Gestion de la formation : les 7 étapes pour exceller à coup sûr

Par Eloïse Salson
Le 25/04/2022
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La gestion de la formation est devenue un axe stratégique pour toute entreprise. Les collaborateurs sont de plus en plus nombreux à vouloir accroître leurs compétences, se former et surtout, avoir la liberté de choisir leur avenir professionnel.

Mais ces formations doivent être organisées scrupuleusement, pour espérer un gain mutuel à la fois pour l’entreprise et également ses collaborateurs. Entre les nombreuses sources de financement, le cadre légal plutôt strict et les différents outils, difficile d’y voir clair.

Pas de panique ! Que vous soyez responsable de la formation ou RH, découvrez à travers cet article les 7 étapes pour réussir la gestion de la formation.

Tout savoir sur la gestion de la formation

Qu’est-ce que c’est ?

La gestion de la formation a pour objectif de valoriser et d’augmenter les connaissances de vos équipes. Cette gestion globale consiste à suivre et à contrôler toutes les données des formations, qu’elles soient passées, présentes ou à venir, tout en optimisant le budget formation.

👩‍🏫 Un peu d’histoire : la formation est devenue un élément important en matière RH depuis la loi du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel. Cette loi pousse les entreprises à faire évoluer leur politique RH, et plus précisément la gestion des compétences qui devient un axe stratégique pour les ressources humaines.

Quels sont les enjeux pour votre entreprise ?

Les enjeux de la gestion de la formation pour votre entreprise sont nombreux :

  • répondre aux obligations légales qui évoluent perpétuellement. Il est nécessaire d’intégrer avec agilité les nouvelles modalités pour rester toujours conforme ;
  • faciliter la gestion des processus de formation qui peuvent parfois être complexes et gagner du temps (inscription des salariés, suivi du budget, gestion du plan de formation, etc.) ;
  • suivre régulièrement les activités de formation et les optimiser si besoin ;
  • valoriser le capital humain grâce à une transmission plus fluide des connaissances et une mobilité interne améliorée ;
  • contribuer à l’amélioration des performances et de la qualité du travail effectué par les collaborateurs ;
  • fidéliser les talents qui voient à travers ces formations une forme de reconnaissance et des possibilités d’évoluer.

La gestion de la formation en 7 étapes

1. S’informer sur l’environnement légal

Avant de commencer à mettre en place des formations au sein de votre entreprise, il est nécessaire de s’informer sur leur cadre légal et conventionnel. Pour cela, renseignez-vous sur les différents textes applicables aux formations professionnelles :

  • l’évolution de la formation professionnelle depuis 2003, avec bien entendu la loi du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel évoqué précédemment ;
  • La législation et les obligations de l’employeur en matière de formation professionnelle. Comme l’article L.6321-2 du Code du travail où vous êtes dans l’obligation d’organiser « toute action de formation qui conditionne l’exercice d’une activité ou d’une fonction, en application d’une convention internationale ou de dispositions légales et réglementaires » par exemple ;
  • L’accord de branche vous concernant, s’il existe ;
  • Les obligations concernant le plan de développement des compétences. Selon l’article L6312-1 du Code du travail, « l’accès des salariés à la formation professionnelle est assuré à l’initiative de l’employeur dans le cadre d’un plan de développement des compétences ».

💡 Pour en savoir plus : découvrez l’article du gouvernement sur la formation professionnelle.

2. Identifier les modalités d’accès à la formation

Il existe différentes modalités pour accéder à une formation. Vous pouvez choisir une ou plusieurs modalités dans votre gestion de la formation.

  • Le plan de développement des compétences regroupe l’ensemble des actions et des mesures de formation mises en place par l’employeur pour ses salariés. Le plan de développement des compétences n’est pas obligatoire, il est à l’initiative des entreprises.
  • Le Compte Personnel de Formation (CPF) est un compte individuel permettant au collaborateur de cumuler des droits à la formation professionnelle tout au long de sa carrière.
  • Le projet de transition professionnelle est une « modalité particulière de mobilisation du compte personnel de formation, permettant aux salariés souhaitant changer de métier ou de profession de financer des formations certifiantes en lien avec leur projet » (source : travail-emploi.gouv).
  • La formation en alternance est fondée sur un temps de formation en établissement (théorique) et en entreprise (pratique). Il existe 2 types de contrats en alternance : le contrat d’apprentissage et le contrat de professionnalisation.

    3. Se renseigner sur les différentes sources de financement

    Bien sûr, les formations ne sont pas en totalité financées par l’entreprise, de nombreuses sources de financement existent pour vous aider à passer le cap.

    Tous les salariés peuvent bénéficier d’un financement d’heures de formation. Si la formation est de votre initiative, les frais pédagogiques de formation sont pris en charge par l’OPCO de l’entreprise.

