12 outils pour partager vos fichiers en entreprise en toute sécurité
Le partage de fichiers en ligne se divise en deux catégories :
- l’utilisation personnelle,
- ou l'utilisation professionnelle.
Les entreprises n’expriment pas les mêmes attentes que le grand public, ni les mêmes besoins : pour les responsables métiers comme la DSI, partager un fichier ou des dossiers par lien, c’est donner accès à des données sensibles et confidentielles. Il ne faut donc pas confondre service d’envoi de fichier gratuit et logiciel professionnel.
Appvizer décrypte les différents usages et logiciels en matière de transfert de fichiers.
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5 services de transfert de fichier gratuit utilisés par le grand public
Vous recherchez une solution de partage de fichier pour une utilisation personnelle ? Parfait, voici les outils les plus populaires.
Les particuliers les utilisent sans grande exigence de sécurité, car ils recherchent avant tout un service facile et gratuit pour échanger en ligne des photos ou des documents non sensibles.
Dropbox : 2 Go d’espace collaboratif en version gratuite
Dropbox est populaire pour le transfert de photos ou pour partager un fichier volumineux, car l’outil offre quelques avantages dans sa version gratuite : 2 Go d’espace disponible, la synchronisation des fichiers sur desktop et smartphone, la gestion des fichiers et l’outil Paper.
Si vous vous demandez comment partager un dossier sur Dropbox, voici la réponse dans le tutoriel vidéo ci-dessous :
DropBox
Paper fait la particularité de Dropbox. Il s'agit d'un éditeur de documents en ligne qui concurrence Google Docs et Office Online. Disponible dans la version gratuite de Dropbox, l’utilisateur dispose d’un espace de travail pour collaborer sur des documents avec d’autres personnes, associé à un outil de partage de dossier en ligne.
La version gratuite de Dropbox est indéniablement un produit d’appel pour les professionnels des métiers créatifs souhaitant utiliser un espace d’échanges de commentaires : ils peuvent ainsi tester l’outil Paper.
Une installation sur sa machine est nécessaire pour profiter d’une meilleure organisation et d’une synchronisation de ses dossiers partagés.
Google Drive dans la suite Google WorkSpace: gestion de dossiers partagés
De nombreux internautes profitent d’un compte Google et utilisent Google Drive comme un hébergeur de fichier gratuit : on peut facilement héberger tout type de documents comme des photos, par exemple.
Pour découvrir comment partager des photos sur Google Drive, suivez ce tutoriel en vidéo :
Google Workspace
Le partage de fichier en ligne avec Google se traduit par un espace de stockage gratuit jusqu’à 15 Go et une organisation personnalisée de ses fichiers.
À chaque partage de fichier avec Google, vous pouvez restreindre son accès à un ou plusieurs utilisateurs et spécifiez si cet accès doit se faire en lecture simple, avec possibilité d’effectuer des commentaires ou de modifier le document (pour Google Docs, Sheet par exemple).
Google Drive, est vraiment une solution de partage facile et complète pour le particulier qui n’attache pas d’importance à ce que Google lise ses données, ni au Freedom Act américain (anciennement appelé le Patriot Act) qui donne beaucoup de prérogatives aux pouvoirs publics américains.
Pour les professionnelles, il faut passer à une offre payante dans le cadre de Google WorkSpace
OneDrive de Microsoft : une version gratuite avantageuse
Les avantages de la version gratuite de OneDrive :
- la synchronisation de son espace entre les appareils connectés,
- la possibilité de modifier ou d’annoter ses documents Office ou PDF,
- une fonctionnalité de recherche rapide pour retrouver ses documents.
OneDrive
Les habitués de Windows retrouvent OneDrive directement intégré sur Windows 10 et Windows 8.1. Pour les utilisateurs de Windows 8, 7 ou Vista, il faut installer l’application de bureau. Microsoft ne mentionne pas Windows XP.
Pour exploiter tout le potentiel de One Drive, il faut bien évidemment opter pour l’une des offres entreprises payantes : vous bénéficiez alors de 1 TO d’espace de stockage professionnel, de connexions avec les applications Microsoft et des niveaux de sécurité avancés.
