Le flex office : quand la flexibilité s'invite jusque dans l'espace de travail

Le flex office… beaucoup y voient une énième tendance tout droit issue de l’écosystème start up.

Il s’agit pourtant d’un mode d’organisation de l’espace qui s’accorde parfaitement avec les évolutions du monde du travail, où l'essor du numérique a encouragé le nomadisme professionnel.

Mais c’est quoi le flex office ? Et surtout, pourquoi cette nouvelle organisation du travail séduit de plus en plus d’entreprises habituées au classique open space ?

Toutes les réponses à vos questions dans cet article, plus quelques prérequis à connaître si vous souhaitez franchir le pas du flex office.

Le flex office se définit comme une nouvelle pratique d’aménagement des espaces professionnels, et par conséquent des modes de travail. 

Avec le flex office, fini le bureau individuel : chaque collaborateur, alors équipé de son propre matériel (ordinateur, tablette, smartphone), investit le bureau ou l’espace de travail qui lui convient au sein de l’entreprise, en fonction de la tâche qu’il doit exécuter.

Mais la notion de flex office va plus loin, sinon nous parlerions simplement de desk sharing (ou partage de bureau). Elle englobe également des usages professionnels tels que le télétravail ou le travail en régie chez le client. Exercer pour une entreprise prônant le bureau flexible, c’est donc aussi avoir la possibilité de travailler de chez soi, d’un café, d’un espace de coworking ou de corpoworking, etc.

Vidéo flex office, définition :

Aujourd’hui le constat suivant s’impose : entre le temps passé en réunion, en déplacement ou encore en télétravail, les bureaux restent vacants une grande partie du temps. Pourtant, selon Hub-Grade, le coût d’un poste de travail varie entre 12 000 et 14 000 euros par an.

Le flex office permet d’optimiser les espaces de travail, et donc de diminuer la taille des locaux afin de réaliser des économies substantielles. En prime, cela permet un retour au bureau plus serein lorsque la distanciation sociale s'impose.

Le bureau flex encourage le travail collaboratif : il casse les silos et amène les équipes à se rencontrer plus facilement. Elles échangent ainsi de vive voix au lieu de passer systématiquement par l’email.

Conséquence ?

De telles pratiquent renforcent l’agilité, l’innovation et les nouvelles méthodes de travail à l’exemple du mode projet.

Le flex office tend à maximiser les performances grâce à la création d’espaces vraiment adaptés à chaque activité du salarié.

Par exemple, beaucoup d’entreprises créent des lieux aménagés pour booster la créativité, comme les espaces de brainstorming. À l’inverse, grâce au télétravail, le collaborateur dispose d’un endroit propice à une concentration maximale.

Les Dunes, espace flex office de la Société Générale, propose aux quelques 9 000 collaborateurs qui y travaillent une grande diversité d’aménagements :

© CoWork.io

Le flex office s’avère vecteur de bien-être au travail, et ce pour diverses raisons :

• développement du télétravail : le salarié concilie alors plus facilement vie privée et vie professionnelle, et réduit son temps de transport (et donc son stress).
   
• organisation plus horizontale : le bureau flexible encourage les organisations plus horizontales (au détriment des structures hiérarchiques verticales) qui favorisent la responsabilisation et la créativité.
   
• moins de routine au travail : le flex office casse la routine au travail, source de lassitude, particulièrement pour les nouvelles générations.
   
• espaces de travail conviviaux : l’organisation en flex office va souvent de pair avec des locaux modernes, au design soigné, et dotés d’une technologie de pointe.

Cette résistance face au changement est en partie due au fait que nombre de salariés ressentent un mal-être face à la dépersonnalisation de l’espace de travail.

En effet, avec le flex office, il devient compliqué de s'approprier son «territoire», en mettant par exemple des photos de ses proches sur son poste de travail.

De nouveaux problèmes organisationnels font leur apparition avec le flex office.

Certains salariés, par exemple, s’obligent à arriver plus tôt le matin au bureau afin d’investir les «meilleures places». Des tensions ont même été constatées dans certaines entreprises à ce propos.

D’autre part, le travail en espace de coworking implique d’être prévoyant, notamment pour réserver des salles dans le cadre d’activités en équipe.

