Comment organiser et conduire une réunion de travail efficace ?

Comment organiser et conduire une réunion de travail efficace ?

La réunion de travail (ou meeting) rythme notre vie professionnelle. Et pour cause ! Elle est indispensable à la bonne conduite des activités et de la gestion des projets de l’entreprise.

Pourtant, beaucoup considèrent la plupart des meetings inutiles, les perçoivent comme une perte de temps. Pour exemple, un sondage Ifop rapporte que 92 % des cadres participent régulièrement à des réunions au travail, mais seulement 12 % d’entre eux les estiment réellement productives et profitables.

Quelles sont alors les clés d’une réunion d’équipe réussie ? Quelles bonnes pratiques mettre en place pour lui redonner un sens ?

Entre conseils judicieux et logiciels malins, découvrez comment organiser et conduire une réunion de travail efficace.

SOMMAIRE

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Qu’est-ce qu’une réunion de travail ?

L’objectif de la réunion de travail

Une réunion de travail consiste à rassembler différents participants dans le but d’atteindre certains objectifs. Toutefois, le terme “réunion” implique au minimum la présence de trois personnes. Si deux individus seulement se réunissent, nous parlerons plutôt d’un entretien, ou d’un one to one.

Par ailleurs, la réunion de travail s’impose uniquement quand un besoin d’échanges se fait ressentir, lorsqu’une dynamique de groupe est requise. Sauf cas exceptionnel, évitez d’organiser un meeting dans le but de transmettre des informations de manière “descendante”. Dans ce cas, un simple mail peut suffire.

D’où l’importance de bien réfléchir en amont aux objectifs de votre réunion. Cela paraît évident, mais demandez-vous toujours “Dans quel but précis dois-je réunir mes collaborateurs ?”. Sans cette réflexion préalable, vous courez le risque de faire perdre beaucoup de temps à tout le monde.

Les objectifs de la réunion peuvent être de différentes natures :

  • établir un plan d’action
  • réorganiser un service, 
  • réorganiser les méthodes de travail,
  • accueillir un nouveau salarié,
  • coordonner des projets,
  • négocier, etc.

Une fois votre objectif clairement défini, vous êtes en mesure de mieux appréhender l’orientation que prendra votre réunion de travail, de quel type elle sera.

Les différents types de réunion de travail

Le contenu de la réunion détermine son type. Parmi les plus courants nous pouvons citer :

  • la réunion de service ou de revue : récurrente, elle sert à faire le point en équipe sur les projets en cours. Elle favorise les échanges entre les participants ;
  • la réunion d’information : moins participative que la précédente, elle se tient lorsque la direction doit communiquer sur des éléments vraiment importants (nouvelle organisation, changement de cap, rachat, etc.). Avant de l’organiser, demandez-vous toujours si les informations ne peuvent pas être transmises autrement, par mail par exemple ;
  • la réunion de crise ou de résolution de problème : elle permet de débloquer une situation compliquée, de régler des conflits, de résoudre des problèmes de communication, etc. ;
  • le brainstorming ou remue-méninges : réunion créative par excellence, elle mène à la venue de nouvelles idées, propositions, pour faire évoluer votre business.

Fort·e de tous ces conseils, vous avez désormais les clés en main pour proposer uniquement des réunions de travail vraiment pertinentes. Il est temps maintenant d’entrer un peu plus dans le vif du sujet, et de vous demander comment préparer votre meeting.

Comment préparer une réunion de travail ?

Parce qu’une réunion réussie est une réunion correctement préparée, prenez le temps de suivre les étapes suivantes :

Sélectionnez les bons participants

Il n’y a rien de plus frustrant que le sentiment d’avoir perdu du temps avec une réunion de travail pour laquelle notre présence n’était pas requise. C’est pourquoi il vous faut sélectionner rigoureusement les participants. Posez-vous toujours la question suivante : quels collaborateurs ou collaboratrices seront indispensables à l’atteinte de l’objectif préalablement défini ?

