La méthode Kanban : guide pratique pour votre gestion de projet !

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Des colonnes et des post-its de couleur, ça vous parle ? Si vous avez déjà entendu le terme Kanban, vous l’imaginez certainement dans sa représentation visuelle : un Kanban board (ou tableau Kanban) qui s’appuie sur un système d’étiquettes indiquant le travail à faire, en cours de réalisation ou terminé.

Si la méthode Kanban est inspirée du secteur industriel automobile au Japon et utilisée à l’origine pour la gestion des stocks et des approvisionnements, elle s’applique très bien à tout développement agile de projets web ou IT. Vous la trouverez particulièrement intéressante si vous exercez en tant que product owner et que vous souhaitez en tester le fonctionnement.

Alors, en quoi la méthodologie Kanban consiste-t-elle et comment vous permet-elle d’optimiser votre gestion de projet ? Voyons concrètement quels sont ses principes et comment l’appliquer pour vos projets informatiques !

Sommaire :

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Qu’est-ce que la méthodologie Kanban ?

Définition du Kanban

Le terme Kanban est un terme issu du japonais, dont la traduction signifie en français « carte », « enseigne » ou encore « panneau d’affichage ».

En logistique, la méthode Kanban est un système d’information qui se base sur le principe « juste à temps », visant à trouver un équilibre entre la capacité à produire et la demande réelle.

Ce système est utilisé pour fluidifier la gestion des stocks et des approvisionnements, grâce à un système d’étiquettes.

Les étiquettes, ou kanbans, fournissent les informations sur les besoins réels, afin de lancer la production ou l’approvisionnement d’un bien sur demande et conformément à la demande. Chaque étiquette, qui correspond à une demande client, active la chaîne de production dès que nécessaire. Les ressources sont ainsi optimisées.

Quel est le fonctionnement du Kanban ?

D’abord utilisée en gestion de production, cette méthode de flux tendus ou flux tirés a été transposée à des tâches. Elle est couramment utilisée en gestion de projet dans plusieurs domaines, et en particulier dans le cadre du développement en mode agile d’un logiciel ou d’un produit informatique.

Son principe de fonctionnement est simple et se fonde essentiellement sur la visualisation du déroulement du travail, par étapes, dans un système accessible à toute l’équipe.

Les tâches sont représentées sur le tableau Kanban (ou Kanban board) par des cartes de couleur (souvent des post-its ou affichettes), placées dans des colonnes. Le mot d’ordre ? La clarté.

Parmi ses principes clés :

  • afficher et mettre en avant visuellement le flux des opérations,
  • limiter la quantité de travail en cours de réalisation : une nouvelle tâche ne peut être commencée par l’équipe que si les autres en cours sont terminées,
  • prôner et favoriser l’amélioration continue,
  • privilégier la qualité et fournir des livrables sans défaut.

Pourquoi choisir le Kanban ?

Si vous cherchez à fluidifier vos processus, la méthode Kanban vous offre les avantages suivants :

  • clarté et système logique,
  • transparence des processus,
  • anticipation des blocages,
  • mise en œuvre facile, adaptée à toutes les organisations d’équipes et à une variété de situations,
  • limitation du travail multitâches,
  • démarche d’amélioration continue.

Exemple : utilisation de Kanban en gestion de projet agile

Bien plus qu’une simple décoration murale, le tableau Kanban est un réel système visuel représentant les différentes natures de tâches, leur état d’avancement, et leur responsable, à l’aide de cartes amovibles sur un panneau d’affichage.

▶︎ La version simple d’un tableau Kanban peut se présenter de la manière suivante, avec au minimum 3 colonnes :

tableau-kanban-simple

© excellenceagile.com

▶︎ Dans le cadre d’un développement logiciel, vous pouvez ajouter une colonne « À tester » pour vérifier la conformité avec les attentes du demandeur.

Le tableau pourrait ainsi être représenté :

exemple-tableau-kanban-simple-2

© apollo-formation.com

Les cartes utilisées décrivent des éléments de travail, qui correspondent à des demandes précises. Un code couleur peut être utilisé en fonction de la nature de la demande.

Exemple : une couleur « tâche », une couleur « défaillance », une couleur « fonctionnalité », etc.

▶︎ Pour suivre l’état d’un projet agile (cadre méthodologique Scrum), vous présentez chaque US (user story) sous forme de carte et les positionnez également sur le tableau en fonction de leur statut.

Le tableau pourrait être représenté de la manière suivante :

tableau-kanban-scrum-backlog

© aubryconseil.com

☝️ Cette méthode est particulièrement adaptée pour une équipe Scrum, dont le travail s’effectue sur un mode itératif (en boucles), avec la mise en place de cycles courts pour livrer des fonctionnalités plus rapidement, dans un processus d’amélioration continue.

Comment mettre en place la méthode Kanban en gestion de projet agile ?

En pratique, comment utiliser la méthodologie Kanban pour son équipe agile ?

La méthodologie pas à pas

1️⃣ Pour vous lancer, commencez par identifier le(s) processus que vous souhaitez améliorer (nous prenons ici l’exemple du développement d’un logiciel). Kanban n’a pas pour but de les remplacer, mais d’apporter de la fluidité en favorisant la communication en temps réel et la collaboration entre les membres de l’équipe.

2️⃣ Ensuite, modélisez votre approche :

  • Mettez à plat votre processus actuel : avec les parties prenantes, les rôles et attributions de chacun (le chef de projet et son équipe de projet responsable de créer les livrables).
  • Ajoutez ensuite les demandeurs et nommez précisément les types de demandes qu’ils émettent (ex : devis, cahier des charges, etc.).
  • Schématisez les flux de tâches par des colonnes, qui correspondent à des grandes étapes (astuce : partez de votre livrable et remontez le fil des étapes jusqu’au début).

