Quelles différences entre les entretiens professionnel et annuel ? Fini le casse-tête !

Quelle est la différence entre l’entretien annuel et l’entretien professionnel ?

L’entretien annuel comme l’entretien professionnel rythment la vie du salarié en entreprise. Ces moments d’échanges constituent, pour lui, une occasion privilégiée de faire le point sur sa situation professionnelle et ses aspirations.

Nous dénombrons également de nombreux avantages pour l’entreprise. En effet, ces rencontres sont autant d’occasions de concilier ses besoins avec ceux des employés, afin que l’ensemble des collaborateurs avance de concert dans la bonne direction.

Mais en quoi consistent précisément les entretiens professionnel et annuel ? Sont-ils obligatoires ? Comment vous y préparer correctement ?

Autant de questions auxquelles répond cet article pour vous aider à instaurer une politique d’entretiens gagnant-gagnant.

Nommé aussi entretien annuel d’évaluation, il est centré sur les résultats opérationnels du salarié et son apport à l’entreprise.

S’il n’existe pas de règles strictes quant à sa planification, il est d’usage de l’organiser, comme son nom l’indique, chaque année.

🤔  Qui doit mener l’entretien annuel ? C’est généralement la·le manager ou responsable de la personne concernée qui organise et conduit cet entretien.

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Non, l’entretien annuel n’est pas une obligation légale, mais un droit offert à l’employeur pour évaluer le travail de ses salariés, qui est encadré et soumis à plusieurs conditions.

En revanche, l’entretien annuel est obligatoire si la convention collective ou l’accord de branche de l’entreprise l’impose. Dans ce cas précis, l’employeur doit se conformer aux dispositions prévues par ces dernières (fréquence, contenu, etc.).

L’entretien annuel s’inscrit dans une vision court-termiste.

Il consiste, avant toute chose, à évaluer le salarié dans son occupation de poste et à dresser le bilan du travail ainsi que des objectifs accomplis sur l’année écoulée.

Ensuite, dans une démarche de perfectionnement, des axes d’amélioration sont dégagés pour les prochains mois.

Notez cependant que seules les aptitudes professionnelles de l’employé doivent faire l’objet de l’échange. Aborder des informations relatives à sa vie privée est proscrit.

☝️ Même si ce n’est pas l’objet principal de l’entretien annuel, la rencontre s’avère aussi une occasion appropriée pour le salarié :

• de donner son feedback,
• de faire part de ses besoins de formation,
• de négocier une augmentation,
• ou de demander une évolution de poste.

Dès lors que cette pratique est instaurée dans l’entreprise, elle doit impliquer tous les salariés, indépendamment de leur contrat de travail.

Dès son embauche, le salarié doit être informé de l’existence des entretiens annuels ainsi que de leurs modalités.

Par ailleurs, nous conseillons de prévenir suffisamment en avance le collaborateur de la programmation de l’entretien pour qu’il s’y prépare correctement. L’échange en sera d’autant plus constructif.

☝️ De nombreuses entreprises fournissent au préalable, au salarié ainsi qu’à son manager, une grille d’évaluation à remplir. La confrontation des deux versions servira alors de base d’échange.

Pour vous aider à préparer au mieux votre rencontre, nous mettons gratuitement à votre disposition un modèle de grille d’entretien Excel pour vous et vos collaborateurs. Ce modèle s’applique également aux entretiens mensuels.

L’entretien annuel dure environ une heure. Pour animer la rencontre, le manager enclenche la discussion à l’aide d’une série de questions préparées en amont, relatives :

• aux objectifs du salarié,
• à ses compétences,
• à ses missions,
• à son évolution dans l’entreprise.

Tout comme la grille d’évaluation, elles sont définies en fonction de la culture d’entreprise, de ses valeurs et de ses perspectives d’évolution.

Enfin, au terme de l’entretien, nous recommandons d’établir un compte rendu de l’entretien à faire signer par le salarié.

Il peut aussi être question de réévaluer son contrat ou sa rémunération, en proposant une augmentation, une prime ou encore une promotion.