Veillez, d’autre part, à recueillir suffisamment en amont les confirmations de présence de chacun·e. Vous anticiperez ainsi les éventuelles absences, et vous réorganiserez en conséquence.

Planifiez efficacement la réunion

Vient ensuite le moment de la planification. Trouvez une date convenant à tout le monde. Et évitez, dans la mesure du possible, les meetings entre 14 h et 16 h : à cause de la digestion, le cerveau est beaucoup moins réceptif dans cette tranche horaire.

Vous éprouvez des difficultés à planifier efficacement vos réunions de travail ? Songez aux nombreux logiciels qui facilitent la tâche. Doodle, par exemple, est un outil particulièrement efficace. Vous pouvez proposer plusieurs créneaux pour lesquels chaque participant indique s’il est disponible ou non. Il ne vous reste plus qu’à sélectionner la date qui convient à tout le monde. De plus, vous avez la possibilité de relier Doodle à votre propre calendrier, pour une gestion simplifiée !

réunion de travail : visuel Doodle

Choisissez un lieu adapté

De la même manière que vous avez choisi un créneau horaire adapté, veillez à sélectionner un lieu de réunion approprié. Il doit offrir une capacité d’accueil suffisante pour tous les participants.

Nous vous recommandons également de fuir les salles aveugles, la lumière artificielle fatigant beaucoup plus le cerveau que celle du jour.

Enfin, mentionnons qu’il est désormais possible, du fait de l’évolution de nos modes de travail, de tenir des réunions alors que tous les participants n’y sont pas “physiquement” présents. En effet, avec un peu de préparation, vous pouvez tout à fait envisager l’option visioconférence. Pour ce faire, faites appel à un outil adapté. Citons Skype par exemple, une valeur sûre depuis des années. Avec sa version Skype for business, allez plus loin dans l’expérience visioconférence : bénéficier des options de partage d’écran, de documents, et de la possibilité d’accueillir jusqu’à 250 participants par conférence. Tout est pensé pour maintenir au maximum le côté collaboratif de la réunion !

réunion de travail : visuel Skype

Établissez un plan de réunion de travail

Organiser une réunion de travail efficace et fluide implique nécessairement l’élaboration d’un plan. Celui-ci s’apparente à une fiche de préparation de réunion. Nous vous suggérons de la construire de la sorte :

  • mettez en évidence sur votre document votre ordre du jour, c’est-à-dire la liste des sujets à traiter, discuter, voter, etc. Il doit mener à l’atteinte des objectifs préalablement définis ;
  • classez les sujets à aborder par ordre de priorité ;
  • allouez pour chaque phase un temps de travail précis. Ainsi, vous éviterez de déborder sur certains points, et donc de manquer de temps pour traiter les suivants ;
  • pensez éventuellement à inclure un temps supplémentaire en fin de réunion pour les questions ;
  • le cas échéant, faites figurer sur votre document le nom des participants, ainsi que le lieu et la date de la réunion de travail.

Impliquez les participants

À ce stade de la préparation de votre meeting, et si vous jugez cela nécessaire, faites appel à certains participants pour travailler sur les thèmes à aborder. Pour ce faire, envoyez-leur votre ordre du jour, et indiquez les sujets pour lesquels vous souhaitez qu’ils prennent le lead en réunion. 

Préparez les documents de travail et le matériel

Enfin, prenez le temps de préparer soigneusement vos documents de travail. Ce sont eux qui permettent à la réunion de gagner en dynamisme et en efficacité. 
Si vous souhaitez vous appuyer sur des supports de travail plus impactants, tournez-vous vers des logiciels de présentations. Prezi, par exemple, vous aidera à faire vraiment la différence. Il propose des modèles dynamiques (créés par des designers !) qui rendront à coup sûr vos présentations plus captivantes. De plus, il permet à plusieurs membres d’équipe de créer et travailler ensemble, de partager et éditer leurs créations au même moment. De quoi gagner du temps et faciliter le travail collaboratif !

