L’entretien professionnel expliqué aux RH : obligations, conseils et zéro blanc gênant

Bien plus qu'une formalité obligatoire, l'entretien professionnel est une opportunité en or pour mieux connaître un employé et envisager son évolution au sein d'une entreprise.

Au cours de cet échange, le supérieur hiérarchique fait un état des lieux des acquis de son salarié, de ses souhaits professionnels, et des mesures à envisager pour favoriser une collaboration fructueuse.

Mais voilà, pour que tout se passe au mieux, il est indispensable de bien se préparer ! Voici donc un guide adressé aux RH pour un entretien professionnel réussi. 📖

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Qu'est-ce que l'entretien professionnel ?

Commençons par les bases : en quoi consiste un entretien professionnel, exactement, et quels sont ses différents objectifs ?

Davantage qu'une formalité, l'entretien pro doit être considéré comme un moment d'échange privilégié entre l'employeur et l'employé. Un temps durant lequel les acquis, aspirations et objectifs communs sont abordés.

Définition formelle

Formellement, l'entretien professionnel (à ne pas confondre avec l'entretien annuel) est un entretien régulièrement planifié avec le DRH auquel a droit tout employé ou agent de la fonction publique. Selon les cas, la présence du manager peut aussi s'avérer pertinente, ce dernier ayant une vision plus précise des besoins spécifiques de son service.

Au cours de l'entretien, mené dans un environnement calme et une atmosphère conviviale, le DRH pose une série de questions à l'employé. Ces questions permettent de faire une mise au point :

• des compétences du salarié,
• de son expérience dans l'entreprise,
• ainsi que de ses souhaits d'évolution et potentiels besoins en formation.

☝️ L'entretien donne lieu à une prise de notes et à un compte-rendu remis au salarié.

Quand l'entretien professionnel doit-il avoir lieu ?

Le Code du Travail (article numéro L. 6315-1) prévoit une obligation pour l'employeur d'organiser un entretien professionnel selon une périodicité de deux années, et ce, quel que soit le contrat de travail (CDI ou CDD à temps plein ou partiel).

La période de deux années correspond à l'intervalle maximum entre deux entretiens : un entretien peut avoir lieu avant le délai de deux ans, par exemple à la demande de l'employé.

L'entretien professionnel doit se tenir durant le temps de travail, et correspond à un temps de travail effectif. Il doit de plus être proposé systématiquement à la reprise d'activité, par exemple suite à un congé parental, à un arrêt pour maladie longue ou à une mobilité.

Quelles sont les obligations d'un entretien professionnel ?

Au cours de l'entretien professionnel, outre l'organisation tous les deux ans, le supérieur hiérarchique doit remplir plusieurs obligations.

Il doit notamment aborder un certain nombre de sujets, tels que :

• l'évolution de l'employé, notamment en termes d'acquis de compétence et d'emploi
• les interrogations concernant les formations, certifications et évolutions professionnelles ou salariales
• l'évaluation des mesures nécessaires pour maintenir le salarié compétent
• l'avenir du salarié au sein de l'entreprise et ses souhaits professionnels

La rédaction d'un compte-rendu de l'entretien (dont une copie est remise au salarié) est par ailleurs obligatoire tous les 6 ans au minimum. Il est conseillé en-dessous de ce délai, car il permet de conserver une trace écrite claire de ce qui s'est dit au cours de l'échange.

✅ Ce document permet d'attester qu'un entretien a été suivi au moins tous les deux ans, mais aussi que le salarié a suivi une action de formation et a bénéficié d'une évolution professionnelle ou salariale.

Quels sont les objectifs d'un entretien professionnel ?

Moment essentiel de mise au point, l'entretien professionnel a plusieurs objectifs.

Il permet d'abord d'évaluer les compétences et les acquis du salarié au cours de son expérience et de ses différentes actions de formations. Cette approche axée sur les compétences permet, à l'ère de l'intelligence artificielle, de distinguer le salarié en fonction de son savoir-être et de son savoir-faire, plutôt que de sa seule capacité à exécuter des tâches.

