Comment élaborer un plan de formation en 4 étapes ? Suivez le guide !

Le plan de formation est un outil qui aide l’entreprise à cerner ses nouveaux besoins en compétences, les talents à recruter mais aussi ceux dont elle dispose en interne et qui nécessitent un complément de formation.

Le plan de formation est donc un plan d’actions à inclure dans votre stratégie RH chaque année, pour constituer un capital humain à la mesure de vos ambitions et ainsi développer votre structure.

L’enjeu est plus important qu’il n’y paraît. En apportant un soin particulier à la formation de vos salariés, vous développez leur motivation, un climat social favorable et votre compétitivité.

Comment faire un plan de formation ? Après un petit rappel de sa définition et de ses enjeux, nous vous donnons les étapes clés ainsi qu’un exemple de plan de formation et quelques outils pour vos Ressources Humaines.

Au programme :

Le plan de formation est un document récapitulant l’ensemble des actions de formation sélectionnées par l’employeur afin de développer les connaissances ainsi que les compétences de ses salariés, pour améliorer leurs performances et le bien-être au travail, qu’il s’agisse de nouvelles recrues ou de collaborateurs de plus longue date.

Il n’y a pas de différence, le plan de formation a été renommé plan de développement des compétences depuis le 1er janvier 2019 et inclut désormais toutes les actions de formation, dont :

• le bilan de compétences,
• la validation d’acquis d’expérience (VAE),
• les formations obligatoires (en application d’un accord ou d’une convention collective),
• les formations suivies en interne,
• les formations fournies par des prestataires externes.

☝️ Depuis la loi du 5 septembre 2018 : les formations à distance peuvent faire partie du plan de formation.

Même s’il n’est pas obligatoire, il est recommandé d’en faire un.

Comme nous l’avons abordé en introduction, il permet à l’entreprise :

• de faire un état des lieux de ses besoins en ressources humaines, en talents à développer ou à recruter ;
• de planifier sur mesure les formations nécessaires ;
• d’acquérir ou de développer les compétences pour faire face aux évolutions du secteur et garantir sa compétitivité ;
• de fidéliser ses talents, d’en attirer de nouveaux et de les motiver.

De plus, si la loi n’est pas stricte sur l’élaboration du plan de formation lui-même, elle l’est en ce qui concerne les devoirs fondamentaux de l’entreprise sur un accompagnement minimum de ses salariés :

Ainsi, la mise en place d’un plan de formation concerne toutes les structures, quels que soient leur secteur d’activité ou leur taille.

C’est l’employeur qui programme les formations, après consultation des représentants du personnel, et qui choisit librement les salariés en bénéficiant, sans discrimination.

Exemple : Il peut décider de former uniquement ses développeurs à une nouvelle technologie, mais sans en exclure aucun (sauf départ prochain, etc.).

☝️ Le comité social et économique (CSE) est consulté sur les orientations stratégiques de l’entreprise, dès lors qu’elle compte 50 salariés. La consultation annuelle porte notamment sur les orientations de la formation professionnelle et sur le plan de développement des compétences (article L 2312-24 du code du travail).

Source : Travail-emploi.gouv

L’employé peut aussi prendre l’initiative et demander à participer à une formation prévue au plan de développement des compétences, sous réserve de l’acceptation de la direction.

En revanche, s’il refuse de suivre une formation nécessaire au bon exercice de sa fonction actuelle ou de son évolution de poste prochaine, hors bilan de compétences et VAE, cela peut constituer un motif de licenciement.

☝️ L’employeur et l’employé peuvent aborder les besoins en formation à l’occasion de l’entretien professionnel.

En ce qui concerne la formation obligatoire, l’employeur n’a pas besoin d’obtenir l’accord du salarié.

Cependant, il a pour devoir de maintenir son salaire et sa protection sociale pendant toute sa durée, et de la planifier sur le temps de travail.

Pour ce qui est de la formation non obligatoire, elle peut avoir lieu pendant ou en dehors du temps de travail, et l’employeur doit obtenir l’accord du salarié par écrit.

Ils doivent aussi définir ensemble, en amont, ce que cela implique au retour du salarié, notamment en cas de certification ou de diplôme : changement de qualification et/ou de rémunération.

Pendant ce type de formation, le salarié bénéficie également du maintien de son salaire et de ses droits.

