Si vous passiez au bulletin de paie dématérialisé ?

Qu’est-ce que la dématérialisation du bulletin de paie ?

Le bulletin de paie dématérialisé, s’il est loin de constituer encore une norme en France, gagne petit à petit du terrain dans les entreprises. Et pour cause, il présente de nombreux avantages, tant pour le salarié que pour l’employeur.

Mais pour déployer ce nouveau processus, il ne suffit pas de simplement transmettre le document par voie électronique sous format PDF ! Un certain nombre d’obligations légales doivent être respectées.

De quelle nature sont-elles ? Quels bénéfices concrets retirer de ce système ? Comment refuser la dématérialisation du bulletin de paie côté employé ?

Autant de questions auxquelles nous répondrons dans cet article, afin d’aider les organisations qui le souhaitent à sauter le pas !

Un bulletin de paie dématérialisé (également appelé bulletin de salaire électronique ou BSE) s’apparente à sa version papier, à la différence qu’il est transmis sous format électronique.

Le salarié peut alors consulter sa fiche de paie dématérialisée via son CPA (compte personnel d’activité) et dans un coffre-fort numérique mis à sa disposition.

Les employeurs ont le choix de ne pas opter pour ce mode de diffusion, il ne s’agit pas d’une exigence légale. En revanche, dans le cas contraire, il existe des obligations réglementaires à respecter.

Côté contenu, rien ne change par rapport à la version papier. Les mêmes mentions obligatoires sont exigées :

• l’identité du salarié et de l’employeur,
• la période et le nombre d’heures de travail,
• la rémunération (brute, nette et nette imposable),
• le montant de l’impôt sur le revenu prélevé à la source,
• la nature et le montant des autres versements ou retenues,
• les cotisations et les contributions sociales,
• la date des congés et l’indemnité de congés payés s’ils ont été pris durant la période traitée,
• la date de paiement.

Différentes lois se sont succédées afin d’encadrer la dématérialisation des bulletins de paie.

• La loi du 12 mai 2009 (n° 2009-526), sur la simplification et la clarification du droit et l’allègement des procédures, stipule que la mise en place du bulletin de salaire dématérialisé :
  • nécessite l’accord préalable par écrit des employés,
  • doit garantir l’intégrité des données contenues dans le document.
    
    
• La loi du 8 août 2016 (n° 2016-1088), entrée en vigueur au 1er janvier 2017, retire cet accord préalable. En revanche, le salarié peut s’opposer à la procédure s’il le souhaite.

Dès lors, quelles sont concrètement les obligations de l’entreprise à l’égard de ses salariés ?

L’entreprise a pour obligation d’informer ses employés quant à la mise en place de ce nouveau dispositif, a minima un mois avant la remise du premier bulletin de paie dématérialisé (ou au moment de l’embauche dans le cadre d’un recrutement).

Mais comment procéder en cas de refus du bulletin de paie dématérialisé ?

Si un salarié s’y oppose, alors l’employeur est tenu de maintenir la version papier pour lui. D’ailleurs, l’employé peut l’exiger à n’importe quel moment, à condition que sa demande soit notifiée par un moyen conférant une date certaine. À partir de là, l’entreprise dispose de trois mois maximum pour agir en conséquence.

C’est pourquoi certaines organisations sont amenées à jongler entre bulletins de paie papier et leur version dématérialisée.

La loi précise les obligations suivantes :

« Sauf opposition du salarié, l’employeur peut procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l’intégrité, la disponibilité pendant une durée fixée par décret et la confidentialité des données ainsi que leur accessibilité dans le cadre du service associé au compte mentionné au 2° du II de l’article L. 5151-6. ».

Plus concrètement, ce texte signifie que les salariés doivent pouvoir accéder à leurs bulletins de paie dématérialisés, via un coffre-fort numérique :

• au moins pendant 50 ans,
• ou jusqu’à leurs 75 ans.

Ainsi, ils sont en mesure de gérer plus facilement leurs droits à la retraite.

Et si l’activité de l’entreprise cesse ? Alors cette dernière a pour obligation d’avertir les employés au moins 3 mois avant afin qu’ils prennent leurs dispositions pour obtenir leurs documents.

Par ailleurs, le dispositif mis en place doit permettre au salarié de récupérer à tout moment ses bulletins électroniques, sans manipulation complexe.

