[Comparatif] 6 outils de partage de documents en ligne pour l’entreprise

Le partage de documents en ligne paraît simple avec l’avènement du Cloud : les logiciels SaaS professionnels séduisent les entreprises, et les plateformes de partage de fichiers gratuit largement utilisées par le grand public se multiplient. Les usages sont quotidiens : chacun utilise son outil de partage de documents au sein de son entreprise, de son association, en suivant les bons conseils du responsable informatique ou de la DSI. Vraiment ? Encore trop souvent, les utilisateurs exploitent certains services de leur propre initiative, mettant ainsi en danger la sécurité des données.

appvizer attire également votre attention sur la localisation du stockage, critère qui conditionne la confidentialité de vos données : si vous utilisez par exemple Google Drive, le Cloud Act américain autorise les autorités judiciaires américaines à collecter les données de votre entreprise située en France, dans le cadre d’une enquête. (Source)

Pas très RGPD compliant n’est-ce pas ? Cet article vous aide à faire la différence entre le partage de fichier en ligne gratuit et les logiciels professionnels. Objectif : écarter toutes les menaces potentielles qui planent sur vos données.

🇫🇷 Retrouvez également notre Top 3 des solutions professionnelles offrant un hébergement 100 % made in France dans notre comparatif de solutions de partage de fichiers dédiées à l’entreprise :

• 3 outils de partage de fichier gratuit pour des usages « grand public »
  • WeTransfer : le site de partage de fichier en ligne gratuit
  • Le partage de fichier gratuit avec Dropbox
  • Le partage de fichier en ligne avec Google Drive
• 7 risques avec le partage de fichier gratuit
  • Risque n° 1 : Cloud Act VS confidentialité des données
  • Risque n° 2 : le Shadow IT et la perte de données
  • Risque n° 3 : l’ambiguïté sur la sécurité des données
  • Risque n° 4 : les intrusions et la falsification de vos fichiers
  • Risque n° 5 : le vol de mot de passe de vos collaborateurs
  • Risque n° 6 : des conséquences entraînant des pertes financières
  • Risque n° 7 : une réputation d’entreprise ruinée
• 5 solutions de partage de fichiers sécurisé pour l’entreprise
• Comparatif : stockage en ligne professionnel et partage de documents sécurisé
  • NetExplorer
  • NumSync
  • LockTransfer
  • Tableau comparatif de 3 solutions de partage de fichiers pour l’entreprise
• Faites rimer fichiers et sécurité

3 outils de partage de fichier gratuit pour des usages « grand public »

Le partage de fichier gratuit s’est répandu comme une traînée de poudre. Les slogans aguicheurs fusent : stockage en ligne free par ici, site de partage de fichier en ligne gratuit par-là, stockage en ligne gratuit illimité, etc. Chacun a commencé par utiliser un service de partage de documents en ligne gratuit croyant profiter d’une belle affaire. Mais ces solutions sont-elles vraiment pérennes pour une utilisation professionnelle ?

WeTransfer : le site de partage de fichier en ligne gratuit

L’entreprise basée à Los Angeles et Amsterdam propose un service de partage de fichier en ligne gratuit jusqu’à 2 Go. Le stockage en ligne gratuit illimité n’existe donc pas chez WeTransfer.

Pour savoir comment envoyer des dossiers avec WeTransfer, voici un tutoriel en vidéo :

ℹ️ Le transfert de données se fait par un partage de dossier en ligne, compressé au format ZIP. Les utilisateurs peuvent également télécharger un fichier et le partager à 20 personnes, en l’accompagnant d’un message personnalisé. Ces 20 personnes reçoivent un lien dans leur boîte email et peuvent télécharger le dossier ou le fichier partagé pendant 10 jours environ.

👍 Pratique : l’utilisateur qui partage ses documents en ligne est averti par email lorsqu’une personne les télécharge.

⚠️ Passé le délai de 10 jours, le lien n’est plus disponible et vos données hébergées par WeTransfer disparaissent : ne perdez pas de temps !

👎 Attention : en partageant vos documents sur le site de partage de fichier en ligne gratuit, aucun de vos fichiers n’est protégé par mot de passe et tous les utilisateurs sont soumis à l’affichage de publicités en fonds d’écran.