⚠️ Le salarié est libre de démissionner à l’issue de sa formation, mais si son contrat de travail prévoit une clause de dédit-formation, le salarié doit en rembourser les frais.

Tous les salariés de l’entreprise, qu’ils soient CDD ou en CDI peuvent profiter du plan de développement des compétences.

Les salariés:

• en contrat d’apprentissage,
• en contrat de professionnalisation,
• en contrat d’accompagnement au retour à l’emploi de type PEC (Parcours Emploi Compétences),

peuvent aussi en bénéficier à condition que l’objectif de formation soit distinct de celui prévu au contrat.

En tant que dispositif à l’initiative de l’employeur, le plan peut inclure toutes sortes d’actions de formation :

• des stages de formation en présentiel,
• des formations en ligne par des prestataires externes (MOOC),
• des formations en ligne en interne (COOC),
• du tutorat (SPOC),
• des mises en situation professionnelle chez des partenaires, etc.

Le plan de développement des compétences, ainsi que sa budgétisation, sont établis sur une période d’un an, parfois trois en cas d’accord d’entreprise.

Les formations sélectionnées sont à la charge de l’employeur.

Le financement ne peut donc pas relever du Compte Personnel de Formation (CPF), qui concerne les formations à l’initiative du salarié uniquement.

L’une des missions de votre responsable des ressources humaines est de faire une veille régulière sur les évolutions techniques, technologiques et organisationnelles de votre secteur et du marché en général, impactant votre entreprise.

La personne en charge s’aide évidemment des responsables des différents services pour recueillir leurs préconisations en matière d’équipements et de connaissances nécessaires, afin de travailler dans les meilleures conditions et faire face à la concurrence.

Elle fait aussi un point sur les actions passées et leur bilan, pour définir les objectifs et les salariés à former en priorité.

En découlent des objectifs de formation et des actions de formation à mettre en place, parmi lesquels il faudra peut-être choisir en fonction des urgences et selon le budget dont l’entreprise dispose.

En parallèle, la direction RH consulte annuellement tous les salariés de l’entreprise pour recueillir non seulement leurs besoins en formation mais aussi leurs désirs d’évolution et de montée en compétences.

L’entretien professionnel est un bon moyen de détecter des compétences insoupçonnées en interne, ainsi que des volontés de se former.

🛠 ServicesRHOnline, par exemple, est un logiciel en ligne de gestion RH doté d’un outil d’analyse des compétences et de gestion des entretiens annuels, professionnels et à 6 ans. Le recueil des besoins de formation de vos salariés est simplifié : il vous accompagne tout au long de de la gestion de vos plans de formation, de la création au suivi. Avec un déploiement en moins d’une heure et une prise en main ultra rapide, l’outil présente de nombreuses fonctionnalités pertinentes : 

• recensement des besoins, 
• simulation de plans, 
• gestion des sessions, coûts et prises en charge,
• envoi de conventions de formation directement sur la plateforme.

La fiche de poste du RH est chargée. Aux missions précédemment évoquées s’ajoutent :

• la recherche des différentes formations disponibles, des prestataires agréés et des formats (en présentiel ou à distance) ;
• la consultation des catalogues pour en connaître les dates, les durées, les coûts, les modalités (inscriptions, certifications, etc.),
• la planification et la budgétisation prévisionnelles des actions de formation envisagées.

☝️ Bien entendu, les formations obligatoires, de type sécurité, doivent figurer impérativement au programme.

Avant que tout ce travail ne soit validé et communiqué aux salariés de l’entreprise, le responsable RH et la direction soumettent le plan de formation aux représentants du personnel, qui s’assurent que cela correspond aux orientations stratégiques de l’entreprise et qu’il n’y ait pas de discrimination.

Maintenant que le plan de formation est validé, il faut le mettre en œuvre via :

• la planification des actions de formation, c’est-à-dire l’élaboration du calendrier plan de formation ;
• le montage de projets de formations en interne le cas échéant (il s’agit d’ingénierie pédagogique, incluant la sélection des intervenants, la conception des supports pédagogiques et la préparation logistique) ;
• l’inscription des participants aux différentes sessions ;
• la signature des conventions de formation avec les prestataires,
• les demandes de financement auprès de l’OPCA (organisme paritaire collecteur agréé) auquel l’entreprise paie des cotisations ;
• l’envoi des convocations aux salariés ;
• le paiement des sessions de formation.

