Créez la boîte à outils du télétravail parfaite grâce à ces 21 exemples de logiciels

Selon le Baromètre Télétravail 2022 publié par Malakoff Humanis, fin 2021, 38 % des salariés français pratiquaient totalement ou partiellement le télétravail. Une tendance qui tend donc à se généraliser, tant elle apporte au salarié un meilleur équilibre entre sa vie pro et perso.

Toutefois gare aux risques associés au home office : sentiment d’isolement, difficultés à communiquer avec les équipes, manque de visibilité sur l’avancée des projets…

Heureusement, le monde professionnel a bien amorcé sa transformation digitale. Il existe désormais de nombreuses solutions pour que les collaborations ne voient (presque) que du feu entre distanciel et présentiel.

Pour vous aider à constituer la boîte à outils du télétravail parfaite, voici une présentation des 21 meilleurs logiciels du marché.

💡 De plus en plus d’entreprises adoptent de nouvelles organisations du travail : télétravail en mode hybride, flex office voire même full remote.

Pour les salariés comme pour les managers, la difficulté réside alors dans le fait de savoir qui vient sur site et quand, pour :

• gérer au mieux les roulements,
• la disponibilité des bureaux,
• le travail collaboratif.

En parallèle, il convient de conserver une traçabilité des jours de télétravail effectués afin d’optimiser l’occupation des espaces.

Deskare est un logiciel en mode SaaS, très simple d’utilisation, destiné à l’organisation du télétravail et du flex office, le tout en accord avec votre charte de télétravail.

Avec cet outil, les collaborateurs déclarent simplement leurs jours de présence et réservent leurs espaces de travail en quelques clics. Ensuite, ils disposent d’une vue centralisée sur qui est là et quand, pour rencontrer facilement les collègues avec qui ils souhaitent échanger directement.

Orienté data, Deskare offre également aux managers ainsi qu’aux RH de la visibilité sur les jours de télétravail effectués et sur l’occupation des bureaux, garantie d’une meilleure gestion des équipes et financière.

Kammi est un SIRH complet à destination des PME et des ETI.

S’il comprend de nombreux modules (notes de frais, traitement de la paie, gestion des compétences, etc.), il inclut également des fonctionnalités servant à administrer le travail à distance.

En effet, le logiciel propose un planning de télétravail, un workflow de validation ou encore un compteur. Il est également possible de mettre en place un contrôle du respect des règles de télétravail préalablement définies.

PayFit n’est pas un outil de gestion du télétravail à proprement parler, mais une solution de traitement de la paie permettant d’automatiser l’édition des fiches de salaire ainsi que les déclarations sociales.

Au même titre que le collaborateur pose ses congés ou ses RTT directement dans PayFit, il peut également déclarer ses jours de télétravail. La demande est ensuite soumise à validation au manager.

Enfin, là aussi les collaborateurs disposent d’une vue sur le planning de chacun, et les données sont conservées au sein de la plateforme.

💡 On ne le dira jamais assez, mais le maintien d’une bonne communication reste essentiel pour garantir la performance des salariés en télétravail.

Si ce bon vieux mail est toujours de la partie, comment obtenir rapidement une réponse à une question urgente alors que votre collègue se situe à des kilomètres de vous ? C’est là que les outils de discussion instantanée entrent en jeu.

De plus, ils contribuent fortement à pallier le sentiment d’isolement rencontré par certains collaborateurs.

Slack est un peu l’incontournable des solutions de conversation instantanée, tant nombre d’entreprises ont déjà été séduites par elle.

Disposant d’une version gratuite déjà puissante, l’outil permet de créer des canaux de discussion sur des thématiques précises (par projet par exemple), dans lesquels seules les personnes concernées sont conviées. Vous pouvez aussi directement vous adresser à un collaborateur en particulier.

Mais Slack possède aussi d’autres atouts : la visioconférence, le partage de fichiers ou encore un moteur de recherche performant afin de retrouver en quelques clics des informations dans les fils de conversation.

Google Chat fonctionne sur le même principe que Slack. Plus précisément, il s’agit de l’outil de messagerie instantanée directement intégré dans la suite Google Workplace. Pratique si vous opérez déjà quotidiennement dans l’environnement Google !

Côté fonctionnalités, ce chat inclut les essentiels, comme la conversation en direct avec un collaborateur et les channels de discussion privés.

