La dématérialisation : un tournant à prendre pour votre entreprise

La dématérialisation est plus qu’une tendance : elle est l’un des grands enjeux de la transition numérique des entreprises et des administrations.

Sous quelle(s) forme(s) peut-elle être déployée en entreprise ? Quel est l’intérêt de sa mise en place dans votre organisation ?

Pour mieux comprendre les enjeux de la dématérialisation, ses avantages et inconvénients, ainsi que l’impact de la transformation digitale pour l’entreprise, voici l’essentiel à savoir :

La dématérialisation se définit comme le processus de remplacement des supports d’informations matériels (généralement le papier) par un format numérique.

Appliquée aux documents, elle implique plusieurs phases :

• la numérisation,
  
• l’indexation,
  
• l’archivage,
  
• le versionnage,
  
• la certification.
  

Mais elle ne se limite pas aux documents seuls et représente un bouleversement plus profond pour les organisations, comme vous allez le découvrir.

En effet, si la dématérialisation des documents est bien souvent la porte d’entrée vers un environnement de travail zéro papier, elle s’inscrit dans une dynamique plus large de transformation numérique :

• des activités,
  
• des procédures,
  
• des échanges,
  
• des outils,
  
• de l’espace de travail lui-même, à l’époque du télétravail et du flex office, grâce à la digital workplace.
  

De nos jours, l’entreprise fait donc face à plusieurs enjeux, notamment :

• la dématérialisation des documents, comprenant :
  
• la dématérialisation des contrats,
  
• la dématérialisation des bons de commande,
  
• la dématérialisation des bons d’intervention ;
  
  
• la dématérialisation comptable, incluant :
  
• la dématérialisation des factures, clients et fournisseurs,
  
• la dématérialisation fiscale ;
  
  
• la dématérialisation RH, de la gestion des congés aux bulletins de paie ;
  
  
• la dématérialisation des échanges avec l’EDI (l’échange de données informatisé),
  qui concerne surtout les documents commerciaux dans le secteur logistique, mais aussi la transmission de documents aux autorités, comme la liasse fiscale.
  

D’après la loi du 13 mars 2000, les documents au format électronique ont la même valeur probante, ou valeur légale, que les originaux au format papier, « sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. »

© StarXpert

Au-delà de ces 4 avantages principaux que sont :

• la réduction des coûts,
• le gain de productivité,
• la communication simplifiée,
• la sécurisation des données,

on peut citer :

• le gain de place grâce au stockage numérique,
• l’accessibilité des données en mobilité et en temps réel,
• l’enjeu écologique grâce à la réduction du papier et des déplacements.

En contrepartie, voici les freins que vous pouvez rencontrer :

• la résistance face au changement de vos collaborateurs, impliquant un temps d’adaptation et un accompagnement nécessaires ;
  
  
• un investissement financier pour couvrir les frais :
  • techniques,
  • de maintenance,
  • d’hébergement,
  • de formation des utilisateurs ;
     
• le risque de perte de documents due à une défaillance du matériel informatique, un acte de malveillance, un virus ou une erreur humaine.

☝️ Pour accompagner la transition numérique de l’entreprise, le recrutement d’un Chief Digital Officer peut être déterminant. Il existe aussi de nombreux logiciels en ligne, adaptés à tous les besoins.

• Pour le stockage des fichiers dématérialisés, l’intégrité des données et le traitement de données sensibles :
  un coffre-fort numérique permet de sécuriser les données en leur procurant une valeur légale.
  
  ☝️ Le RGPD impose un système d’archivage de données avec anonymisation, ainsi qu’un degré élevé de confidentialité et de sécurité.
   
• Pour la sécurité des accès et la bonne gestion des droits utilisateurs :
  l’utilisation d’un gestionnaire de mots de passe se révèle une vraie bonne idée. LastPass, par exemple, permet de générer des mots de passe complexes, consignés dans un coffre-fort numérique accessible via une authentification unique.
   
• Pour la valeur légale de la signature électronique :
  • faire appel à une autorité de certification permet de répondre aux normes de sécurité européennes les plus exigeantes ;
  • des logiciels comme DocuSign, Universign et Yousign proposent la signature électronique et garantissent sa valeur probante.
     
• Pour le partage de documents, la communication et collaboration :
  • une plateforme de partage de documents à l’image d’Easydrop rend la collaboration plus efficace dans une démarche de dématérialisation ;
    
    
  • une plateforme collaborative en ligne, comme Netframe, facilite le partage d’informations en interne, de communication et de coordination de vos projets autour des documents ;
    
    
  • une solution de GED (gestion électronique des documents) telle que Zeendoc permet le stockage, la recherche et la mise à disposition de toutes les informations de l’entreprise grâce à un moteur de recherche performant et une analyse intelligente des données.
    
    
• Pour l’uniformisation de votre documentation dématérialisée :
  un outil comme Kizeo Forms permet la création de formulaires sur mesure et en ligne pour tous les métiers du terrain, de la fiche d’intervention BTP au bon de commande, en passant par le relevé d’heures de travail ou encore l’état des lieux dans l’immobilier.

Avec la dématérialisation, l’intégralité de votre organisation opère sa transition vers un univers dématérialisé. L’objectif, à terme, est la gestion entièrement électronique de vos données et de vos flux.

Mais il est aussi nécessaire de repenser les processus concernés par cette démarche : finances, comptabilité, gestion des ressources humaines, etc.

Chaque workflow doit être réétudié avant d’être automatisé dans les meilleures conditions, notamment grâce à des outils professionnels.

Et vous, où en êtes-vous de votre projet de dématérialisation ?