3️⃣ Vous allez ensuite construire votre tableau Kanban :

  • sur un tableau mural ou une simple feuille, dessinez les colonnes, selon un des modèles présentés ci-dessus ;
  • présentez les informations suivantes sur chacune des cartes :
    • la User story de référence,
    • la valeur de l’US,
    • la complexité,
    • la description des tâches à réaliser,
    • les critères d’acceptation.

Exemple :

En tant que... [utilisateur concerné],
Je veux... [description fonctionnalité],
Afin de... [besoin, bénéfice].

4️⃣ Au cours d’un sprint :

  • chaque membre choisit une US, selon son ordre de priorité, mais aussi en fonction de son expertise sur le sujet et reste en charge de cette tâche du début à la fin de son exécution ;
  • elle·il déplace la carte de « À faire » à « En cours », puis « À tester » le cas échéant ;
  • une fois validée, elle·il la passe dans la colonne « Terminé ».

ℹ️ La méthode Kanban est à la fois incrémentielle (fonctionnant par étapes), mais aussi itérative (fonctionnant par cycles). Elle garantit des changements continus et évolutifs.

Les bonnes pratiques

  • Limitez le nombre de cartes (de User stories) dans les colonnes « En cours » ou « À tester » : le nombre doit être ajusté à la capacité de l’équipe de développement, ce qui est plus motivant grâce à l’avancée régulière des cartes. Les nouvelles tâches peuvent être ajoutées au fur et à mesure.
     
  • Suivez le workflow de près : la progression des tâches doit être suivie et mesurée à chaque étape, afin de mieux gérer la cadence du travail.
     
  • Accompagnez le changement auprès de votre équipe et formez-les aux règles du système Kanban, en vous assurant d’éliminer toute incompréhension. Soyez patient·e si ce mode de fonctionnement est nouveau, et que les changements s’opèrent progressivement.
     
  • Adoptez une démarche d’amélioration continue : dès lors que vos processus sont intégrés par l’équipe, l’accent peut être mis sur la résolution des problèmes et blocages rencontrés, ainsi que l’identification d’axes d’amélioration pour fluidifier le travail.

💡 Si la représentation murale est indispensable pour matérialiser l’environnement de travail et rappeler les objectifs à tous les membres de l’équipe, il est recommandé de compléter et d’améliorer votre suivi du travail avec des outils en mode SaaS dédiés !

La boîte à outils

Voici une sélection de logiciels pour mettre à profit la méthode Kanban, grâce à leurs fonctionnalités spécifiques :

  • Jira : solution de gestion de projet spécialement conçue pour le développement logiciel, planification avec les méthodologies Scrum, Kanban ou méthodologie mixte ;
  • Trello : un outil intuitif et gratuit de gestion de tâches conçu comme un Kanban board virtuel, très simple à utiliser avec la fonction glisser-déposer ;
  • Wrike : une vue Kanban dédiée très complète et un espace en ligne ergonomique qui s’intègre à votre environnement informatique grâce à ses nombreux connecteurs.

💡Utilisez un outil informatique dédié et, pour plus d’instantanéité, complétez votre gestion quotidienne Kanban par des indicateurs et des lanceurs d’alertes, afin d’agir rapidement dès que votre équipe en a besoin.

Méthodologies Kanban et Scrum : que choisir ?

Finalement, entre Kanban et Scrum, votre cœur balance ? Pourquoi ne pas les associer ?

Si ces deux approches ont pour point commun de livrer rapidement et régulièrement des logiciels ou fonctionnalités d’un produit, et de s’appuyer sur des équipes très collaboratives et autonomes, elles se distinguent sur plusieurs plans :

  • la répartition des rôles : très définis pour la méthode Scrum (avec le product owner, le scrum master, et l’équipe de développement), ils ne sont pas fixes avec Kanban, et évoluent avec les besoins de l’organisation. Toutefois, certaines attributions restent, et le responsable du produit définit l’ordre de priorité des tâches importantes en lien avec toutes les parties prenantes, notamment les décisionnaires ;
     
  • la flexibilité : Kanban et Scrum n’ont pas le même cadre. Dès qu’un changement est requis, Kanban peut s’adapter aux nouveaux besoins à tout moment tandis qu’un changement avec Scrum ne peut intervenir qu’en sprint (sachant que chaque itération dure généralement entre 1 et 4 semaines) ;
     
  • le mode de livraison : une livraison continue d’un élément à la fois en flux tirés pour Kanban et un cadre limité dans le temps pour Scrum, avec la réalisation de lots de travail priorisés pour chaque itération.

Si votre environnement de travail est exposé à des réajustements fréquents de priorités, alors Kanban est plus approprié tandis que Scrum est adapté pour des équipes qui nécessitent une organisation et une structure pour avancer.

Et Scrumban, dans tout ça ? Cette méthode fusionne la méthodologie cadrée de Scrum tout en favorisant la gestion de projet en flux continu. Il n’y a plus de sprints, mais des tâches priorisées au fur et à mesure de l’organisation du projet. Elle peut s’appliquer à des portefeuilles de projets mixtes et à plusieurs équipes. La flexibilité et l’adaptabilité sont indispensables.

Finalement, votre choix dépendra de l’organisation et de la culture des équipes de votre entreprise afin de déterminer leur meilleur mode de fonctionnement.

Avez-vous déjà testé la méthode Kanban ? Si oui, comment l’appliquez-vous et en quoi vous aide-t-elle à améliorer la gestion de vos projets ?

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