Prince2, une méthode royale pour rester souverain de sa gestion de projet

Chef·fe de projet en formation, débutant·e ou confirmé·e, vous vous intéressez de près à Prince2 ? Vous envisagez de vous former à cette méthode de gestion de projet et cherchez à mieux comprendre son fonctionnement ?

Parmi les nombreuses méthodologies de gestion de projet existantes, comme les méthodes agiles ou Waterfall, il est parfois difficile de savoir laquelle choisir ! Pourtant votre but est le même : mieux structurer vos projets et emmener votre équipe vers la productivité et des résultats probants.

Très populaire dans le monde entier, la méthode Prince2 est à la portée de tous. Découvrez sans plus attendre son fonctionnement, ses caractéristiques et ses atouts, avant de vous lancer dans votre certification !

Prince2 est une abréviation issue de l’anglais signifiant PRojects IN Controlled Environments. Le chiffre 2, quant à lui, fait simplement référence à la version 2 de la méthode.

Prince2 désigne une méthode de gestion de projet qui s’applique particulièrement bien à un environnement complexe et sujet à de nombreuses contraintes. Elle est « une méthode de gestion et de certification de projet structurée qui se focalise sur trois points : l’organisation, la gestion et le contrôle du projet » (Prince2 selon Wikipédia).

• Née dans les années 1970 au Royaume-Uni, la méthode est d’abord utilisée en gestion de projet informatique.
• Elle est rebaptisée PRINCE2, lorsqu’une nouvelle version de la méthode est publiée en 1996.
• Elle acquiert une approche plus généraliste, et non plus exclusivement aux projets web, lors de sa révision en 2009 par l’organisme britannique OCG (Organization of Governmental Commerce).
• La méthode devient applicable à la gestion de tous les types de projets lors de sa mise à jour la plus récente en 2017 par AXELOS, la société qui détient la marque déposée Prince2.
• Aujourd’hui, elle est très largement utilisée en Europe, aussi bien dans les domaines privés que publics.

Pour comprendre le fonctionnement de Prince2 dans les grandes lignes, précisons d’abord qu’elle reste accessible, quel que soit le niveau d’expertise du·de la chef·fe de projet. Elle ne nécessite aucun prérequis.

Pour se voir décerner la certification, seuls deux examens doivent être réussis :

• le PRINCE2® Foundation,
• et le PRINCE2® Practitioner.

La méthode Prince2 offre de solides fondations méthodologiques sur les plans suivants :

• pilotage de projet,
• répartition des rôles,
• découpage de projet,
• établissement de jalons de validation, etc.

💡 Réussir la certification atteste que vous avez compris le fonctionnement de la méthode, mais ne valide pas les connaissances que doivent détenir les gestionnaires de projet.

La certification PRINCE2 se compose de deux étapes :

1. La certification PRINCE2® Foundation : il s’agit d’une épreuve d’une durée d’une heure avec un QCM de 75 questions ;
   
   
2. La certification PRINCE2® Practitioner : il s’agit d’une épreuve d’une durée de 2 h 30 avec un QCM de 8 questions englobant chacune 10 questions. Le manuel est autorisé.

La méthode Prince2 offre un référentiel clair comprenant toutes les dimensions de la gestion de projet afin d’assurer la maîtrise et l’efficacité des projets.

Elle s’appuie sur 3 axes, qui se déclinent chacun en 7 caractéristiques clés.

Les 7 principes énoncés sont les règles à suivre pour conduire ses projets selon le cadre défini par la méthode. Leur application est requise pour qualifier un projet de « Prince2 » :

• La justification permanente de la raison d’être du projet,
• La capitalisation sur les connaissances et l’expérience acquise,
• La définition des rôles et des responsabilités,
• La gestion de projet selon un découpage par étapes intermédiaires,
• Le management par exception,
• La focalisation de l’ensemble du projet et de sa conduite sur le produit final (respect de la qualité, des délais, etc.),
• L’adaptabilité de la méthode à tout projet : le contexte dans lequel il évolue, sa taille, sa complexité, les personnes impliquées, son degré d’importance, les risques auxquels il est confronté, etc.

