Stop à la paperasse, l'archivage numérique est votre sauveur !

Par Inès Ikar
Le 01/03/2022
how-to backgroundStop à la paperasse, l'archivage numérique est votre sauveur !

La gestion des documents (GED) est essentielle pour le bon fonctionnement d’une entreprise. Vos équipes et vous-même devenez rapidement débordés si votre paperasse n’est pas organisée comme il faut, ou que vos collaborateurs en font un mauvais usage.

Heureusement, il existe de nombreuses solutions et outils pour vous aider à créer un processus de traitement de données efficace et sécurisé : l’archivage numérique.

Le système d’archivage électronique (SAE) améliore l’accès à l’information, réduit les coûts d’exploitation, diminue les risques de fuites de données en plus d’améliorer votre productivité.

Aujourd’hui, on vous explique comment créer facilement votre archivage numérique de A à Z ! 👉

Comment faire de l'archivage numérique ?

Étape n° 1 : définissez les supports et formats au sein de votre entreprise

Différents supports existent pour mettre en place un archivage numérique au sein de votre entreprise :

  • clé USB,
  • disque dur interne ou externe,
  • CD ou DVD, etc.

☝️ Notez néanmoins que ces supports ne sont pas adaptés si vous recherchez des outils qui gardent vos données en sécurité. Confidentialité, obsolescence de la clé USB, bref autant d’arguments pour vous déconseiller ces options.

Dans ce cas, vers quoi vous tourner ?

L’archivage numérique en ligne est une bonne solution (Cloud). Ce système présente de nombreux atouts :

  • une grande capacité de stockage,
  • une longue durée de vie,
  • une sécurité renforcée,
  • une accessibilité constante.

Étape n° 2 : constituez une équipe projet

Lorsque votre hiérarchie a décidé du support optimal, vous pouvez dès à présent rassembler des collaborateurs au sein d’une équipe projet. L’archivage numérique demande énormément d’organisation et d’assiduité, mais surtout une bonne vision globale de l’entreprise. Les collaborateurs au sein de cette équipe doivent être issus de différents services pour pouvoir identifier facilement les documents nécessaires ou non à chaque service.

Étape n° 3 : évaluez le système existant et développez une stratégie

Pour être le plus efficace possible et éviter les erreurs passées, évaluez votre système existant.

  • Comment sont reçus et archivés les documents ?
  • Quelles sont les failles ?
  • Quel service demande plus d’attention ?

Ceci est avant tout un travail d’équipe où tous vos collègues de travail seront mis à contribution. Après tout, eux-seuls sont les mieux placés pour vous faire un feedback complet. N’hésitez pas à créer un tableau ou une fiche résumée pour que chacun puisse apporter sa pierre à l’édifice et vous orienter au mieux.

Après avoir analysé ces retours, à vous de faire le meilleur choix possible. Faut-il personnaliser l’archivage numérique en fonction d’un service en particulier ? Quelles sont les mises à jour à apporter ?

Étape n° 4 : identifiez chaque document

Il s’agit certainement de l’étape la moins amusante du processus, mais elle est primordiale pour poser de bonnes bases et développer un archivage numérique de qualité. Le but est d’identifier le type de documents nécessaire et la façon dont ils sont utilisés.

Pour chaque service, faîtes un état des lieux de tous les documents utiles (rien ne doit être laissé au hasard). Il peut tout à fait être question de :

  • documents de référence,
  • base de données clients avec les fiches client,
  • documents personnels,
  • formulaire,
  • duplicata,
  • tableurs,
  • etc.

C’est durant cette étape que vous pouvez vous rendre compte des éléments manquants ou au contraire si vous estimez que certains documents n’ont pas leur place et ajoutent de la lourdeur à votre paperasse. N’hésitez pas à vous en débarrasser ! 🗑️ Si vous êtes hésitant, classez vos documents des indispensables au moins essentiels.

Étape n° 5 : choisissez un logiciel adapté

Il existe plusieurs types de logiciels pour vous aider dans votre archivage numérique.

➡️ Les logiciels de gestion documentaire, GED, pratiques pour archiver les documents de vos activités quotidiennes. Vous trouverez notamment des fonctionnalités telles que :

  • la dématérialisation de document,
  • leur indexation,
  • leur accès,
  • leur modification.

⚠️ Les GED ne prennent pas systématiquement en compte les obligations d’authenticité et de pérennité.

ged© Celge

N’hésitez pas à consulter notre annuaire complet pour trouver le GED de vos rêves. 🤩

➡️ Les logiciels de système d’archivage électronique, SAE, parfait pour :

  • la pérennité,
  • l’intégrité,
  • la confidentialité,
  • l’accessibilité.

Le système d’archivage électronique vous permet d’avoir une vision plus large de votre gestion documentaire grâce au suivi et à la traçabilité des documents numériques : historique, rapport journalier, statistiques.

➡️ Les coffres-forts numériques pour stocker vos mots-de-passe en toute sécurité.

Il s’agit d’un outil automatisé qui intègre différentes fonctionnalités, dont le stockage des données importantes pour votre entreprise. La sécurité des dossiers est assurée par des mots de passe et certains de ces documents peuvent être mis à la disposition d’un tiers de confiance, selon le vouloir du détenteur du coffre.

Découvrez notre liste de coffres-forts numériques !

➡️ Enfin, les logiciels de signature électronique pour attester de l’intégrité d’un document grâce à une signature électronique. Pratique pour connaître la date et l’heure à laquelle elles ont été émises. Et surtout, ça vous fait gagner du temps !

En résumé

L’archivage numérique devient une priorité pour les entreprises. Idéal pour organiser tous vos documents, il est gage d’un environnement de travail sain et sécurisé pour le bien-être de vos collaborateurs ainsi que votre productivité. Créer son propre archivage numérique demande beaucoup d’organisation et de temps, mais nous vous assurons que vous gagnerez en efficacité sur le long terme. Et heureusement, plusieurs logiciels sont disponibles pour vous aider dans cette tâche. 😉

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