Pourquoi passer à la dématérialisation comptable : 5 avantages + les meilleurs outils !

Êtes-vous déjà passé·e à la dématérialisation comptable ?

Si ce n’est pas le cas, cet article saura vous convaincre.

En effet, la comptabilité dématérialisée présente de nombreux bénéfices, particulièrement lors du traitement des factures fournisseurs et clients : réduction des coûts, gain de productivité, meilleure traçabilité des opérations, etc.

Nous vous présentons le détail de ces avantages dans cet article.

Et puisque la dématérialisation du traitement comptable va de pair avec l’utilisation de logiciels adaptés, découvrez une sélection d’outils pour passer efficacement à l’action.

La dématérialisation comptable est un procédé consistant à réduire au maximum l’utilisation des documents papiers (factures, bons de commande, etc.) dans le cadre du traitement de sa comptabilité et de sa pré-comptabilité, grâce aux possibilités offertes par le numérique.

Pour ce faire, deux technologies sont principalement utilisées :

• la LAD (lecture automatique des documents) : elle permet la lecture, puis la récupération automatique des données lors de la numérisation ;
• l’OCR (reconnaissance optique de caractère), ou vidéocodage : un fichier texte est établi à partir du scan d’un document papier, ou depuis une image numérique.

En parallèle, la comptabilité dématérialisée implique une fluidification et une automatisation des flux d’information (en provenance de vos clients ou de vos fournisseurs par exemple) et des activités, grâce à certaines actions permises par les solutions de dématérialisation.

Par exemple : 

• la numérisation et le transfert des documents papier,
• l’archivage des documents sur une plateforme,
• la recherche facilitée de ces documents sur cette même plateforme,
• la récupération automatique des données via les technologies LAD et OCR citées plus haut, etc.

Prix du papier et des impressions, location de locaux suffisamment grands pour accueillir des dispositifs d’archivage, temps de traitement par facture supérieur… Traiter sa comptabilité manuellement représente un coût, qui diminue fortement grâce à la dématérialisation.

Selon Spendesk, la comptabilité dématérialisée et les technologies associées réduiraient par 5 le temps passé sur une facture. En effet elles évitent, ou du moins facilitent, nombre de manipulations. Nous pensons particulièrement à la saisie manuelle (factures, notes de frais, etc.), très chronophage !

Par ailleurs, grâce à la dématérialisation, la recherche d’un document dans votre système d’archivage devient aussi plus simple et rapide.

☝️ Ce gain de temps est précieux pour les équipes comptables. Libérées des tâches manuelles, elles disposent de davantage de temps à consacrer à des activités à plus forte valeur ajoutée, comme la stratégie comptable et financière.

Le traitement manuel de la comptabilité, ce sont des piles de papiers qui s’accumulent sur votre bureau ou sur celui de votre comptable… autant dire qu’il vaut mieux être sacrément organisé pour s’y retrouver et ne rien perdre. De plus, des incidents et des sinistres (incendie, dégât des eaux, etc.) peuvent également abîmer, voire faire disparaître vos documents comptables.

Par ailleurs, l’erreur est humaine ! Et le traitement manuel de nombreuses données conduit quelquefois à des erreurs de saisie.

Avec la dématérialisation comptable, les données sont automatiquement traitées grâce aux technologies LAD et OCR, et les documents archivés de manière sécurisée au moyen d’un coffre-fort numérique.

En passant à la dématérialisation de la comptabilité, vous tirez des bénéfices… et vos clients aussi !

Grâce au gain de temps évoqué précédemment, vous vous consacrez plus régulièrement à des missions stratégiques ; vous vous positionnez ainsi en tant que conseiller, et non plus en tant que simple exécutant opérationnel.

Par ailleurs, la comptabilité dématérialisée confère une image moderne de vos services et apporte une véritable valeur ajoutée pour votre clientèle.

En effet, les opérations de vos clients sont également simplifiées, puisqu’ils n’ont plus besoin de se déplacer à votre cabinet, à votre entreprise ou à la Poste pour vous faire parvenir leurs pièces.

Dans certains cas, même un scanner devient inutile : la plupart des solutions de dématérialisation permettent le transfert des documents au moyen d’une seule photographie prise avec un smartphone.