Second objectif de l'entretien pro : cerner les souhaits professionnels et les potentialités d'évolution du salarié au sein de l'entreprise. Il s'agit de déterminer si les aspirations et le potentiel du salarié sont toujours en harmonie avec la structure et ses besoins.

Par ailleurs, en mettant ainsi l'accent sur ses aspirations, on encourage le salarié à devenir acteur de son évolution dans sa structure. 👊

Enfin, l'entretien professionnel a pour but de créer un pont entre les souhaits professionnels de l'employé et les besoins de l'entreprise. Ceci, en envisageant les différentes actions de formation possibles.

Quelle est la différence entre un entretien annuel et un entretien professionnel ?

L'entretien professionnel est à ne pas confondre avec l'entretien annuel ! Là où ce dernier évalue les performances du salarié, l'entretien pro s'inscrit dans une démarche de gestion prévisionnelle des emplois et compétences (GPEC).

En d'autres termes, il a pour objet d'anticiper les besoins du salarié en matière de compétences et de formation pour pouvoir s'adapter aux évolutions de son poste.

Comment se déroule un entretien professionnel ?

Assez de théorie, passons à la pratique ! Voici les étapes à suivre pour préparer et assurer un bon entretien professionnel.

1- Convoquer le salarié

Dans un premier temps, vous devez informer votre salarié de la tenue de l'entretien.

La loi ne prévoit pas de méthode particulière pour effectuer la convocation : vous pouvez donc procéder par email, par document papier ou lors d'une campagne entretiens professionnels.

En revanche, votre convocation doit faire figurer certaines mentions, telles que la date, l'heure et le lieu, ainsi que les objectifs et les conditions de réalisation de l'entretien.

2- Préparer l'entretien

La clé d'un entretien pro qui se déroule sans encombre ? Une bonne préparation de tous les participants, bien-sûr !

Pour le ou la DRH

En amont de l'entretien professionnel, la directrice ou le directeur des ressources humaines doit être certain d'avoir toutes les informations nécessaires en main sur son employé. En tant que DRH, vous devez connaître :

• son parcours,
• ses compétences,
• les formations suivies,
• ainsi que ses attentes et aspirations professionnelles.

💡 Vous pourrez ainsi adapter au mieux l'entretien au profil particulier du salarié, et ce temps d'échange n'en sera que plus constructif !

Pensez également à préparer une trame d'entretien professionnel, qui vous fera gagner du temps et de l'énergie, et vous permettra d'aborder tous les points essentiels. À titre d'exemple, vous pourriez procéder selon la trame suivante :

1. Présentation du contenu et des objectifs de l'entretien
2. Bilan des acquis, compétences, formations et certifications du salarié
3. Identification des aspirations professionnelles du salarié
4. Définition d'un plan d'action

Pour le ou la manager

Le ou la manager doit pour sa part préparer toutes les données pertinentes à l'entretien professionnel.

Les compétences acquises par l'employé, ses apports au service concerné, mais aussi les savoir-faire qu'il serait intéressant pour le salarié d'acquérir. Bref, tout ce qui pourra nourrir l'échange et faciliter l'identification des différents besoins de l'employé et de l'entreprise !

Pour le ou la salariée

Prévenu·e à l'avance, le ou la salariée dispose d'un certain temps pour préparer son entretien professionnel.

Pour bien anticiper cet échange, l'employé doit prendre le temps de faire un point sur sa situation présente. Il peut par exemple mettre l'accent sur les missions les plus stimulantes, les obstacles rencontrés ou encore sur son aspiration à collaborer avec d'autres services.

Important : le salarié doit garder en tête qu'il ne s'agit pas ici d'un entretien d'évaluation. L'un des principaux buts est de le rendre acteur de son parcours au sein de la structure.

3- Quels sont les points à aborder lors d'un entretien professionnel ?

