La dématérialisation : un tournant à prendre pour votre entreprise

dématérialisation : 5 avantages et 5 inconvénients

La dématérialisation est plus qu’une tendance, elle est l’un des grands enjeux de la transition numérique des entreprises et administrations, tous secteurs confondus. Zéro papier, explosion du volume d’informations, mobilité et travail à distance, nombreuses sont les problématiques auxquelles sont confrontées les organisations d’aujourd’hui. Ces dernières peuvent trouver des réponses dans la digitalisation des supports et des processus de travail.

En quoi consiste la dématérialisation au juste ? Au-delà de la numérisation de vos documents administratifs pour un accès simplifié et accéléré à l’information à l’ensemble de vos collaborateurs, la dématérialisation offre son lot d’avantages.

Qu’est-ce que la dématérialisation et sous quelle(s) forme(s) peut-elle être déployée en entreprise ? Quel est l’intérêt de sa mise en place dans votre organisation ? Pour mieux comprendre les enjeux de la dématérialisation, ses avantages et inconvénients, et l’impact de la transformation numérique pour l’entreprise, voici l’essentiel à savoir.

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Qu’est-ce que la dématérialisation des documents ?

Dématérialisation : définition

On désigne par dématérialisation le processus de remplacement d’un support physique (généralement le papier) par un format numérique, des ressources et informations matérielles d’une entreprise ou d’une organisation.

Ce remplacement du matériel par des données informatisées prend différentes formes. Un document dématérialisé peut être scanné à partir d’un support papier ou produit directement au format électronique.

Ainsi, on distingue deux types de dématérialisation, avec leurs problématiques propres :

▶︎ La dématérialisation native, qui désigne les fichiers créés directement sur des supports numériques. Les documents électroniques natifs doivent disposer d’un certificat de scellement pour être considérés comme conformes.

▶︎ La dématérialisation a posteriori, qui concerne notamment des documents entrants au format papier et qui traverse différentes phases :

  • la numérisation : il s’agit de scanner l’original papier pour en obtenir sa version numérisée et d’en générer un fichier exploitable (indexation) pour l’intégrer au système, par exemple avec un dispositif de reconnaissance optique de caractères (RAD/LAD) ;
     
  • l’archivage : après la numérisation, le document doit pouvoir être stocké. Doivent être définis le support, les droits d’accès, les moyens de sauvegarde, l’arborescence pour le rangement des documents, les enjeux liés à l’intégrité et à la conformité réglementaire ;
     
  • le versionnage : la gestion des différentes versions (ou versioning) d’un même document et comment garder la trace des évolutions apportées à un document ;
     
  • la certification : garantir que le document copié numériquement est conforme à son original papier.

Si la dématérialisation des documents est bien souvent la porte d’entrée d’une organisation vers un environnement de travail zéro papier, elle n’est qu’une partie d’un ensemble plus large : tout le processus de traitement des flux d’informations s’en trouve réorganisé.

Se posent alors différentes questions autour de la gestion de ces documents numériques :

  • les moyens de l’accès aux documents, et à quels utilisateurs ;
  • les droits liés à leur usage : consultation, modification, transfert, validation ;
  • les modes et les durées de conservation, etc.

Ainsi, la dématérialisation s’ancre dans une opération plus large de transformation numérique d’une organisation, et invitera à repenser l’ensemble des processus métiers :

  • les activités,
  • les procédures,
  • les intervenants,
  • les échanges,
  • les outils.

Tant et si bien qu’il serait plus juste de parler de dématérialisation des flux : flux entrants, flux internes et flux sortants.
 

dematerialisation_globale_prologue.fr

© prologue.fr

Quels flux dématérialiser ?

La mise en œuvre d’une opération de dématérialisation peut concerner une partie ou l’ensemble de votre gestion administrative et comptable, des documents produits en interne et leurs workflows associés, aux documents arrivant de l’extérieur, en passant par les transactions entre l’entreprise et ses clients, ses fournisseurs, et ses partenaires.

Parmi les flux et documents à dématérialiser, on retrouve :

  • les processus comptables ;
  • les factures clients ;
  • les factures fournisseurs ;
  • les documents commerciaux : contrats, bons de commande, bons de livraison ;
  • les documents RH : dossiers des salariés, bulletins de paie, contrats de travail, etc.