Dans tous les cas, flex office ne signifie pas absence d’organisation.

Enfin, notons que les sphères managériales rencontrent quelquefois des difficultés pour accorder leurs pratiques avec le flex office.

Et pour cause, le bureau flexible implique une confiance renforcée, mais également une capacité à maintenir le lien social et la culture d’entreprise dans une organisation où ils pourraient être mis à mal.

Espace détente du flex office Adidas dans le 9e arrondissement de Paris :

© L’Express Entreprise

Pour commencer, il est primordial de bien préparer en amont l’arrivée du flex office dans l’entreprise. Ceci implique d’envisager l’ensemble des scénarios possibles, comme les recrutements à venir.

Vous évitez ainsi certaines problématiques couramment rencontrées… comme une pénurie de bureaux ne permettant pas aux collaborateurs de s’installer et de travailler correctement !

Le bureau flexible induit également d’engager un vrai travail de pédagogie et de communication avec les salariés : nous l’avons vu, beaucoup se montrent réticents face aux changements de leurs habitudes.

C’est pourquoi vous devez prendre le temps d’expliquer les bénéfices du flex office aux équipes, mais aussi d’accueillir avec bienveillance leurs retours quant aux éventuels axes d’amélioration.

Notez enfin que pour obtenir l’adhésion des collaborateurs en matière de nouvelles organisations, les sphères managériales se doivent de donner l’exemple… en disant «adieu» à leurs bureaux personnels.

Disposer de locaux qui se prêtent parfaitement au flex office s’avère évidemment un des prérequis fondamental. Il vous faut penser les espaces de travail en fonction des différents besoins des collaborateurs.

Quelques exemples de bonnes pratiques :

• Prévoyez suffisamment de salles de réunions (avec un système de réservation), car le flex office ne signifie pas que l’on puisse déranger son voisin lorsqu’il a besoin de concentration et de silence.
   
• Pensez aux phone boxes, ces espaces prévus pour passer des appels téléphoniques sans monopoliser pour autant une salle de réunion entière.
   
• Mettez à disposition de chaque collaborateur un casier dans lequel il rangera ses effets personnels en fin de journée.
   
• Optez pour une décoration et un design inspirants, ainsi que pour du mobilier confortable. L’objectif est de ne surtout pas tomber dans l'écueil de l’espace impersonnel : le flex office doit permettre de maintenir le lien avec la culture d’entreprise !

Chaque collaborateur doit avoir son propre ordinateur portable, voire un téléphone mobile professionnel, parfaitement fonctionnels et adaptés à ses besoins.

Par ailleurs, l’entreprise doit disposer d’une connexion Wifi optimale, et ce à n’importe quel endroit des locaux.

Qui dit flex office dit solutions logicielles adaptées à une telle organisation.

Parmi les différents types d’outils qui existent, citons :

🛠️  Les logiciels de messagerie instantanée : entre les collaborateurs qui changent tout le temps d’espace de travail et ceux en remote, il est parfois compliqué de se rencontrer pour échanger de vive voix. Le choix d’un logiciel de messagerie instantanée s’impose alors.

🛠️  Les logiciels de visioconférence : tenez des réunions quand vous voulez, même si les participants ne sont pas physiquement présents.

🛠️  Les logiciels de gestion de projet ou de gestion des tâches : ils renforcent la coordination et l’organisation des collaborateurs travaillant sur un même projet. Ainsi, chacun sait ce qu’il doit faire lorsqu’il embauche le matin, sans avoir à échanger directement avec ses collègues.

🛠️  Les plateformes collaboratives : elles sont spécifiquement développées pour faciliter le travail en équipe, même en flex office ou full remote. Partage de documents, gestion de projet, calendrier partagé, messagerie interne… sont autant de fonctionnalités que vous retrouverez sur ces plateformes collaboratives.

Vous avez désormais toutes les clés pour comprendre le flex office et, pourquoi pas, le mettre en place au sein de votre entreprise.

Toutefois, force est de constater que les évolutions des organisations de travail ne sont pas près de s’arrêter là. Les récents événements liés au Coronavirus ont, par exemple, remis en cause le principe même de bureaux d’entreprises, et ont amené à repenser les modèles établis depuis des années.

Demain, tous en télétravail ? Seul l’avenir nous le dira...