Modèle de trame entretien professionnel : méthode, conseils et outils

Comment créer une trame d’entretien professionnel ? [modèle gratuit]

Que doit comporter votre trame d’entretien professionnel ? Quels points incontournables devez-vous aborder en entretien ?

Des spécificités sont à connaître pour préparer et mener un entretien professionnel, ce temps d’échange entre le salarié et son employeur sur des sujets tels que les perspectives d’évolution professionnelle ou de développement des compétences.

Nous vous proposons un récapitulatif des points essentiels à aborder dans cet article, à utiliser comme un guide d’entretien pratique pour tirer le meilleur parti de vos échanges avec vos collaborateurs. En bonus, inspirez-vous de notre modèle de trame d’entretien à télécharger !

Trame de notre article :

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L’entretien professionnel en quelques mots

▶︎ Qui est concerné ? Tous les salariés (CDD, CDI, contrat de professionnalisation, etc.).

▶︎ Quand a-t-il lieu ? Tous les deux ans au minimum, pour les salariés avec au moins deux ans d’ancienneté dans l’entreprise. Il peut également avoir lieu lors du retour d’un collaborateur après un congé ou un arrêt de longue durée (maternité, parental, soutien familial, maladie prolongée, sabbatique, etc.).

▶︎ Est-il obligatoire ? Oui, pour toutes les entreprises depuis la loi de 2014 relative à la formation professionnelle. L’entretien annuel d’évaluation, au contraire, ne comporte d’obligation que s’il en est fait mention dans la convention ou l’accord d’entreprise.

▶︎ L’objectif de l’entretien professionnel ? Il ne s’agit pas d’évaluer les performances, mais de proposer un état des lieux de la carrière de vos collaborateurs, tel un bilan d’étape : vous discutez de leurs possibilités d’évolution professionnelle et identifiez leurs besoins de formation et de développement des compétences.

En tant qu’encadrant·e chargé·e de faire passer les entretiens professionnels, que vous soyez responsable des ressources humaines, manager hiérarchique ou CEO, suivez une trame précise pour cet exercice soumis à des obligations légales.

Comment créer la trame de l’entretien professionnel ?

Pour élaborer le support qui vous servira de trame au moment de conduire un entretien professionnel, voici les points à préparer pour votre échange.

Un exemplaire contenant les différents sujets de l’entretien peut être prévu pour le salarié également, ce qui permet de gagner du temps en amont de vos échanges.

Rassembler les informations nécessaires

Veillez tout d’abord à recueillir des documents concernant la·le salarié·e avant l’entretien, comme :

  • sa fiche de poste : pour obtenir une vision de son poste, du périmètre de ses activités et de son rôle au sein de l’entreprise ;
  • son contrat de travail : pour connaître son type de contrat, son ancienneté dans l’entreprise, etc. ;
  • son CV : pour avoir des éléments sur l’identité de la personne et pour cerner l’ensemble de ses compétences acquises durant ses diverses expériences ;
  • les comptes-rendus écrits de ses entretiens professionnels précédents.

Vous pouvez obtenir ces documents auprès de votre employeur ou à partir de vos dossiers, dans le respect de la confidentialité liée à ces informations.

Par ailleurs, munissez-vous de tout document vous permettant d’identifier les opportunités présentes dans l’entreprise (projets en cours ou à venir, développement d’une activité, etc.).

La démarche ? Faire coïncider les besoins en compétences et en ressources de l’entreprise avec l’utilisation du plein potentiel de vos collaborateurs.

Aborder les 3 principaux thèmes

▶︎ Le parcours professionnel

Explorez tout d’abord le parcours professionnel de votre collaborateur·rice :

  • sa formation initiale ;
  • ses diplômes obtenus ;
  • son parcours professionnel suivi avant son arrivée dans l’entreprise (postes, noms des entreprises et dates) ;
  • son parcours professionnel suivi au sein de l’entreprise (postes occupés, actions de formation suivies, certifications obtenues) ;
  • aujourd’hui : ses missions, la perception qu’elle·il a de son travail au quotidien, et les éventuelles difficultés rencontrées ;
  • le cas échéant, dressez un rapide bilan des changements intervenus depuis le précédent entretien professionnel.

▶︎ Les aspirations professionnelles

Cernez ensuite les aspirations de votre collaborateur·rice :

  • ses souhaits d’évolution au sein de l’entreprise ;
  • une mobilité géographique ;
  • une progression salariale ;
  • ses qualités et aptitudes clés pour l’évolution souhaitée, et les compétences manquantes, si tel est le cas.