Notez par ailleurs que l’application s’intègre avec d’autres logiciels, tels que Salesforce, dans l’objectif de centraliser vos notifications.

Si Discord a le vent en poupe chez les particuliers, notamment la communauté des gamers, de plus en plus d’entreprises passent par la plateforme pour leurs discussions instantanées. Elles apprécient notamment sa gratuité, son accessibilité ainsi que sa flexibilité.

Plus précisément, son fonctionnement consiste en la création de serveurs dans lesquels on invite des participants, eux-mêmes composés de différents salons. Il est ensuite possible de communiquer par écrit, vocalement ou encore par visioconférence.

Cependant, certains professionnels pointent du doigt le fait que Discord s’autorise à supprimer vos données sans préavis…

💡 Depuis la pandémie, on a constaté à quel point les outils de vidéoconférence sont devenus incontournables.

En effet, communiquer par écrit avec ses collègues en télétravail c’est bien. Mais comment se passer de la fameuse réunion d’équipe ou du one-to-one ?

Afin de recréer au maximum les conditions d’un meeting en présentiel, il existe des solutions tout à fait adaptées. Solutions qui servent aussi à organiser des rencontres avec vos clients ou fournisseurs par exemple, et ainsi à éviter les déplacements inutiles.

Voici un autre logiciel qui a séduit les particuliers, puis a par la suite gagné le cœur des entreprises : Skype.

Si on connaît sa version gratuite, l’éditeur a su déployer en parallèle une offre adaptée aux besoins des professionnels : Skype for Business.

Alors que la première permet de mettre en place simplement des meetings vidéo de haute qualité, la seconde se dote de fonctionnalités supplémentaires intéressantes : possibilité d’accueillir jusqu’à 250 participants, envoi d’une URL personnalisée, gestion fine des droits des utilisateurs, etc.

Autre célèbre application de visioconférence, Zoom a vu son nombre de téléchargements exploser durant la pandémie.

Disponible aussi gratuitement (mais limité cependant à 100 participants et à 40 minutes de réunion), l’outil est équipé d’une qualité de son et de vidéo HD, de sous-titres automatisés et même d’un tableau blanc afin de dynamiser vos présentations,

Beaucoup de fonctionnalités supplémentaires viennent enrichir les versions payantes : durée des meetings et nombre de whiteboards illimités, stockage des données dans le cloud et sécurité renforcée avec l’authentification unique.

Une fois n’est pas coutume, Microsoft Teams propose des formules pour les particuliers et pour les entreprises.

Avec les offres payantes, vous bénéficiez évidemment de plus de temps de réunion et de l’augmentation du nombre de participants admis. Profitez également du sous-titrage en direct dans plus de 30 langues, de l’enregistrement et de la transcription des meetings ou encore de fonctionnalités pour organiser des webinaires.

Enfin, qu’importe la version, vos données sont hébergées dans un serveur sécurisé situé en France, ce qui assure votre conformité avec le RGPD.

💡 En distanciel encore plus qu’en présentiel, la question de la collaboration des équipes autour des projets de l’entreprise s’avère cruciale. Qui doit faire quoi, et quand ?

Pour garantir la fluidité des processus ainsi que l’atteinte des objectifs, dotez-vous d’un logiciel de gestion de projet et/ou des tâches. En effet, ces derniers optimisent l’organisation quotidienne des salariés, et mettent à disposition des managers des outils pour suivre l’avancement des missions et de la production des collaborateurs.

Trello est un des plus célèbres logiciels de gestion de projet. Il s’appuie sur un principe simple, basé sur la méthode Kanban.

Son fonctionnement ? Vous créez un espace de travail, consacré à un projet par exemple. Vous élaborez ensuite des listes, correspondant à un état d’avancement : à faire, en cours, réalisé, etc. Déplacez ensuite des cartes (associées à une tâche en particulier et assignées à un ou plusieurs collaborateurs) dans ces différentes listes. C’est simple comme bonjour, et ce procédé permet de surveiller, même à distance, le bon déroulé des missions.

Trello inclut également la personnalisation des champs, l’automatisation de certaines tâches répétitives, le partage de documents et la visualisation des projets sous différents angles : vues tableau de bord, tableur, diagramme de Gantt, etc.

