Editique et dématérialisation

L’éditique : quel intérêt pour une entreprise et quel logiciel choisir ?

La gestion des nombreux documents papiers et numériques et flux de données au sein des entreprises est un défi majeur. Que ce soit pour la communication commerciale ou pour les relations avec les clients et les autres interlocuteurs, la maîtrise de toute la chaîne d’échanges d’informations requiert une très bonne organisation.

La gestion et l’archivage éditique vous permet justement de gagner du temps et de répondre à vos besoins : avec un bon logiciel éditique de gestion de documents, vous pouvez augmenter votre productivité et réduire vos coûts de production documentaire, qu’elle soit à échelle industrielle ou non.

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Qu’est-ce que l’éditique et comment ça marche ?

L'éditique désigne l'ensemble des outils, services et moyens informatiques permettant la mise en forme, l’impression et l’envoi de documents nativement électroniques vers des destinations physiques ou électroniques.

Elle permet de gérer en masse des documents métier et administratifs avec une structure générale fixe et des parties variables. La chaîne éditique est composée de différentes étapes, de la réception de données en provenance des systèmes d’informations à leur distribution finale.

Les systèmes d'éditique permettent la gestion des échanges de données dans différents formats et peuvent même combiner des fragments de textes écrits par différents auteurs. Autant de documents papiers et numériques qu'il faut stocker dans un système d'archivage électronique rigoureux.

Les avantages d’une solution d’éditique pour votre entreprise

La gestion électronique de documents aussi appelée GED peut s’avérer une tâche complexe en entreprise au vu du nombre élevé des différents destinataires et de la multiplicité des formats de documents échangés : avis de paiement, bons de commande, factures, courriers administratifs, contrats, relances, etc.

C’est là qu’interviennent les solutions et les logiciels éditiques pour :

  • réduire les coûts relatifs à la production documentaire
  • automatiser et personnaliser la conception et la création des documents
  • faciliter le traitement et la diffusion des informations et des données
  • synchroniser les différentes versions numériques de documents
  • optimiser l’archivage, la numérisation et la dématérialisation des documents

Quel logiciel éditique choisir pour une bonne gestion de documents ?

Docubase, Sefas, Novaxel, Qualios… Rien que sur le marché français, il existe plusieurs solutions éditiques à la pointe de l’innovation.

L’important avant de choisir un service de GED est d’analyser vos besoins : une TPE ou une PME appréciera une solution éditique « tout-en-un », tandis qu’une grande entreprise aura volontiers recours à un outil logiciel sur mesure.

Autre impératif pour choisir un éditeur de solution éditique : mettre en commun l’expérience de la DSI avec l’ensemble des parties prenantes et métiers impliqués dans la chaîne de production documentaire, que ce soit au niveau du classement, de la recherche, de l’édition, de la composition, de l’impression ou de la diffusion.

Commencez par établir un cahier des charges exhaustif, une conduite de changement pour la mise en place et prévoyez déjà la formation des équipes en interne.

Les 3 indispensables d’un bon logiciel éditique

  1. Un bon logiciel de GED doit fonctionner comme un coffre fort numérique et prendre en charge l’archivage, la sécurisation, l’indexation et la diffusion de vos données de manière la plus fluide et la plus fiable possible.
  2. Votre logiciel d’éditique doit intégrer des fonctionnalités clés comme la dématérialisation des factures, la gestion du courrier et des publipostages ou la signature électronique. Les logiciels les plus performants se chargent même de l’expédition et du suivi de vos communications marketing.
  3. Pour gérer les opérations de conception, création, production et diffusion de différents types, votre solution éditique doit aussi intégrer une imprimante de qualité, une machine de mise sous pli, un logiciel pour la mise au format adéquat et la personnalisation de vos documents.

Mettre en place sa propre chaîne éditique

Face aux nombreuses contraintes liées à l’archivage numérique au sein des entreprises, l’éditique est un outil indispensable pour vos performances en gestion de documents et traitement de flux d’informations.

Choisissez un logiciel éditique complet, mais surtout adapté à vos processus et à vos métiers. Ainsi vous pourrez pleinement tirer profit de votre propre chaîne de production documentaire !