TransferNow : envoi de fichier lourd gratuit jusqu’à 5 Go
TransferNow est un site de partage de fichier en ligne gratuit. L’internaute peut envoyer un fichier volumineux en ligne : il génère un lien qu’il peut partager à une vingtaine de contacts.
TransferNow
Le transfert de fichier gratuit peut s’effectuer avec ou sans compte utilisateur, mais les conditions d’utilisation diffèrent alors.
Avec un compte utilisateur :
- l’envoi d’un fichier lourd jusqu’à 5 Go,
- 35 destinataires maximum,
- une disponibilité du fichier de 21 jours,
- historique des envois disponible,
- modification des destinataires possible.
Utilisation du service sans connexion :
- l’envoi de gros fichier jusqu’à 4 Go,
- 20 destinataires maximum,
- une disponibilité du fichier de 15 jours,
- la protection par mot de passe de son envoi.
Les publicités s’affichent pour tout le monde.
Le service est gratuit et facile à utiliser : l’usage convient pour un particulier qui ne souhaite pas débourser pour partager un fichier.
WeTransfer : transfert de gros fichier gratuit jusqu’à 2 Go
WeTransfer est un autre site de partage de fichier en ligne gratuit. L’envoi de fichier lourd est possible jusqu’à 2 Go.
Pour partager simplement avec d’autres personnes, l’utilisateur télécharge un fichier compressé au format ZIP sur le service en ligne.
Ce dernier permet d’envoyer son gros fichier à 20 destinataires, en personnalisant le message.
Le lien de partage reste disponible pendant une dizaine de jours. Utile : la personne qui partage le fichier reçoit une notification dès qu’un destinataire le télécharge.
En version gratuite, vos fichiers ne sont pas protégés par mot de passe, et de la publicité s’affiche sous forme de fond d’écran.
WeTransfer
Pour savoir comment envoyer un fichier lourd avec WeTansfer, découvrez ce tutoriel en vidéo :
Cette version gratuite de WeTransfer est un produit d’appel pour les entreprises : la version premium WeTransfer Plus apporte bien plus de possibilités, comme envoyer un fichier volumineux de 20 Go, 100 Go de stockage et la personnalisation des fonds d’écran.
Outil gratuit : 5 dangers menacent les données de l’entreprise
Appvizer attire l’attention des entreprises sur les points de vigilance à observer : dans un cadre professionnel, l’envoi et le partage de fichiers doivent garantir la confidentialité, la sécurité et l’intégrité de toutes vos données.
Danger n° 1 : la pratique du shadow IT en entreprise
Le shadow IT ? Il s’agit de tous les services en ligne utilisés ou des logiciels installés à l’initiative des collaborateurs. Le responsable informatique n’en est pas informé.
Une enquête de 2016 révèle que 52 % des entreprises françaises ont perdu des données suite à l’utilisation d’outils gratuits pour un partage de fichiers en ligne non sécurisés.
Les répercussions constatées en termes de chiffre d’affaires peuvent être désastreuses.
Danger n° 2 : l’ambiguïté sur la sécurité de vos fichiers
En utilisant un service gratuit, vous ne disposez d’aucune garantie :
- Quelles sont les protections pour contrer les cyberattaques ?
- Un certificat SSL (Secure Sockets Layer) protège-t-il toute connexion au service ?
- Le lien de partage est-il à minima sécurisé en https ?
Un hacking du serveur du service en ligne de partage de fichiers gratuit et c’est la porte ouverte aux virus, malwares et cryptovirus qui s’installent sur les machines des utilisateurs, et se propagent ensuite sur le parc informatique de toute votre entreprise.
Danger n° 3 : l’incertitude sur la confidentialité
Un employé souhaitant gagner du temps partage un fichier via un outil gratuit.
Croyant bien faire, il ne se pose malheureusement pas les questions suivantes :
- Les informations sont-elles susceptibles d’être utilisées à des fins commerciales par des entreprises partenaires du service ?
- Comment fonctionnent les droits de partage ? Quelles sont les règles ? Qui a accès au fichier partagé ?