Grâce au logiciel en ligne de gestion des tâches et des projets Asana, les équipes en télétravail se coordonnent mieux entre elles. Chaque collaborateur sait précisément quelles sont les missions à effectuer dans la journée, dans la semaine et dans le mois.

Asana repose sur un système de tâches personnalisables, auxquelles vous ajoutez des sous-tâches, des dépendances, des documents, des commentaires… Toutes ces tâches peuvent être regroupées au sein d’un projet, dont vous surveillez la progression au moyen d’une vue Kanban.

Notons enfin que cet outil automatise de nombreuses manipulations, pour gagner du temps dans les opérations quotidiennes.

Wrike est un logiciel de gestion de projet très visuel et facile d’utilisation.

Son fonctionnement s’avère très simple : le chef de projet ou le manager crée un projet, auquel il rattache des tâches (avec sous-tâches, jalons, échéances, etc.) avant de les attribuer aux collaborateurs concernés. Grâce aux tableaux de bord, l’entreprise obtient en un coup d’œil de la visibilité sur le travail effectué.

En parallèle, Wrike est apprécié par les utilisateurs pour ses nombreuses intégrations avec d’autres outils (Google, Adobe, JIRA, GitHub, etc.), son haut niveau de sécurité et sa capacité à prendre en compte la méthode agile.

💡 Vous avez des dossiers urgents à transmettre au service comptable, mais vous télétravaillez depuis l’autre bout de la France et ne revenez pas sur site avant trois semaines ? Pas de panique, aujourd’hui, tout peut être réalisé en ligne.

En effet, les outils de gestion et de partage de documents assurent le transfert et le stockage des fichiers, même en grand volume. Certains autorisent même la collaboration en temps réel sur un même document.

Voici un autre outil de la suite Google : Google Drive.

Grâce à cette application, vous stockez en ligne (dans un cloud sécurisé) vos dossiers et vos fichiers, et les partagez avec vos équipes en définissant préalablement des droits d’accès.

Il est possible de créer directement depuis le Drive vos documents, qu’il s’agisse d’un format texte, de tableurs ou encore de Slides, et ce « from scratch » ou à partir de modèles prédéfinis. Collaborez également dessus en temps réel (modifications, suggestions, etc.).

Si on compte une version gratuite, les entreprises se tournent néanmoins la plupart du temps vers la version Business Standard, en raison d’une bien meilleure capacité de stockage.

Avec Zoho Docs, vous gérez tous les documents de l’entreprise au sein d’un seul et unique espace, organisé selon vos besoins.

Les fichiers (textes, tableurs, slides) peuvent directement être générés depuis le logiciel. Ensuite différents niveaux de responsabilité sont définis, afin de déterminer qui a le droit de les partager, de les supprimer, de simplement les consulter, etc. Et grâce à la recherche intelligente, trouvez rapidement les documents dont vous avez besoin.

Enfin, on approuve Zoho Docs pour le niveau de sécurité promis. Les serveurs utilisés sont chiffrés, et vous bénéficiez de garanties intéressantes telles que la reprise après sinistre, l’authentification à deux facteurs ou encore la protection contre les intrusions.

Partagez, stockez et structurez en ligne l’ensemble de vos fichiers (textes, vidéos, images, etc.) avec DropBox.

Pour gagner en efficacité, vos documents se synchronisent sur plusieurs appareils et plateformes et la solution s’intègre avec des applications tierces comme Slack.

Soulignons en plus quelques fonctionnalités bien utiles, par exemple le transfert de fichiers volumineux, la récupération des documents en cas de suppression involontaire ou la signature électronique.

Par ailleurs, DropBox garantit la sécurité de vos données.

💡 Préserver le bien-être des collaborateurs en télétravail constitue l’un des objectifs prioritaires des RH. Et pour cause, il a été démontré que des risques liés à l’isolement surgissent souvent.

En parallèle, certains salariés rencontrent parfois davantage de difficultés à communiquer sur les problématiques rencontrées dans ce contexte particulier.

Heureusement, il existe des outils pour prendre la température et mettre en place les actions nécessaires.

Destiné à mesurer et améliorer la Qualité de Vie au Travail des collaborateurs, Moodwork a été développé avec l’aide de chercheurs et de psychologues.

Son fonctionnement ? Les employés évaluent en autonomie, et de façon anonyme, leur niveau de bien-être et les risques d’épuisement professionnel. Collaborateurs, managers et Direction disposent ensuite d’une multitude de ressources (fiches, podcasts, webinars, etc.) dans le but de connaître et d’appliquer les bonnes pratiques.

