Conduite du changement : définition et conseils pour piloter l’innovation

Conduite du changement : définition et conseils pour piloter l'innovation

Avec la transformation numérique, mener une conduite du changement réussie fait désormais partie des priorités des entreprises, intégrées dans leur gestion des ressources humaines.

Pour rester compétitives et innover, celles-ci adoptent de nouvelles techniques de management, de nouveaux outils (logiciels) et de nouvelles pratiques, comme la dématérialisation des documents.

Outre la compétitivité, les enjeux de la conduite du changement sont multiples. 
Il s’agit d’attirer les jeunes talents, très au fait et formés aux dernières technologies et approches managériales, tout en fidélisant les collaborateurs de plus longue date, dont l’expertise est indispensable, mais les méthodes parfois désuètes.

Les évolutions technologiques se trouvent souvent au cœur de l’innovation de l’entreprise et provoquent une rupture des processus métier et des pratiques des utilisateurs. Or, c’est bien souvent l’humain qui est à la fois acteur du changement et cause de son échec.

Mieux vaut prendre le changement par la main avant qu’il ne nous prenne par la gorge.

Churchill

appvizer aborde pour vous cette notion dans un sens large et vous donne quelques pistes pour que le changement ne soit pas chronophage, mais un réel facteur d’amélioration et d’évolution pour votre structure :

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La conduite du changement : définition

La conduite du changement n’est pas une démarche si récente. Plus marginale à l’époque, elle date tout de même des années 90, période charnière à laquelle les entreprises, encouragées par la population, ont commencé à s’intéresser à leur impact sur la société, la santé et l’environnement, et à revoir leurs pratiques.

La transition numérique, en répondant à leur volonté d’être toujours plus performantes, économiques et efficaces, a aussi entraîné le besoin de revoir en profondeur leurs façons de fonctionner.

Mais le changement ne s’opère pas en un clin d’œil, sans accompagnement ni stratégie.
C’est là qu’intervient la conduite du changement.
Appelée aussi accompagnement du changement, management du changement, ou dans sa version plus positive « pilotage de l’innovation », elle est l’accompagnement d’un processus de transformation de l’entreprise, dans un contexte qui évolue, que ce choix soit subi ou stratégique.

De quels types de changement parlons-nous ?

Dans la vie d’une entreprise, les changements sont nombreux, et prendre le bon virage au bon moment permet sa survie sur le long terme. 

Ainsi, il peut s’agir :

  • de nouvelles technologies à utiliser, 
  • de nouveaux cadres légaux à respecter (RGPD, certificats anti fraude, etc.),
  • d’une fusion entre deux entités, 
  • de la commercialisation de nouveaux produits ou services, 
  • de la dématérialisation des documents,
  • de la mise en place de nouvelles techniques de management, 
  • d’externalisation de certaines activités.

Plus ou moins importants, ces bouleversements peuvent impacter jusqu’aux relations humaines, à la culture d’entreprise et aux conditions de travail.

Les enjeux de la conduite du changement

En plus de permettre l’évolution de l’entreprise vers des pratiques plus profitables et plus éthiques, elle permet :

  • de faciliter l’acceptation et la compréhension des changements dus à un nouveau projet porteur de croissance, ou à un nouvel outil ou processus majeur,
  • d’anticiper et réduire les facteurs de rejet des collaborateurs,
  • de réduire les coûts et le temps liés à une transition,
  • de favoriser l’esprit collaboratif au sein de l’entreprise, etc.

Ainsi, on peut distinguer trois types d’enjeux :

L’enjeu économique

En accompagnant ses collaborateurs dans la mise en place de nouvelles organisations et l’utilisation de nouveaux outils, l’entreprise s’assure une meilleure adhésion au projet de transformation et par conséquent une réduction de la perte de temps et de productivité que cette période implique forcément.

L’enjeu sociologique

Certains changements peuvent être mis en place dans le but de répondre à une situation de crise, de conflit, de fusion ou de négociation. Par exemple, suite à une grève sur les conditions sociales en place.

L’enjeu psychologique

Il peut y avoir des résistances au changement, et une période d’adaptation plus ou moins longue. Plusieurs étapes sont traversées, allant du rejet à l’application, en passant par l’acceptation. Pour qu’elles soient fluides et rapides, la motivation personnelle ainsi que le soutien des personnes à l’initiative du changement sont primordiaux.

De nouveaux métiers

De nouveaux métiers ont émergé pour répondre à ces besoins en accompagnement.
On parle de facilitateurs, tels que :

  • les coachs,
  • les médiateurs,
  • les accompagnateurs du changement : chefs de projet ou assistant à maîtrise d’ouvrage, ils facilitent l’adoption et la maîtrise par les utilisateurs de nouvelles procédures, d’un nouveau logiciel.

conduite du changement : 5 enjeux
© Hitachi

Une enquête menée à l’occasion de la journée AFOPE/Chaire Essec du changement (2011), sur l’organisation de la conduite du changement, démontre que dans 51 % des grands groupes français interrogés, la conduite du changement est internalisée.

