Portrait du PMO, le chef d'orchestre de tous vos projets

Qu’est-ce qu’un PMO, ou Project Management Officer ?

À la croisée de la direction et des équipes projet, la ou le PMO est en charge d’orchestrer l’ensemble des projets, des portefeuilles et des programmes. Ce professionnel a donc plus d’une corde à son arc, et c’est pourquoi il s’avère parfois compliqué de saisir la nature et l’étendue de ses missions.

Mais bonne nouvelle, cet article vous présente la fiche de poste complète du PMO.

Bonus : nous proposons également une boîte à outils et un Livre Blanc pour accompagner les PMO dans la structuration de leur activité et la sélection de leurs logiciels, ainsi que quelques conseils pour faciliter la tâche aux équipes RH qui souhaitent recruter un tel profil.

Avant toute chose, notez que le terme PMO désigne à la fois un département (Project Management Office) et un professionnel (Project Management Officer). Quel est le rôle de ce dernier ?

Les entreprises d’aujourd’hui, en particulier les plus grosses d’entre elles, jonglent souvent entre des centaines de projets, tout en devant s’assurer le respect des délais et de la rentabilité. C’est là qu’intervient le PMO, en charge de la gestion des projets au global.

Fort d’une position stratégique, le Product Management Officer possède une vision transversale de tous les projets et portefeuilles, afin de garantir leur alignement opérationnel et économique avec les objectifs généraux de l’organisation.

Il doit donc être capable de :

• coordonner les projets,
• prioriser les projets,
• accompagner au mieux les équipes métier, afin de toujours satisfaire la vision de l’entreprise.

En parallèle, le PMO suit la progression et la performance des projets, afin de fournir aux sphères dirigeantes un état des lieux au besoin.

☝️ En fonction des structures et de leur taille, le Project Management Officer peut directement être au contact des équipes projet, ou bien œuvrer par l’entremise de chefs de projets.

• coordonner, prioriser et planifier l’ensemble des projets de l’entreprise, en accord avec ses objectifs globaux et en considérant les différentes contraintes internes et externes,
   
• accompagner les équipes projet dans la réalisation de leurs missions quotidiennes et dans le respect de la roadmap,
   
• garantir la bonne exécution et la réussite des projets,
   
• anticiper et gérer les risques techniques et opérationnels,
   
• définir des processus et des référentiels afin d’industrialiser et standardiser les pratiques de l’entreprise en matière de gestion de projets,
   
• assurer la gestion des ressources et du budget alloués à l’ensemble des projets,
   
• veiller au respect de la vision stratégique de l’entreprise et des cahiers des charges,
   
• analyser la performance des projets en définissant des KPIs et en élaborant des reportings,
   
• contribuer à l’instauration d’une vraie culture du projet au sein de l’entreprise et accompagner la conduite du changement,
   
• mettre en place et généraliser l’utilisation d’outils de gestion de projets,
   
• établir un lien entre la direction et les chefs de projet.

© Opteam

Voici les compétences attendues d’un bon PMO :

• pilotage de projet au global (priorisation, planification, allocation des ressources, gestion budgétaire, etc.),
   
• grande rigueur et capacité d’organisation et d’anticipation,
   
• aisance relationnelle, communicationnelle et pédagogie pour accompagner au mieux les équipes projet,
   
• gestion des risques et résolution des problèmes opérationnels et techniques,
   
• capacités d’adaptation et flexibilité afin de faire face au mieux aux imprévus et aux urgences,
   
• maîtrise des outils (diagramme de Gantt, WBS, etc.) et des logiciels de gestion de projets,
   
• curiosité intellectuelle pour rester au fait des innovations en matière de méthodologies ou encore de solutions logicielles,
   
• anglais oral et écrit.

Portrait d’un Project Management Officer :

Selon une étude réalisée par OPTEAM, il est constaté que les PMO se dirigent assez naturellement, pour la suite de leur carrière, vers des postes d’encadrement et de management (le rôle de PMO restant par nature plus orienté conseil et accompagnement).

Il n’existe pas de formation dominante pour exercer la profession de Project Management Officer.

Néanmoins, un niveau d’études à Bac +5 est généralement demandé. En revanche, la nature des projets pour lesquels exercera le PMO détermine le cursus souhaité. Par exemple :

• Bac +5 en école d'ingénieurs pour des projets techniques,
• Bac +5 en école de commerce pour des projets orientés commerce et marketing.

Dans tous les cas une formation complémentaire en gestion de projet, de type DESS, est appréciée.

☝️ Exercer le métier de PMO en début de carrière reste tout à fait possible. Cependant, la plupart des offres d’emploi mentionnent la justification d’une première expérience réussie, particulièrement en gestion de projet.

Selon Glassdoor, le salaire d’un PMO en France s’élève en moyenne à 42 000 €/an.

Évidemment, ce chiffre est relatif puisque tout dépend de l’entreprise et du nombre d’années d’expérience, certains PMO pouvant toucher jusqu’à 62 000 €/an.

Les fonctions transverses et l’étendue des missions du PMO nécessitent des solutions logicielles comprenant un large éventail de fonctionnalités.

Planification, gestion du budget et des ressources, collaboration, gestion des tâches, suivi de projet… et si on vous disait qu’il est inutile de multiplier les outils, puisqu’il existe une catégorie de logiciels centralisant toutes les fonctionnalités nécessaires ?

Il s’agit des logiciels de gestion de portefeuilles de projets, ou logiciels PPM.

💡 Pour approfondir vos connaissances sur les missions du PMO et découvrir comment un logiciel de gestion de portefeuilles de projets répond concrètement à ses problématiques, découvrez notre Livre Blanc PMO : guide complet pour structurer et outiller votre bureau des projets, coécrit avec Project Monitor.

Exemples de logiciels PPM :

🛠️ Project Monitor : recentrez vos missions de PMO sur le pilotage et la décision plutôt que sur la chasse aux informations. Mettez en place des modèles de projets, collectez les données, structurez, animez les portefeuilles, et prenez vos décisions avec des indicateurs projets fiables. Le tout à l’aide d'un outil PPM souple et rapide à mettre en place.

🛠️ Sciforma : outil à la fois opérationnel et stratégique, ce logiciel permet de gérer et de confronter un nombre important de projets. D’autre part, Sciforma se révèle évolutif en fonction de vos besoins : utilisez les modules PPM qui vous sont nécessaires et faites évoluer l’outil au besoin, sans coût supplémentaire.

Recruteurs et recruteuses, à la recherche du bon profil PMO ? Quelques conseils pour attirer dans votre entreprise les meilleurs talents :

• rédiger un descriptif clair et complet des missions proposées, car le poste de PMO appelle une large palette de compétences ;
• décrire avec précision la nature des projets sur lesquels la future recrue travaillera, afin qu’elle puisse se projeter ;
• être très transparent sur le type de profil attendu. Plutôt technique ou commercial ? ;
• préciser avec quels outils le Project Management Officer sera amené à travailler. Quel logiciel de gestion de portefeuille de projet par exemple ? ;
• mentionner, le cas échéant, les méthodologies de gestion de projet appliquées au sein de l’entreprise ;
• proposer une fourchette salariale attractive et en accord avec le marché ;
• offrir un environnement et des conditions de travail attractives.

Si vous êtes PMO, quelles sont vos attentes lorsque vous postulez à une offre d’emploi ? Faites-nous part de votre expérience en commentaires.