Améliorez votre productivité grâce aux bonnes pratiques de l’amélioration continue

Qu’est-ce que l’amélioration continue ? Si vous vous intéressez au management de la qualité, vous en connaissez déjà au moins une définition sommaire.

Comment augmenter sa productivité et améliorer ses processus sans brusquer votre équipe et créer un cataclysme ? Les principes de cette démarche répondent à cette problématique.

Dans cet article, nous revenons sur ce qu’est l’amélioration continue, nous vous expliquons pourquoi en faire et comment mettre en place cette démarche dans votre entreprise.

L’amélioration continue est un processus inhérent au management de la qualité qui vise l’optimisation des performances des produits, des services et des processus qui les composent.

Elle est encadrée par la norme ISO 9001.

La notion d’amélioration continue a été démocratisée par William Edwards Deming dans les années 1950, notamment grâce à la roue de Deming (détaillée plus bas) :

Si l’on comprend aisément comment améliorer les performances a un effet positif sur l’entreprise, voici plus en détail les avantages de l’amélioration continue :

• réduire les erreurs et les dysfonctionnements,
• réduire les coûts, notamment ceux liés aux activités à faible valeur ajoutée ou qui ne croissent pas la qualité,
• réduire le gaspillage des ressources,
• créer de la valeur,
• améliorer les processus pour être plus efficace dans la production de produits ou services,
• augmenter la satisfaction client,
• accroître la compétitivité de l’entreprise, etc.

Il s’agit des 4 étapes de la roue de Deming mentionnée plus tôt. Répéter ce cycle PDCA est la base de l’amélioration continue.

Il s’agit de fixer des objectifs précis et mesurables. Connaissez-vous les objectifs SMART ? Appuyez-vous sur ses 5 composantes pour définir des objectifs :

• Spécifiques ou Simples,
• Mesurables,
• Atteignables,
• Réalisables,
• Temporellement définis.

Ensuite, il ne reste qu’à planifier les ressources nécessaires pour définir une roadmap (plan d’actions) claire, compréhensible par tous qui servira de support de communication pour toute l’entreprise.

✅ Exemple de principe à appliquer dans votre entreprise :

Remettre en question régulièrement les pratiques actuelles pour éviter le statu quo.

L’étape 2 consiste à réaliser les tâches planifiées : on met à exécution le plan d’actions. L’assignation des tâches à l’étape précédente est primordiale pour une répartition de charges optimale.

Vous avez également l’option d’externaliser tout ou partie de la production : vous devez alors prévoir un temps de suivi.

✅ Exemple de principe à appliquer dans votre entreprise :

Préférer 80 % d’amélioration maintenant, visible rapidement, à 100 % demain, qui ralentit le processus et repousse les effets recherchés.

Les résultats obtenus correspondent-ils à ceux espérés ? Les objectifs sont-ils atteints, et dans quelle mesure ?

Le suivi d’indicateurs définis en amont et consignés dans un tableau de bord permet :

• d’avoir une vision prédictive pour anticiper les écarts,
• d’être alerté rapidement et de prendre des décisions adéquates en cas de non-atteinte des objectifs.

✅ Exemple de principe à appliquer dans votre entreprise :

Rendez-vous sur le terrain pour comprendre les éventuelles difficultés et les raisons qui expliquent des objectifs non atteints. Cela sera plus efficace que de chercher des coupables.

Si un écart est constaté, il est temps de réagir et d’ajuster le plan d’actions en conséquence.

C’est lors de cette phase 4 qu’il faut mettre à jour votre documentation (procédures, guidelines, checklists, etc.) et en communiquer les changements aux personnes concernées.

Vous avez également peut-être remarqué des manques dans votre organisation : outils, compétences, méthodes, etc. Il faut prévoir de les pallier… avant de recommencer à l’étape 1 de planification !

✅ Exemple de principe à appliquer dans votre entreprise :

Penser à comment faire plutôt qu’expliquer pourquoi on ne peut pas faire.

Notre conseil 👉 Nous avons naturellement tendance à nous focaliser sur l’étape « Do », car il est satisfaisant de constater l’avancement des tâches. Seulement, négliger les autres étapes entache la réussite globale de la démarche d’amélioration continue. Prêtez-y attention !