    Cette prise en charge est financée par 3 systèmes :

    • les cotisations légales sont une participation de l’employeur au financement des actions de formation continue de son personnel. Le taux de contribution varie en fonction de la taille de l’entreprise (de 0,55 % à 2 %) ;
    • Les cotisations conventionnelles sont décidées par votre branche professionnelle. Elles vous ouvrent des droits pour financer des actions de formation, selon les orientations de votre branche professionnelle ;
    • Les versements volontaires sont effectués librement par l’entreprise.

    Si, au contraire, la formation est à l’initiative du salarié, dans ce cas plusieurs sources de financement sont mobilisables : CPF, VAE, etc.

    Pensez à vérifier quelle source de financement est appropriée aux formations que vous envisagez.

    4. Élaborer un plan de développement des compétences

    Le plan de développement des compétences a remplacé le plan de formation depuis 2019. Cet outil RH est un document récapitulant l’ensemble des actions de formation sélectionnées par l’employeur afin de développer les connaissances ainsi que les compétences de ses salariés.

    Pour que le plan de développement des compétences soit adapté à la fois au besoin de votre entreprise, mais aussi de vos collaborateurs, vous devez :

    • définir le plan de développement des compétences,
    • évaluer la pertinence de son processus d’élaboration,
    • préciser les orientations de formation,
    • définir le budget,
    • collecter et qualifier les informations nécessaires à l’élaboration du plan,
    • étudier et prioriser les actions.

    5. Communiquer sur votre politique de formation

    Vous avez tout intérêt à communiquer sur votre politique de formation en interne. L’objectif est de lever certains freins et de motiver les plus réticents. Pour communiquer, il ne suffit pas d’envoyer un mail en expliquant le contenu des formations, il est plutôt conseillé :

    • d’établir un plan de communication grâce aux éléments du plan de formation et d’identifier les freins et motivations des collaborateurs pour adapter le message ;
    • d’effectuer l’inventaire des supports de communication possibles et d’identifier les prescripteurs, les « influenceurs » en interne ;
    • d’organiser des évènements internes, comme des questions/réponses par visio afin de présenter le contenu des formations, mais aussi de donner la parole aux collaborateurs ;
    • de former les managers aux outils de formation et de les motiver à communiquer sur la formation auprès de leurs équipes ;
    • de déterminer les communications régulières et personnalisées sur le suivi de la formation, les résultats, etc.

    6. Rechercher des prestataires

    Il est parfois difficile de s’y retrouver parmi les différents prestataires de formation professionnelle.

    On peut distinguer deux types d’organismes :

    • les organismes publics : ils représentent 20 % de la formation professionnelle en France. Concernant les organismes les plus connus, on peut citer le Cnam, l’Afpa, les Greta et les départements de formation des universités ;
    • les organismes privés : dans la logique, ils représentent quant à eux 80 % de la formation et ils sont aujourd’hui plus de 60 000 organismes en France.

    7. Choisir un outil adapté

    Pour vous aider dans la mise en place de vos formations, avez-vous pensé à vous tourner vers des logiciels de formation et d’e-learning ?

    Ces logiciels sont des outils d’accompagnement dans la gestion des compétences et des ressources pédagogiques.

    Leurs avantages sont multiples :

    • faciliter le quotidien des responsables de formation et des RH de votre entreprise en simplifiant l’aspect administratif des formations ;
    • suivre les KPI grâce à des tableaux de bord complets et personnalisables ;
    • diversifier les formats d’apprentissage des collaborateurs.

    Et si vous n’avez pas beaucoup de temps pour créer des formations et souhaitez encourager vos collaborateurs à se former par eux-mêmes, alors une solution telle qu’Edflex pourra vous plaire.

    Cette plateforme de curation de contenus pédagogiques réinvente la formation en proposant des contenus de différents formats et actualisés quotidiennement. Vous ne perdez plus de temps à chercher du contenu sur Internet, la solution sélectionne les thématiques qui vous intéressent parmi plus de 300 catégories. Disponible en 7 langues, la plateforme s’intègre également à tous vos outils du quotidien !

    N’oubliez pas de maîtriser votre budget de formation

    Comme évoqué, une gestion de formation réussie passe également par le respect du budget. On vous donne quelques derniers conseils pour optimiser au maximum votre budget de formation :

    • Identifiez les réels besoins en formation. Il est possible d’organiser une même action de formation liée à plusieurs besoins et ainsi centraliser différentes formations en une seule ;
    • Diversifiez les formations proposées. Par exemple, l’e-learning permet de maîtriser son budget, et cette formation à distance est de plus en plus appréciée par les collaborateurs ;
    • Servez-vous des compétences internes et augmentez les dispositifs de formation en interne. Par exemple, le mentoring est une façon de maîtriser votre budget en misant sur le transfert de compétences.

    Nous espérons vous avoir éclairé sur les différents aspects de la gestion de la formation. Désormais, les cartes sont entre vos mains !

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