Comment mettre en place une démarche de GPEC dans la fonction publique ?

La stratégie de la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) a vu le jour dans un contexte économique, social et technologique en pleine mouvance, qui bouleverse le marché du travail et se traduit par une grande instabilité en matière d’emplois. Modèle d’abord appliqué au secteur privé, il est de plus en plus adopté par les administrations publiques. Cette tendance reflète la volonté de rechercher un ajustement des compétences aux besoins des organisations, dans le but de pérenniser l’emploi.

Quelles sont les particularités de la GPEC ? Quelle méthode suivre et quels outils appliquer pour mettre en œuvre une GPEC dans la fonction publique ? appvizer vous donne des clés pour mieux comprendre ce concept et les grands principes d’une mise en œuvre réussie.

La gestion prévisionnelle de l’emploi et des compétences (GPEC) est aussi connue sous le nom de gestion prévisionnelle des effectifs, des emplois et des compétences (GPEEC). Démarche volontariste et anticipative, elle vise à prévoir les besoins en personnel dans une organisation en s’appuyant sur un ensemble d’outils de gestion des ressources humaines.

Elle simule l’avenir de l’entreprise en tenant compte des contraintes de son environnement et de ses choix stratégiques. L’objectif : envisager les possibles futurs de l’entreprise, en vue d’anticiper, d’étudier et d’éclairer les décisions RH.

Ainsi, elle fait un pont entre les besoins de postes à pourvoir et les ressources, tout en tenant compte du contexte socio-économique, des développements technologiques et des évolutions réglementaires.

L’une des mises en application de cette démarche est l’élaboration de plans d’action prévisionnels : il s’agit de mettre en évidence les écarts entre l’évolution prévisible du personnel (ressources) sur une période donnée et leur affectation aux emplois existants (besoins de l’organisation) sur cette même période. 

Pour cela, des mesures, des analyses et des plans d’action sont mis en œuvre pour réduire les écarts entre prévision et réalisation afin de prévenir les crises.

La GPEC est un concept qui n’est pas nouveau : les entreprises cherchent depuis longtemps à prévoir les ressources dont elles auront besoin à court, moyen ou long terme. Voici quelques repères chronologiques sur l’évolution de ce concept :

• Années 1960 : focus sur la gestion quantitative des effectifs, c’est-à-dire le nombre de personnes nécessaires en fonction de leur niveau de qualification, qui se basait sur des modèles de planification stratégique.
• Années 1970 : axées sur la gestion des carrières avec une nouvelle importance de la formation, qui revêt un caractère obligatoire. 
• Années 1980 : la notion de gestion prévisionnelle s’impose dans un contexte de mutations économiques et technologiques favorisant l’obsolescence des qualifications, mais aussi l’émergence d’un management à caractère humain.
• Années 1990 : D.Thierry et C. Sauret forgent la définition la plus répandue (1993), selon laquelle la GPEC est la conception, la mise en œuvre et le suivi de politiques et de plans d’action cohérents :
  • visant à réduire de façon anticipée les écarts entre les besoins et les ressources humaines de l’entreprise en fonction de son plan stratégique ;
  • en impliquant le salarié dans le cadre d’un projet d’évolution professionnelle.
• Années 2000 : regain d’intérêt pour la GPEC au sein des entreprises à la suite :
  • de la loi de programmation pour la cohésion sociale du 18 janvier 2005 visant à réguler la situation du marché du travail ;
  • de la prise de conscience du vieillissement de la population active (« papy boom »), qui engendre des départs en masse à la retraite.

Aujourd’hui, la gestion prévisionnelle de l’emploi et des compétences vise le qualitatif, ce qui se traduit par une mise en œuvre de l’amélioration continue des compétences. Cela répond à une exigence adressée aux entreprises d’anticiper l’évolution de leurs emplois pour éviter les décalages sur les plans qualitatif comme quantitatif, en vue de leur adaptation constante à de nouvelles situations de travail.

Les finalités de la GPEC :

• gérer par les compétences afin de prévenir les risques d’inadaptation ;
• éviter les licenciements en traitant les problèmes en amont ;
• assurer l’employabilité des salariés ;
• permettre une meilleure gestion des carrières ;
• garantir une meilleure efficience de la formation ;
• limiter la perte des connaissances dans l’organisation.