👁‍🗨 Notre avis sur WeTransfer : la plateforme de partage de fichiers gratuit peut convenir à un particulier ou un indépendant travaillant seul qui partagent en ligne des données non sensibles. Ils doivent veiller à conserver leurs fichiers de leur côté pour archivage si la loi les y oblige. On note toutefois une version payante de WeTransfer plus fournie en termes de services, tels que la possibilité de transférer des fichiers lourds (20 Go) et 100 Go de stockage.

Le partage de fichier gratuit avec Dropbox

La plateforme de partage de fichiers gratuit est située sur le sol américain, à San Francisco, en Californie. Dropbox est un équivalent à WeTransfer : vous disposez de 2 Go d’espace collaboratif pour le stockage et partage de fichiers gratuit.

Comment partager un fichier en ligne ou un dossier sur Dropbox ? Voici la réponse en vidéo :

ℹ️ Le Cloud Dropbox offre plus de fonctionnalités que WeTransfer. Vous pouvez notamment :

• héberger vos photos, vidéos avec la sauvegarde Dropbox,
• gérer et organiser vos documents en ligne,
• créer un lien de partage et envoyer les documents,
• synchroniser vos fichiers sur desktop et smartphone équipé d’Android par exemple.

👍 Vous disposez d’un éditeur de documents en ligne similaire à Google Docs et Office Online (Microsoft Word) : l’outil Paper.

👎 La sauvegarde Dropbox nécessite d’installer l’application sur son ordinateur (en émission ou en réception de fichier) pour organiser et synchroniser les fichiers partagés. La gestion de Dropbox est ainsi souvent déroutante au premier abord.

👁‍🗨 Notre avis sur Dropbox : le stockage et le partage de fichier gratuit avec Dropbox traduit une volonté de séduire les métiers créatifs avec une version freemium. L’outil Paper permettant l’échange de commentaires procure apparemment son petit effet dans ce milieu. La limite de 2 Go pour le stockage reste très frustrante pour ces métiers : la version de Dropbox 1 To (payante) est là pour y répondre.

Le partage de fichier en ligne avec Google Drive

Le géant américain Google a lui aussi vu le jour en Californie, dans la Silicon Valley. Google Drive permet le stockage et le partage de fichiers gratuit jusqu’à 15 Go, bien plus que Dropbox ou WeTransfer.

Comment partager vos documents en ligne avec Google Drive ? Réponse en vidéo :

ℹ️ Google Drive connaît un franc succès, car un simple compte Google suffit à obtenir gratuitement :

• une messagerie pour échanger des emails,
• éditer des documents en ligne comme les Google Doc (équivalent à Word), Google Sheet (équivalent à Excel), Google Slides (équivalent à PowerPoint), etc.,
• éditer des questionnaires en ligne,
• partager des fichiers en ligne.

👍 Le partage de fichier avec Google Drive est paramétrable : vous gérez l’accès d’un dossier en ligne ou d’un simple fichier en autorisant les personnes de votre choix soit à simplement les consulter, soit à les modifier.

⚠️ Avertissement : si vous utilisez Google Drive en entreprise, vos données et les données personnelles de vos clients sont soumises au Cloud Act américain. Elles peuvent être observées par les autorités américaines, même si votre entreprise est française et située sur le sol français. CQFD.

👁‍🗨 Notre avis sur Google Drive : si Google Drive représente un outil très attrayant pour un usage personnel, nous déconseillons l’utilisation de Google Drive pour les activités professionnelles gérant des données sensibles ou de nombreuses données personnelles, du fait de l’entrée en vigueur du RGPD le 25 mai 2018. Les autres professionnels peuvent toutefois accéder à une version payante : G Suite by Google cloud.

7 risques avec le partage de fichier gratuit

Le web regorge de solutions avec des versions d’essai gratuit ou totalement gratuites pour partager de gros fichiers. Voici un guide comprenant des informations essentielles : observez les risques auxquels vous exposez vos données en utilisant ce genre de service.

