Kanban : workflow visuel en gestion de projet, méthode agile Kanban et Scrum

La méthode Kanban : guide pratique pour votre gestion de projet !

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Des colonnes et des post-its de couleur, ça vous parle ? Si vous avez déjà entendu le terme Kanban, vous l’imaginez certainement dans sa représentation visuelle : un tableau Kanban (ou Kanban board) qui s’appuie sur un système d’étiquettes indiquant le travail à faire, en cours ou terminé.

Si la méthode Kanban est inspirée du secteur industriel automobile au Japon et utilisée à l’origine pour la gestion des stocks et des approvisionnements, elle s’applique très bien à tout développement agile de projets web ou IT.

Alors, en quoi la méthodologie Kanban consiste-t-elle et comment vous permet-elle d’optimiser votre gestion de projet ? Voyons concrètement quels sont ses principes et comment appliquer Kanban pour vos projets !

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Kanban : définition

C’est quoi, la méthode Kanban ?

Kanban pour la logistique et la production

À l’origine, la méthode Kanban est un système de production inspiré de l’organisation lean et basé sur la demande plutôt que sur l’offre, selon le principe « juste à temps » : l’entreprise produit un bien une fois la commande émise par le client, au lieu de constituer des stocks. C’est donc un terme appliqué à la logistique et à la gestion des stocks.

💡 Le terme Kanban est issu du japonais et signifie « carte », « étiquette » ou encore « panneau d’affichage ».

La méthodologie kanban repose sur un système d’organisation visuel constitué d’étiquettes (ou kanbans, donc). Chaque étiquette, qui correspond à une demande client, active la chaîne de production dès que nécessaire. Les ressources sont ainsi optimisées.

Kanban pour l’informatique agile

Avec l’émergence d’une société de services et d’une organisation du travail en mode projet, la méthode Kanban est désormais appliquée en gestion de projet agile pour une meilleure organisation, répartition et planification des tâches. Elle convient particulièrement aux projets de développement informatique.

Kanban et agilité font bon ménage en informatique car :

  • elles permettent un meilleur suivi des projets,
  • elles optimisent le flux de travail et la répartition des tâches,
  • elles simplifient la gestion de projet en s’appuyant sur un support visuel, le tableau kanban et les étiquettes, etc.

Pourquoi choisir le Kanban ? Avantages et inconvénients

Avantages de Kanban

  • méthode facile à mettre en place et à comprendre,
  • peu coûteuse, dans sa mise en œuvre et dans son suivi,
  • optimise les délais de fabrication et les coûts de stockage,
  • clarté et système logique,
  • transparence des processus,
  • anticipation des blocages,
  • adaptée à toutes les organisations d’équipes et à une variété de situations,
  • limitation du travail multitâches,
  • démarche d’amélioration continue.

Inconvénients de Kanban

  • La méthode ne s’applique pas si la demande est trop irrégulière ; il serait alors trop complexe de gérer correctement la production.
  • Une erreur dans le système Kanban peut causer l’arrêt de la ligne de production et ralentir l’activité.
  • Cette méthode ne peut s’appliquer à toutes les industries.
  • Si Kanban et ses principes ne sont pas compris ni intégrés par les équipes, la méthodologie perd toute son utilité.

ℹ️ Note : hormis le dernier, ces inconvénients ne s’appliquent pas au domaine informatique.

Comprendre la méthode en pratique : principes Kanban et fonctionnement

Comment fonctionne Kanban ?

Les tâches sont représentées par des étiquettes ou cartes de couleur (le plus souvent, des post-its ou affichettes). Chaque tâche est matérialisée par une étiquette. Les tâches sont ensuite catégorisées et placées sur le tableau Kanban (ou Kanban board), dans la colonne correspondant à son état d’avancement, par exemple :

  • à étudier,
  • à faire,
  • en cours,
  • à valider ou à tester,
  • terminé.

exemple-tableau-kanban-simple-2

© apollo-formation.com

💡 Votre tableau Kanban doit contenir le nombre de colonnes qui correspond le mieux à votre organisation. Nous vous conseillons d’en garder au minimum trois : à faire, en cours et terminé.

tableau-kanban-simple

© excellenceagile.com

Au moment de lancer votre projet, vous avez réparti les tâches, et donc les étiquettes, par membre de l’équipe ; toutes les étiquettes se trouvent dans la première colonne « À faire ». Au fur et à mesure de l’avancement du projet, le tableau Kanban reflète visuellement la réalisation des tâches : l’étiquette passe de colonne en colonne jusqu’à la colonne « Terminé ».