Enfin, en fonction des besoins, une équipe de psychologues reste disponible du lundi au samedi, de 9 h à 23 h, pour soutenir le salarié en difficulté.

Supermood se définit comme une plateforme dédiée à l’écoute et à l’engagement du salarié.

Plus concrètement, elle permet de récolter régulièrement le feedback de vos équipes, grâce à un système d’enquête, afin de sonder leur état d’esprit. Pour ce faire, vous opérez via des questionnaires thématiques, des sondages rapides ou encore la fonctionnalité SuperLike hebdomadaire.

Les managers et les RH obtiennent en parallèle des tableaux de bord intuitifs pour analyser les données obtenues et prendre les bonnes décisions.

Wittyfit est une solution en ligne très ergonomique destinée à mesurer puis à optimiser le bien-être des salariés.

Une fois encore, le logiciel s’appuie sur un principe de sondages et de questionnaires renseignés par les salariés en télétravail.

Les données obtenues sont ensuite restituées aux managers et RH pour analyse. Ils bénéficient évidemment de ressources pour améliorer les résultats.

💡 Ce qui fait la force d’une entreprise ? Sa capacité à s’organiser, certes, mais aussi à s’appuyer sur l’intelligence collective des équipes pour innover et prendre les meilleures décisions stratégiques.

Par ailleurs, un bon partage des connaissances garantit que chacun dispose du même niveau d’information quant aux processus établis, à l’ADN et aux fondements de la société, aux objectifs.

Lorsque la communication se complexifie en situation télétravail, le recours à des logiciels spécifiques s’impose alors.

Notion se définit lui-même comme un espace de travail collaboratif. Très complet et ergonomique, le logiciel comprend de nombreuses fonctionnalités pour faciliter le travail en équipe.

Mais ce qui fait sa force, c’est son orientation « partage des connaissances ». En effet, il permet d’élaborer des Wikis accessibles aux équipes, afin de communiquer sur les procédures ou mettre à disposition des collaborateurs des guides métiers complets.

Et les usages restent multiples ! Partagez par exemple vos créations, vos notes de réunions ou encore la feuille de route d’un service ou de l’entreprise.

Slite est une autre plateforme communément exploitée comme outil de gestion des connaissances.

Très intuitive, elle offre la possibilité de créer facilement de la documentation et des notes, que vous ordonnancez selon vos besoins.

À partir de chaque note, accédez de façon fluide aux autres rubriques ou documents, l’ensemble se révèle très visuel. Et grâce à une barre de recherche performante, trouvez rapidement les informations dont vous avez besoin.

Enfin, Slite inclut un outil pour chatter directement avec vos collègues.

Le fonctionnement de Mindmeister diffère, puisqu’ici il s’agit d’un logiciel de création de cartes mentales en ligne.

Si les équipes à distance utilisent ces cartes pour effectuer des brainstormings ou structurer certains projets et idées, elles serviront également à matérialiser vos processus afin d’optimiser l’organisation des collaborateurs.

À noter que Mindmeister s’enrichit d’autres fonctionnalités judicieuses, par exemple un chat ou encore l’ajout de documents. Par ailleurs, il fluidifie les opérations en s’intégrant à des outils évoqués précédemment tels que Google Workspace et Teams.

La liste d’outils adaptés au télétravail pourrait encore s’étaler, tant on dénombre une multitude de dispositifs voués à accompagner les managers ainsi que les collaborateurs dans leurs missions quotidiennes.

D’ailleurs, à l’heure de la digitalisation croissante du monde du travail, la plupart des organisations fonctionnaient déjà avec ce type de logiciels (pour la gestion de projet par exemple) bien avant la généralisation du home office. En présentiel comme en distanciel, ces solutions ont toujours soutenu la collaboration et le respect des ambitions de l’entreprise.

Mais par outils du télétravail, on entend aussi et surtout ceux qui considèrent les spécificités propres à ce mode d’organisation, telles que l’utilité de déclarer ses jours de travail en distanciel ou encore la prévention des risques sanitaires liés à l’isolement.

Vous avez tout ici ! À vous de constituer la boîte à outils parfaite afin de voir vos salariés s’épanouir en home office et décupler leurs performances.