La dématérialisation : un tournant à prendre pour votre entreprise

dématérialisation : 5 avantages et 5 inconvénients

La dématérialisation est plus qu’une tendance : elle est l’un des grands enjeux de la transition numérique des entreprises et des administrations.

Mais qu’est-ce que la dématérialisation exactement, et sous quelle(s) forme(s) peut-elle être déployée en entreprise ? Quel est l’intérêt de sa mise en place dans votre organisation ?

Pour mieux comprendre les enjeux de la dématérialisation, ses avantages et inconvénients, ainsi que l’impact de la transformation numérique pour l’entreprise, voici l’essentiel à savoir.

Sommaire

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Qu’est-ce que la dématérialisation des documents ?

Définition de la dématérialisation

La dématérialisation se définit comme le processus de remplacement d’un support physique (généralement le papier) par un format numérique, des ressources et informations matérielles d’une organisation.

Types et phases de la dématérialisation

Ce remplacement du matériel par des données informatisées prend différentes formes.

Ainsi, on distingue deux types de dématérialisation, avec leurs problématiques propres :

▶︎ La dématérialisation native : les fichiers sont créés directement sur des supports numériques. Les documents électroniques natifs doivent disposer d’un certificat de scellement pour être considérés comme conformes.

▶︎ La dématérialisation a posteriori : elle concerne notamment des documents entrants au format papier, et traversant les phases suivantes :

  • la numérisation : il s’agit de scanner l’original papier pour en obtenir sa version numérisée. Il faut ensuite en générer un fichier exploitable (indexation) pour l’intégrer au système (par exemple avec un dispositif de reconnaissance optique de caractères RAD/LAD) ;
     
  • l’archivage : après la numérisation, le document doit pouvoir être stocké. Sont définis alors le support, les droits d’accès, les moyens de sauvegarde, les enjeux liés à l’intégrité et à la conformité réglementaire, etc. ;
     
  • le versionnage : la gestion des différentes versions (ou versioning) d’un même document et comment garder la trace des évolutions apportées ;
     
  • la certification : garantir que le document copié numériquement est conforme à son original papier.

L’émergence de la GED en entreprise

Face aux problématiques liées à la dématérialisation, de nouveaux enjeux émergent :

  • les moyens de l’accès aux documents, et à quels utilisateurs ;
  • les droits liés à leur usage : consultation, modification, transfert, validation ;
  • les modes et les durées de conservation, etc.

💡 Pour faciliter l’accès aux documents, leur indexation ou encore leur archivage, un système de Gestion électronique de documents (GED) peut être mis en place. Disponible en mode SaaS, il permet à l’ensemble des collaborateurs d’accéder aux ressources dématérialisées de partout et à tout moment, et de profiter parfois de fonctionnalités collaboratives (chat, gestion de tâches, etc.).

Dématérialisation : avantages de la GED

© Blog Numérisation

De la dématérialisation des documents à la dématérialisation des flux

Si la dématérialisation des documents est bien souvent la porte d’entrée d’une organisation vers un environnement de travail zéro papier, elle s’ancre dans une opération plus large de transformation numérique.

Par conséquent, l’organisation est invitée à repenser l’ensemble des processus métiers :

  • les activités,
  • les procédures,
  • les intervenants,
  • les échanges,
  • les outils.

Tant et si bien qu’il serait plus juste de parler de dématérialisation des flux :

  • flux entrants,
  • flux internes,
  • et flux sortants.

les phases de la dématérialisation

© prologue.fr

Quels flux dématérialiser en entreprise ?

La mise en œuvre d’une opération de dématérialisation peut concerner une partie ou l’ensemble de votre gestion administrative et comptable. Parmi les flux et documents à dématérialiser, on retrouve :

  • les processus comptables ;
  • les factures clients ;
  • les factures fournisseurs ;
  • les documents commerciaux : contrats, bons de commande, bons de livraison ;
  • les documents RH : dossiers des salariés, bulletins de paie, contrats de travail, etc.

Dématérialisation et loi : que retenir ?

Valeur légale des documents électroniques

D’après la loi du 13 mars 2000, les documents au format électronique ont la même valeur probante que les originaux au format papier, selon les conditions décrites à l’article 1316-1 du Code civil :

L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier , sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité.

Toutefois, la valeur légale d’un document :

  • est reconnue s’il est produit numériquement : il est considéré comme original (à condition qu’il respecte les dispositions légales énumérées ci-dessus) ;
     
  • n’est pas reconnue s’il est numérisé et reste une simple copie au format électronique d’un document papier. Dans ce cas l’original papier tient lieu de preuve et doit être conservé.

Dématérialisation des factures et Chorus Pro

La dématérialisation des factures est obligatoire depuis 2020 pour toutes les entreprises fournissant des biens et des services aux administrations publiques françaises.

La gestion des factures dématérialisées à destination de l’État et de toutes les entités publiques est centralisée sur un portail gratuit et obligatoire nommé Chorus Pro.

Dématérialisation et accès aux données

© Shutterstock / MaximP

Archivage numérique et signature électronique à valeur légale

Pour assurer la conformité légale des documents numérisés, des outils professionnels s’avèrent nécessaires. Un coffre-fort numérique, par exemple, permet de sécuriser les données en leur procurant une valeur légale.

Quant à la signature électronique, assurez-vous de sa valeur légale en faisant appel à un tiers de confiance. Il s’agit d’une autorité de certification (elle-même certifiée par l’État) répondant aux normes de sécurité européennes les plus exigeantes.