Programmé tous les deux ans, l’entretien professionnel s’inscrit dans une démarche de gestion des compétences du salarié. Il s’axe donc davantage sur ses attentes professionnelles.

Par ailleurs, il constitue une opportunité pour l’entreprise de croiser ses besoins en matière de ressources humaines avec les desiderata de l’employé.

Oui. L’employeur le programme obligatoirement dès que l’employé a passé deux années dans l’entreprise, puis tous les deux ans à compter du dernier entretien professionnel.

Par ailleurs, la loi prévoit un entretien professionnel pour tout salarié reprenant ses fonctions suite à une période d’interruption, comme :

• un congé maternité,
• un congé parental,
• congé sabbatique,
• un arrêt de travail pour longue maladie, etc.

ℹ️  Quelle sanction si pas d’entretien professionnel ?

Si votre entreprise compte plus de 50 salariés, vous êtes dans l’obligation d’abonder de 3 000 € le compte personnel formation (ou CPF) de tout employé n’ayant pas disposé, au cours des six dernières années, de l’entretien professionnel. Le respect de la loi peut être contrôlé par les inspecteurs du travail.

Si votre entreprise compte moins de 50 salariés, aucune sanction n’est explicitement prévue par la loi. Cependant, l’absence d’entretiens professionnels peut être interprétée comme discriminatoire. En cas de litiges, il appartiendra au juge de se prononcer et de caractériser, ou non, ce manquement comme une faute de l’employeur.

Pour finir, notez que tout entretien, aussi bien d’évaluation que professionnel, doit se dérouler sur le temps de travail.

Contrairement à l’entretien annuel, l’entretien professionnel sert une vision plus long-termiste.

Lors de cette rencontre, les deux parties se penchent sur la progression du salarié au-delà de son poste du moment, et sur l’ensemble de ses compétences, même celles non exploitées dans le cadre de ses fonctions actuelles. L’objectif ? Identifier ses perspectives d’évolution et ses besoins en formation.

L’entretien professionnel s’inscrit, en somme, dans une démarche de construction d’un projet professionnel, en cohérence avec :

• les besoins de la structure,
• les aspirations du salarié,
• mais aussi les évolutions du secteur d’activité.

D’ailleurs, tous les six ans, cet entretien revêt la forme d’un bilan de parcours professionnel, occasion de faire le point sur les actions menées en ce sens.

L’entretien professionnel concerne l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise (CDI, CDD, employés à temps plein, à temps partiel, etc.), dès lors qu’ils ont plus de deux ans d’ancienneté.

Seuls les salariés mis à disposition de l’entreprise, ceux travaillant dans le cadre d’une sous-traitance et les employés intérimaires sont exclus du processus.

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Tout comme l’entretien annuel, l’entretien professionnel se prépare rigoureusement par la personne (manager direct, responsable RH ou chef d’entreprise) qui le conduira. Celle-ci doit donc être avertie suffisamment en avance de la date de la rencontre. L’usage convient également de prévenir les représentants du personnel.

Pour se préparer, nous conseillons à l’interlocuteur de l’employé de rassembler et d’étudier tous les éléments utiles à la réussite de l’entretien, c’est-à-dire :

• la fiche de poste du salarié afin d’avoir un bon aperçu de son périmètre d’action,
• son CV pour identifier les compétences non exploitées,
• les comptes rendus des précédents entretiens professionnels le cas échéant,
• toute information/document lui permettant de recenser les besoins en compétences et les opportunités de l’entreprise.

☝️ Malgré le cadre légal entourant l’entretien professionnel, l’entreprise est libre de disposer de ses propres outils. Nous suggérons toutefois aux deux parties de remplir au préalable une grille d’entretien professionnel, pour mieux se préparer.

L’entretien professionnel dure environ deux heures.

Nous conseillons aux managers, responsables RH ou chefs d’entreprise de le mener de manière structurée et rassurante. Pour ce faire, il s’avère judicieux de s’appuyer sur des questions préparées en avance, tournant autour :

• du bilan du parcours professionnel du salarié,
• de ses souhaits d’évolution,
• de ses besoins en formation.