Toutes ces actions peuvent être considérablement facilitées grâce à un logiciel de gestion des compétences ou un logiciel de la gestion de formation. L’utilisation d’un logiciel SIRH (Système d’Information de gestion des Ressources Humaines) complet est également un bon moyen d’optimiser son plan de formation. Ces outils sont dotés de fonctionnalités avancées de gestion de formation, qui confèrent aux entreprises de nombreux avantages : 

• la création et le suivi de vos plans de formations sont considérablement simplifiés,
• l’ensemble des données de vos salariés sont centralisées, et donc plus faciles d’accès,
• vos contrats, documents professionnels et conventions de formation sont dématérialisés, 
• la gestion de vos modules et de vos budgets, ainsi que l’analyse de la performance sont simplifiées. 

🛠 Nicoka SIRH, par exemple, vous offre des fonctionnalités avancées de gestion de formation. Simple et personnalisable, il permet non seulement de gérer votre catalogue de formation, mais aussi de construire votre plan de formation et de piloter votre budget efficacement (frais de formation, de déplacement...). Ainsi, toutes les informations relatives aux formations des salariés sont centralisées et accessibles directement dans leur CV numérique. 

L’outil propose également : 

• la planification et le suivi des formations internes et externes, 
• des actions à remplir en temps réel directement sur la feuille de temps (validation des présences, report des temps passés, etc.),
• des rappels automatiques pour les dates de renouvellement des formations,
• des enquêtes à chaud et/ou à froid sur les formations effectuées.

Le plan de formation sert à formaliser les actions prévues, mais aussi à les suivre :

Y figurent notamment :

• le statut de la formation (planifiées, en cours ou effectuées),
• le type de formation (initiation, perfectionnement),
• l’intitulé de la formation,
• le lieu (présentiel, distanciel),
• l’organisme formateur,
• la durée de la formation,
• la date de la formation,
• les coûts de formation (dont frais annexes en restauration, hébergement, etc.),
• la prise en charge OPCA,
• les salariés concernés.

Vous pouvez élaborer votre document avec Excel comme pour le plan de formation type proposé ci-dessus, afin de profiter des menus déroulants et des options de filtrage des informations.

Mais nombreux sont les outils RH, qu’ils soient complets (SIRH) ou spécialisés dans la gestion des compétences et de la formation, à vous aider dans l’optimisation de votre capital humain et le suivi de vos différentes actions.

Automatisez, simplifiez et rationalisez vos processus administratifs pour vous concentrer sur vos salariés. Améliorez la qualité de gestion en réduisant vos coûts, grâce à un outil SIRH. Factorial HR est spécialisé dans les PME : vous profitez de l’outil pour s’occuper de la gestion de vos talents, repérer vos candidats et employés à haut potentiel, classer et identifier des compétences de chaque collaborateur qu’il s’agisse de soft skills ou compétences pratiques. Factorial RH vous aide à économiser du temps, de l'argent et prendre de meilleures décisions en gérant tous vos processus RH en un seul endroit.

1. Certains logiciels proposent par exemple également des modules GPEC (gestion prévisionnelle de l’emploi et des compétences) permettant :

• de définir une cartographie des compétences présentes au sein de l’entreprise,
• de gérer les formations professionnelles,
• de dresser le profil de chaque collaborateur et de ses compétences, mises en parallèle avec celles nécessaires à son poste,
• de lier les résultats des entretiens professionnels à des catalogues de formation répertoriés,
• de mettre en évidence des opportunités de mobilité en interne, etc.

N’hésitez pas à consulter notre annuaire pour trouver l’outil qui vous fera gagner en temps et en visibilité :

▷ Si vos salariés sont à l’aise à leur poste, ils sont performants.
▷ S’ils sont performants, ils sont heureux dans leur vie professionnelle.
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▷ Ces derniers seront vite à l’aise, performants et contribueront à leur tour à développer votre entreprise.
▷ Parmi les collaborateurs à accompagner : votre service RH. Donnez-lui les moyens et les meilleurs outils pour qu’il accomplisse sa mission : prendre soin de vos ressources humaines.

CQFD.