[Étude de cas] - Comment structurer sa campagne d’entretiens annuels dans un contexte de forte croissance ?

La performance d’une entreprise ne peut s’envisager sans une gestion optimale des compétences de ses collaborateurs. Mais comment y parvenir et rester efficient, en particulier dans un contexte de forte croissance ?

Pour Legalstart, la réponse à cette question s’est trouvée du côté de Zola, plateforme digitale de talent management et de gestion d’entretiens, simple et rapide à mettre en place, qui leur a permis de gagner un temps précieux sur la logistique des entretiens et de se concentrer sur les besoins de leurs salariés.

Cette success story revient sur la structuration réussie de la politique de développement RH de Legalstart grâce à la mise en place du logiciel Zola, avec des résultats qui ont même dépassé leurs attentes.

Legalstart est une LegalTech créée en 2012.

La mission de Legalstart est d’aider les entrepreneurs dans leurs démarches juridiques. Ils simplifient notamment la création de l’entreprise (statut, dépôt au greffe, etc.), mais aussi les démarches juridiques liées à la vie de leur entreprise (changement de siège social, rédaction des contrats de travail, dissolution, etc.).

La société compte une centaine de salariés, répartis en 4 pôles d’expertise : tech et produit, marketing, commercial, et juridique.

En 10 ans, ils sont devenus le leader français sur le marché des LegalTech.

Legalstart se caractérise par une attention particulière à l’évolution et au développement de ses collaborateurs. Partage de connaissance et bonnes pratiques, responsabilisation des collaborateurs, formations, etc. De nombreuses initiatives sont lancées chaque année.

Pour soutenir sa croissance, Legalstart déploie un plan de recrutement ambitieux (~+20 % chaque année). Ce qui engendre des problématiques organisationnelles et d’uniformisation des processus RH internes.

Dans ce cadre, Laurent Reulet (directeur financier) et Marie O’Neill (directrice des ressources humaines) ont entamé en 2021 la structuration de leur politique de développement RH.

Leur premier projet avait pour objectifs d’être plus juste dans l’évaluation de leurs collaborateurs et de gagner du temps sur la logistique des entretiens au profit de l’analyse des besoins de leurs salariés !

Pour atteindre leurs objectifs, ils avaient des besoins de différents ordres :

• Digitaliser leurs entretiens annuels d’évaluation de la performance, tout en restant très flexibles sur le process et les critères d’évaluation.
• Recueillir des données qualitatives et quantitatives pour définir leur stratégie de développement RH sur 2022.
• Entamer une transformation de leur démarche managériale, plus juste, plus qualitative et basée sur le feedback.
• Identifier et gérer les besoins de formation et faire un état des lieux du climat social.
• Définir et évaluer des objectifs pour chaque collaborateur, directement liés aux objectifs de l’entreprise.

Au sein de Legalstart, de nombreux métiers coexistent. C’est pourquoi ils avaient besoin d’un outil à la fois flexible et intuitif pour organiser au mieux leur campagne d’entretiens.

La prise en main de l’outil par les collaborateurs était aussi un élément essentiel à prendre en compte. Ils voulaient rendre l’expérience de l’entretien annuel la plus agréable et la plus utile possible.

Les enjeux de Legalstart sur ce projet étaient les suivants :

• Déterminer les évolutions de rémunération et la part variable sur la base de métriques fiables structurées au sein d’un même outil, dans l’objectif de faciliter la préparation des people reviews et de traiter chaque collaborateur équitablement.
• Évaluer et fixer les nouveaux objectifs qui seront au cœur de l’évolution des collaborateurs. De plus, managers et dirigeants doivent avoir une vue globale des objectifs de leurs équipes et en faire un suivi régulier.
• Établir un état des lieux du climat social pour améliorer l’expérience collaborateur en se basant sur les retours quantitatifs et qualitatifs.
• Construire une culture du feedback en mettant le collaborateur au centre de l’exercice d’entretien. Les collaborateurs s’auto-évaluent puis échangent avec leurs managers pour définir un plan d’action.
• Centraliser et piloter les demandes de formation, tout en étant transparent avec les collaborateurs.

