Oubliez le papier : dématérialisez avec le bulletin de paie numérique !

Vous trouvez que votre gestion RH pourrait être bien plus efficace ? Que vous avez trop de risques d’erreurs et de tâches chronophages ? Que votre entreprise est trop dépendante du support papier ?

La dématérialisation du bulletin de paie est sans doute déjà un début de solution à votre problème. En passant au bulletin de paie numérique, vous faites des économies en temps et argent sans compter le fait que réduire votre consommation de papier est également un plus pour la planète.

Quels avantages à passer au numérique ? Comment faire la transition ? Ou encore, quelle démarche suivre ? Nous vous proposons de répondre simplement à ces questions et proposons quelques outils pour vous aider.

Le bulletin de paie numérique, aussi dit bulletin de paie dématérialisé ou électronique (BPE), est une forme de distribution des fiches de paie apparue en 2009.

La dématérialisation n’est pas obligatoire, mais plutôt très encouragée, notamment pour des raisons :

• de modernisation de la gestion RH,
• de gain de temps et d’argent,
• de simplicité et de productivité.

Le bulletin de paie numérique doit respecter les mêmes règles que sa version papier et comporter les mêmes mentions obligatoires, à savoir :

• identité des parties,

• nombre d’heures effectuées (en comptant les heures supplémentaires),

• total des congés payés,

• montant du salaire,

• cotisations prévoyance et charges sociales,

• montant du prélèvement à la source.

L’encadrement actuel de la dématérialisation des fiches de paie a largement été mis en place par l’application de la loi El Khomri en 2017.

La loi Travail favorise l’envoi par défaut de bulletins de paie électroniques grâce au système d’opt-out : ce n’est plus à l’employeur d’attendre l’accord de son salarié pour mettre en place la dématérialisation, mais au salarié concerné de transmettre son opposition.

En tant qu’employeur vous êtes tenu de vous plier à certaines conditions :

• Informer vos travailleurs 1 mois à l’avance lors du passage au bulletin numérique ;

• Tenir compte des refus de vos salariés et effectuer les changements nécessaires dans un délai de 3 mois ;

• Garantir la lisibilité des documents sur le long terme (PDF) et leur conservation soit pendant 50 ans, soit jusqu’aux 75 ans de votre salarié ;

• Respecter l’intégrité et la confidentialité des données personnelles lors de la conservation et remise des documents.

Lors de la remise du bulletin de paie signé et scellé électroniquement vous devez également le rendre disponible sur le compte personnel d’activité (CPA) de votre salarié. Il s’agit d’une plateforme en ligne mise en place par l’État pour réunir les documents liés aux activités professionnelles des travailleurs.

❗ L’adresse https://moncompteactivite.gouv.fr n’est pas une plateforme de stockage. Les bulletins de paie doivent être accessibles via le site, mais non archivés dessus.

Selon le décret du 5 octobre 2018 : en cas de clôture du service de stockage dédié à leurs bulletins numériques, les salariés ont droit à un préavis de 3 mois pour récupérer leurs documents.

🚨 En cas de non-respect d’une de ces règles vous risquez une amende à hauteur de 450 € équivalente à celle encourue pour non remise de fiche de paie.

Gérer vos fiches de paie papier est une tâche répétitive et coûteuse (comptez une trentaine d’euros par salarié). La dématérialisation des bulletins de paie est une alternative qui vous propose de faire énormément d’économies de temps et d’argent :

• Avec l’envoi des fiches de paie dématérialisées, vous donnez plus d’agilité à votre service ressources humaines qui peut donc passer rapidement à la tâche suivante.

• Au niveau matériel, vous réduisez les dépenses en papier d’impression, encre, achat de timbres, enveloppes et évitez le coût de la mise sous pli, de l’envoi par la poste et d’archivage.

• Vous n’êtes plus contraint d’imprimer les bulletins de salaire en 2 fois et pouvez libérer l’espace dédié à leur stockage.

• Vous n’avez plus à vous inquiéter de ne pas retrouver votre bulletin d’il y a 3 ans : ils sont tous accessibles en ligne à tout moment et depuis n’importe quel appareil, à condition, bien sûr, d’avoir vos codes d’accès.

• Votre fiche de paie numérique a la même valeur juridique que le format papier. Elle est reconnue par tous les systèmes administratifs et vous ouvre les mêmes droits à la retraite.