Dans un projet de dématérialisation, la mise en œuvre peut être progressive, avec certains de vos processus métiers d’abord, puis s’étendre à d’autres pour se généraliser.

💡 Pour faciliter le traitement, les transactions, le suivi et la conservation de vos documents probants, un système de Gestion électronique de documents (GED) peut être mis en place, associé à des solutions de signature électronique, d’horodatage, de conservation sécurisée, et d’archivage à valeur probante.

Dématérialisation et loi : que retenir ?

Valeur légale des documents électroniques

D’après la loi du 13 mars 2000, les documents au format électronique ont la même valeur probante que les originaux au format papier, selon les conditions décrites à l’article 1316-1 du Code civil :

L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité.

Toutefois, la valeur légale d’un document :

  • est reconnue s’il est produit numériquement : il est considéré comme original (à condition qu’il respecte les dispositions légales énumérées ci-dessus) ;
     
  • n’est pas reconnue s’il est numérisé et reste une simple copie au format électronique d’un document papier : son authenticité ne peut pas être prouvée, donc l’original papier tient lieu de preuve et doit être conservé.

Dématérialisation des factures et Chorus Pro

La dématérialisation des factures est obligatoire depuis 2020 pour toutes les entreprises fournissant des biens et des services aux administrations publiques françaises.

La gestion des factures dématérialisées à destination de l’État et de toutes les entités publiques est centralisée sur un portail gratuit et obligatoire nommé Chorus Pro.

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Pourquoi utiliser la dématérialisation en entreprise ?

Les avantages de la dématérialisation

Gain de place grâce au stockage numérique

La numérisation des documents procure un avantage considérable sur le plan logistique. Le stockage et la gestion électronique de documents sur des serveurs procurent un gain d’espace.

Certaines entreprises, amenées à louer des espaces de stockage pour conserver leurs documents au format papier, réalisent alors des économies substantielles.

Accessibilité des données

Grâce au partage de fichiers en ligne, une équipe de travail peut mener des activités coordonnées, même à distance. Avec les documents accessibles en tout lieu et à tout moment, les échanges avec les clients, les fournisseurs, l’expert-comptable, etc. sont fluidifiés, évitent les déplacements et permettent d’économiser les coûts liés.

Autre possibilité : le travail à la maison, ou télétravail, procure un certain confort au personnel. La réactivité de l’entreprise est démultipliée et chacun gagne un temps considérable. Choisir une plateforme collaborative en ligne, à l’image d’Easydrop, rend la collaboration plus efficace dans une démarche de dématérialisation. L’outil sécurise le partage de documents, les échanges et toutes les formes de communication.

Amélioration de la productivité et coordination des activités

L’intelligence d’un système de gestion électronique de documents accroît la productivité des collaborateurs. La transmission de l’information est plus rapide et les collaborateurs ne perdent plus de temps à chercher l’information.

Utiliser une solution de GED telle que Netframe facilite le partage d’informations en interne, et de coordination de vos projets autour des documents. Vous classez vos fichiers, gérez vos paramètres de versionnage, de partage, d’archivage et les circuits de validation d’un document, tout organisant vos communications directement depuis l’outil.

De même, Zeendoc est une solution GED permettant le stockage, la recherche et la mise à disposition de toutes les informations de l’entreprise : avec un moteur de recherche performant et son analyse intelligente des données, vous retrouvez toute l’information recherchée en un rien de temps.

Ainsi, les activités coordonnées autour d’un projet sont accélérées et les temps de traitement des dossiers entre les différents services sont significativement réduits.

Archivage numérique à valeur légale

Pour stocker les documents numérisés sous la forme de fichiers numériques, des outils professionnels s’avèrent nécessaires :

  • un coffre-fort numérique pour sécuriser les données en leur procurant une valeur légale,
  • une solution permettant de signer électroniquement les documents, tout en authentifiant l’identité du signataire.

La valeur légale d’une signature électronique peut être un sujet de préoccupation pour un dirigeant d’entreprise.