L'entretien doit suivre une certaine structure qui permet d'une part de mettre l'employé à l'aise, mais aussi d'adresser les points obligatoires cités plus haut.

Dans un premier temps, il vous faudra introduire l'entretien, ses modalités et les différents sujets qui seront abordés.

👉 Vous devrez ensuite faire un bilan sur le poste actuel du salarié.

C'est le moment de le questionner sur les compétences acquises dans le cadre de son poste, mais aussi de l'encourager à formuler ses observations sur ses missions et son environnement social. Vous pouvez profiter de cette première partie d'entretien pour faire un point ensemble sur les formations suivies et sur les certifications obtenues.

👉 Dans un deuxième temps, vous questionnerez l'employé sur ses souhaits professionnels : quelles compétences souhaite-t-il développer, et quelle évolution envisage-t-il au sein de l'entreprise ?

Ces interrogations permettront d'identifier les formations et certifications pertinentes et les leviers à activer en conséquence. Vous pouvez alors mentionner la possibilité :

• d'effectuer une VAE (validation des acquis de l'expérience professionnelle),
• ou d'activer son CPF (compte personnel de formation). Pour ce dernier, évoquez la possibilité pour l'employeur d'effectuer un abondement sur son CPF pour financer une formation visée.

👉 Enfin, un service en CEP (conseil en évolution professionnelle) peut être proposé à l'employé. Le CEP aide ce dernier à définir ses objectifs professionnels et à effectuer les démarches nécessaires à son évolution.

👉 À la fin de l'entretien, vous devrez établir un plan d'action en collaboration avec l'employé pour atteindre les objectifs définis.

Conseils pour un entretien professionnel réussi

Voici quelques conseils pour éviter les silences embarrassés lors de l'entretien, mettre votre employé à l'aise et susciter un échange fructueux !

Instaurer une atmosphère propice à l'échange

Il est important que votre salarié se sente à l'aise pour se prêter au mieux à la conversation. Choisissez donc un endroit confortable et calme qui facilitera l'échange. Vous pouvez ensuite commencer l'entretien par quelques mots légers avec l'employé, par exemple sur un élément de son quotidien dans l'entreprise.

N'hésitez pas à faire un ou deux traits d'humour et à sourire pendant l'entretien !

Bien expliquer les objectifs de l'entretien

L'employé doit bien comprendre qu'il ne s'agit pas d'une évaluation, mais bien d'un échange visant à l'aider à se développer dans l'entreprise. N'hésitez donc pas à le rassurer en lui expliquant clairement les objectifs de l'entretien professionnel, et répondez à ses questions.

Rester à l'écoute

Autant que possible durant l'entretien, prêtez l'oreille ! Plus votre employé se sentira entendu, plus il sera enclin à partager toutes les informations pertinentes à l'entretien.

Prenez des notes et reformulez à l'occasion ses propos pour lui montrer que vous attachez de l'importance à le comprendre. Bref, exprimez votre disposition à faire de l'entretien un moment de collaboration et de réflexion collective !

Quels outils peuvent vous aider à mener des entretiens pro dans votre entreprise ?

Modèle de trame d'entretien professionnel Word

Pour vous repérer tout au long de votre entretien, Appvizer met à votre disposition un modèle de trame d'entretien gratuit à télécharger. Il vous suffit le télécharger :

Les logiciels RH

Jetez également un œil à ces logiciels RH :

• les logiciels SIRH (pour système d'information RH) vous aident à optimiser la gestion de vos ressources humaines ;
• les logiciels spécialisés en gestion des entretiens vous aident à concevoir des entretiens personnalisés et adaptés à chaque employé.

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L'entretien professionnel, l'échange salarié/employeur qui booste l'évolution en entreprise

L'entretien professionnel est l'occasion de faire une mise au point essentielle avec vos employés sur leurs compétences et leurs perspectives d'évolution. Vous avez à présent tous les éléments pour bien le préparer ; il ne nous reste plus qu'à vous souhaiter un échange fructueux !