Comment piloter le changement dans votre entreprise ?

20 conseils pratiques pour votre plan de conduite du changement

☞ N° 1 : Partagez votre vision, donnez du sens au projet ; 

☞ N° 2 : Communiquez sur l’objectif final, l’évolution et les bénéfices pour chacun de participer à ce changement ;

Ce n’est pas le changement qui fait peur aux gens, mais l’idée qu’ils s’en font.

Sénèque

☞ N° 3 : Adoptez une méthodologie ;

  • la phase de cadrage, 
  • l’analyse des impacts, 
  • la définition de la stratégie, 
  • la mise en place ;

☞ N° 4 : Anticipez les résistances dès la conception du projet, en établissant une cartographie des acteurs actifs et passifs, les plus impactés, les plus réfractaires ;

☞ N° 5 : Répondez aux résistances sans délai ; transformez le sentiment de danger en sentiment d’opportunité,

☞ N° 6 : Assurez-vous que toute la hiérarchie tient le même discours ;

☞ N° 7 : Associez tous les collaborateurs dès le début du projet, pour prendre en compte leur avis et faire en sorte que le produit final corresponde à leurs attentes, misez sur l’intelligence collective ;

☞ N° 8 : Représentez le changement, vous ne pouvez pas le demander aux autres si vous ne faites vous-même aucun effort ;

☞ N° 9 : Mettez en place un outil de communication interne permettant les retours et les critiques constructives, comme un réseau social d’entreprise ;

☞ N° 10 : Ne vous focalisez pas sur les aspects techniques au détriment des préoccupations humaines : un système d’information performant sans aucun salarié qui l’utilise ne sert à rien ;

☞ N° 11 : Motivez vos équipes par la reconnaissance des efforts et les incitations à l’action, détectez les leaders et reposez-vous sur eux ;

☞ N° 12 : Organisez toutes les formations théoriques et pratiques nécessaires ;

☞ N° 13 : Diffusez de la documentation claire, homogène et utile ;

☞ N° 14 : Tenez compte des enjeux et risques individuels, soyez à l’écoute ;

Encouragez l’innovation. Le changement est notre force vitale, la stagnation notre glas.

David M. Ogilvy

☞ N° 15 : Contrôlez le bon déroulement et le suivi des processus, procédures et modes opératoires, avec des indicateurs de mesure ;

☞ N° 16 : Définissez une équipe avec un chef de projet (change leader) pour sécuriser le déploiement du projet et assurer le dialogue ;

☞ N° 17 : Sinon, prévoyez la présence et le suivi d’une tierce personne de soutien, qui fera office de médiateur entre les collaborateurs et la hiérarchie ;

☞ N° 18 : Célébrez le passage de chaque étape importante, jusqu’à l’objectif final ;

☞ N° 19 : Créez un environnement de test ouvert aux utilisateurs pour qu’ils s’approprient les nouveaux outils,

☞ N° 20 : Félicitez publiquement l’adaptabilité de tous.

Sinon, vous risquez de vous confronter à ces situations :

  • la résistance cachée : l’inertie, la procrastination, voire le sabotage,
  • la résistance affichée : les argumentations, discussions et réunions sans fin, voire la révolte.

Le secret du changement consiste à concentrer son énergie pour créer du nouveau, et non pas pour se battre contre l’ancien.

Dan Millman dans Le Guerrier

Quelques étapes de la conduite du changement en image

Plus qu’une gestion de projet stricto sensu, la conduite du changement nécessite néanmoins de découper le projet en tâches, de les planifier et de suivre leur exécution afin de veiller au respect des coûts et des délais visés.

Infographie conduite du changement : étapes

 

Quand le changement concerne un outil, un logiciel

Rien n’est permanent sauf le changement.

Héraclite

Le changement n’est pas juste le passage d’un point A à un point B, mais une évolution constante et une adaptation permanente
Qu’il s’agisse de la mise en place d’un nouveau système d’information, d’un nouvel outil CRM ou ERP, de la gestion électronique des documents, la conduite du changement doit se faire progressivement, de façon réfléchie, avant de choisir la solution finale.

Dans le cas des logiciels en mode SaaS, qui ont l’avantage de se mettre à jour régulièrement au niveau des fonctionnalités, mais aussi des réglementations en vigueur, une formation continue sera nécessaire. 
Optez donc pour des solutions avec un support client et un accompagnement optimaux.

Pour cela n’hésitez pas à consulter notre base de logiciels référencés : SIRH, ERP, CRM, gestion de projet, GED, communication, l’outil qui changera votre quotidien est peut-être là !

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