• Dès lors que vous êtes informé du passage de votre entreprise à la fiche de paie numérique, vous avez un délai de 30 jours pour la refuser avant qu’elle soit appliquée par défaut. Il se peut que certains salariés de votre entreprise reçoivent un bulletin papier et d’autres un bulletin de paie électronique.

👉 Que vous acceptiez ou non la numérisation, vous pouvez changer d’avis à tout moment à condition d’informer la direction. Votre employeur aura alors un délai de 3 mois pour traiter votre demande.

💡 Comment trouver un bulletin de paie numérique ?

Vous recevez une notification par e-mail à la réception de votre bulletin de paie. Celui-ci est disponible sur votre « coffre-fort numérique personnel » accessible depuis votre CPA. Dans cet espace il restera consultable, téléchargeable et imprimable pendant 50 ans.

🔎 Le coffre-fort numérique désigne un espace privé que vous seul pouvez consulter. L’accès à vos informations personnelles est sécurisé sur smartphone, ordinateur et tablette par cryptage de données.

Dès lors que vous respectez les conditions imposées par la loi et les règles de rédaction communes aux fiches de paie, vous pouvez passer à la numérisation à tout moment.

Vous pouvez choisir de prendre en charge entièrement le traitement des bulletins et la création d’un coffre-fort numérique sécurisé pour chacun de vos employés (n’oubliez pas qu’il doit rester accessible sur le long terme), ou bien confier cette tâche à un prestataire spécialisé.

Pour faire appel à un prestataire tiers, anticipez vos besoins. Prenez en compte :

• Sa fiabilité en matière de sécurité : le cryptage des données notamment. Certaines entreprises utilisent le CEV (cachet électronique visible) pour garantir l’intégrité et l’authenticité des fiches de paie ;

• Sa pérennité financière : l’entreprise que vous choisissez doit pouvoir garantir à vos salariés la sauvegarde de leurs documents pendant la période requise par la loi ;

• Sa capacité de traitement de documents : quelle offre correspond le mieux à vos besoins actuels et prévisionnels ;

• En interne, vérifiez la compatibilité de votre système actuel avec la solution du prestataire.

Depuis 2010, le gouvernement propose d’accompagner les entreprises dans la dématérialisation de leurs documents RH (bulletins de salaire, factures, documents administratifs, etc.) grâce au logiciel Digiposte. Cette solution a l’avantage d’être abordable et reconnue même si l’avis des usagers est plutôt mitigé (note d’avis moyenne : 2,3/5).

Vous pouvez également vous tourner vers d’autres options logicielles, notamment des solutions en SaaS, comme Zeendoc, qui vous permettent d’avoir accès aux fonctionnalités sans faire d’installation ou de la maintenance, mais directement depuis un navigateur.

De plus, cette plateforme dans le cloud permet de vous conformer à la loi du travail, en prenant en charge le stockage des bulletins de salaire dans des espaces sécurisés, accessibles 24 h/24 et 7/7, et reposant sur un Système d’Archivage Électronique à vocation probatoire. Zeendoc garantit également l’intégrité des documents dans la durée légale. Enfin, l’envoi d’un mail notifie aux salariés la mise à disposition de leurs fiches de paie.

Suite à la loi travail, la dématérialisation des fiches de paie s’est énormément répandue. Elle n’en reste pas moins un choix facultatif et volontaire des employeurs.

Le système d’opt-out prévu par la loi Travail simplifie la transition pour les entreprises. Vous n’avez plus besoin de l’accord préalable de vos salariés pour arrêter le format papier.

Dès lors que vous maîtrisez le format papier, le bulletin de paie numérique, ce n’est pas compliqué. Il respecte les mêmes règles de rédaction et comporte les mêmes mentions obligatoires.

La dématérialisation représente des économies en matériel, moins de temps perdu dans des tâches annexes pour l’entreprise et pour l’employé qui s’y retrouve mieux parmi ses documents. Également, elle permet une meilleure organisation et gestion du stockage.

Pour la gestion, de nombreux logiciels et prestataires proposent différents services afin de soulager votre service RH des diverses conditions imposées pour les bulletins de paie numériques : le stockage, la transmission, la mise à disposition sur le CPA de vos salariés, etc.

Il ne vous reste plus qu’à choisir parmi toutes les options proposées et trouver la solution qui vous conviendra le mieux 👍