D’abord mis en place en entreprise, le modèle de la GPEC se transpose à la gestion des ressources humaines des différentes fonctions publiques :

• la fonction publique d’État : sont concernés les services centraux de l’État, comme les ministères, les services déconcentrés sur le territoire, comme les préfectures ou les rectorats, et les établissements publics de l’État, notamment les universités et le CNRS.
• la fonction publique hospitalière : sont concernés les hôpitaux publics, les maisons de retraite publiques, etc.
• la fonction publique territoriale : sont concernés les collectivités territoriales (communes, départements, régions) et les établissements publics.

Appliquer la stratégie GPEC dans le secteur public revient à adopter un nouveau mode de gestion des ressources humaines (GRH). Il ne s’agit plus d’un outil de maîtrise de la masse salariale, mais de construction et de cohérence du parcours professionnel, de la même manière qu’en entreprise. 

Ce nouveau mode de gestion permet de :

• répondre aux exigences légales, notamment en matière de formation ;
• gérer l’évolution des effectifs afin de mieux déterminer les besoins futurs de recrutement et d’anticiper la transmission des connaissances ;
• améliorer le service public, notamment en déployant les compétences et « l’employabilité » pour suivre l’évolution des métiers ;
• mettre au point une démarche qualité : s’assurer que le service réponde aux besoins du public et de la collectivité.

Pour cela, il convient d’actionner différents leviers, parmi lesquels :

• la gestion des mobilités, 
• le repérage des compétences disponibles, 
• la vérification de l’adéquation poste/agent, 
• les offres de formations ciblées pour monter en compétences, etc. 

La préparation et le déploiement d’une politique de GPEC constituent un projet complexe, à mener sur le moyen à long terme. Pour assurer sa réussite, différentes étapes sont à mettre en œuvre :

• Dresser l’état des lieux des emplois et des qualifications ;
• Réaliser une projection des emplois et des compétences actuels ;
• Mettre en œuvre les outils de GRH (détaillés plus bas) pour : 
  • réduire les écarts entre besoins et ressources,
  • élaborer un plan d’action pour anticiper les évolutions des métiers et des compétences ;
• Renforcer l’implication de tous les acteurs ;
• Mener le projet sur le long terme, en général sur une période de 3 à 5 ans.

Il convient pour une organisation de se doter des outils de gestion et de développement des compétences adaptés, parmi lesquels on retrouve :

• le référentiel métier ou référentiel de compétences, permettant d’identifier les compétences existantes au sein de l’organisation ;
• le répertoire des métiers ;
• les fiches d’emploi comprenant le détail des missions d’une fonction, des activités et des compétences associées ;
• le guide du recruteur répertoriant des guidelines pour faciliter et professionnaliser le recrutement ;
• le dispositif mobilité permettant d’élaborer un parcours de formation adapté ;
• l’entretien annuel pour dresser un bilan sur les missions de chaque fonction, initier une réflexion sur les éventuelles évolutions, et identifier les besoins en compétences ; 
• le plan de formation pour favoriser l’employabilité de même que l’évolution professionnelle des agents ;
• la prospective financière soit outil de pilotage et d’aide à la décision pour agir au niveau des coûts, notamment pour mieux maîtriser la masse salariale. 

La fonction publique se caractérise par son statut et sa politique RH particuliers : la protection de l’emploi et la gestion de carrière. De nombreux outils de GRH utilisés en entreprise peuvent également s’appliquer aux administrations publiques et à leurs spécificités.

Toutefois, il peut être judicieux d’aller plus loin et d’équiper son établissement d’un système de traitement automatisé des informations en ressources humaines, et pourquoi pas d’une solution logicielle 100 % en ligne. appvizer vous propose une sélection de 3 logiciels pour vous aider à rendre votre GRH plus agile.

Chapitre 012 est un logiciel en mode SaaS qui pourra vous aider à mettre en place une stratégie de gestion et de pilotage de la masse salariale dans le secteur public local. Elle s’adresse tout particulièrement aux décideurs des collectivités locales, des mairies et des établissements de santé.

