Backlog refinement : comment mener cette réunion Scrum pour un sprint plus efficace ?

Non, le backlog refinement n’est pas une énième réunion peu utile imposée par le cadre Scrum… bien au contraire.

Elle a beau ne pas figurer officiellement dans la liste des cérémonies dans le guide Scrum, elle s’impose de plus en plus comme une réunion importante dans les équipes agiles, pour aborder plus sereinement la planification et le déroulement du sprint à venir.

En quoi consiste le backlog refinement et comment se déroule-t-il ? Nous vous livrons également quelques conseils pour un backlog refinement efficace.

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Qu’est-ce que le backlog refinement ?

Définition

Pour bien comprendre le backlog refinement, il faut d’abord être au clair sur la notion de backlog.

Le backlog est une liste de demandes métier concernant un produit ou un projet, traduite sous forme de User stories qui décrivent précisément le besoin utilisateur. Il est constitué et géré par le Product Owner, et toute la team le consulte lors de la planification de sprint afin de sélectionner les stories et fonctionnalités qu’elle s’engage à développer lors du Sprint.

Le backlog refinement, ou backlog grooming, est l’action d’affiner le backlog lors d’une réunion dédiée, en cours de Sprint.

Concrètement, affiner le backlog consiste à :

• clarifier la compréhension des user stories,
• estimer (ou réestimer) l’effort de réalisation,
• déterminer la valeur fonctionnelle de chaque US pour faciliter le travail de priorisation,
• retirer des US (si besoin),
• ajouter des US (si besoin).

🇫🇷 La traduction de backlog refinement en français est l’affinage du backlog.

Backlog refinement vs sprint planning

Quelle est la différence entre le backlog refinement meeting et le sprint planning (planification de sprint) ?

Le sprint planning se déroule le premier jour du sprint, et vise à définir l’objectif du sprint ainsi qu’à sélectionner les User stories que l’équipe s’engage à livrer à la fin. Elle peut durer environ 2 h par semaine de sprint.

Le backlog refinement s’impose comme une réunion intermédiaire et complémentaire à la planification de sprint. Il peut y en avoir plusieurs durant le sprint, et elles ont pour but de préparer le terrain pour le sprint planning, qui devrait être plus efficace.

Qui sont les participants du backlog refinement ?

Tous les membres de l’équipe Scrum doivent participer à cette réunion, nous parlons de :

• la·le Product Owner,
• la·le Scrum Master,
• l’équipe de développement,
• toute autre personne pouvant apporter de l’aide.

Mais le rôle de chacun ne s’arrête pas à sa présence autour de la table (ou de l’écran, pour les équipes en visio).

Le·La Product Owner est chargé de la préparation, de l’organisation et de l’animation du backlog refinement meeting. Il·Elle apporte la vision du produit et clarifie les éléments du backlog. Il·Elle précise les besoins métiers, priorise les PBI, et répond aux questions qui peuvent bloquer le travail de l’équipe.

Le·La Scrum Master s’assure que la session backlog reste fluide et structurée. Il·Elle veille aussi à ce que chacun ait la parole et que le processus suive les principes agiles. C’est un peu le chef d’orchestre du refinement.

Les membres de l’équipe de développement jouent un rôle clé, car ce sont eux qui estiment, découpent et posent les questions qui font avancer le projet. Leur expertise technique permet d’anticiper les risques et de clarifier les tâches avant le prochain sprint.

Enfin, il est possible d’inviter, ponctuellement, d’autres profils : expert technique, UX designer, ou même un stakeholder. Si leur présence permet d’éclairer un point flou, pourquoi s’en priver ?

Quels sont les objectifs du backlog refinement ?

Avoir recours régulièrement au backlog refinement présente de nombreux avantages :

• ce travail préparatoire apporte de la sérénité dans la planification et le déroulement du prochain sprint,
• affine la compréhension du besoin,
• prépare l’estimation des User Stories,
• permet de faire un point à mi-parcours,
• peut raccourcir la durée du sprint meeting planning.

