Bien recueillir les besoins en formation pour développer les compétences de l'entreprise

Par Axelle Drack
Le 29/09/2021
how-to backgroundAction de formation : définition, types, étapes et objectifs selon loi 2018

L’évolution des compétences des salarié·e·s est un pilier essentiel de croissance pour une entreprise, et cela passe d’abord par un recueil des besoins en formation bien réalisé.

Il faut dire que le monde professionnel évolue en permanence, particulièrement au niveau technologique, où développer de nouvelles compétences digitales est un enjeu des plus capitaux.

Si vous lisez cet article, vous vous demandez probablement comment recueillir les besoins en formation ? Quand les recenser et qui doit s’en charger ? Nous vous guidons pas-à-pas dans la réalisation de cette mission hautement stratégique.

Qu’est-ce que le recueil des besoins en formation ?

Définition

Un besoin en formation représente un écart constaté entre les compétences déjà acquises et celles à acquérir ou à développer, pour atteindre des objectifs donnés. La formation des salariés permet de développer les compétences au sein de l’entreprise pour réduire ou supprimer ces écarts.

Le recueil des besoins en formation est le fait d’identifier, de rassembler puis de qualifier tous les besoins en formation des salariés d’une entreprise. Ainsi, l'identification des besoins d’une entreprise pour la formation, constitue la première étape essentielle de la construction d’un plan de formation.

Les types de besoins

On identifie deux types de besoins en formation :

  • les besoins collectifs en formation qui concernent la totalité ou un groupe de salarié·e·s, la plupart du temps générés par
    • des changements technologiques ou légaux qui impactent l’entreprise et son marché ;
    • des formations obligatoires, notamment dans certains secteurs en matière d’hygiène et de sécurité ;
    • un ou plusieurs nouveaux logiciels doivent être utilisés à grande échelle ;
    • une nouvelle stratégie adoptée qui nécessite de se former pour être pleinement déployée.
  • les besoins individuels en formation qui sont liés au poste ou aux projets d’évolution d’un·e collaborateur·trice, et peuvent être
    • génériques (exemple d’un besoin en formation générique : “amélioration des compétences en développement informatique”)
    • spécifiques (plutôt que “amélioration des compétences en développement information”, on dira “apprendre à coder en langage Java”)

Les méthodes de recueil

Le recueil “Top down”

Cette démarche descendante part de l'initiative du management. Elle est donc particulièrement adaptée aux besoins en formation collectifs, pour les raisons évoquées un peu plus haut.

Il s’agit donc, ici, de s’entretenir avec la direction afin de déterminer ensemble les formations collectives à mettre en place dans l’entreprise, qu’elles soient obligatoires ou particulièrement recommandées pour des raisons de compétitivité et d’adéquation avec la stratégie de l’entreprise.

Le recueil “Bottom up”

Cette démarche ascendante part donc cette fois des collaborateurs·trices. Elle permet donc plus de précision et la prise en compte des besoins et souhaits individuels des collaborateurs·trices pour développer leurs compétences.

💡 À noter que des besoins collectifs non identifiés au préalable peuvent émerger individuellement.

Comment recueillir les besoins en formation ?

1. Réaliser une veille externe

Nous l’avons vu à l’occasion des besoins en formation collectifs, bon nombre d’événements externes à l’entreprise peuvent impacter la formation comme les changements de législation, les avancées technologiques, une crise sanitaire ou économique, etc.

La formation est de ce fait un moyen efficace de s’adapter aux changements constants. Aussi, il est de votre responsabilité d’anticiper ces événements dans la mesure du possible afin de ne pas vous retrouver sur le fait accompli, d’autant plus que former prend beaucoup de temps.

Ainsi, effectuer une veille du marché est essentiel pour capter ces événements avant qu’ils ne vous impactent. Vous pouvez bien sûr déléguer cette responsabilité en interne, et demander à être tenu·e au courant de chaque changement qui pourrait impacter le département formation.

2. Analyser le terrain

Comprendre le travail et le métier des collaborateurs·trices au quotidien est indispensable pour identifier leurs besoins en formation.

Cela peut passer par l’analyse :

  • des fiches métier,
  • les savoirs-faire et savoir-êtres,
  • de l'exécution de leurs missions directement sur le terrain,
  • des entretiens individuels de performance pour voir les domaines à perfectionner.

💡 Il est également important d’observer le comportement des salarié·e·s eux-mêmes. Sont-ils à l’aise avec le digital ? Seront-ils plus réceptifs à une formation en ligne ou en présentiel. Des questions à garder en tête au moment de l’observation !

3. Mener des entretiens individuels

Afin de compléter vos observations, rien de mieux que de demander l’avis des principaux concerné·e·s.

