Revues de projet : 5 étapes pour bien les préparer et assurer la réussite de votre projet

La revue de projet est un moment clé dans la réussite du projet. Cette phase intermédiaire intervient dès qu’une étape majeure est actée. Elle remplit différents objectifs : valider les actions menées, apporter des correctifs ou des solutions face aux imprévus ou aux problèmes rencontrés, poursuivre l’évolution du projet...

Pour que cette réunion qui concerne tous les acteurs du projet soit vraiment efficace, il convient de la préparer avec méthode et de la mener avec enthousiasme. Zoom sur la méthodologie et les pièges à éviter.

La revue de projet, aussi appelée réunion de revue, représente une phase essentielle dans la gestion de projet. Elle consiste à faire le point sur l’avancement du dossier avant de poursuivre le processus.

En effet, un projet comprend plusieurs étapes. La validation de ces phases majeures (ou jalons ou livrables) permet de clore un stade du projet (conception par exemple) et de passer au suivant (fabrication, commercialisation…). La revue de projet sert à valider, ou non, les jalons pour entériner une nouvelle étape, mais aussi à connaître l’avancement du projet.

La revue de projet prend la forme de rendez-vous formels réguliers (la récurrence est définie en amont) entre tous les acteurs décisionnaires concernés :

• chef de projet,
• commanditaire,
• groupe de projet,
• experts,
• sponsor,
• représentant du client, etc.

☝️Les décisions prises durant ces entrevues sont le plus souvent irrévocables. Elles servent aussi à exécuter les phases à venir.

Les revues de projet servent à remplir de nombreux objectifs. Elles permettent :

• de valider les objectifs d’une étape pour poursuivre le déroulement du projet ;
• de s’assurer du bon respect des délais ;
• de gérer les éventuels incidents ou problèmes ;
• de corriger les erreurs ou de réajuster les objectifs d’une étape.

👉Les revues de projet présentent d’autres avantages plus indirects. Elles fédèrent les acteurs et renforcent le travail collaboratif. Elles facilitent aussi la gestion du projet en procédant étape par étape et en rappelant le développement progressif.

Il existe quatre principales revues de projet :

• Le comité de pilotage : il réunit tous les maîtres d’ouvrage du projet. Il sert à définir le cadre (désignation du chef de projet, constitution de l’équipe et des intervenants, définition des différentes étapes du projet, détermination de la fréquence et des échéances des revues de projet…) ;
• La revue de sprint : elle concerne les projets agiles. Elle est organisée à la fin de chaque sprint dans l’optique de revenir sur ce qui a été réalisé et de présenter l’évolution du projet ;
• La revue budgétaire : elle est mise en place dans le cadre d’une gestion budgétaire. Elle assure le contrôle des dépenses et des recettes, ainsi que leur progression ;
• La revue de fabrication : elle est planifiée dans un projet de fabrication de produits. Elle sert à entériner toutes les phases de développement (conception, conformité…).

Pour que cette entrevue soit fructueuse, il convient de l’organiser en amont avec précision et de bien gérer son déroulement.

Il est important de définir le cadre de la revue de projet pour réunir l’ensemble des acteurs concernés (et ne pas en oublier), pour favoriser les échanges, mais aussi pour optimiser ce temps de travail.

La phase préparatoire est essentielle. Elle doit mobiliser le manager, les intervenants et l’équipe projet. Nous vous conseillons de :

• définir l’ordre du jour et les besoins de la revue,
• de lister les personnes à convoquer,
• de déterminer le lieu et l’horaire de la revue de projet,
• et de recenser tous les documents nécessaires (analyse de rentabilité, rapport d’avancement, étude détaillée si une rallonge de budget est à prévoir…).

☝️Il est intéressant aussi de prévoir le déroulé de l’entretien afin d’estimer le temps à consacrer à chaque phase et ainsi d’éviter soit une rencontre interminable, soit le passage sous silence de certains éléments.

💡Cette réunion préparatoire permet de concevoir une présentation (que vous pouvez afficher ou transmettre si vous le voulez) sur laquelle vous appuyer le jour de la revue de réunion. Présentation qui peut comprendre les éléments suivants :

• un tableau de bord du projet (résumé des actions menées lors de la phase du projet et des points à aborder) ;
• un récapitulatif des éventuelles difficultés ou des risques résiduels ;
• les décisions attendues au terme de la revue de projet ;
• une annexe rassemblant tous les documents indispensables et répondant aux questions de façon plus détaillée.

Le deuxième temps consiste à inviter tous les acteurs en leur adressant l’ordre du jour et en leur indiquant :

• le jour,
• l’heure,
• et le lieu de la revue de projet.

Le jour J, la revue de projet doit se dérouler selon une méthodologie précise. Il convient en effet de :

• disposer d’une fiche de présence ;
• de nommer un rapporteur ;
• d’animer et de gérer l’entretien (favoriser les échanges, respecter le temps, manager les prises de paroles…).

L’idée est de passer en revue ce qui a été réalisé lors d’une phase déterminée du projet. Il est donc crucial d’aller à l’essentiel sans revenir sur les éventuels problèmes ni se perdre dans les détails.

Vous devez aussi vous montrer positif pour que tous les acteurs se sentent mobilisés dans un but commun.

👉Nous vous recommandons d’aborder les questions spécifiques ou ciblées (qui ne concernent pas l’ensemble des participants) après la réunion de revue pour ne pas perdre l’attention des auditeurs.

La revue de projet s’achève par la validation des actions et des objectifs de l’étape. Si les jalons ne sont pas validés, des actions à mener sont définies conjointement pour atteindre les visions attendues.

Durant cette réunion, tous les acteurs se prononcent sur le passage à l’étape suivante. Si la décision est négative, le projet est soit arrêté ou mis en pause, soit recalibré en fonction des difficultés rencontrées ou des nouveaux objectifs.

Si la décision est positive, la réunion de revue se solde par une présentation de la prochaine phase du projet.

👉Un compte-rendu sera ensuite rédigé après la réunion et adressé à tous les participants. Ce rapport reprend le déroulement de la réunion, la validation des jalons et les décisions prises. Il est archivé dans le dossier du projet.

La revue de projet est un maillon capital dans la gestion et le bon déroulement d’un projet. À condition qu’elle soit bien préparée et bien menée !

Pour vous accompagner, nous avons listé les pièges à éviter :

1. Négliger la préparation : oublier d’inviter un acteur clé, disposer d’informations incomplètes…, autant d’éléments qui peuvent avoir des répercussions plus ou moins importantes sur le projet ;
2. Ne pas jouer la carte de la transparence ; cacher les difficultés, omettre des données ou des documents, répondre à des questions de manière évasive, etc. Il est préférable d’être transparent et précis pour conserver la confiance de toutes les parties prenantes d’un projet (même si elles ne sont pas d’accord avec le projet, elles agissent pour l’entreprise ou pour le client) ;
3. Utiliser un vocabulaire trop technique ou spécifique : la réunion s’adresse à tous les acteurs et les discours doivent être compris de tous ;
4. Consacrer trop de temps aux explications et aux présentations au lieu de se concentrer sur les décisions et les actions à mener.

Les revues de projet sont des étapes capitales dans la réalisation d’un projet. Elles permettent de valider les différentes phases et d’apporter des solutions à des erreurs, des contretemps ou des soucis techniques non prévus.

Elles servent aussi à fédérer les acteurs et groupes du projet et à mutualiser leurs forces dans un but précis et commun. Ces réunions sont donc à préparer avec soin et minutie.