Digital workplace : quand votre lieu de travail est dans le cloud

Qu’est-ce qu’une digital workplace ?

Dans un contexte où le télétravail, partiel ou continu, s’installe dans nombre d’entreprises, notre façon de travailler ensemble est remise en perspective. Par conséquent, il y a de fortes chances que la digital workplace devienne la solution de collaboration dans un futur proche.

Sans plus attendre, découvrez les caractéristiques de la digital workplace, ses différences avec l’intranet et le RSE, ainsi que quelques exemples de plateformes pour vous aider à aller plus loin dans la transformation numérique de votre entreprise.

Sommaire 2.0 :

On pourrait traduire la digital workplace par lieu de travail numérique. S’agirait-il alors d’un espace de travail dématérialisé ?

On peut en effet la définir comme un environnement numérique où chaque collaborateur accède, à partir de n’importe quel support et en tout lieu :

• à ses documents privés et partagés,
• ainsi qu’aux bases de connaissances et aux outils digitaux de l’entreprise (chat, agenda, applications RH et métiers, etc.).

En somme, la digital workplace est un espace de travail collaboratif et virtuel à 360°. Elle peut être perçue comme un écosystème, un hub, permettant un accès unique pour la gestion de votre documentation, de votre communication et de vos projets. Le tout en temps réel et en mobilité !

Les différents outils numériques, aussi innovants soient-ils, restent souvent fragmentés et fonctionnent mal ensemble.

C’est pourquoi la digital workplace les centralise et les interconnecte pour favoriser la collaboration à distance, en intégrant plusieurs briques modulables :

• la gestion électronique des documents (GED) pour créer, partager et archiver les documents de travail ;
• la gestion de contenus (ECM), avec moteur de recherche et indexation des documents,
• la gestion des connaissances pour partager des guides et méthodes de travail (FAQ, tutoriels, process, etc.) ;
• la gestion de projet, avec possibilité de suivre le déroulé des différentes activités de l’entreprise, l’avancement des tâches ;
• l’organisation et la communication interne avec par exemple :
  • un service de messagerie interne,
  • un outil de forum, de chat, de visioconférence,
  • un calendrier partagé,
  • un annuaire d’entreprise ;
• un réseau social d’entreprise pour échanger entre collaborateurs sur des projets en cours, des veilles (concurrentielles, technologiques, etc.), des compétences ;
• la connexion avec les applications métiers (CRM, ERP, logiciel de facturation, etc.).

De par sa construction et les différentes fonctionnalités qu’elle englobe, la digital workplace fait donc écho aux nouveaux enjeux du monde du travail moderne, c’est-à-dire :

• la recherche d’une meilleure collaboration et d’une communication fluidifiée et désilotée, au sein de l’entreprise et avec l’extérieur,
• la nécessité de gagner en agilité,
• l’innovation, soutenue par l’intelligence collective,
• l'émergence de nouvelles organisations du travail (travail à distance, coworking, flex office, etc.),
• la généralisation de nouvelles méthodes managériales, plus horizontales,
• l'attractivité de la marque employeur et l’amélioration de l’expérience collaborateur, afin d’augmenter la rétention des talents.

Au regard des points précédents, peut-être vous dites-vous qu’une digital workplace s’apparente fortement aux intranet et RSE (réseau social d’entreprise), déjà bien connus du monde du travail ?

Pourtant, des différences sont à noter.

L’intranet est un site internet utilisé en interne pour communiquer avec les salariés. Peu interactif, il est de plus en plus délaissé. Pourquoi ? Parce qu’à une époque où le management est de plus en plus participatif son fonctionnement est jugé trop vertical, la communication allant du haut vers le bas.

D’où son évolution vers le réseau social d’entreprise. Hybride des outils de communication interne et de collaboration, c’est aussi un outil de socialisation représentant un levier de transmission des connaissances et de partage des savoirs au sein d’une entreprise. Certains l’appellent l’intranet 2.0.

Mais pour répondre aux nouveaux modes de travail dynamiques et innovants, favorisant un management agile, l’intelligence collective et la productivité, la digital workplace est une plateforme collaborative plus globale encore.

Elle ne se limite pas à la communication interne comme l’intranet, mais est ouverte aux partenaires et aux clients, dans une démarche de socialisation des applications, comme l’explique le PDG de la digital workplace Jalios :

Intégrée au système d’information (SI) pour une interaction avec vos outils ERP ou CRM par exemple, la digital workplace permet de fluidifier un certain nombre de processus. Par ailleurs, l’accès aux informations de travail devient plus facile et rapide.