Côté intégrité et confidentialité, le respect de la loi implique que le système choisi par l’employeur :

• garantisse la non-modification des données,
• dispose d’un système d’authentification pour protéger son accès, et donc assurer la confidentialité.

Enfin, dès lors que l’organisation opte pour la dématérialisation des bulletins de paie, il lui faut les déposer sur le compte personnel d’activité, ou CPA, des salariés.

À noter : l’employeur est tenu de conserver un double de la fiche de salaire (sous format papier ou électronique) au moins pendant 5 ans.

Si la dématérialisation des bulletins de paie se démocratise petit à petit, c’est qu’elle procure de nombreux avantages aux salariés comme à l’entreprise.

Peu importe où le collaborateur se trouve, il a la possibilité d’accéder à tout moment, et en quelques clics seulement, à ses bulletins de paie. Et ce depuis un ordinateur, un mobile ou une tablette. En d’autres termes, ce procédé évite les recherches fastidieuses dans ses dossiers ou la perte des documents.

De plus, la dématérialisation permet la centralisation de toutes les informations au sein de son compte personnel d’activité, facilitant par là même la préparation de sa retraite.

Côté employeur, la transmission de la fiche de salaire se trouve facilitée.

En effet, rappelons que le document papier nécessite de nombreuses opérations :

• impression des bulletins,
• affranchissement lorsque la transmission s’effectue par voie postale,
• tri,
• archivage dans des dossiers.

Toutes ces activités font perdre beaucoup de temps aux équipes RH, alors même qu’il s’agit de tâches à faible valeur ajoutée pour l’entreprise. Imaginez ce que cela représente pour les organisations comptant plusieurs centaines de collaborateurs !

Grâce au bulletin de paie dématérialisé, l’entreprise réalise des économies :

• sur l’envoi et le papier : frais d’affranchissement, encre, papier, etc. Le prix d’une fiche de salaire dématérialisée s’élève à moins de 50 centimes ;
• sur l’archivage : tous les documents papier à conserver prennent de la place… et donc de l’espace dans les locaux, au sein desquels certaines organisations finissent par se sentir à l’étroit ;
• grâce au ROI généré : comme évoqué plus haut, le temps des équipes dédiées n’est plus utilisé pour toutes ces tâches chronophages, mais pour créer de la valeur pour l’entreprise.

En France, seuls 20 % des bulletins seraient dématérialisés (contre 95 % en Allemagne, source digipaye).

Le principal inconvénient de ce dispositif réside donc dans les freins à lever, en particulier celui de la résistance au changement de la part des employeurs comme des salariés.

Certaines craintes, relatives à la sécurité informatique ainsi qu’à la confidentialité des données, se font aussi ressentir. C’est pourquoi l’entreprise souhaitant instaurer la dématérialisation des bulletins de paie doit prendre le temps de trouver l’outil le plus adapté.

Enfin, certains employeurs ne détectent pas immédiatement le bon ROI d’un tel système, alors même que le coût de la mise en place d’un coffre-fort électronique se révèle parfois élevé.

La première action de l’employeur consiste à informer le salarié ou le futur collaborateur quant à la mise en place du bulletin de paie dématérialisé. En effet, nous avons vu qu’il s’agissait d’une obligation légale.

💡 Ce travail de communication s’avère aussi une occasion d’expliquer les bénéfices de la fiche de salaire électronique aux employés les plus récalcitrants, afin de les encourager à approuver ce système.

Ensuite, l’entreprise doit choisir l’outil qui assurera sa conformité avec la loi. Rappelons qu’elle est tenue de garantir la confidentialité et l’intégrité du bulletin de paie dématérialisé via un coffre-fort, mais également de respecter certaines conditions d’archivage. En d’autres termes, exit le document PDF envoyé par mail.

Il existe de nombreuses solutions sur le marché capables de satisfaire ces conditions. Citons par exemple Sage Business Cloud Paie, adaptée aux besoins des TPE et des PME. Au-delà de simplifier la réalisation des bulletins de salaire, le logiciel permet de les distribuer facilement dans un coffre-fort numérique, accessible au salarié à vie. Toutes les données sont parfaitement sécurisées, et les documents RH classés, horodatés et archivés afin d’assurer leur traçabilité.

Et vous, avez-vous sauté le pas et adopté les bulletins de paie dématérialisés ? N’hésitez pas à partager votre expérience et vos conseils en commentaires.