Digital workplace : quand votre lieu de travail est dans le cloud

Digital workplace : quand votre lieu de travail est dans le cloud

Qu’est-ce qu’une digital workplace ?

En ces temps de confinement, de déconfinement progressif et de télétravail intensif, remettant en perspective notre façon de travailler ensemble, il y a de fortes chances que la digital workplace devienne la solution de la collaboration dans un futur proche.

D’autant plus que l’organisation du travail est déjà en pleine mutation, avec le développement du coworking et du flex office par exemple.

Sans plus attendre, découvrez les caractéristiques de la digital workplace, ses différences avec l’intranet et le RSE, ainsi que quelques exemples de plateformes pour vous aider à aller plus loin dans la transformation digitale de votre entreprise.

Sommaire 2.0 :

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Qu’est-ce qu’une digital workplace ?

Digital workplace : définition

On pourrait traduire digital workplace par lieu de travail numérique. Ce serait donc un espace de travail dématérialisé ?

On peut en effet la définir comme un environnement numérique où chaque collaborateur accède, à partir de n’importe quel support et en tout lieu, à ses documents privés et partagés, aux bases de connaissances et aux outils digitaux de l’entreprise —chat, agenda, applications RH et métiers— pour favoriser la collaboration et la communication, mais aussi l’intelligence collective et l’innovation, même dans un contexte de travail à distance.

À quoi sert la digital workplace ?

La digital workplace est un espace de travail collaboratif et virtuel, à 360°, un écosystème, ou hub, permettant un accès unique pour la gestion de votre documentation, de votre communication et de vos projets, en temps réel et en mobilité.

Les différents outils numériques, aussi innovants soient-ils, restent souvent fragmentés et fonctionnent mal ensemble. La digital workplace les centralise et les interconnecte pour favoriser la collaboration à distance, en intégrant plusieurs briques modulables :

  • la gestion électronique des documents (GED) pour créer, partager et archiver les documents de travail ;
  • la gestion de contenus (ECM), avec moteur de recherche et indexation des documents,
  • la gestion des connaissances pour partager des guides et méthodes de travail (FAQ, tutoriels, process, etc.) ;
  • l’organisation et la communication interne avec par exemple :
    • un service de messagerie interne,
    • un outil de forum, de chat, de visioconférence,
    • un calendrier partagé,
    • un annuaire d’entreprise ;
  • un réseau social d’entreprise pour échanger entre collaborateurs sur des projets en cours, des veilles (concurrentielles, technologiques, etc.), des compétences ;
  • la connexion avec les applications métiers (CRM, ERP, gestionnaire de tâches).

Quelles différences avec l’intranet et le RSE ?

L’utilisation d’une digital workplace n’est pas sans vous rappeler celle de l’intranet et du RSE (réseau social d’entreprise) ?

Pourtant, des différences sont à noter.

L’intranet est un site internet utilisé en interne pour communiquer avec les salariés. Peu interactif, il est de plus en plus délaissé à cause de son fonctionnement jugé trop vertical, la communication allant du haut vers le bas, à une époque où le management est de plus en plus participatif.

D’où son évolution vers le réseau social d’entreprise. Hybride des outils de collaboration et de communication interne, c’est aussi un outil de socialisation représentant un levier de transmission des connaissances et de partage des savoirs au sein d’une entreprise. Certains l’appellent l’intranet 2.0.

Mais pour répondre aux nouveaux modes de travail favorisant un management agile, l’expérience collaborateur, l’intelligence collective et la productivité, la digital workplace est une plateforme collaborative plus globale encore.

Elle ne se limite pas à la communication interne comme l’intranet, mais est ouverte aux partenaires et aux clients, dans une démarche de socialisation des applications, comme l’explique le PDG de la digital workplace Jalios :

Quels sont les avantages de la digital workplace ?

Les avantages opérationnels de la digital workplace

Productivité et performance

Intégrée au système d’information (SI) pour une interaction avec vos outils ERP ou CRM par exemple, la digital workplace permet de fluidifier un certain nombre de processus. Par ailleurs, l’accès à l’information devient plus facile et rapide.

Résultat ? Les employés gagnent en productivité, et l’entreprise en performance.

Collaboration et communication

La digital workplace permet de réduire les coûts liés à la communication en interne (surtout si l’entreprise est multisite, voire internationale),

De plus, elle optimise la collaboration et le travail en équipe entre tous les acteurs de l’organisation. Conséquence ? Les compétences et métiers sont décloisonnés : l’entreprise s’appuie alors sur l’intelligence collective afin de faire avancer efficacement ses projets et dénouer plus facilement les problèmes.

Flexibilité et mobilité

Utiliser une digital workplace, c’est également bénéficier d’un système qui favorise la flexibilité et la mobilité. Ainsi, chaque collaborateur peut travailler peu importe où et quand.

L’entreprise assure alors une meilleure continuité de son activité, et le salarié profite d’un environnement de travail qualitatif lui permettant de mieux concilier vie privée et vie professionnelle.

