Conduite du changement : étapes, enjeux, définition, accompagnement au changement

Comment mener et accompagner la conduite du changement en entreprise ?

Conduite du changement : définition et conseils pour piloter l'innovation

Avec la transformation numérique, mener une conduite du changement réussie fait désormais partie des priorités des entreprises. Pour rester compétitives et innover, celles-ci adoptent de nouvelles techniques de management, de nouveaux outils et de nouvelles pratiques.

Comment mettre en place la conduite du changement dans votre entreprise grâce à un accompagnement ? Comment répondre aux enjeux de la conduite du changement ?

Étapes, plan de conduite du changement et bonnes pratiques : on vous dit tout sur la gestion du changement.

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Qu’est-ce que la conduite du changement en entreprise ?

La conduite du changement : définition

La conduite du changement est l’accompagnement d’un processus de transformation de l’entreprise, dans un contexte qui évolue, que ce choix soit subi ou stratégique.

💡 On parle également d’accompagnement du changement, de management du changement, ou dans sa version plus positive « pilotage de l’innovation ».

La transition numérique impose aujourd’hui aux entreprises de revoir en profondeur leurs façons de fonctionner et leurs processus. Mais le changement ne s’opère pas sans accompagnement ni stratégie.

Objectifs de la conduite du changement :

  • faciliter l’acceptation et la compréhension des changements dus à un nouveau projet porteur de croissance, ou à un nouvel outil ou processus majeur,
  • anticiper et de réduire les facteurs de rejet des collaborateurs,
  • réduire les coûts et le temps liés à une transition,
  • favoriser l’esprit collaboratif au sein de l’entreprise, etc.

Les enjeux de la conduite du changement

Ainsi, on peut distinguer trois types d’enjeux :

  • l’enjeu économique : avec l’accompagnement au changement des collaborateurs, l’entreprise s’assure une meilleure adhésion au projet de transformation et par conséquent une réduction de la perte de temps et de productivité ;
  • l’enjeu sociologique : certains changements peuvent être mis en place dans le but de répondre à une situation de crise, de conflit, de fusion ou de négociation, suite à une grève par exemple ;
  • l’enjeu psychologique : vous risquez de rencontrer des résistances au changement, et une période d’adaptation plus ou moins longue est nécessaire pour passer du rejet à l’application, en passant par l’acceptation.

conduite du changement : 5 enjeux

© Hitachi

Exemples de changements à accompagner dans l’entreprise

Pourquoi avoir une démarche de conduite du changement ?

Faciliter la gestion des changements

La mise en place de changements, qu’il s’agisse d’une nouvelle manière de faire, d’un nouvel outil ou d’une nouvelle organisation, si elle n’est pas préparée, ne sera pas toujours bien acceptée. Aidez vos collaborateurs à comprendre les changements pour mieux les accepter.

👉  Quelques conseils :

  • identifiez les points de friction possibles en amont pour mieux préparer au changement ;
  • définissez et menez une politique de conduite du changement pour accompagner vos équipes et dissiper leurs doutes.

Contrer la résistance au changement

Ce n’est pas le changement qui fait peur aux gens, mais l’idée qu’ils s’en font.

Sénèque

Malgré ces précautions, vous risquez de vous confronter à ces situations :

  • la résistance cachée : l’inertie, la procrastination, voire le relâchement,
  • la résistance affichée : les argumentations, les discussions et réunions sans fin, et autres revendications.

La résistance au changement n’est pas une fin annoncée pour vos projets, vous pouvez aider vos collaborateurs à la dépasser.

Comment faire la conduite du changement ?

Les étapes de la conduite du changement

  • Étape 1 : définir l’objectif :
    • Que veut-on changer ? Vers quoi souhaite-t-on tendre ?
    • L’objectif peut être financier (développer le chiffre d’affaires, devenir plus rentable, etc.), marketing (améliorer les performances de votre site internet ou revoir votre image de marque), RH (simplifier la gestion des absences, favoriser la flexibilité du travail), etc.
       
  • Étape 2 : réaliser un audit pour identifier le besoin de changement :
    • Pourquoi ce changement ? Quelle est l’origine du besoin (stratégique, opérationnel, etc.) ?
    • Il est important d’analyser l’existant pour comprendre le nouvel objectif et donc le besoin de changement. Cette étape permet aussi d’identifier les résistances au changement possibles.
       
  • Étape 3 : mettre en place le changement :
    • Qui est en charge de ce projet ? Définissez des rôles clairs et formez, si besoin, une équipe responsable de la conduite du changement.
    • Communiquez ! Si vous n’avez qu’un point à retenir, c’est celui-ci : clarifiez tous les points : l’origine du besoin et de la décision, le plan d’action mis en place, les étapes à suivre, les rôles de chaque personne concernée, les échéances, etc. Informez les parties prenantes à chaque étape.
    • Organisez des ateliers ou des sessions de formation pour développer des compétences, si besoin, mais aussi pour rassurer votre équipe que vous leur donniez les moyens de s’adapter au changement.
    • Priorisez les besoins.
       
