Le flex office facilite le retour au bureau des collaborateurs

Depuis maintenant plusieurs mois, le monde du travail est en perpétuelle évolution. Les entreprises font face à de nouveaux enjeux, davantage axés sur le bien-être et la sécurité des collaborateurs.

Encore peu développé en France avant l’année 2020, le home office est clairement entré dans notre quotidien dès le début de la crise sanitaire. Les dirigeants ont aussi fait évoluer leur management en se montrant plus flexibles et plus à l’écoute de leurs collaborateurs. Cela se traduit également par une hausse de la flexibilité au sein même des bâtiments.

Afin d’optimiser la surface des espaces de travail et favoriser l’expérience collaborateur, de nombreuses grandes entreprises se tournent vers une organisation plus flexible, appelée flex office. Même si ce besoin était déjà présent avant 2020, la crise a grandement accéléré ce changement qui s’inscrit désormais comme l’une des priorités pour de nombreuses entreprises.

Le flex office consiste en l’absence de bureau attitré sur le lieu de travail. Ainsi, tous les matins, le collaborateur commence sa journée de travail dans l’espace le plus adéquat à ses missions du jour. Cela peut-être :

• dans les locaux de l’entreprise,
• au sein d’un tiers-lieu comme un espace de coworking,
• ou encore à domicile, en home office.

Le flex office est une organisation du travail flexible par excellence et présente de nombreux avantages, aussi bien pour les dirigeants que pour les employés. Elle se base sur un élément fondamental : les besoins des collaborateurs.

Ces derniers peuvent avoir des besoins variables en termes de lieux de travail, selon leurs missions, leurs emplois du temps et leur vie personnelle.

L’aspect personnel, justement, est grandement pris en compte au sein des entreprises qui mettent en place le flex office. Les collaborateurs peuvent ainsi avoir un meilleur équilibre entre leur vie professionnelle et personnelle. Cet équilibre est très important dans un objectif de bien-être au travail. Ainsi, ces personnes sont :

• davantage épanouies,
• se montrent plus impliquées
• et plus efficaces dans leur travail.

Tel est l’objectif de tout dirigeant, rendre ses collaborateurs heureux au travail tout en maximisant leur efficacité. Pour cela, le flex office est l’organisation idéale.

Comme nous l’avons vu précédemment, le flex office propose aux collaborateurs un environnement de travail hybride qui s’adapte parfaitement à leurs besoins. Dans ce cadre, ils peuvent travailler régulièrement sur site, depuis leur domicile, en home office, ou au sein d’espaces de coworking, afin de concilier au mieux vie professionnelle et personnelle.

Avec une organisation de travail flexible, le home office se met en place facilement et est à portée de main des collaborateurs. En fonction des modalités définies par la direction, ils peuvent choisir aisément une ou plusieurs journées par semaine de travail à domicile.

Un collaborateur en home office est généralement plus efficace dans son travail. D'après les statistiques de l'Institut Sapiens, la généralisation du télétravail a fait grimper la productivité des salariés de 22 % en 2020. Bien évidemment, cela nécessite la création d’un environnement adapté, qui ne comporte pas de distraction potentielle. Ainsi, avec cette atmosphère propice au travail, le collaborateur verra sa productivité augmenter.

Le concept des espaces de coworking est né d’un besoin des travailleurs indépendants et entrepreneurs de travailler ensemble dans un espace stimulant, convivial, sans compétition ni hiérarchie. Ainsi, travailler seul n’est plus synonyme de solitude et d’isolement.

Dans une organisation flex office, les espaces de coworking sont une formidable alternative au home office. Cette façon de travailler permet dans un premier temps de changer d’environnement, d’en découvrir un nouveau, différent du bureau habituel et qui, généralement, est propice à la productivité.

Coworking rime avec esprit collaboratif et social : des échanges constants ont lieu entre personnes d’âges, d’expériences et d’horizons différents. Travailler au sein d’un espace de coworking c’est aussi augmenter ses chances de développer son réseau, de faire la connaissance de futurs partenaires et qui sait, de potentiels clients ?

Le flex office est un moyen très efficace de limiter les risques sanitaires au bureau. Aujourd’hui, de nombreuses techniques existent au sein d’organisations flexibles. Sur le long terme, la mise en place de ces mesures permettant de gérer les flux entrants pourrait permettre un retour au bureau plus rapide et plus facile.

Il n’y aura probablement pas de miracle, le retour au bureau se fera de façon progressive. La première chose à faire, pour gérer les flux entrants au sein des bâtiments, est d’instaurer des limites.

Au sein de grandes enseignes, il peut être intéressant de limiter l’accès à certains étages, en imposant des proportions maximales afin de respecter au mieux la distanciation sociale. Par exemple, de nombreuses entreprises imposent un taux d’occupation maximum de 40 % par étage.

