Comment constituer une équipe projet efficace en 5 étapes ?

Par Nathalie Pouillard
Le 08/03/2021
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La devise de l’équipe projet idéale pourrait être « Tous pour un, un pour tous ! ».

En effet, construire une équipe de projet ne se résume pas à trouver un groupe de personnes possédant la bonne combinaison de compétences professionnelles

Le secret est de créer une équipe efficace et productive qui sait communiquer, coopérer et innover dans une atmosphère de confiance et de respect mutuels.

Mais comment assurer la gestion de l’équipe projet pour qu’elle performe et devienne une dream team ? La réponse dans cet article !

Qu’est-ce qu’une équipe projet ?

Équipe projet : définition

Une équipe projet est en général :

  • une équipe transverse et éphémère
  • dédiée à la gestion d’un projet spécifique.

Elle est validée par le comité de pilotage, composé des responsables opérationnels de l’entreprise, qui désigne aussi le chef de projet.

Présentation de l’équipe projet

L’équipe projet est l’une des parties prenantes d’un projet, qui incluent :

  • le client ou maître d’ouvrage,
  • les utilisateurs ou destinataires finaux.

Elle est constituée :

  • du chef de projet ou Project Manager, c’est le maître d’œuvre ;
  • du Project Management Officer ou PMO dans le cadre de la gestion d’un portefeuille de projets, pour définir les processus de gestion du projet ;
  • d’un responsable produit ou fonctionnel, pour rédiger la partie fonctionnelle du cahier des charges ;
  • d’un responsable technique ou CTO, pour gérer la partie technique du projet ;
  • du sponsor de projet le cas échéant, qui guide le client et/ou l’équipe projet pour orienter les actions en fonction de l’expression des besoins.

En méthode agile et développement web, on parle d’équipe Scrum, composée :

  • du Product Owner, chef de produit représentant le donneur d’ordre,
  • le Scrum Master, orchestrant l’équipe projet.

Pourquoi créer une équipe projet ?

Dans le cadre d’un fonctionnement en mode projet, l’enjeu principal est de structurer un groupe de travail composé d’experts métiers, issus de différents services et réunis autour d’un objectif commun. 

L’intérêt de créer une équipe projet est donc :

  • de combiner une diversité de compétences, de valeurs et d’idées ;
  • de définir une organisation claire et des interlocuteurs clés ;
  • d’attribuer des rôles et des responsabilités.

Comment se constitue une équipe projet ?

Tout d’abord, les objectifs du projet doivent être définis en détail, avec des étapes claires

Ce n’est qu’ainsi qu’il est possible de créer une feuille de route précise, dans laquelle chaque membre de l’équipe peut comprendre ses missions et ses tâches, des compétences requises et des délais à respecter pour mener à bien l’ensemble du projet.

À partir de là, le comité de pilotage choisit les membres de l’équipe les plus adaptés au projet à mettre en œuvre. Les critères à considérer sont :

  • les aptitudes, les compétences et les expériences de chacun·e,
  • les compétences nécessaires, techniques entre autres,
  • les capacités productives de l’équipe.

Le chef de projet en est un élément essentiel, qu’il faut choisir pour son charisme et ses capacités d’organisation irréprochables, qualités qui le conduiront à conduire l’équipe vers la réussite du projet.

Une fois les membres de l’équipe choisis, vous pouvez passer aux phases suivantes de la gestion de projet.

Les 5 phases de développement d’une équipe projet

1— La phase de formation (forming)

La phase de formation est une période d’orientation.

Au cours de cette étape, les gens recherchent le leadership et l’autorité. 
La plupart des interactions sont sociales, car les membres commencent à faire connaissance.

2 — La phase de turbulences (storming)

Phase la plus difficile et la plus critique à traverser, c’est une période marquée par les conflits et la compétition, alors que des personnalités individuelles commencent à émerger.

Les membres peuvent être en désaccord sur les objectifs de l’équipe et des sous-groupes dominés par de fortes personnalités peuvent se former. 

Pour franchir cette étape, les membres doivent travailler pour :

  • surmonter les obstacles,
  • accepter les différences individuelles,
  • et travailler sur les idées contradictoires concernant les tâches et les objectifs de l’équipe

Ne pas faire face aux conflits peut entraîner des problèmes à long terme. Il est primordial d’y faire face pour réduire les risques liés à votre projet.

3 — La phase de normalisation (norming)

Si les équipes passent la phase de turbulences, le conflit est résolu et un certain degré d’unité émerge. 

Dans la phase de normalisation, les différences interpersonnelles commencent à être résolues et un sentiment de cohésion s’installe.

Les performances de l’équipe augmentent à mesure que les membres apprennent à coopérer et commencent à se concentrer sur les objectifs de l’équipe

Cependant, l’harmonie est précaire et si des désaccords refont surface, l’équipe peut retomber dans la phase de turbulence.

4 — La phase de performance (performing)

Dans la phase de performance, le consensus et la coopération sont atteints et l’équipe est mature et organisée. 

Des problèmes et des conflits émergent encore, mais ils sont traités de manière constructive. L’équipe se concentre sur la résolution de problèmes et l’atteinte des objectifs.

5 — La phase de suspension (adjourning)

Dans la phase finale, la plupart des objectifs de l’équipe ont été atteints. 

L’accent est mis sur l’accomplissement des tâches finales et la documentation de l’effort et des résultats. 

Les membres de l’équipe peuvent ensuite être affectés à de nouveaux projets qui nécessitent de nouvelles compétences et créent un nouveau cycle.

6 conseils pour animer une équipe projet efficace

  1. Créez une équipe soudée et complémentaire.
    Les membres doivent être suffisamment autonomes mais interdépendants les uns des autres pour mener à bien leur tâche.

  2. Définissez et communiquez autour d’une direction claire.
    L’organisation et la communication sont reines : tous les membres sentent qu’ils travaillent vers un objectif concret, réaliste et commun.

  3. Établissez une structure fonctionnelle.
    Il est important de définir d’abord les rôles, les activités et les responsabilités de chaque membre au sein de l’équipe. La matrice RACI ou RASCI est ici très utile.

  4. Fournir un soutien contextuel à l’équipe.
    Cela comprend s’assurer que chacun dispose des informations dont il a besoin pour bien faire son travail et avoir un système de récompense qui correspond à ses objectifs.

  5. Avoir un coach d’équipe expérimenté qui aide l’équipe à traverser les différents processus, de la création de l’équipe à la gestion collective du projet.

  6. Investir dans la diversité des équipes.
    Pour résoudre des problèmes très complexes, la diversité dans une équipe peut être un avantage décisif.

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