Et ce n’est pas tout ! Cette réunion agile aligne l’ensemble de l’équipe Scrum sur les priorités du backlog produit. Résultat : moins d’imprévus, moins de rework, et plus de valeur livrée à chaque itération.

Elle joue aussi un rôle clé dans l’amélioration continue. En affinant les éléments du backlog, on apprend à mieux écrire les stories, à découper plus finement les tâches, et à anticiper les dépendances.

Enfin, le refinement réduit les zones d’ombre. Il permet à l’équipe de développement de poser toutes les questions nécessaires au Product Owner, avant même que le sprint ne commence. 

Quelles sont la durée et la fréquence de son exécution ?

Cela dépend des équipes, mais on compte au minimum un backlog refinement meeting d’une heure par sprint.

Dans une logique d’agilité permanente, il est cependant conseillé d’en réaliser plusieurs, quitte à en raccourcir la durée. Cela permet à la ou au Product Owner d’anticiper et d’avoir le temps de retravailler ses US avant la fin du sprint.

On parle souvent d’y consacrer environ 10 % du temps de développement. Pour un sprint de deux semaines, cela représente donc une demi-journée répartie en plusieurs sessions backlog.

Les équipes les plus aguerries préfèrent découper le refinement en micro-séances de 30 minutes. Résultat : plus de concentration, moins de réunions interminables, et un backlog produit maintenu au fil de l’eau.

L’essentiel, c’est de trouver le bon rythme pour que le backlog produit reste toujours prêt pour le prochain sprint. Ni trop tôt (inutile de préparer des éléments backlog qui changeront), ni trop tard (le refinement de dernière minute, c’est la porte ouverte au chaos !).

Quelles sont les étapes préalables au déroulement du backlog refinement ?

Tout commence par la préparation du backlog produit par la ou le Product Owner. Il ou elle sélectionne les éléments backlog à discuter :

• les plus prioritaires,
• les plus flous,
• ceux à fort enjeu pour le prochain sprint.

Chaque User Story doit être rédigée selon les critères INVEST (Indépendante, Négociable, Valorisable, Estimable, Suffisamment petite, Testable). Sinon, gare à la confusion en plein affinage !

Le Product Owner peut également pré-remplir certaines informations : critères d’acceptation, besoin métier, ou toute donnée utile pour fluidifier l’estimation.

Enfin, l’équipe doit être prévenue à l’avance. Un ordre du jour partagé, quelques docs préparatoires, et une petite piqûre de rappel dans l’agenda permettent de poser les bases d’une session backlog efficace.

💡 Bien préparer, c’est gagner du temps pendant la réunion… et éviter de faire du surplace.

Déroulement du backlog refinement

1. Présentation et compréhension des user stories

Pour rappel, c’est la·le Product Owner qui est chargé·e de traduire une demande ou un besoin utilisateur en User Story, de manière aussi détaillée et claire que possible.

Elle·il va donc présenter au reste de l’équipe les US qu’elle·il a terminées, ou du moins celles qui sont déjà bien avancées.

L’objectif est de s’assurer de la parfaite compréhension du besoin par les membres de l’équipe de développement, qui pourront poser des questions et échanger autour de ces US. La·le Product Owner pourra alors les modifier ou les enrichir suite aux questions et discussions qui ont eu lieu.

L’équipe peut alors valider la User Story et pourra ainsi passer à son estimation.

👉 S’il s’avère que l’équipe développement ne comprend pas la demande, la·le Product Owner devra prendre du temps pour retravailler et clarifier ses US pour les présenter à nouveau lors de la prochaine session.

2. Affinage de l’estimation

La suite logique de la validation des US, est leur estimation par les développeurs.

Chaque équipe dispose de ses propres méthodes et outils pour les estimer, mais dans la pratique, on estime plutôt une US en points d’effort de réalisation plutôt qu’en temps.