Les avantages long terme de la digital workplace

Qualité de vie au travail

Nous venons d’évoquer les bénéfices résultant d’un cadre de travail flexible.

Par ailleurs, de par l’accent mis sur la collaboration et l’horizontalité de l’organisation, la digital workplace favorise la responsabilisation et la montée en compétences des salariés. De quoi favoriser la rétention des talents !

Transformation des organisations

In fine, la digital workplace accompagne les entreprises en quête d’une réelle transformation de leur modèle, en favorisant notamment une organisation plus horizontale, au détriment du modèle hiérarchique vertical classique (auquel l’intranet était, nous l’avons vu, plus adapté).

De par ce changement émane la volonté de travailler autrement, de manière plus agile et innovante.

Comment mettre en place une digital workplace dans votre entreprise ?

Les étapes essentielles

Comme dans tout projet, il y a des étapes à ne pas manquer pour déceler les vrais besoins et les solutions les plus cohérentes. Il vous faut donc :

  1. Définir les besoins en équipements, en parallèle avec vos objectifs d’entreprise (financiers et qualité) ;
  2. Faire un état des lieux, des forces et faiblesses de votre organisation et de vos outils actuels ;
  3. Créer une équipe transversale dédiée à la compilation de ces données et la recherche de la plateforme idéale ;
  4. Analyser les résultats avec les métriques de performance (KPI), mais aussi la satisfaction collaborateur.

☝️ Pour encourager et optimiser l’exploitation de la digital workplace mise en place, il est très important de :

  • solliciter l’avis de vos salariés en amont, en tant que futurs utilisateurs, sur leurs besoins ;
  • définir des règles pour garantir la sécurité de votre capital informationnel (gestion des droits d’accès, hébergement des données), mais aussi pour veiller au respect du droit à la déconnexion ;
  • présenter la solution que vous aurez choisie, pour garantir son adoption et lever les derniers freins.

→ À la clé : productivité et engagement de vos collaborateurs.

Quelques questions à vous/leur poser :

  • Quels sont les outils actuels que vos collaborateurs utilisent, nécessitent ou veulent ?
  • Est-ce que leurs usages répondent ou répondraient à vos objectifs ?
  • Quels sont les parcours utilisateurs et les interactivités entre les outils ?
  • Que manque-t-il à la plateforme collaborative ou aux outils digitaux en place ?

Bref, ne choisissez pas d’outils collaboratifs sans consulter vos équipes, ce n’est pas cohérent, potentiellement coûteux et contre-productif.

Quelques outils

→ Vous êtes responsable de communication interne, manager d’équipe, à la tête d’une PME ou à la DSI (direction des systèmes d’information) pour les plus grandes entreprises ?

→ Vous attendiez le salon de l’intranet en mars dernier à Paris, annulé à cause du coronavirus, pour découvrir de nouvelles solutions et développer votre stratégie digitale ?

→ Vous recherchez un logiciel vous permettant de soutenir la collaboration et la flexibilité de vos équipes ?

Les acteurs du marché ne se résument pas à Microsoft 365, Workplace by Facebook et la G Suite de Google.

Vous trouverez ici quatre solutions efficaces et promettant la sécurisation de vos données.

  • Jamespot : la plateforme clé en main propose plus de 100 applications collaboratives, ciblées sur les processus, pour répondre de façon très personnalisée aux besoins de performance et d’innovation de tous vos métiers.

  • LastPass : ce gestionnaire de mots de passe permet de répondre aux enjeux de sécurité liés à la digital workplace : générez des mots de passe complexes pour l’ensemble de vos outils… sans avoir besoin de les mémoriser ! Le tout avec une interface ergonomique et intuitive.

  • SharePlace : sa force réside dans sa brique intelligence artificielle, permettant non seulement à l’ensemble de vos données de communiquer entre elles, mais aussi la suggestion automatique d’actions auprès de vos utilisateurs.

  • Talkspirit favorise la proximité, la cohésion d’équipe et le partage d’information, notamment grâce à l’envoi de notifications en temps réel des données issues de vos applications métiers intégrées (CRM par exemple) à tous les collaborateurs concernés.

Digital workplace : the place to be ?

Vous ne pouvez plus l’ignorer, pour travailler efficacement, quelle que soit la conjoncture, il vous faut plus de flexibilité et de collaboration.

Cela passe par une communication fluidifiée en interne, mais aussi vers vos prestataires, fournisseurs, partenaires et clients.

Sans surprise, les solutions dans le cloud répondent à ces besoins.

Mais si l’espace de travail est virtuel, les relations et les attentes, elles, sont bien humaines. Et dans collaboration, il y a collaborateurs.

Opter pour une digital workplace vous rend plus agile, à condition d’en choisir une à l’image de vos équipes, répondant à leurs usages et favorisant une expérience collaborateur positive : gain de temps et facilité de prise en main, entre autres.

Avez-vous adopté une digital workplace dernièrement ? Quel est votre retour sur expérience ?

Article mis à jour, publié initialement en mai 2020.

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