Dans le cas des espaces partagés, il est possible de fermer un poste sur deux et ainsi respecter un écart pour limiter les contacts entre les collaborateurs.

Pendant le premier confinement, de nombreuses personnes se sont senties isolées et pas suffisamment soutenues lors du télétravail. Cette organisation flexible permet de faire face à cette exclusion en aidant les collaborateurs à revenir progressivement au bureau et ainsi maintenir un lien social.

Le flex office permet d’optimiser l’occupation des espaces de travail, c’est un fait. Comme pour tout changement stratégique au sein d’une entreprise, il est primordial de mesurer son impact.

Dans le cadre d’une gestion précise des flux, il est aussi obligatoire de déterminer des limites en termes d’occupation qui devront, par la suite, être analysées. Le flex office doit donc être mesuré, de façon à éviter par exemple que tous les collaborateurs viennent au bureau le même jour.

Cette situation semble peu probable, certes, mais reste possible et doit être encadrée. Une visibilité globale sur l’ensemble des réservations et des déclarations de home office est donc nécessaire pour gérer les flux facilement.

Même si de nombreux employés se trouvent en télétravail, il est très important de maintenir un lien social entre tous.

Cette collaboration peut se faire via :

• une présence sur site d’un ou deux jours par semaine,
• ou encore en mettant à disposition des accès au sein d’espaces de coworking et autres tiers-lieux.

Les collaborateurs pourront ainsi se retrouver hors des locaux de l’entreprise pour travailler dans des conditions idéales, à la fois sécuritaires et sources de productivité.

Les collaborateurs sont l’essence même d’une entreprise, veiller à leur bien-être et leur épanouissement est primordial, surtout en cette période délicate.

La mise en place du flex office nécessite quelques prérequis. Pour qu’elle soit efficace, cette organisation doit être préparée en amont. Cela concerne aussi bien les locaux de l’entreprise que les collaborateurs.

La première étape est d’aménager subtilement les locaux de façon à ce qu’ils se prêtent parfaitement au passage en flex office. Pensez à aménager :

• suffisamment de salles de réunion,
• intégrez des phone box pour les rendez-vous,
• des espaces de créativités,
• ou encore des open-spaces.

La diversité de vos espaces sera la force de votre bâtiment !

Il est également important de faire preuve de pédagogie vis-à-vis des collaborateurs. Beaucoup possèdent leurs petites habitudes et apprécient d’avoir leur espace personnel. C’est pourquoi il est important de se montrer bienveillant envers ces personnes, en leur expliquant concrètement les raisons de ce passage en flex office et surtout de prendre en compte leurs remarques.

Enfin, le passage en flex office sera plus efficace et plus rapide via l’utilisation d’un outil spécifique. Se faire accompagner par des professionnels est la meilleure façon de réussir sa transformation. Chez MOFFI, nous accompagnons aujourd’hui plus de 40 entreprises dans la mise en place du flex office au sein de leurs bâtiments.

MOFFI est un outil flex office complet. Nous permettons aux entreprises de gérer et d’optimiser facilement leurs espaces de travail.

Via notre solution web et mobile, les collaborateurs peuvent :

• réserver facilement et rapidement une place dans un espace partagé, ou une salle de réunion au sein de leur(s) bâtiment(s),
• déclarer une journée de home office en toute simplicité.

Les entreprises peuvent gérer facilement les flux en interne et améliorer l’expérience des collaborateurs sur site ou à l’extérieur.

Simple d’utilisation, notre solution se synchronise avec de nombreux outils, pour une expérience toujours plus complète. Aujourd’hui, vous pouvez associer MOFFI à Slack, Google Workspace, Teams, Office 360 et à tous vos autres outils préférés. Ces outils digitaux font désormais partie de notre quotidien puisqu’ils nous permettent de communiquer facilement avec l’ensemble des collaborateurs. Dans un objectif de flexibilité, les intégrer à MOFFI est extrêmement pertinent afin de centraliser l’ensemble de votre communication.

Les organisations de travail évoluent de façon continue et cela ne semble pas près de s’arrêter ! Les entreprises font face à des problématiques nouvelles dans lesquelles le principe même de bureau individuel est remis en cause. Le flex office est-il le futur du travail ? Seul l’avenir nous le dira, mais chez MOFFI… nous en sommes persuadés.

Nous avons créé MOFFI en 2015 avec mon frère qui est également mon associé. Notre volonté était de rendre accessible à tous les collaborateurs, des espaces de travail partout et surtout, tout le temps. Nous avons ainsi créé MOFFI, contraction de Mobile Office, afin de faciliter l’accès à 4 types de lieux :

• Le bâtiment de l’entreprise (bureau, espace partagé, salle de réunion)
• Les antennes et filiales de l’entreprise
• Le home office et les absences
• Les espaces tiers (coworking, hôtels, centres d’affaires)