Un code couleur peut être utilisé en fonction de la nature de la demande (« tâche », « bug », « fonctionnalité », etc.) ou du responsable de la tâche.

👉 Nous détaillons plus loin dans l’article comment mettre en place la méthode Kanban de manière pratique.

Principes de fonctionnement de la méthode Kanban

  • la visualisation du déroulement du travail, par étapes, dans un système accessible à toute l’équipe,
  • la clarté et la lisibilité des tâches,
  • la simplification des processus de production ou de développement,
  • la segmentation des projets en tâches actionnables et la limitation du travail en cours de réalisation : une nouvelle tâche ne peut être commencée par l’équipe que si les autres en cours sont terminées,
  • la concentration des efforts (et des coûts associés) pour la production d’un produit ou d’un service répondant à une demande précise, en privilégiant la qualité à la quantité

Exemple : Kanban en gestion de projet agile

Pour suivre l’état d’un projet agile (cadre méthodologique Scrum), vous présentez chaque user story sous forme de carte et les positionnez sur le tableau en fonction de leur statut.

Le tableau pourrait être représenté de la manière suivante :

tableau-kanban-scrum-backlog

© aubryconseil.com

☝️ Cette méthode est particulièrement adaptée pour une équipe Scrum, dont le travail s’effectue sur un mode itératif (en boucles), avec la mise en place de cycles courts pour livrer des fonctionnalités plus rapidement, dans un processus d’amélioration continue.

4 bonnes pratiques

  • Suivez le workflow de près : la progression des tâches doit être suivie et mesurée à chaque étape, afin de mieux gérer la cadence du travail.
     
  • Accompagnez le changement auprès de votre équipe et formez-les aux règles du système Kanban, en vous assurant d’éliminer toute incompréhension. Soyez patient·e si ce mode de fonctionnement est nouveau, et que les changements s’opèrent progressivement.
     
  • Adoptez une démarche d’amélioration continue : dès lors que vos processus sont intégrés par l’équipe, l’accent peut être mis sur la résolution des problèmes et blocages rencontrés, ainsi que l’identification d’axes d’amélioration pour fluidifier le travail.
     
  • Limitez le nombre de cartes (de User stories) dans les colonnes « En cours » ou « À tester » dans un projet informatique : le nombre doit être ajusté à la capacité de l’équipe de développement, ce qui est plus motivant grâce à l’avancée régulière des cartes. Les nouvelles tâches peuvent être ajoutées au fur et à mesure.

💡 Si la représentation murale est indispensable pour matérialiser l’environnement de travail et rappeler les objectifs à tous les membres de l’équipe, il est recommandé de compléter et d’améliorer votre suivi du travail avec des outils en mode SaaS dédiés, pour plus d’agilité et de collaboration dans la gestion des tâches.

Comment mettre en place la méthode Kanban en 5 étapes ?

Étape 1 : identifier le projet auquel appliquer la méthode Kanban

Pour vous lancer, commencez par identifier le(s) processus que vous souhaitez améliorer. Kanban n’a pas pour but de les remplacer, mais d’apporter de la fluidité en favorisant la communication en temps réel et la collaboration entre les membres de l’équipe. Nous prendrons ici l’exemple d’un développement logiciel.

💡 Le système Kanban ne se se prête pas à tous les projets. Si un processus n’a pas de workflow de tâches, alors cette méthode n’est pas la plus pertinente.

Étape 2 : modéliser le processus

  • Identifiez les parties prenantes, les rôles et attributions de chacun, dont le chef de projet et son équipe de projet responsables de créer les livrables.
  • Ajoutez ensuite les demandeurs et nommez précisément les types de demandes qu’ils émettent (ex : devis, cahier des charges, etc.).
  • Définissez une cartographie globale du processus et chacune de ses étapes, et notamment la méthode à suivre lorsque les tâches changent de responsable.
  • Clarifiez votre workflow Kanban :
    • Est-ce qu’un flux « À faire - En cours - Terminé » est suffisant ?
    • Avez-vous besoin d’ajouter d’autres étapes ?
    • Notre conseil ✅ : n’hésitez pas à renommer chacune des étapes du workflow avec des dénominations adaptées à votre activité.
  • Listez les tâches à réaliser.
  • Schématisez les flux de tâches par des colonnes, qui correspondent à des grandes étapes (astuce : partez de votre livrable et remontez le fil des étapes jusqu’au début).