Résultat ? Les employés gagnent en productivité, et l’entreprise en performance.

La digital workplace permet de réduire les coûts liés à la communication en interne (surtout si l’entreprise est multisite, voire internationale).

De plus, elle optimise la collaboration et le travail en équipe entre tous les acteurs de l’organisation. Conséquence ? Les compétences et métiers sont décloisonnés : l’entreprise s’appuie alors sur l’intelligence collective afin de faire avancer efficacement ses projets et dénouer plus facilement les problèmes.

Utiliser une digital workplace, c’est également bénéficier d’un système qui favorise la flexibilité et la mobilité. Ainsi, chaque collaborateur peut travailler, peu importe où et quand.

L’entreprise assure alors une meilleure continuité de son activité, et le salarié profite d’un environnement de travail qualitatif lui permettant de mieux concilier vie privée et vie professionnelle.

Nous venons d’évoquer les bénéfices résultant d’un cadre de travail flexible.

Par ailleurs, de par l’accent mis sur la collaboration et l’horizontalité de l’organisation, la digital workplace favorise la responsabilisation et la montée en compétences des salariés. De quoi favoriser la rétention des talents !

In fine, la digital workplace accompagne les entreprises en quête d’une réelle transformation de leur modèle, en favorisant notamment une organisation plus horizontale, au détriment du modèle hiérarchique vertical classique (auquel l’intranet était, nous l’avons vu, plus adapté).

De par ce changement émane la volonté de travailler autrement, de manière plus agile et innovante.

→ Vous êtes responsable de communication interne, manager d’équipe, à la tête d’une PME ou à la DSI (direction des systèmes d’information) pour les plus grandes entreprises ?

→ Vous attendiez le salon de l’intranet en mars dernier à Paris, annulé à cause du coronavirus, pour découvrir de nouvelles solutions afin de développer votre transformation digitale ?

→ Vous recherchez un logiciel vous permettant de soutenir la collaboration et la flexibilité de vos équipes ?

Les acteurs du marché ne se résument pas à la digital workplace Microsoft 365, à la Workplace by Facebook ou à la G Suite de Google.

Vous trouverez ici des exemples de digital workplaces et de solutions permettant la mise en place d’un espace numérique de travail, en promettant notamment la sécurisation de vos données personnelles.

• Jamespot : la plateforme centrale clé en main propose plus de 100 applications collaboratives, ciblées sur les processus, pour répondre de façon très personnalisée aux besoins de performance et d’innovation de tous vos métiers.
   
• LastPass : ce gestionnaire de mots de passe permet de répondre aux enjeux de sécurité liés à la digital workplace : générez des mots de passe complexes pour l’ensemble de vos outils… sans avoir besoin de les mémoriser ! Le tout avec une interface ergonomique et intuitive.
   
• SharePlace : sa force réside dans sa brique intelligence artificielle, permettant non seulement à l’ensemble de vos données de communiquer entre elles, mais aussi la suggestion automatique d’actions auprès de vos utilisateurs.
   
• Talkspirit favorise la proximité, la cohésion d’équipe et le partage d’information, notamment grâce à l’envoi de notifications en temps réel des data issues de vos applications métiers intégrées (CRM par exemple) à tous les collaborateurs concernés.
   
• W’Sweet : cette plateforme répond aux besoins des entreprises à la recherche d’une digital workplace open source. Notez que les équipes ont aussi développé une solution SaaS, avec pour promesse de garantir la localisation géographique des données.

Vous ne pouvez plus l’ignorer, pour travailler efficacement, quelle que soit la conjoncture, il vous faut plus de flexibilité et de collaboration.

Cela passe par une communication fluidifiée en interne, mais aussi vers vos prestataires, fournisseurs, partenaires et clients.

Sans surprise, les nouvelles technologies et les solutions dans le cloud répondent à ces besoins.

Mais si l’espace de travail est virtuel, les relations et les attentes, elles, sont bien humaines. Et dans collaboration, il y a collaborateurs.

Opter pour une digital workplace vous rend plus agile, à condition d’en choisir une à l’image de vos équipes, répondant à leurs usages et favorisant une expérience collaborateur positive : gain de temps et facilité de prise en main, entre autres.

Avez-vous adopté une digital workplace dernièrement ? Quel est votre retour sur expérience ?

Article mis à jour, publié initialement en mai 2020.