Risque n° 1 : Cloud Act VS confidentialité des données

Toute entreprise française utilisant un service américain est soumise au Cloud Act (Clarifyng Lawful Overseas Use of Data Act) : faisant fi du RGPD, cette loi américaine du 23 mars 2018 précise que toutes les données, qu’elles soient hébergées sur des serveurs en France ou aux États-Unis peuvent être observées et collectées par les autorités judiciaires américaines, à partir du moment où l’entreprise qui fournit le service est américaine. Nombre de spécialistes français s’inquiètent de dérives potentielles.

Le RGPD oblige quant à lui toute société traitant des données personnelles d’une personne habitant sur le sol Européen à une stricte sécurité et confidentialité des données personnelles, que l’entreprise soit européenne ou américaine.

2 lois, 2 poids, 2 mesures : quelle loi souhaitez-vous respecter concernant la confidentialité de vos données ?

Risque n° 2 : le Shadow IT et la perte de données

Rien qu’en 2016, la moitié des entreprises en France ont égaré des données : en cause, la pratique du Shadow IT avec des outils gratuits. Lorsque les employés utilisent des services en ligne ou logiciels installés sur leurs machines sans avertir le DSI ou le responsable informatique, on appelle cette pratique le Shadow IT. La perte ou la fuite de données peut se traduire par la perte de clients, ainsi que des pertes financières dommageables pour l’entreprise.

Risque n° 3 : l’ambiguïté sur la sécurité des données

Telle une épée de Damoclès, certaines incertitudes planent sur la sécurité des données partagées via une plateforme de partage de fichier en ligne gratuit. Avec plus de 60 000 attaques par jour constatées en moyenne sur un serveur par les spécialistes, on est en droit de se poser certaines questions :

• vos documents partagés sont-ils protégés par un certificat SSL (Secure Sockets Layer) contre toute connexion non désirée ?
• vos liens partagés sont-ils sécurisés par un « https » ?

Risque n° 4 : les intrusions et la falsification de vos fichiers

Si vos fichiers et documents en ligne ne sont pas chiffrés et que les mesures de sécurité sont trop faibles ou inexistantes, n’importe quel hacker peut accéder à vos documents confidentiels. C’est ce qu’on appelle un cas d’intrusion : le pirate informatique peut falsifier vos données, les rendre inutilisables en propageant un virus informatique, un malware, ou encore installer un logiciel de rançon, nommé ransomware. Dans ce dernier il faudra payer sans avoir la certitude de récupérer l’accès à vos données ni de les récupérer.

Risque n° 5 : le vol de mot de passe de vos collaborateurs

Avec un service gratuit, vous n’avez pas le contrôle absolu de la gestion des droits de chaque utilisateur : vous n’êtes pas l’administrateur de l’outil de partage de documents en ligne. Vous ne pouvez pas être sûr d’empêcher l’usurpation d’identité entraînant le vol de mot de passe du directeur financier par exemple. Pour cela, votre DSI vous conseillera une procédure d’identification renforcée, adaptée à votre parc informatique et votre activité, par plusieurs facteurs permettant d’authentifier la personne qui se connecte.

Risque n° 6 : des conséquences entraînant des pertes financières

La pratique du Shadow IT via l’utilisation d’un outil de stockage et de partage de fichiers gratuit est la bête noire la plus redoutée par les entreprises : la perte de données, la corruption de fichiers et les virus informatiques stoppent généralement l’activité et entraînent le remplacement des ordinateurs, des serveurs. La perte financière est souvent lourde et peut entraîner la faillite.

Risque n° 7 : une réputation d’entreprise ruinée

Les clients tiennent toujours l’entreprise comme responsable en cas de pertes de leurs données. L’image et la réputation de l’entreprise peuvent être définitivement entachées, entraînant le rejet des clients et la fuite des collaborateurs.

69 % des consommateurs français boycottent l’entreprise qui manifeste un détachement éprouvé concernant la protection des données de ses clients.

Source

5 solutions de partage de fichiers sécurisé pour l’entreprise

Comparatif : stockage en ligne professionnel et partage de documents sécurisé

Afin de mieux faire la différence entre un service gratuit et une solution de partage de fichier pour l’entreprise, un comparatif sur le stockage en ligne professionnel et le partage de documents sécurisé s’impose.