Étape 3 : construire le tableau Kanban

  • Sur un tableau mural ou une simple feuille, dessinez les colonnes.
  • Quel contenu mentionner sur vos étiquettes, ou cartes ?
    • la User story de référence (ou l’article commandé dans le cadre d’une production de biens),
    • la valeur de l’US,
    • la complexité,
    • la description des tâches à réaliser,
    • les critères d’acceptation.

Exemple d’étiquette Kanban :

En tant que... [utilisateur concerné],
Je veux... [description fonctionnalité],
Afin de... [besoin, bénéfice].

💡 Votre tableau Kanban met désormais en évidence, visuellement, toutes les tâches à réaliser, pourquoi et dans quel but.

Étape 4 : suivre l’avancement du projet

Vous commencez votre projet et démarrez votre workflow : avec la méthode agile, vue précédemment, vous avez défini la durée d’un sprint (une semaine, deux semaines, un mois) pour travailler en mode itératif.

Chaque sprint commence par une planification de tâches :

  • passez en revue les tâches à réaliser,
  • estimez le temps nécessaire pour chaque tâche,
  • priorisez les tâches,
  • répartissez les tâches au sein de l’équipe,
  • créer une étiquette pour chaque tâche,
  • placez les étiquettes dans la colonne pertinente de votre board :
    • la tâche doit être réalisée au cours de ce sprint : placez-la dans la colonne À faire ;
    • la tâche n’est pas prioritaire et sera réalisée plus tard : placez-la dans une colonne Backlog, par exemple.

Au fur et à mesure de l’avancement des tâches, mettez à jour votre tableau Kanban et déplacez les étiquettes d’une colonne à l’autre, jusqu’à la colonne Terminé.

ℹ️ La méthode Kanban est à la fois incrémentielle (fonctionnant par étapes), mais aussi itérative (fonctionnant par cycles). Elle garantit des changements continus et évolutifs.

Étape 5 : améliorer la collaboration avec un outil dédié

Pour que toutes les parties prenantes suivent l’avancement de la production (développement logiciel ou production et gestion de stocks), le travail collaboratif doit être de mise. Cela est encore plus vrai pour des équipes dispersées, en télétravail ou travaillant sur différents sites.

❓ Comment faire pour assurer le suivi de la méthode Kanban dans ce cas, quand tout le monde n’a pas accès au tableau pour visualiser les tâches ?

✅ Les logiciels SaaS, disponibles en ligne, permettent à tous les acteurs d’un projet de visualiser le tableau Kanban et de partager des informations sur le projet, et ce, même à distance. Ces outils Kanban en ligne permettent :

  • plus d’instantanéité,
  • de compléter votre gestion quotidienne Kanban par des indicateurs et des notifications,
  • de gagner en réactivité et d’agir rapidement dès que votre équipe en a besoin.

Quelques exemples de tableaux Kanban en ligne :

  • Jira : solution de gestion de projet spécialement conçue pour le développement logiciel, planification avec les méthodologies Scrum, Kanban ou méthodologie mixte ;
  • monday.com : une solution de gestion des tâches visuelle et intuitive avec une vue Kanban claire et personnalisable, qui place la collaboration au cœur de son fonctionnement ;
  • Trello : un outil intuitif et gratuit de gestion de tâches conçu comme un Kanban board virtuel, très simple à utiliser avec la fonction glisser-déposer ;
  • Wrike : une vue Kanban dédiée très complète et un espace en ligne ergonomique qui s’intègre à votre environnement informatique grâce à ses nombreux connecteurs.

👉 Un outil en ligne peut venir compléter votre tableau Kanban mural, sans forcément le remplacer.

Méthodologie Kanban : bien plus que des étiquettes

Si la méthode Kanban repose sur une représentation visuelle des tâches au moyen d’étiquettes sur un tableau, elle ne s’y limite pas.

  • Elle apporte de la flexibilité à vos projets : dès qu’un changement est requis, Kanban peut s’adapter aux nouveaux besoins à tout moment.
  • La répartition des rôles est variable et s’adapte aux besoins de l’organisation (hormis certains rôles comme le responsable produit, ou product owner).
  • Elle repose sur la collaboration et la communication interne, deux composantes essentielles pour garantir une gestion de projet réussie.

Avez-vous déjà testé la méthode Kanban ? Si oui, comment l’appliquez-vous et en quoi vous aide-t-elle à améliorer la gestion de vos projets ?

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