Fiche d’évaluation de formation : modèle et conseils pour l’élaborer dans les règles de l’art !

Vous êtes responsable formation, RH ou encore manager, et êtes à la recherche d’un modèle de fiche d’évaluation de formation ? Vous êtes au bon endroit.

Dans l’objectif d’établir un plan de formation performant, il convient de connaître précisément la portée des actions qui en découlent. En ce sens, de nombreuses entreprises choisissent de recourir à un questionnaire pour mesurer la satisfaction des participants et recueillir leur avis sur différentes composantes (contenu, outils pédagogiques, formateur, etc.).

Vous souhaitez également procéder de la sorte ? Nous vous accompagnons dans cette mission en mettant à disposition dans cet article un exemple de fiche d’évaluation à télécharger gratuitement, aux formats Word ou PDF. Et pour tirer au mieux profit de ce document, nous vous délivrons en sus de précieux conseils pour mesurer au mieux la portée de vos sessions de formation.

L’objectif premier de l’évaluation d’une formation est de s’assurer qu’elle correspond bien aux attentes initiales de l’entreprise. Cet exercice permet alors d’apprécier son ROE (Return On Expectation ou Retour sur les attentes), et donc par extension son ROI (Return On Investment, ou Retour sur investissement). En somme, il s’agit de mesurer si la montée en compétences des salariés est effective et si elle génère des bénéfices palpables pour l’organisation.

En parallèle, l’évaluation de formation constitue l’occasion de juger de la qualité de l’organisme et/ou du formateur, pour leur faire un retour et déterminer si votre entreprise souhaite poursuivre avec eux pour des prestations futures.

☝️ L’évaluation d’une formation ne se suffit pas à elle-même ! Il convient de toujours prévoir par la suite la mise en place d’actions concrètes, tant au niveau des collaborateurs qu’à l’échelle du plan de formation au global. Le but est de toujours opter pour le meilleur investissement possible !

Le commanditaire de la formation (responsable formation de l’entreprise, responsable RH et parfois manager) est à l’origine de la demande d’évaluation. De la sorte, il pilote au mieux son plan de formation et se trouve en mesure de justifier les investissements associés auprès de la Direction.

Ensuite, ce sont bien sûr les participants à la session de formation qui procèdent concrètement à l’évaluation.

Avant toute session de formation, le commanditaire détermine son objectif, c’est-à-dire la montée en compétences souhaitée pour le groupe de salariés concernés.

Nous vous recommandons aussi de faire un état des lieux de leurs connaissances et aptitudes déjà acquises.

Ensuite, après la formation, il convient de procéder à une évaluation en plusieurs étapes. Pour ce faire, le modèle d’évaluation Kirkpatrick reste une référence, car il comprend quatre niveaux permettant de mesurer au mieux le ROI sur le long terme :

Cette notion d’évaluation dans le temps est d’ailleurs la raison pour laquelle on parle souvent de deux types d’évaluation de formation :

• L’évaluation de la formation à chaud, correspondant au niveau 1 (voire parfois au niveau 2) du modèle Kirkpatrick.
  Il est plus compliqué de mesurer, à ce stade, l’impact réel des compétences transmises sur l’exécution des missions des participants. Elle se focalise donc plutôt sur d’autres aspects, tels que la nature des connaissances acquises, l’organisation, la valeur du formateur, les outils pédagogiques employés, etc. Cette évaluation a pour objet de récolter le ressenti immédiat des collaborateurs quant à la qualité de la formation.
  
  
• L’évaluation de la formation à froid, se rapportant plus au niveau 3 du modèle Kirkpatrick.

  Celle-ci vise à jauger la mise en application concrète au travail des compétences acquises, et donc les conséquences, in fine, de la formation sur l’efficacité globale de l’entreprise. Cette évaluation s’opère plus par le biais d’une analyse des performances du salarié et de l’atteinte de ses objectifs, généralement lors des entretiens individuels.

☝️ Par conséquent, pour cette seconde phase, il est plus rare de recourir à une grille d’évaluation d’une action de formation. L’appréciation à froid s’inscrit dans un processus plus global. Toutefois, certaines entreprises établissent tout de même des questionnaires en ce sens :

Exemple questionnaire évaluation formation à froid :

La meilleure façon de recueillir à chaud les avis des participants reste d’établir une fiche d’évaluation.

Ce document se construit de sorte à s’adapter aux divers cas de figure, c’est-à-dire aux différentes formations ; personnalisez-le donc en fonction :

• de leurs particularités : contenu, modalités, profils des participants, etc.,
• des objectifs préalablement identifiés : apprentissage d’un nouvel outil ? D’une méthodologie de travail novatrice ? Approfondissement de connaissances déjà acquises ? Etc.

☝️ Certaines entreprises optent pour des entretiens collectifs, mais nous vous déconseillons cette méthode, qui peut mettre mal à l’aise certains collaborateurs, et donc compromettre leur objectivité.

💡 Notez que pour obtenir des résultats encore plus pertinents, il est possible d’évaluer en début de formation les attentes des apprenants, puis de croiser les résultats avec ceux de la fiche d’évaluation.