NetExplorer

NetExplorer est une solution de partage de fichiers pour l’entreprise, de la TPE au Grand Groupe. Mr. Bricolage, Handicap International, Albin Michel, Brandt et bpifrance font confiance au service pour stocker et partager des documents en ligne sans limites de taille ou de format, en utilisant un navigateur ou leur messagerie électronique, pour stocker et collaborer en ligne.

Découvrez le logiciel NetExplorer en vidéo :

🇫🇷 Un Cloud 100 % français : les datacenters de NetExplorer sont situés en France, à Paris. Les serveurs sont donc soumis au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Les certifications obtenues (ISO 27001, ISO 9001 et TRUSTe) témoignent de la haute qualité des datacenters, répondant aux exigences de sécurité et de confidentialité.

🚀 Performance du service : les datacenters sont classifiés Tier 3+ et Tier 4 (Equinix et Level3), c’est à dire parmi les plus performants de France. L’éditeur garantit par ailleurs un contrat de niveau de service SLA supérieur à 99,5 % (Service Level Agreement).

🔐 Stockage en ligne sécurisé et confidentialité des données :

• l’accès des Datacenters est surveillé 24 h/24 et 7 j/7 par vidéo surveillance et physiquement, et par accès biométrique ;
• console administrateur pour gérer les droits d’accès utilisateurs,
• antivirus intégré à la solution,
• historisation des événements liés à un fichier pour conserver et tracer chaque action,
• sauvegarde automatique de tous vos documents avec versionning,
• restauration possible d’un fichier supprimé il y a 30 jours.

👍 Fonctionnalités pratiques :

• si un membre de votre équipe édite un document, il s’affiche en mode verrouillé pour les autres membres,
• interface en responsive design compatible pour tablettes, smartphones, IOS et Android, Linux OS, Mac OS et Windows OS,
• notification par email pour tout partage de documents,
• partage de fichiers lourds via un lien, par email.

👁‍🗨 Notre avis sur NetExplorer : les responsables de la sécurité informatique disposent d’une solution de partage de documents tranquillisante sur toute la ligne, avec en bonus un service d’assistance réputé. On note par ailleurs une excellente intégration de la messagerie Outlook et des applications de la suite Office 365 de Microsoft.

NumSync

Solution de partage de fichiers pour l’entreprise, NumSync, a séduit des entreprises de toutes tailles par sa capacité à s’adapter au volume de données partagées, mais aussi par le stockage en ligne sécurisé et la synchronisation des documents. Numvision, société française éditrice du logiciel, compte parmi ses clients la CFDT, France Télévision, le groupe Paprec, Solystic, l’éditeur Cégid et bien d’autres, soit en mode SaaS, soit en plateforme dédiée.

Découvrez le logiciel Numsync en vidéo :

🇫🇷 Cloud 100 % made in France et RGPD compliant : l’hébergement des fichiers se fait chez l’un des partenaires français de l’éditeur (sur le sol français bien évidemment), ou selon votre préférence, sur vos propres serveurs (OnPremises). Les certifications ISO et TRUSTe traduisent la volonté de l’éditeur de fournir un service sécurisé qui garantit la confidentialité des données.

🚀 Performance du service : le contrat de niveau de service SLA garanti par l’éditeur est supérieur à 99,5 %. Par ailleurs, la sauvegarde Delta-Bloc, par morceaux de fichiers, permet de réduire l’utilisation de la bande passante.

🔐 Stockage en ligne sécurisé et confidentialité des données :

• les flux de données sont cryptés en SSL ;
• un rôle d’administrateur peut vous être attribué pour la surveillance des évènements ;
• la procédure d’authentification se fait via SSO ;
• une double authentification est possible par mail ;
• détection d’attaque brute de force ;
• il est possible de créer une « white list » (liste blanche) pour autoriser la création de comptes ;
• la réversibilité des données est totale.