Plusieurs caractéristiques ont retenu l’attention de Laurent et Marie :

• La simplicité de l’outil. Un process d’entretien est complexe en soi, l’intérêt de le digitaliser est de le simplifier, tant pour les collaborateurs que les administrateurs. C’est en cela que se démarque Zola par rapport aux autres outils sur le marché.
• La centralisation des entretiens et l’exploitation des comptes-rendus. Les comptes-rendus au format Word n’étaient que difficilement exploitables. Legalstart souhaitait baser sa stratégie RH sur les données récupérées lors des entretiens.
• L’accompagnement des administrateurs et managers. Un entretien mal cadré peut lourdement affecter l’engagement d’un collaborateur. Il était essentiel de fournir un cadre aux managers, qui ont pu alors aborder les sujets critiques avec leurs managés.
• L’automatisation des tâches à faible valeur ajoutée. Zola permet aux administrateurs de piloter et faire avancer leur campagne d’entretien sans le moindre effort. Legalstart s’est enfin débarrassé de son Google Sheet de suivi !

Laurent et Marie ont choisi le module entretiens & objectifs de Zola, solution de développement RH conçue pour les Startups et PME, pour les aider à atteindre leurs objectifs.

Le déploiement de la solution Zola s’est déroulé en quatre étapes, réalisées sur une semaine :

1. Personnalisation en marque blanche de la plateforme et import des données par l’équipe Zola (~1 jour).
2. Formation des administrateurs de l’outil (formation de 1 heure).
3. Aide à la configuration du questionnaire d’entretien et de la campagne (2 workshops de 1 heure).
4. Formation des managers (webinar de 1 heure).

Compte tenu du caractère stratégique de l’exercice, c’est la direction générale qui a piloté le projet et conçu les modèles d’entretiens en amont du lancement de la campagne.

Ils ont pu s’inspirer des modèles de trame d’entretien conçus par l’équipe Zola, tout en y intégrant les critères de performances internes.

Une fois la trame d’entretien validée, 95 % du travail était fait !

Zola leur a permis d’automatiser l’essentiel de la logistique des entretiens :

• lancement de la campagne par email,
• regroupement de toutes les réponses et comptes-rendus sur une même plateforme,
• relance automatique, etc.

Ils ont laissé aux collaborateurs et aux managers un mois pour préparer leurs entretiens et organiser les phases d’échanges dans l’outil directement.

Une fois la campagne terminée, la direction a pu recueillir l’ensemble des données pour préparer leur revue de personnel et définir leur stratégie de développement RH 2022.

Le succès est au rendez-vous, avec notamment :

• 2 semaines de gagnées (équivalent temps plein) sur la logistique des entretiens pour le CFO et la DRH (relance automatique, recueil des comptes-rendus, etc.).
• La récupération des informations permettant de définir les bonus des collaborateurs a été largement simplifiée.
• Les salariés sont satisfaits suite aux entretiens. La digitalisation a permis de motiver les décisions et d’établir une évaluation encore plus juste de la performance de chaque collaborateur.
• Les imprévus ont pu être gérés très simplement. Le suivi de la campagne et l’attribution des entretiens sont restés très simples malgré les aléas survenus durant la campagne. Des entretiens ont pu être réattribués, des dates ajustées en quelques clics.
• L’accompagnement de l’équipe support. Pour leur première campagne, Legalstart avait besoin d’un support très réactif et à l’écoute. C’est chose faite, avec des temps de réponse moyens inférieurs à 10 minutes.

Ces résultats ont conduit Legalstart à renouveler son expérience avec Zola pour sa campagne de mi-année et sa campagne d’entretiens professionnels. 🎉