- Que devient le fichier partagé ? Est-il détruit ou exploité ?
Google lit bien les emails d’un utilisateur de Gmail pour lui suggérer des publicités personnalisées : le géant américain est bien maître de son service.
Danger n° 4 : le doute réel sur l’intégrité de vos données
Si vous n’êtes pas le maître à bord, c’est-à-dire l’administrateur de l’outil de partage, vous n’avez aucun pouvoir pour vous prémunir de :
- la corruption de fichiers,
- l’usurpation de l’identité de votre entreprise ou de l’un de ces responsables,
- la mise en circulation de faux documents ou d’informations fausses, etc.
Danger n° 5 : des dommages trop élevés
Les risques sont réels et peuvent engendrer des conséquences définitives pour l’entreprise :
- ralentissement de l’activité,
- dommages financiers,
- perte de données,
- remplacement du parc informatique,
- mauvaise image de l’entreprise,
- mauvaise réputation de l’entreprise,
- fuite des talents,
- fuite des clients.
Comparatif : outil gratuit VS plateforme professionnelle
Un tableau comparatif synthétise les différences entre les solutions de partage de fichiers grand public et les solutions professionnelles :
| Services en ligne gratuits | Logiciels professionnels |
|---|---|
| Accès aux données non maîtrisées | Centralisation des données et gestion administrateur |
| Fichiers exposés aux risques de cybercriminalité | Fichiers sécurisés |
| Confidentialité non garantie | Gestion des accès et des droits utilisateurs |
| Usurpation d’identité et circulation de faux | Intégrité des données certifiée |
| Installation et usage à l’initiative du collaborateur | Traçabilité et contrôle de la DSI |
| Aucune maîtrise de l’hébergement | Contrat d’engagement du fournisseur |
| Volume de partage imposé | Volume sur mesure |
Le fichier est disponible pendant une durée déterminée puis est censé disparaître (incertitude) | Conservation ou suppression du fichier contrôlée |
7 logiciels de partage de fichiers professionnels utilisés par les entreprises
Vous recherchez une solution professionnelle pour partager des fichiers en ligne en toute sécurité ?
Vous lisez la bonne partie de cet article : Appvizer vous préconise 7 solutions utilisées par les entreprises ayant compris que leurs données ont une valeur inestimable.
On vous détaille également les critères qui orientent le choix d’un logiciel professionnel.
BlueFiles : la plateforme qui rassure la DSI et les juristes
Les utilisateurs de BlueFiles
Les directeurs des systèmes informatiques sont bien évidemment les premiers concernés et trouvent en BlueFiles une solution sécurisée, facile à adopter par les collaborateurs en entreprise.
D’autres professions telles que les achats, les cabinets d’audit et les juristes sont séduits par la plateforme, mais également les comités exécutifs, car elle balaye tout comportement à risque.
Parmi les utilisateurs de BlueFiles, on retient notamment le groupe ORPEA, spécialisé dans la prise en charge de la dépendance : les enjeux du secret médical sont liés la maîtrise des données.
BlueFiles
Découverte du logiciel BlueFiles en vidéo :
Les avantages de BlueFiles
BlueFiles propose deux modes de partage de fichiers sécurisés :
- BlueFiles Transfer, le transfert de fichier sécurisé :
L’identité du collaborateur qui souhaite partager un fichier est vérifiée ;
Le fichier est crypté avant d’être envoyé par lien ;
Le destinataire authentifie son identité numérique ;
Le fichier est décrypté à réception.
- BlueFiles Printer, l’impression au format natif BlueFiles :
- Le fichier est transformé au format .blue via l’imprimante virtuelle BlueFiles Printer ;
- Le fichier est partagé par lien ;
- Le destinataire authentifie son identité numérique avant d’accéder au lien.
- Le fichier est transformé au format .blue via l’imprimante virtuelle BlueFiles Printer ;
Les critères de sécurité :
- Gestion des droits utilisateurs ;
- Chaque personne en entreprise est munie d’une identité numérique (cryptage par certificat personnel) ;
- BlueFiles authentifie les personnes qui ont accès à chaque fichier ;
- Traçabilité des fichiers et des accès totale ;
- Contrôle strict des accès aux serveurs ;
- Hébergement des données en France.