💡 Des logiciels comme Universign et Yousign vous permettent de signer et de faire signer vos documents électroniques, et offrent un service de conservation à valeur probante de vos documents.

DocuSign, quant à lui, garantit la valeur légale de toutes les signatures électroniques tout en simplifiant les processus d’accord et en accélérant les opérations (préparation des contrats, exécution, etc.).

Pourquoi utiliser la dématérialisation en entreprise ?

Les avantages de la dématérialisation des documents et des processus

Avantages de la dématérialisation

© StarXpert

Gain de place grâce au stockage numérique

La numérisation des documents procure un avantage considérable sur le plan logistique. Le stockage et la gestion électronique de documents sur des serveurs offrent un gain d’espace.

Certaines entreprises, amenées à louer des espaces de stockage pour conserver leurs documents au format papier, réalisent alors des économies substantielles.

Accessibilité des données

Grâce au partage de fichiers en ligne :

  • une équipe de travail peut mener des activités coordonnées, même à distance. Avec les documents accessibles en tout lieu et à tout moment, les échanges avec les clients, les fournisseurs, l’expert-comptable, etc. sont fluidifiés. Les déplacements (et les coûts liés) sont également réduits.
  • le personnel peut bénéficier du télétravail. La réactivité de l’entreprise est alors démultipliée et chacun gagne un temps considérable. 

💡 Choisir une plateforme collaborative en ligne, à l’image d’Easydrop, rend la collaboration plus efficace dans une démarche de dématérialisation. L’outil sécurise le partage de documents, les échanges et toutes les formes de communication.

Amélioration de la productivité et de la rentabilité

Grâce à la dématérialisation des processus, la transmission de l’information est plus rapide. Les collaborateurs ne perdent plus de temps à chercher l’information. Ils gagnent donc en productivité et peuvent davantage se consacrer à des activités plus rémunératrices pour l’entreprise.

💡 Utiliser une solution de GED telle que Netframe facilite le partage d’informations en interne, et de coordination de vos projets autour des documents. Vous classez vos fichiers, gérez vos paramètres de versionnage, de partage, d’archivage et les circuits de validation d’un document, tout organisant vos communications directement depuis l’outil.

De même, Zeendoc est une solution GED permettant le stockage, la recherche et la mise à disposition de toutes les informations de l’entreprise. Avec un moteur de recherche performant et son analyse intelligente des données, vous retrouvez toute l’information recherchée en un rien de temps.

Enjeu écologique

Enfin, le zéro papier, et la diminution de l’emploi de l’encre pour les impressions, constituent un pas de plus vers une économie plus orientée développement durable. En effet, selon Iéseg Conseil, un employé consommerait en moyenne 2500 feuilles de papier par an !

D’autre part, notons que la dématérialisation des processus induit, comme nous l’avons vu, des pratiques de travail nouvelles à l’exemple du télétravail. Ainsi, l’impact environnemental des employés se voit réduit grâce à la diminution, par exemple, des déplacements en voiture.

Les limites de la dématérialisation en entreprise

Résistance face aux changements

Vos collaborateurs, potentiellement habitués à traiter les informations de la même manière depuis plusieurs années, peuvent manifester une certaine résistance face aux changements, par peur de l’inconnu, ou par méconnaissance des nouvelles technologies.

Un temps d’adaptation et un accompagnement doivent être accordés à l’utilisateur afin d’appréhender ce nouvel environnement de travail, ses conditions et ses règles d’utilisation.

Investissement financier

Passer d’une gestion au format papier à une gestion électronique de documents comporte des frais :

  • techniques,
  • de maintenance,
  • d’hébergement,
  • de formation des utilisateurs.

Une analyse technique des moyens à mettre en œuvre est nécessaire. Un projet de dématérialisation doit en effet prendre en compte la maîtrise du réseau informatique pour connecter les applications métiers utilisées en interne.

Un objectif d’efficacité devra être fixé et chiffré afin d’améliorer la qualité, les délais de livraison, entre autres, et anticiper chaque besoin des salariés en matière d’archivage électronique.

Sécurité et l’intégrité des données

La dématérialisation des documents administratifs, et le traitement de données sensibles, comme les données personnelles recueillies, soulèvent la question de la sécurité des informations conservées :

  • Le RGPD impose un système d’archivage de données avec anonymisation, ainsi qu’un degré élevé de confidentialité et de sécurité. Cela contraint les entreprises d’opter pour une solution garantissant la protection de l’information, circulant en interne, et parfois en dehors de l’entreprise, ce qui occasionne des coûts.
  • La sécurisation doit également être prévue pour tous les accès, avec notamment une bonne gestion des droits utilisateurs pour se prémunir des pirates informatiques et autres fraudes.

Perte de documents

Si un document papier peut être égaré, un fichier numérique est également exposé au risque de perte, qu’il s’agisse d’une défaillance du matériel informatique ou d’une erreur humaine.

L’adoption d’une solution permettant la sauvegarde automatique des informations, ou un plan de reprise des activités, peuvent être envisagés pour minimiser les risques.

Vers la concrétisation d’une politique zéro papier

Avec la dématérialisation, l’intégralité de votre organisation opère sa transition vers un univers dématérialisé. L’objectif, à terme, est la gestion entièrement électronique de vos données et documents.

Mais il est aussi nécessaire de repenser les processus concernés par cette démarche : finances, comptabilité, gestion des ressources humaines, etc. Chaque workflow doit être réétudié avant d’être automatisé dans les meilleures conditions, notamment grâce à des outils professionnels.

Et vous, êtes-vous prêt·e à accélérer votre transformation digitale ?

Article mis à jour, publié initialement en janvier 2019.

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