Les 7 thèmes sont les aspects incontournables de la gestion de projet, qui font partie intégrante de toute organisation. En bonne application de la méthode, ces 7 aspects doivent être sous contrôle en continu pendant toute la durée du projet :

• Le cas d’affaire : il justifie la raison d’affaires, soit le « Pourquoi ? » du projet. Quelle est la valeur qu’il apporte à l’entreprise ? Il doit valider l’intérêt de mener ce projet ;
  
  
• L’organisation : elle consiste à définir les rôles et les responsabilités des membres de l’équipe de projet ;
  
  
• La gestion de la qualité : il s’agit de vérifier à tout moment que les exigences du commanditaire sont respectées, sur le plan de la qualité, du format de livraison et des délais ;
  
  
• La planification : il s’agit d’identifier chacune des étapes essentielles à l’accomplissement du projet ;
  
  
• La gestion des risques : elle consiste à concevoir comment se prémunir des risques sur le déroulement du projet, en les identifiant et en évaluant leur impact ;
  
  
• La gestion des changements : il s’agit d’anticiper l’apparition d’imprévus pendant le déroulement du projet afin de mieux y répondre s’ils survenaient ;
  
  
• Le contrôle de la progression : il consiste à surveiller l’avancement du projet par rapport à sa planification initiale, et de s’assurer qu’il est toujours conforme à sa raison d’être.

Les 7 processus sont des activités clairement définies et indispensables à la réussite du projet, de l’avant-projet à sa clôture. Chaque processus s’accompagne d’une check-list pour s’assurer d’atteindre le résultat attendu.

• Élaborer le projet : une demande de nouveau projet (ou mandat) est formulée, expliquant le bien-fondé du projet. Elle est évaluée par le comité de pilotage, qui vérifie que le projet est valable. S’il est approuvé, il pourra être lancé et un brief plus détaillé est rédigé.
  
  
• Diriger le projet : le comité de pilotage examine le brief et, une fois approuvé, indique la marche à suivre pour l’exécution du projet. Un chef de projet est désigné et se voit confier ses missions pour gérer le projet au quotidien.
  
  
• Initialiser le projet : la documentation de démarrage du projet et le plan du projet détaillé doivent être rédigés. Ils pourront être consultés tout au long du projet. Une fois cette documentation validée par le comité, le travail de projet peut démarrer.
  
  
• Contrôler une séquence : le chef de projet a le rôle de préparer, suivre et évaluer le bon déroulement du projet. Il tient régulièrement le comité informé de l’évolution du projet, notamment en cas de mise en péril de la séquence. Le comité décide alors de la poursuite du projet à l’aide d’un plan d’exception pour la séquence suivante.
  
  
• Gérer la livraison des produits : le chef de projet s’assure de l’avancement du projet et de la qualité des livrables conformément aux exigences de Prince2. Des contrôles qualité peuvent être réalisés. La livraison passe ensuite par le comité de pilotage : les produits livrés sont validés ou doivent être modifiés.
  
  
• Gérer une limite de séquence : le comité de pilotage vérifie que chaque séquence s’est déroulée comme prévu, conformément aux exigences initialement fixées. À ce moment, la séquence suivante est planifiée ou, si la raison d’affaire du projet n’est plus prouvée, le projet est abandonné.
  
  
• Clôturer un projet : ce processus final a lieu lorsque la dernière étape inscrite dans le plan de projet s’achève. Il s’agit de vérifier que les objectifs ont été atteints et que le client est satisfait. Un bilan est réalisé et des enseignements sont tirés pour mettre en application les bonnes pratiques retenues lors de prochains projets.

• Elle est un très bon référentiel en management de projet, qui ne requiert aucune expertise préalable ;
• Sa formation est accessible à tous ;
• Elle offre un cadre structurant pour une gestion rationnelle de projet ;
• Sa logique et son vocabulaire sont standardisés, ce qui permet de fluidifier les échanges entre les collaborateurs ;
• Elle favorise la démarche d’apprentissage en continu.

• La formation à Prince2 ne prévoit pas de valider des connaissances en gestion de projet, mais la bonne compréhension de la méthode ;
• Son cadre formel ne doit pas faire oublier la complexité et les subtilités de la gestion de projet, qui nécessite de l’adapter aux réalités du terrain ;
• En plus de la formation à la méthodologie, elle sera d’autant plus efficace si elle est appliquée par un·e chef·fe de projet qui sait user de son expérience métier.

💡 D’autres méthodes de gestion de projet pourront nuancer et compléter Prince2, en voici quelques-unes :

On oppose souvent la méthode Prince2 à la méthode PMP, alors qu’elles peuvent trouver une utilisation complémentaire.

La certification PRINCE2 valide des acquis sur le plan de la méthode et de meilleures pratiques en gestion de projet : pilotage de projet, répartition des rôles, découpage projet, etc.

La méthode PMP quant à elle se base sur un corpus de connaissances en management de projet (PMBOK®), incluant des sujets tels que le périmètre, les coûts, les risques, etc. La certification PMP permet de valider à la fois la compréhension de processus et l’acquisition de connaissances en gestion de projet, quelle que soit la méthode utilisée.

À la lumière de ces critères, à vous d’évaluer quelle méthode vous convient le mieux, en fonction de votre niveau d’expertise et des besoins de votre organisation.