  • Étape 4 : adaptez votre management :
    • Responsabiliser les équipes pour qu’elles s’approprient les changements et soient actrices de leur propre empowerment.
    • Définissez des objectifs clairs que les collaborateurs comprennent afin qu’ils trouvent du sens dans leurs tâches.
       
  • Étape 5 : pilotez le changement :
    • Le changement a-t-il été accepté, acquis ? L’équipe est-elle opérationnelle ?
    • Définissez des indicateurs pour mesurer l’efficacité du plan d’action mis en place.

Les étapes de la conduite du changement pour des projets collaboratifs illustrées :

Infographie conduite du changement : étapes

Comment accompagner des salariés lors d’un changement ?

Cela va dépendre de votre entreprise ! Demandez-vous : quels sont les leviers du changement à disposition dans votre entreprise ?

Quelques pistes à explorer pour accompagner vos salariés :

  • la communication interne : supports papiers, numériques ou vidéos, site intranet, outils collaboratifs,
  • la formation en interne ou externe : e-learning, aide en ligne, guides, ateliers, tutoriels, vidéos,
  • l’accompagnement au changement : prestataire externe comme un·e manager de transition, des référents en internes, des rendez-vous réguliers pour faire le point,
  • le feedback : demandez l’avis de vos collaborateurs régulièrement pour savoir si vous répondez à leurs attentes.

20 conseils pratiques pour votre plan de conduite du changement

  1. Partagez votre vision, donnez du sens au projet ;
  2. Communiquez sur l’objectif final, l’évolution et les bénéfices pour chacun de participer à ce changement ;
  3. Adoptez une méthodologie ;
    • la phase de cadrage,
    • l’analyse des impacts,
    • la définition de la stratégie,
    • la mise en place ;
  4. Anticipez les résistances dès la conception du projet, en établissant une cartographie des acteurs actifs et passifs, les plus impactés, les plus réfractaires ;
  5. Répondez aux résistances sans délai ; transformez le sentiment de danger en sentiment d’opportunité,
  6. Assurez-vous que toute la hiérarchie tient le même discours ;
  7. Associez tous les collaborateurs dès le début du projet, pour prendre en compte leur avis et faire en sorte que le produit final corresponde à leurs attentes, misez sur l’intelligence collective ;
  8. Représentez le changement, vous ne pouvez pas le demander aux autres si vous ne faites vous-même aucun effort ;
  9. Mettez en place un outil de communication interne permettant les retours et les critiques constructives, comme un réseau social d’entreprise ;
  10. Ne vous focalisez pas sur les aspects techniques au détriment des préoccupations humaines : un système d’information performant sans aucun salarié qui l’utilise ne sert à rien ;
  11. Motivez vos équipes par la reconnaissance des efforts et les incitations à l’action, détectez les leaders et reposez-vous sur eux ;
  12. Organisez toutes les formations théoriques et pratiques nécessaires ;
  13. Diffusez de la documentation claire, homogène et utile ;
  14. Tenez compte des enjeux et risques individuels, soyez à l’écoute ;
  15. Contrôlez le bon déroulement et le suivi des processus, procédures et modes opératoires, avec des indicateurs de mesure ;
  16. Définissez une équipe avec un chef de projet (change leader) pour sécuriser le déploiement du projet et assurer le dialogue ;
  17. Sinon, prévoyez la présence et le suivi d’une tierce personne de soutien, qui fera office de médiateur entre les collaborateurs et la hiérarchie ;
  18. Célébrez le passage de chaque étape importante, jusqu’à l’objectif final ;
  19. Créez un environnement de test ouvert aux utilisateurs pour qu’ils s’approprient les nouveaux outils,
  20. Félicitez publiquement l’adaptabilité de tous.

Accompagner un changement de logiciel

Ce n’est plus une nouvelle : la transition numérique des entreprises impose de plus en plus l’utilisation d’outils logiciels. La mise en place de nouveaux outils peut au mieux, faire peur, au pire, rebuter et faire fuir.

Qu’il s’agisse d’un nouveau système d’information, d’un nouvel outil CRM ou ERP, de la gestion électronique des documents, la conduite du changement doit se faire progressivement, de façon réfléchie, pour que l’outil choisi réponde au mieux à vos besoins.

Nos conseils pour faciliter l’adoption d’un nouveau logiciel :

  • Rapprochez-vous des éditeurs pour voir s’ils proposent une formation à l’utilisation de leur outil.
  • Optez pour des solutions avec un support client disponible.
  • Intégrez l’aide directement dans l’interface du logiciel métier avec un assistant digital, comme Shortways, disponible dès que l’utilisateur en a besoin : aide contextuelle ou pas à pas guident les utilisateurs pour simplifier leur adoption logicielle.

💡  Qui dit maîtrise des outils, dit efficacité et meilleure productivité des équipes.

Le changement, c’est maintenant ?

Le changement n’est pas juste le passage d’un point A à un point B, mais une évolution constante et une adaptation permanente.

Comment mener la conduite du changement en bref ?

  • identifier les besoins de changement, et les freins qu’ils peuvent engendrer ;
  • communiquez, sur tout, à tout moment ;
  • prenez le temps d’accompagner le changement : les résultats n’en seront que meilleurs.

 

Article mis à jour, publié initialement par Nathalie Pouillard en février 2019.

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