Pour évaluer correctement une formation à chaud, encore faut-il déterminer sur quels critères.

C’est pourquoi il vous faut :

• choisir le plus méthodiquement possible les questions à poser, afin de récolter des résultats objectifs et vous prémunir du ressenti parfois subjectif de certains participants ;
• et, bien sûr, toujours rester focalisé sur vos objectifs.

💡 Voici quelques exemples de critères à considérer pour construire vos questions :

• La qualité du contenu de la formation :
  • les compétences acquises,
  • leur alignement avec le projet de l’entreprise,
  • le niveau de difficulté, etc.

• La pédagogie :
  • l’adaptation au profil et au niveau des participants,
  • les supports de formation,
  • les qualités du formateur (élocution, énergie, disponibilité, etc.), etc.

• Les conditions matérielles :
  • le confort de la salle,
  • son accessibilité,
  • l’état et la disponibilité du matériel pédagogique, etc.

• L’organisation générale :
  • la bonne communication des informations,
  • le suivi des informations,
  • la gestion administrative, etc.

Pour vous aider dans l’élaboration de votre fiche d’évaluation, nous mettons à disposition un modèle décliné au format Word et au format PDF, à télécharger gratuitement.

À vous de l’adapter en fonction des informations propres à votre formation ainsi qu’aux objectifs prédéfinis.

Nous vous recommandons de faire remplir votre fiche d’évaluation à la toute fin de la formation, ou encore d’une séquence. L’objectif est de recueillir les avis des participants à chaud, lorsque tout est encore frais dans leur tête. Les réponses gagnent ainsi en pertinence.

💡 Pour vous assurer que la fiche soit correctement remplie, pensez à dégager du temps à vos collaborateurs dans cet objectif.

Restez concis dans l’élaboration de la fiche d’évaluation de formation. Son renseignement ne doit pas devenir trop chronophage pour le salarié.

D’autre part, faites en sorte qu’il soit facile de répondre et de traiter les résultats. Par conséquent, n’abusez pas des questions ouvertes. Favorisez :

• les questions fermées,
• les questions à choix multiple,
• et les échelles de valeurs.

Souvent, par peur de vexer, les répondants sont tentés de ne pas faire preuve de la plus grande honnêteté dès lors que le questionnaire est nominatif.

L’anonymat préserve la qualité des informations.

Une fois les fiches d’évaluation remplies, il est temps d’analyser scrupuleusement les résultats. Les données obtenues doivent alors être compilées et croisées :

• soit sous forme écrite,
• soit sous forme de graphiques (camemberts, aires, toiles d’araignées, etc.). Nous recommandons cette dernière option, beaucoup plus lisible.

Pour faciliter leurs processus, de nombreux responsables de formation préfèrent recourir à un logiciel dédié au pilotage des plans de formation.

Voici 3 logiciels efficaces pour gérer l’ensemble de vos formations ainsi que vos tâches administratives et RH :

Particulièrement adapté aux grosses entreprises obligées de composer avec un nombre important de formations, Eleo vous accompagne dans :

• la génération de questionnaires personnalisables,
• leur envoi automatique aux collaborateurs,
• le suivi des retours.

Mais Eleo permet également d’aller plus loin, au moyen de rapports de performance aidant au calcul du ROI des formations sur le long terme.

Factorial Gestion Formations est une plateforme de gestion des ressources humaines qui propose une fonctionnalité de formation pour les employés : concevez des plans de formation sur mesure pour votre personnel et suivez-les en temps réel.

Les avantages de son utilisation sont nombreux :

• les employés peuvent accéder à des cours en ligne, des webinaires et des ressources pédagogiques pour améliorer leurs compétences professionnelles ;
• vous suivez la progression de chaque employé et obtenez des rapports détaillés sur l'efficacité des plans de formation ;
• vous offrez à vos employés des opportunités de développement professionnel, tout en augmentant leur productivité et leur engagement.

Notons également iSpring Suite, une solution d’e-learning qui s’adapte à tous les types d’entreprises. Vous connectez simplement votre outil de PowerPoint au logiciel pour :

• créer des supports d’apprentissage variés (images, questionnaires, vidéos, etc.) ;
• transmettre automatiquement votre contenu à vos employés ;
• suivre tous les retours obtenus directement sur le logiciel.

Vos retours d’enquêtes, analyses de résultats et les réponses à vos questionnaires sont cohérents et classés automatiquement.

Vous connaissez désormais toutes les ficelles pour élaborer une fiche d’évaluation de formation dans les règles de l’art.

Mais vous l’aurez compris, elle ne se suffit pas à elle-même. Le renseignement et l’analyse de ce document s’inscrivent dans un processus plus long, afin de mesurer l’impact de votre stratégie de formation globale sur les performances de votre entreprise. Ainsi, vous œuvrez à améliorer en continu, et en bonne intelligence, les compétences de vos équipes, pour faire en sorte que leur talent devienne le meilleur booster de croissance !