Qu’ils soient menés par les managers ou directement par vous, des discussions en one-to-one permettent de faire émerger des pistes jusqu’alors non envisagées. Vous pouvez pour cela :

  • profiter de l’entretien annuel pour aborder la question des besoins en formation,
  • ou planifier des entretiens spécifiques sur ce sujet.

Quant au format de l’entretien, vous avez le choix :

  • de manière formelle ou informelle,
  • en face à face ou à distance,
  • avec ou sans support, etc.

💡 À noter : bien que l’entretien individuel mobilise du temps en amont, pendant et après, son format "confidentiel" permet de libérer une parole plus riche et spontanée que s’il fallait parler devant d’autres personnes.

4. Animer un brainstorming de groupe

L’idée est de former un groupe de discussion pour réunir des personnes aux profils variés et les faire interagir, confronter leurs points de vue et trouver ensemble des pistes et des solutions.

En guidant habilement les échanges, il y a fort à parier que l’intelligence collective fera émerger des idées nouvelles. Aussi, cela donne également une forte impression de proactivité.

Les outils de recueil des besoins en formation

La fiche de recueil des besoins individuels en formation

Ce type de fiche ou de questionnaire de recueil des besoins a pour but de recueillir très simplement toutes les informations utiles.

Vous pouvez procéder de différentes manières, soit en posant des questions fermées, soit des questions ouvertes. Dans le premier cas, il sera peut-être plus facile de traiter les résultats. Dans le deuxième, vous aurez probablement des retours plus poussés qui pourront ouvrir de nouvelles perspectives. À chaque méthode ses avantages !

Chaque entreprise étant unique de par son secteur d’activité, son fonctionnement, sa culture et sa taille, il convient de choisir des questions adaptées, auxquelles il sera possible de répondre de manière pertinente.

À titre d’exemple, nous vous invitons à télécharger gratuitement notre modèle de fiche de recueil des besoins en formation. N’hésitez pas à le personnaliser avec la charte de votre entreprise et à ajouter ou modifier des éléments.

Les logiciels spécialisés

Qu’on le veuille ou non, le processus de recueil des besoins en formation peut vite devenir chronophage, entre :

  • la création des supports (fiche de recueil, questionnaire, etc.),
  • leur envoi à tous les collaborateurs,
  • les relances pour qu’ils remplissent,
  • les ateliers de groupe et les entretiens individuels.

Utiliser un logiciel spécialisé tel que Eleo peut vous faire gagner un temps précieux sur l’étape du recueil des besoins. Les collaborateurs·trices, les managers ou le département RH saisissent les besoins directement dans l’outil au moment où ils sont exprimés. Par la suite, il sera facile de les centraliser, les regrouper et les arbitrer grâce au module de simulation, puis de les intégrer par la suite dans le plan de formation.

Qui fait le recueil des besoins de formation ?

Selon le type et la taille de l’organisation, le recueil des besoins en formation auprès des salariés peut se faire par :

  • le Responsable Formation,
  • l’intermédiaire des managers,
  • les collaborateurs·trices directement.

Quand recenser les besoins en formation ?

Avant de déterminer le meilleur moment pour recenser les besoins en formation, gardez bien en tête que vous devrez rendre votre plan de formation au Comité d’entreprise au mois de décembre. Cela implique donc un arbitrage des besoins terminé à la fin du mois de novembre au plus tard.

En fonction de la taille de votre entreprise, vous pouvez donc faire un rétroplanning à partir de ce moment-là. Plusieurs stratégies sont possibles :

  • soit vous anticipez le recueil des besoins tout au long de l’année jusqu’en octobre, mais au risque que certains d’entre eux ne soient plus actuel ;
  • soit vous attendez “le dernier moment” durant les mois de septembre et octobre pour vous assurer d’être au plus près des besoins actuels ;
  • soit entre juin et septembre pour anticiper assez tout en s’assurant que la plupart du travail sera toujours d’actualité,
  • soit une anticipation des besoins, complétée par un moment intermédiaire pour ajuster.

Aussi, vous avez la possibilité de récolter les besoins au fil de l’eau. C’est particulièrement facile si vous êtes équipés d’un logiciel.

Le secret de la réussite ? La préparation

Comme dernier conseil pour maximiser le succès du recueil des besoins en formation, nous vous suggérons de miser sur la préparation.

Car oui, il peut être tentant de se jeter tête baissée dans la réalisation de cette tâche tant elle peut être longue à réaliser. Mais n’oubliez pas : du recueil des besoins dépend la réussite du plan de formation d’abord, et la réussite de l’entreprise par la suite.

Et vous ? Comment vous y prenez-vous pour recueillir les besoins en formation ? Quel logiciel utilisez-vous ? Partagez-nous vos bonnes idées et bonnes pratiques en commentaire !

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