Si l’amélioration continue est avant tout une démarche, des principes, voire un état d’esprit, il est nécessaire de s’appuyer sur une méthode pour assurer son efficacité. Laquelle choisir ? Voici 5 alternatives à la roue de Deming :

• La méthode Kaizen promeut une amélioration continue basée sur le travail collaboratif et l’intelligence collective pour viser l’amélioration progressive, à partir de la remise en question des méthodes en vigueur.
  
  
• Le diagramme d’Ishikawa, ou la méthode des 5M, est utile pour identifier les dysfonctionnements dans un système, l’endroit où ils se trouvent et ainsi définir les meilleures solutions pour les résoudre.
  
  
• La méthode 5S, mise au point dans les usines de production Toyota, aide à l’amélioration des conditions de travail et repose sur 5 grandes actions :
  • trier pour éliminer le superflu,
  • ranger et ordonner,
  • nettoyer pour avoir un poste de travail propre,
  • organiser selon des normes et règles précises,
  • maintenir ce niveau de qualité dans la durée.
    
    
• La méthode Six Sigma aide le management de la qualité en partant des avis clients et fonctionne particulièrement bien en mode projet. Elles se nourrissent mutuellement avec la méthode DMAIC, dans la famille du lean management, qui s’appuie sur l’analyse et la résolution structurées des problèmes en 5 étapes :
  • Définir,
  • Mesurer,
  • Analyser,
  • Améliorer,
  • Piloter.
    
    
• Dernière méthode, la méthode « Juste à temps » ou « en flux tendu » qui vient du secteur logistique et recherche l’absence de gaspillages et de stocks inutiles : on produit suivant la demande, et non suivant l’offre. Comment ? Grâce au principe des 5 zéros :
  • 0 défaut,
  • 0 délai,
  • 0 panne,
  • 0 stock,
  • 0 papier.

Remarque 👉 D’autres méthodes existent, comme Kanban dans la famille des méthodes agiles, reposant sur des itérations. À vous de trouver la méthode qui répond à vos exigences !

Voici pour la théorie, mais ce qui nous intéresse maintenant est de savoir comment mettre en place l’amélioration continue dans votre entreprise.

1. Faites le point sur vos processus en cours :
   • Quels sont-ils ?
   • Sont-ils nombreux ?
   • Respectent-ils une norme de modélisation ?
   • Sont-ils toujours pertinents ?
     
     
2. Partagez vos processus métiers à toutes les équipes :
   • Assurez-vous que les personnes les ayant pensés ont compris les enjeux métiers. Par exemple, la direction de la production et les technicien·nes ont-ils accès aux mêmes informations ?
   • Notre conseil : cartographiez vos processus métiers pour les rendre utilisables par tout un chacun.
     
     
3. Équipez-vous d’outils adaptés pour garantir des processus à jour, correspondant à la réalité du terrain et aux améliorations apportées :
   • un outil de gestion de projet pour planifier et suivre les tâches,
   • un outil BPM, comme la solution française Iterop, pour modéliser et digitaliser vos processus métiers dans une logique d’amélioration continue.

• Impliquez la direction : une gouvernance en faveur de cette démarche est essentielle pour son bon déroulement, ne serait-ce que pour trouver du temps à y consacrer, par exemple.
  
  
• Impliquez également les collaborateurs : vous évitez de vous heurter à la résistance au changement en travaillant de manière collaborative avec les équipes. Ces dernières sont ensuite plus à même de proposer des solutions pertinentes pour améliorer la qualité de la production.
  
  
• Restez concrets : cette démarche vise à améliorer les processus et la production. Elle nécessite de reposer sur des données quantifiables et mesurables. On n’augmente pas la productivité de 10 % en s’appuyant sur des généralités décorrélées du terrain — ou alors, partagez-nous votre secret ! 😉

Les seules limites sont celles que vous vous fixez !

Ressources humaines, financières ou de temps disponible… Vos objectifs d’amélioration doivent être réalistes et correspondre aux ressources de votre organisation. Visez trop haut et vous ne récolterez jamais les fruits de votre travail ; visez trop bas, et l’amélioration ne sera pas visible.

Notre conseil 👉 Définissez précisément les contours du processus à améliorer en amont et fixez des objectifs petits mais atteignables pour y parvenir. Le tout, sans jamais oublier la conduite du changement pour faire adhérer vos équipes au projet !

À vous de jouer !