Elle propose les avantages suivants :

• prospective et rétrospective,
• élaboration de tableaux de bord, de rapports et d’indicateurs,
• conception d’organigrammes,
• système de lutte contre l’absentéisme, 
• contrôle des heures supplémentaires, 
• limitation des remplacements, 
• réduction du recours aux intérimaires et aux indépendants, etc.

Cette solution innovante et personnalisable est conçue pour effectuer une gestion prévisionnelle des effectifs. Elle répond ainsi aux besoins de gestion financière et de limitation des coûts RH des collectivités et établissements publics. Elle vient compléter les SIRH et autres logiciels de paie, afin d’ajouter une dimension d’intelligence stratégique à la gestion administrative des ressources humaines.

BL.enfance, anciennement appelé E.enfance, est un logiciel convivial conçu pour la gestion de services de l’enfance et de la petite enfance. Sa nouvelle ergonomie facilite son utilisation et permet une gestion complète des activités scolaires et périscolaires. L’application est 100 % en ligne, ne nécessite qu’une simple connexion internet et ne requiert pas de matériel dédié. 

L’interface permet un accès à toutes les informations concernant les enfants et offre les modules suivants :

• Petite enfance : prise en charge des contrats de PSU et transfert automatique des dossiers acceptés ;
• Carte scolaire et inscription : paramétrage de la zone liée à l’établissement et gestion des dérogations possible ;
• Restauration scolaire : enregistrement des enfants et envoi automatique de la commande au prestataire de restauration ; 
• Accueil périscolaire : gestion des réservations, des inscriptions des enfants aux services et système de planning à la séance ou en temps réel ;
• Transport : possibilité de gérer différentes lignes de bus et arrêts, et de créer une liste d’appel des enfants pour chaque arrêt ;
• Accueil de loisirs : création personnalisée des différentes activités de votre centre, avec adaptation à votre règlement intérieur ;
• Culture et sport : pour les gestionnaires d’ateliers culturels et sportifs, tout l’éventail d’activités proposées est paramétrable ainsi que leur tarification.

Logiciel de gestion des talents et de la formation, TalentSoft permet de piloter le recrutement, la performance, les compétences, les carrières, la formation et la rémunération des collaborateurs avec efficacité. La solution de gestion intégrée des talents TalentSoft permet de déployer une politique de GPEC entièrement modulable selon vos besoins, la rendant applicable à l’ensemble des fonctions publiques.

TalentSoft met à disposition les fonctionnalités suivantes : 

• gestion du cycle complet de GPEC : identification, évaluation, développement et planification ;
• gestion de l’organisation du travail ;
• valorisation des compétences et des potentiels individuel et collectif des collaborateurs ;
• service à la demande avec : intégration des données collaborateurs, campagnes d’évaluations, recrutement, rémunération, formation et planification de la stratégie emplois et compétences ;
• spécifiques à la fonction publique territoriale : administration du personnel, gestion des carrières, évaluation, rémunération, formation et cohésion sociale ;
• spécifiques à la fonction publique hospitalière : service sur mesure intégrant les référentiels de chaque établissement.

D’abord présentée comme un outil d’optimisation de la masse salariale, la GPEC permet désormais d’aller plus loin et de favoriser la qualité de vie au travail des agents. Sa mise en place se heurte toutefois à certaines difficultés.

Les restrictions budgétaires toujours plus contraignantes représentent l’un des défis à surmonter par les fonctions publiques. Ce challenge incite à moderniser les administrations publiques pour les rendre plus agiles, en plus de la nécessité de maîtriser la masse salariale.

De plus, la mise en œuvre d’une politique réussie de GPEC dans la fonction publique implique un changement de « culture » dans la manière d’aborder les missions de l’État et la politique RH dans l’administration. Ce changement concerne la perception même des emplois : il s’agira de penser davantage par métier et par compétences plutôt que par poste, statut, et catégorie. Pour adopter cette vision nouvelle, la mobilité interne et interfonction publique devra être encouragée.

En bonus : consolider, reconnaître et déployer les compétences des agents publics permet de renforcer la motivation de ces derniers et de créer un climat social favorable. Enfin, on adopte ainsi une démarche de valorisation des talents et d’ouverture des perspectives d’évolution et de perfectionnement.