👍 Fonctionnalités pratiques :

• vous retrouvez votre arborescence bureau dans votre interface au sein de NumSync ;
• partage de documents en ligne en toute liberté avec des personnes externes à l’entreprise sans que ces personnes ne soient obligées de s’inscrire au service (énorme différence avec Dropbox) ;
• vos partenaires externes peuvent être alertés par mail de l’arrivée de nouveaux éléments dans le lien partagé ;
• logiciel fonctionnant avec tous les systèmes d’exploitation (Windows, Mac, Linux), avec une application mobile native.

👁‍🗨 Notre avis sur NumSync : la variété des moyens d’accès aux données, la synchronisation de fichiers lourds et la possibilité de choisir entre le Mode SaaS ou le mode PaaS (si vous souhaitez mettre en place et personnaliser votre propre plateforme) sont des atouts indéniables pour un partage de documents sécurisé.

LockTransfer

Troisième solution de partage de fichiers pour l’entreprise, LockTransfer attire des clients comme Toyota, Sopra Seria ou EFI Automotive pour stocker et partager leurs documents en ligne de manière sécurisée. La flexibilité de la solution la rend attractive aussi bien pour les TPE, les PME que pour les Grands Groupes.

Découvrez la solution en vidéo :

🇫🇷 Stockage en ligne sécurisé en France : l’éditeur LockSelf propose une offre d’hébergement dans le Cloud Privé, Outscale France. Les certifications ISO, TRUSTe, et AltaVault notamment, garantissent une qualité de service sécurisé sur toute la ligne. La conformité au RGPD est totalement respectée.

🚀 Haute confidentialité des données assurée :

• chiffrement AES256 (Advanced Encryption Standard), c’est-à-dire le plus puissant au monde (niveau militaire),
• chiffrement asymétrique (clé permettant à l’utilisateur d’être le seul à pouvoir déchiffrer ses données),
• accompagnement pour la mise en conformité PCI-DSS (gestion et contrôle des accès aux données confidentielles de votre entreprise).

🔐 Partage de documents en ligne sécurisé :

• solution surveillée 24 h/24 et 7 j./7 par un réseau de surveillance global,
• vous pouvez protéger chaque fichier par un mot de passe différent,
• la traçabilité des actions sur un fichier est assurée ; chaque action sur un fichier (consultation, modification, partage) est notifiée et historisée en conservant toutes les informations comme l’adresse IP,
• chaque fichier transféré est chiffré en AES256 avant son stockage.

👍 Fonctionnalités pratiques :

• coffre-fort numérique pour archiver et conserver vos documents,
• le transfert et le partage des documents en ligne à l’externe (sans inscription obligatoire au service) sont facilités grâce à un simple mot de passe envoyé au destinataire pour assurer une connexion sécurisée.

👁‍🗨 Notre avis sur LockTransfer : la solution mérite largement sa place dans notre comparatif sur le stockage en ligne professionnel et le partage de documents sécurisé. Les clés de chiffrements garantissent un niveau très élevé de sécurité, et une console d’administration permet d’avoir une visibilité en temps réel de la situation pour le DSI.

Tableau comparatif de 3 solutions de partage de fichiers pour l’entreprise

Tableau comparatif de 3 solutions de partage de fichiers pour l’entreprise

Logiciel	NetExplorer	NumSync	LockTransfer
Hébergement en France	✅	✅	✅
Conformité au RGP	✅	✅	✅
Stockage en ligne professionnel	✅	✅	✅
Partage de documents sécurisé	✅	✅	✅
Caractéristique	Datacenters classifiés Tier 3+ et Tier 4	Sauvegarde Delta-Bloc pour économiser de la bande passante	Diversité des méthodes de chiffrements
Tarif mensuel par utilisateur	À partir de 9 €	À partir de 6 €	À partir de 3 €
Version d’essai gratuit	30 jours	30 jours	14 jours

Faites rimer fichiers et sécurité

Transformation numérique oblige, les entreprises partagent de plus en plus de données et de documents en ligne. Nous l’avons vu, ce n’est pas sans risque ni sans obligations.

Mais pas de panique : il existe de nombreux outils faciles d’utilisation vous permettant de partager des fichiers sans compromettre leur confidentialité. Même avec un budget assez limité, vous assurez la sécurité de vos données pour toute l’entreprise.

Quelles sont vos solutions pour partager des documents en ligne en toute sécurité ?