Par conséquent, la dématérialisation comptable s’inclut parfaitement dans la politique RSE (responsabilité sociétale des entreprises) de votre entreprise. Grâce à la diminution de votre impact environnemental, vous contribuez à véhiculer une image valorisante auprès de vos clients, de vos partenaires et de vos futures recrues.

Convaincu·e par les avantages de la comptabilité dématérialisée ? Il est temps de voir quels logiciels vous permettront d’en tirer tous les bénéfices.

Il est important de noter que transiter vers la dématérialisation de votre comptabilité implique toutefois de respecter certaines obligations légales.

En effet, les documents dématérialisés doivent avoir une valeur probante, c’est-à-dire constituer une preuve admissible, particulièrement auprès de l’administration fiscale.

Notez, par exemple, qu’une facture électronique doit répondre à un certain nombre de critères, notamment :

• la validité et l’intégrité des documents,
• la lisibilité du document,
• l’authenticité de l’identité des signataires,
• l’horodatage certifié des documents.

C’est pourquoi vous devez sélectionner des solutions de dématérialisation compatibles.

💡 Depuis le 1er janvier 2020, toute entreprise fournissant des services ou des marchandises au service public a obligation de procéder à la facturation électronique, par le biais du portail Chorus pro.

En numérisant et en capturant la donnée, IRISPowerscan accompagne les PME en tout genre dans le traitement de leur pré-comptabilité.

Si le logiciel s’adresse à de nombreux secteurs et permet la dématérialisation de différents types de documents, il propose un module facture convenant parfaitement aux besoins des petites et moyennes entreprises.

En effet, IRISPowerscan offre la possibilité, dans un premier temps, de scanner et d’importer les documents depuis divers outils (scanners, mails, etc.).

Puis ces documents sont classés automatiquement, évitant ainsi l’encodage manuel des factures. Enfin, les données sont transférées et enregistrées directement vers votre application de comptabilité.

Grâce à Receipt Bank, les experts comptables, les TPE et les PME peuvent automatiser la collecte, l’extraction des données ainsi que la publication des factures d'achat et des notes de frais.

Avec cette solution en mode Saas, il est possible de faciliter grandement la collecte des données des factures d'achat et des notes de frais. En effet, le client envoie simplement ses pièces en photo (via une application mobile), ou encore par mail ou au moyen de connecteurs.

Côté service comptable, l’extraction des données se fait automatiquement, grâce à des technologies offrant un taux de reconnaissance à 98 %. Il ne reste plus qu’à les intégrer en quelques clics dans un logiciel de gestion (Quickbooks ou Ibiza par exemple) et à les traiter.

Une solution gagnant-gagnant pour le service comptabilité, et pour le client.

Spendesk : de la dématérialisation des dépenses à l’automatisation de la comptabilité

Spendesk est une solution permettant de visualiser et de contrôler l’ensemble des dépenses de l’entreprise au sein d’une interface unique.

La solution permet de limiter le nombre de saisies manuelles en automatisant un maximum de tâches. On évite ainsi la double saisie des informations (et les erreurs qui vont avec), on s’assure de la présence de tous les justificatifs liés aux achats et notes de frais, on automatise la réconciliation bancaire et la saisie des comptes. Quand tout est bon, vous importez les données directement dans votre logiciel de comptabilité en un clic !

À la clé, c’est du temps de gagné que vous pouvez allouer à des tâches à plus forte valeur ajoutée, et une sérénité retrouvée quant à la fiabilité de vos données.

La promesse de Streamline for Invoices, d’ITESOFT ? Digitaliser les processus procure to pay, c’est-à-dire le cycle fournisseur.

Grâce à une base fournisseurs mutualisée et sans cesse enrichie, la technologie de capture et d’extraction des données des factures est faite de manière fiable, avec un taux de reconnaissance de 85 %.

Ensuite le traitement comptable (rapprochement de commande par exemple) est automatisé directement dans l’application.

Enfin, grâce à son architecture BPM (Business Process Management), Streamline for Invoices est flexible pour s’adapter au mieux à votre organisation et à votre environnement de travail.

Vous avez déjà opté pour la dématérialisation d’une partie ou de la totalité de vos processus comptable ? Quels outils utilisez-vous ? N’hésitez pas à nous faire part de votre expérience en commentaire.