Par ailleurs, vérifiez toujours en amont la disponibilité et la fonctionnalité du matériel que vous comptez utiliser (stylos, paperboard, rallonge électrique, etc.). Qui n’a jamais perdu un temps précieux à cause d’un vidéoprojecteur qui ne voulait pas s’allumer ?
Enfin, si vous savez que la réunion risque de s’éterniser, la présence d’une collation ou de bouteilles d’eau est toujours appréciée.

Voilà, vous avez pris le temps d’organiser cette réunion de travail. Il est temps maintenant de vous intéresser à son déroulement.

Comment présider une réunion de travail ?

Animer une réunion de travail nécessite la mise en place d’un certain nombre de bonnes pratiques. Pour vous assurer une totale réussite, suivez nos conseils :

Introduisez correctement la réunion

L’entrée en matière a toute son importance. Pour bien faire vous devez :

  • commencer à l’heure ; 
  • rappeler l’ordre du jour et les objectifs de la réunion ;
  • faire un point rapide sur le rôle de chaque participant, et rappeler les règles et le temps à allouer à votre rencontre ;
  • désigner éventuellement un·e secrétaire en charge de la prise de notes (en vue de l’élaboration d’un compte-rendu), voire de la gestion du temps.

Notez que l’usage de certains logiciels facilite le travail du ou de la secrétaire, lui permettant ainsi de rester mieux connecté·e à la réunion. Grâce à Beenote, par exemple, inscrivez vos notes, décisions et tâches en direct. Celles-ci s’ajouteront automatiquement au compte-rendu. Beenote met également à votre disposition des minuteurs pour vous aider à mieux gérer votre temps, à ne pas déborder sur un des sujets de votre ordre du jour.

réunion de travail : visuel Beenote

Veillez au bon déroulement de la réunion

Votre réunion de travail a commencé ? En tant qu'organisateur, c’est à vous de faire attention à son bon déroulement, en suivant ces quelques conseils :

  • assurez-vous que la réunion avance dans le bon sens. Pour y parvenir, faites respecter l’ordre du jour, en orientant correctement les débats ;
  • veillez à ce que la prise de parole soit justement répartie, et encouragez tous les participants à parler ;
  • anticipez et désamorcez les conflits ;
  • utilisez à bon escient les documents de travail et les outils d’animation ;
  • synthétisez et assurez-vous régulièrement que l’information et la compréhension
  • des sujets soient correctement appréhendées par l’ensemble des personnes présentes ;
  • si vous n’avez pas délégué ce rôle, faites attention au respect des horaires.

Si tout cela vous paraît complexe, rassurez-vous : des outils vous aideront à conduire au mieux votre réunion. Citons Skope, le logiciel tout-en-un qui propose nombre de fonctionnalités vraiment intéressantes. Gérez efficacement vos informations et vos documents, comme votre ordre du jour, à l’aide d’un tableau de bord. Un système d’alarme et de notifications vous rappelle les documents à signer ou à transmettre. Et vous pouvez même modifier vos fichiers en temps réel. Le tout fonctionnant sans connexion internet au besoin !

Concluez la réunion

Il est temps de terminer votre réunion d’équipe ?

Concluez-la en synthétisant les débats et en récapitulant les décisions prises. En fonction de vos besoins, prenez éventuellement du temps pour programmer la prochaine réunion, voire déterminer quel en sera l’objectif.

Enfin, transmettez toujours a posteriori un compte-rendu aux participants de la réunion. Il s’établit à partir de vos prises de notes ou de celles de votre secrétaire, et résume les avancées et conclusions. 

Méthode et bons outils pour une réunion réussie

Nous l’avons vu, il est tout à fait possible de “réenchanter” la réunion de travail, de ne plus la percevoir comme une perte de temps.

Mais pour vous assurer d’apporter une réelle valeur ajoutée à votre réunion, pas de secret : préparez-la avec rigueur et méthode ! Pensez aussi à recourir à des logiciels spécifiques : ils vous aideront à réussir votre meeting, et rendront l’exercice beaucoup plus collaboratif et dynamique. Vos collaborateurs vous diront merci !

Et vous, comment pensez-vous organiser votre prochaine réunion de travail ?

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