Parmi les méthodes les plus couramment utilisées, on note :

• le planning poker,
• la taille de t-shirt,
• le bucket system.

À vous de voir celle qui convient le mieux à votre équipe et à vos projets. S’il s’avère qu’une User story devient compliquée à estimer, mieux vaut la subdiviser en différentes US plus petites pour y voir plus clair.

💡 Bon à savoir : on estime (ou réestime) les User Stories du sprint à venir, ou éventuellement celui d’après, mais on évite d’estimer plus loin.

3. Priorisation des items du backlog

Connaître l’estimation d’une User Story va permettre à l’équipe de commencer son travail de priorisation.

En revanche, d’autres critères de priorisation peuvent entrer en compte, notamment la valeur fonctionnelle qui est essentielle. C’est pourquoi il est ingénieux de déterminer des niveaux de priorité en fonction du rapport valeur/effort de réalisation :

• priorité 1 (P1) : forte valeur métier et facile à développer,
• priorité 2 (P2) : forte valeur métier et difficile à développer,
• priorité 3 (P3) : faible valeur métier et facile à développer,
• priorité 4 (P4) : faible valeur métier et difficile à développer.

L’équipe attribue donc des ordres de priorité aux US, en gardant bien en tête que l’objectif principal est de délivrer un maximum de valeur le plus rapidement possible.

💡 Bon à savoir : la priorisation peut se faire sur l’ensemble du backlog même si les US ne sont pas toutes complètes car nous sommes sur une vision plus macro.

Derniers conseils pour un backlog refinement efficace

• Conseil n° 1 : en tant que Product Owner, préparez minutieusement la présentation des US en détaillant à l’équipe votre réflexion, ce que vous pensez qu’elle peut apporter, etc. Plus vous serez enthousiaste et clair·e, plus vous aurez de chance que l’équipe adhère à votre vision produit et valide les US.
• Conseil n° 2 : accueillez les questions, remarques, et retours négatifs. Vous y trouverez forcément quelque chose de constructif qui viendra enrichir votre réflexion et donc vos US.
• Conseil n° 3 : n’attendez pas le dernier moment et d’avoir terminé toutes vos US pour réaliser le backlog refinement. Il vaut mieux présenter régulièrement, lors de backlog refinement rapides, les stories terminées afin d’anticiper s’il y a besoin de les travailler, sous peine de mettre en péril le prochain sprint. Évitez l’effet tunnel !

Cas concret de l'application de backlog refinement en entreprise

Imaginez une équipe de développement dans une startup tech, en pleine refonte de son website. Le Product Owner vient de recevoir une flopée de retours utilisateurs : navigation confuse, lenteur sur mobile, manque d’accessibilité.

Plutôt que de jeter tous ces éléments backlog dans la mêlée du sprint planning, l’équipe organise une session backlog dédiée.

Lors du backlog refinement, chaque User Story est décortiquée :

• « Améliorer le temps de chargement mobile »,
• « Ajouter un menu accessible au clavier »,
• « Revoir l’arborescence de la page d’accueil ».

Les développeurs posent des questions, les UX designers suggèrent des solutions, le Product Owner précise les objectifs et reformule certains besoins. Ensemble, ils estiment la complexité des et réorganisent la liste selon la valeur business.

Résultat : un backlog produit clair, des PBI bien calibrés, et un prochain sprint lancé sans accroc. Mieux encore : l’équipe Scrum a gagné en cohésion… et en sérénité.

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L’art de préparer pour mieux livrer

Le backlog refinement n’est pas juste une réunion de plus dans le calendrier. C’est un moment clé pour :

• prendre du recul,
• poser les bonnes questions,
• construire un backlog produit solide.

En affinant régulièrement vos User Stories, vous rendez votre prochain sprint plus fluide, votre équipe de développement plus sereine, et vos livraisons plus prévisibles. Bref, vous passez en mode agile avec un grand A.