☝️ Important ! L’employeur est tenu par la loi travail de 2016 d’informer le salarié sur la VAE lors de l’entretien professionnel.

Un compte rendu, récapitulant les éléments clés, est rédigé après l’entretien professionnel puis signé par les deux parties. Un exemplaire est alors remis au salarié.

S’il n’est pas strictement encadré par la loi, ce compte rendu se doit de contenir certains éléments :

• la date de l’entretien,
• le poste du salarié,
• le motif de l’entretien, notamment s’il survient après une période d’inactivité,
• un récapitulatif du parcours du salarié,
• la synthèse des échanges,
• les actions à mettre en place, notamment en matière de formation professionnelle.

Bonne nouvelle, pour réussir la gestion des entretiens, de leur organisation jusqu’au traitement des résultats et la mise en place d’actions concrètes, un appui logiciel est possible.

Quelques exemples :

• AppliRH est un outil développé pour faciliter la mise en place des formations post entretiens. Du recensement des souhaits des collaborateurs à la gestion de la planification (horaires, intervenants, envoi de documents, etc.) et des sessions (inscriptions, coûts et prises en charge, etc.), il soulage les responsables RH. Enfin, il est possible de l’utiliser conjointement au module de gestion des entretiens et de GPEC (gestion prévisionnelle des emplois et des compétences).

• Poplee Entretiens & Objectifs accompagne les responsables RH dans l’après-entretien d’évaluation. Il leur permet en effet de recueillir de manière centralisée les grilles d’entretien remplies, et d’analyser facilement les réponses grâce aux graphiques. Ainsi, les actions à mener sont mieux identifiées et priorisées.

• Sage Business Cloud Paie est un logiciel de gestion de la paie auquel il est possible d’ajouter un module gestion des entretiens et objectifs. Grâce à lui, vous automatisez au maximum les processus RH, pour garantir un suivi optimal des performances de chacun et assurer des échanges réguliers avec vos collaborateurs. L’outil vous permet, entre autres, de créer des enquêtes et des formulaires, de garder un œil sur l’atteinte des objectifs et de conserver les retranscriptions des entretiens.

• Skeely est un logiciel de gestion d’entretiens intuitif, ludique et simple à prendre en main qui simplifie la préparation et l’animation de vos entretiens en vous proposant des modèles de trame (annuel, professionnel, forfait jour, …) prêts à l’emploi et 100% personnalisables. Profitez de rapports statistiques générés automatiquement après chaque entretien, d’un module de signature électronique certifiée, de fonctionnalités de GPEC avancées et bien plus encore !

• Zest by ZestMeUp a été développé dans le but d’améliorer et enrichir l’expérience collaborateur, et d’augmenter la performance de l’entreprise. Grâce au module Réussir, l’outil permet à chacun de suivre régulièrement ses objectifs et de lever les difficultés au fil de l’eau via des points réguliers. Le jour de l’entretien professionnel ou de l’entretien individuel, le manager peut alors accéder facilement à cet historique et se focaliser sur l’essentiel via une trame prédéfinie dans l’application. 

• Zola, logiciel de talent management, vous aide à organiser efficacement vos entretiens annuels. Par exemple, il met à votre disposition des modèles de trame pour structurer au mieux les échanges. Les données recueillies tout au long des différents entretiens sont centralisées dans l’outil et alimentent le plan de formation de l’entreprise, pour une gestion optimale des compétences de vos collaborateurs.

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Les entretiens individuels, qu’ils soient annuels ou professionnels, sont l’occasion de faire le point sur la situation du salarié à l’instant T et/ou sur ses attentes professionnelles à plus long terme. Si le Code du travail, et certains accords de branche et conventions collectives encadrent ces pratiques, une certaine liberté est laissée aux entreprises.

Mais cette liberté ne doit pas leur faire perdre de vue les bénéfices de ces entretiens : en tirer le meilleur parti en matière de gestion prévisionnelle de l’emploi et des compétences.

C’est pourquoi entretiens annuels ou entretiens professionnels doivent être gérés de manière rigoureuse avant, pendant, et après. L’entreprise, autant que le salarié, a tout à gagner avec ses moments d’échange.