioration.

Quel est l’objectif de la rétrospective ?

L’objectif de la rétrospective du sprint est de passer en revue :

• ce qui a bien fonctionné lors du sprint qui vient de se terminer,
• ce qui pourrait être amélioré,
• ce que l’équipe s’engage à faire lors du sprint à venir.

💬 Ce processus permet d’optimiser le fonctionnement Scrum et de répercuter tous les apprentissages sur le prochain sprint. En effet, le cadre de ce scrum meeting favorise les discussions et le partage :

• de points de vue,
• de critiques constructives,
• d’améliorations à mettre en place,
• de doutes,
• de conseils, etc.

💫 Cela fait de la scrum retrospective un outil de retour d’informations régulier pour toute l’équipe projet. Cette réunion permet également d’élaborer un plan d’action visant à mettre en œuvre les changements identifiés et à préparer le prochain sprint backlog.

Pour que cette réunion démontre toute son utilité, chaque membre de l’équipe Scrum doit y participer, c’est-à-dire :

• la·le Product Owner,
• l’équipe de développement,
• la·le Scrum Master.

Tous les participants doivent connaître la méthode utilisée pour la réunion et ses finalités. La procédure doit être compréhensible et claire et pour tou·tes.

💡 Le Scrum Master est généralement la personne qui anime la réunion. Avec son rôle de modérateur, il veille à ce que la réunion se déroule de manière ordonnée, tout en conservant son dynamisme.

Également médiateur, le Scrum Master doit être capable de gérer les différences d’opinions, voire d’éventuels conflits.

Selon le Scrum Guide, il est conseillé d’appliquer une time box, c’est-à-dire une limite de durée de réunion. Pour un sprint de 4 semaines, la durée de la réunion ne doit pas dépasser 3 heures.

Toutefois, pour des sprints plus courts, la durée de la réunion doit être réduite proportionnellement. Ainsi, cette réunion dure généralement entre 1 h 30 et 2 h.

La réunion peut débuter par un atelier d’ouverture d’environ 15 min, qui vise à prendre la température de l’équipe tout en initiant les échanges. L’idée ici est de briser la glace avant de plonger dans le vif du sujet et d’instaurer un climat de confiance pour faciliter la prise de parole.

Par exemple, demandez à chacun :

• leur état d’esprit du moment, comment ils se sentent,
• leurs attentes envers la rétrospective,
• une intention en particulier formulée pour cette séance, etc.

C’est aussi le moment où les objectifs de la sprint retrospective peuvent être annoncés.

Cette étape vise à identifier des faits marquants intervenus sur le dernier sprint. Ce moment visant à recueillir les réactions des membres de l’équipe est un élément clé de la réunion rétrospective.

Les participants expriment leur opinion au sujet des différents aspects du sprint qui vient de s’achever. Ces informations doivent être conservées sur un support, tel que :

• des post-its,
• un tableau noir,
• un carnet de route de sprint,
• un logiciel de gestion de projet agile, qui aidera l’équipe à transformer simplement les données recueillies en actions.

☝ Le Scrum master doit veiller à ce que tous les participants expriment leur opinion sans filtre. Il peut regrouper les problèmes rencontrés par thématique, afin de faciliter l’élaboration du plan d’action pour le prochain sprint.

Voici des exemples d’ateliers qui peuvent être mis en place pour cette étape :

Très populaire, cette méthode permet de faire un tour d’horizon des événements pour lesquels les membres de l’équipe se sont sentis en colère, tristes ou contents.

Cela permet d’identifier les raisons et de répondre aux questions suivantes :

• Que faut-il arrêter ?
• Que pouvons-nous améliorer ?
• Que devons-nous maintenir ?

Cette technique a pour objet d’analyser les éléments qui ont ralenti (ancre) et ceux qui ont propulsé l’avancée du sprint (moteur).

Cette méthode vous permet de vous concentrer sur le prochain sprint, en rassemblant les idées de toute l’équipe sur les composantes suivantes :

• le parachute : les obstacles rencontrés, qui ont ralenti le sprint,
• le moteur : les points forts, qui ont permis d’accélérer durant le sprint,
• le ravin : les risques,
• le pont : les actions à mettre en place pour contourner les obstacles et améliorer le sprint.

☝ Bien entendu, même si ces méthodes sont considérées comme efficaces, il n’est pas obligatoire de les suivre. La rétrospective de sprint peut en effet se dérouler selon un ordre personnalisé décrété conjointement par les membres de l’équipe ou par le Scrum Master.

Voici des exemples de questions types qui pourront orienter le déroulement de cette étape :

• Quels sont vos ressentis à propos de ce sprint ?
• Qu’avez-vous trouvé facile et qu’avez-vous trouvé difficile à faire ?
• Quelles questions se sont posées au cours du processus de travail ?
• Que pouvons-nous améliorer ? etc.

Ce moment est crucial pour discuter des améliorations possibles à mettre en place, sous forme d’un brainstorming afin de générer le plus d’idées possible.

Quelle que soit la méthode choisie pour favoriser les interactions, il est essentiel de s’assurer que chacun prend la parole. Dans un groupe de travail, en effet, il arrive souvent que l’on trouve des personnalités plus timides et introverties, moins enclines à s’exprimer.

☝ C’est là que le Scrum Master doit intervenir afin d’encourager la participation même des membres les plus réticents. En tant que modérateur de la réunion, il a aussi pour rôle

• de cadrer le temps d’échange,
• et de rediriger la discussion sur les sujets essentiels.

Toutes les idées échangées doivent pouvoir être traduites en actions concrètes à mettre en pratique.

Pour cela, il sera judicieux d’en retenir un nombre limité (4 ou 5 maximum) afin de pouvoir les mettre en œuvre dès le sprint à venir. Une fois définies et validées par les participants, ces actions seront réparties entre les membres de l’équipe et intégrées à la planification.

Pour clôturer la réunion, l’animateur peut recueillir un feedback sur le déroulement de la séance, afin d’améliorer les prochaines rétrospectives.

Dans cette perspective, il peut sonder les avis des participants, et les inviter à partager leurs commentaires et suggestions d’amélioration.

Finalement, cette réunion est au cœur de la démarche d’amélioration continue propre à l’agilité.

En plus de cette démarche réflexive pour aller de l’avant, la rétrospective de sprint présente l’avantage d’accroître la productivité et la coopération au sein de l’équipe en offrant une place aux échanges constructifs.

Avez-vous des conseils pour tirer le meilleur profit de vos rétrospectives de Scrum ? N’hésitez pas à partager vos expériences en commentaire !