▶︎ Les perspectives d’évolution

Abordez le sujet des perspectives d’évolution professionnelle offertes par l’entreprise, ainsi que l’accompagnement et les possibilités de formation qu’elle peut mettre en place :

  • faites le constat des décisions prises et actions réalisées depuis le précédent entretien professionnel, le cas échéant ;
  • envisagez les évolutions possibles de son poste, les fonctions amenées à évoluer et les compétences à développer ;
  • identifiez ensemble les actions de formation à mettre en œuvre pour réaliser son projet professionnel ;
  • abordez les moyens à disposition de votre collaborateur·rice, comme les formations programmées en interne ou accessibles via des organismes externes, etc.

ℹ️ Veillez à communiquer à votre collaborateur les informations relatives à son Compte personnel de formation (CPF) : comment l’activer, vérifier ses droits, et utiliser le montant disponible en ligne sur MonCompteFormation.gouv.fr.

Vous n’avez pas accès au compte du salarié, sauf si ce dernier vous en donne expressément l’autorisation d’y accéder.

Respecter les formalités de l’entretien

Le déroulement de l’entretien doit répondre aux obligations du droit du travail.

De plus, l’employeur est tenu d’informer le salarié sur ses droits, les dispositifs auxquels il a accès et leur fonctionnement :

  • Compte personnel de formation (CPF) ;
  • Validation des acquis de l’expérience (VAE) ;
  • Conseil en évolution professionnelle (CEP).

💡 L’entretien professionnel est le moment idéal pour évoquer la possibilité d’un projet de VAE, et des options de financement qui existent pour le mener à bien.

Enfin, renseignez-vous sur les dispositions spécifiques en matière d’entretien professionnel pouvant être prévues par l’accord de branche dont votre entreprise fait partie.

☝️ Sachez qu’il vous faudra formaliser à l’écrit le compte-rendu de vos échanges. Faites une synthèse des sujets abordés, des souhaits d’évolution et des actions à mettre en place (modalités, délais, etc.), et remettez-en une copie à votre collaborateur·rice à l’issue de l’entretien.

S’inspirer d’un modèle de trame d’entretien

Vous souhaitez avoir une idée plus précise du contenu de la trame d’un entretien professionnel ? Voici un modèle de grille d’exemple d’entretien professionnel (Word) :

☑️ Cette grille de conduite d’entretien peut constituer une aide pratique pour vous préparer. Elle est une base qu’il restera à adapter à votre organisation, à votre culture d’entreprise et à votre mode de management.

Des outils pour assister vos entretiens professionnels

Si l’entreprise doit se conformer au cadre légal pour mener ses entretiens, le choix des outils utilisés lui revient entièrement : pourquoi ne pas faciliter votre gestion des entretiens avec des outils digitaux spécialement conçus pour vous faciliter la tâche ?

  • Avec Javelo, vous avez accès à une plateforme simple d’utilisation pour créer votre trame d’entretien personnalisée en quelques clics, mener vos entretiens et gérer les objectifs et les programmes de formation de vos collaborateurs, grâce à trois modules à votre disposition : entretiens, feedback et objectifs.
  • Avec Poplee Entretiens & Objectifs, vous bénéficiez de grilles d’entretien directement dans la bibliothèque de l’outil, selon le type d’entretien. La gestion des campagnes est simplifiée, ainsi que le processus même des entretiens, de la préparation par le salarié au moment de l’échange. Les responsables RH gagnent du temps : moins d’administratif, et plus d’actions concrètes suite aux entretiens.

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En synthèse

La qualité de la préparation de l’entretien, et donc le soin apporté à votre trame, conditionne en grande partie le succès des entretiens professionnels que vous menez. La trame que vous utilisez doit permettre un échange documenté, constructif et transparent, en laissant place aux souhaits de votre collaborateur, à son développement professionnel et à la vision de sa place au sein de l’entreprise.

Une fois l’entretien professionnel passé, un suivi doit être mis en place pour accompagner vos collaborateurs et mettre en œuvre un plan d’action concret.

Les solutions logicielles sont de précieux atouts dans la gestion de vos entretiens professionnels, de la création de votre trame d’entretien personnalisée au suivi rapproché des objectifs et de la progression de vos collaborateurs, en passant par la mise en place des plans de formation. N’hésitez pas à tester !

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