La société éditrice, FORECOMM détient le certificat TRUSTe pour le respect de la confidentialité des données, et le label France Cybersecurity (fonctionnalités et confiance numérique reconnues).
À noter : l’entreprise cliente a le choix d’utiliser le logiciel en ligne (mode SaaS) ou de préférer l’installation sur site (On Premise).
Bynder Orbit : partage et travail collaboratif pour les métiers de la communication
Les utilisateurs de Bynder Orbit
Bynder Orbit est une solution de référence pour les métiers créatifs et les gestionnaires dans le domaine de la communication (chargés de communication, chefs de projets, etc.). En effet, les projets d’envergure nationale ou internationale nécessitent des échanges, du travail collaboratif autour de maquettes... processus de validation obligent.
Parmi les entreprises qui utilisent Bynder Orbit on remarque Spotify, Air France KLM, Lacoste ou encore Pernod-Ricard.
Les agences de communication peuvent par exemple partager tout type de fichier et en donner un accès à leurs clients : documents, fichier image au format .psd ou .jpg, fichier vidéo, fichier audio au format .waw, etc.
Les services marketing et/ou communication chez l’annonceur intégrant toute leur communication en interne peuvent également tout gérer au sein de la plateforme :
- une sélection après un shooting photo,
- un arbitrage sur une maquette vidéo publicitaire à l’étape de post-production,
- la validation d’un visuel promotionnel, etc.
Bynder
Les avantages de Bynder Orbit
Des atouts indéniables pour accélérer la production :
- Les fonctionnalités fluidifient le stockage et l’organisation des fichiers. Filtres, catégories et tagging permettent de retrouver instantanément un fichier via le moteur de recherche ;
- Le partage de fichier s’effectue via un lien personnalisable aux couleurs de sa marque de manière sécurisée et contrôlée pour chaque utilisateur ;
- L’édition de fichier intégrée à la plateforme permet notamment de convertir ou de formater un document ;
- Le travail en équipe sur les projets de création favorise les échanges à distance ;
- Bynder Orbit se connecte avec les applications Adobe Creative Cloud, Slack, Hootsuite, Drupal et Magento pour exploiter les fichiers plus simplement.
Les critères de sécurité :
Les données sont hébergées en Allemagne, la réglementation européenne s’applique donc. Du côté de l’hébergement et du stockage, la solution est certifiée ISO 27001 : 2013. La restauration de sauvegarde à la demande garantit ainsi la pérennité de vos données.
Par ailleurs, Bynder Orbit est conforme aux normes de sécurité HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act), une loi américaine qui impose à tous acteurs du secteur médical aux USA de garantir la protection des informations concernant les patients. Février 2018 : Bynder finalise sa mise en conformité pour respecter les exigences de sécurité des données définies par l’industrie de la carte de paiement (PCI-DSS) v3.1.
DiliTrust Data Room : le service de fonds documentaires sécurisé
Les utilisateurs de DiliTrust Data Room
Les utilisateurs de DiliTrust Data Room sont les suivants : les directions de la trésorerie, juridiques ou financières, le contrôle interne, ou encore des interlocuteurs externes comme les banques. En effet, ce sont autant d’acteurs amenés à échanger des informations dans le cadre de FUSAC (fusions et acquisitions), de transactions immobilières, de recherches pharmaceutiques, d’out-licencing de propriété intellectuelle, de levées de fonds, ou de liquidations judiciaires.
Sanofi, Burger King, Safran, Colliers International ou Open Health utilisent la salle de données virtuelle sécurisée DiliTrust Data Room, pour transférer leurs données, partager des fichiers lourds et travailler ensemble à distance sur la concrétisation de leurs projets.
Fait remarquable, le choix de la solution a été décisif dans le rapprochement entre les enseignes Burger King et Quick :
DiliTrust Governance
Découverte du logiciel DiliTrust Data Room en vidéo :