Pour s’assurer de la valeur légale d’une signature électronique, faites appel à un tiers de confiance. Il s’agit d’une autorité de certification elle-même certifiée par l’État, qui réunit toutes les conditions et répond aux normes de sécurité européennes les plus exigeantes.

Des solutions comme Universign et Yousign vous permettent de signer et de faire signer vos documents électroniques, et offrent un service de conservation à valeur probante de vos documents.

Les limites de la dématérialisation

Résistance face aux changements

La préparation des ressources humaines entre également dans l’équation.

Vos collaborateurs, potentiellement habitués à traiter les informations de la même manière depuis plusieurs années, peuvent manifester une certaine résistance face aux changements, par peur de l’inconnu, ou par méconnaissance des nouvelles technologies.

Un temps d’adaptation doit être accordé à l’utilisateur afin d’appréhender ce nouvel environnement de travail, ses conditions et ses règles d’utilisation.

Un accompagnement peut être mis en place afin de mettre en pratique les nouveaux usages, des outils aux procédures de travail. Ces plans de formation sont susceptibles d’engendrer des investissements non négligeables.

Investissement financier

Passer d’une gestion au format papier à une gestion électronique de documents comporte des frais techniques, des coûts de maintenance, d’hébergement, mais aussi, de formation des utilisateurs.

Une analyse technique des moyens à mettre en œuvre est nécessaire. Un projet de dématérialisation doit en effet prendre en compte la maîtrise du réseau informatique pour connecter les applications métiers utilisées en interne.

Un objectif d’efficacité devra être fixé et chiffré afin d’améliorer la qualité, les délais de livraison, entre autres, et anticiper chaque besoin des salariés en matière d’archivage électronique.

Tous ces éléments s’inscrivent dans une stratégie de transformation numérique dont les bénéfices vont profiter à la croissance de toute l’entreprise sur du long terme.

Les données représentent le patrimoine le plus précieux de l’entreprise : la question de l’investissement financier doit sérieusement être envisagée.

Sécurité et l’intégrité des données

La dématérialisation des documents administratifs, et le traitement de données sensibles, comme les données personnelles recueillies, soulèvent la question de la sécurité des informations conservées.

Le RGPD impose un système d’archivage de données avec anonymisation, ainsi qu’un degré élevé de confidentialité et de sécurité concernant le traitement des informations. Cela contraint les entreprises d’opter pour une solution du marché garantissant la protection de l’information, circulant en interne, et parfois en dehors de l’entreprise, ce qui occasionne des coûts.

La sécurisation doit également être prévue pour tous les accès, avec notamment une bonne gestion des droits utilisateurs pour se prémunir des pirates informatiques, des fraudes, et des attaques susceptibles de corrompre l’intégrité des données.

Perte de documents

Si un document papier peut être égaré, un fichier numérique est également exposé au risque de perte, qu’il s’agisse d’une défaillance du matériel informatique ou d’une erreur humaine. L’adoption d’une solution permettant la sauvegarde automatique des informations ou un plan de reprise des activités peut être envisagée pour minimiser les risques. Une formation de qualité permettra, quant à elle, d’adopter les bonnes pratiques en interne.

Vers la concrétisation d’une politique zéro papier

Avec la dématérialisation, l’intégralité de votre organisation opère sa transition vers un univers dématérialisé : traitement, gestion, conservation, archivage, etc. L’objectif, à terme, est la gestion entièrement électronique de vos données, documents et processus métier.

Pour lancer votre projet de dématérialisation au sein de votre structure, par quoi commencer ? Le point de départ semble être la dématérialisation des documents existants dans votre organisation. Puis, il sera nécessaire de repenser les processus concernés par cette démarche : finances, comptabilité, gestion des ressources humaines, etc. Chaque workflow devra être réétudié avant d’être automatisé dans les meilleures conditions, notamment grâce à des outils professionnels.

De la plateforme collaborative tout-en-un à un outil de GED avancé, en passant par une solution fiable de signature électronique, des solutions logicielles BtoB dédiées vous accompagnent. Ces solutions sont à votre disposition pour enclencher le processus, en vous offrant conformité, fiabilité, et facilité.

Et vous, êtes-vous prêt·e à accélérer votre transformation digitale ?

Article mis à jour, publié initialement en janvier 2019.

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