26 outils pour dire adieu aux infos perdues et bonjour au travail collaboratif en ligne !

Le travail collaboratif concerne tout type d’entreprise et toute taille de structure. Il offre de nombreux bénéfices : visibilité, productivité, partage de connaissances, compétitivité, etc. On sait bien à quel point on avance plus vite et mieux quand l’intelligence collective est sollicitée.

Les outils collaboratifs gratuits permettent à une entreprise ou une association de disposer d’outils de travail en ligne efficaces, à faibles coûts, pour communiquer à distance, travailler à plusieurs, et faciliter toutes les tâches de la gestion de projet. 

Quels sont les outils de travail collaboratif à disposition ? Nous invitons 2 avocats du diable (2 avatars utilisateurs spécialement créés pour l’occasion) à participer :

• Julie Tice, chargée de mission, qui cherche des outils web collaboratifs pour améliorer la communication dans son équipe et la manière de travailler au sein de son association,
• Rodolphe Gantt, chef de projet, qui cherche une solution de travail collaborative en ligne pour fluidifier la gestion de projet dans son entreprise.

Avec eux, passons au crible les outils collaboratifs gratuits, ainsi que des solutions alternatives payantes à tester en version d’essai gratuite, histoire de constater lesquelles présentent suffisamment de ressources pour satisfaire à vos usages.

De nos jours, le travail ne s’organise plus autour d’une hiérarchie verticale, traditionnelle, mais plutôt horizontale : les ordres ne tombent pas d’en haut pour être effectués docilement par des exécutants, la collaboration est valorisée et les projets collaboratifs se développent.

Que ce soit au sein d’une équipe, ou plus largement au sein de l’entreprise, les collaborateurs partagent expériences, expertises, connaissances et valeurs, dans le but d’atteindre un objectif commun et de participer aux prises de décisions stratégiques.

Les outils collaboratifs sont des outils numériques qui favorisent le travail collaboratif et dépassent la notion de travail coopératif : les personnes concernées par un projet ne travaillent plus de manière isolée, en silo, mais ensemble, et en temps réel.

Ces outils de travail collaboratif en ligne, nommés Groupware en anglais, sont soit mono fonctionnalité, soit offrent plusieurs possibilités à travers des «briques» logicielles capables de communiquer entre elles.

Liste des outils collaboratifs (non exhaustive) :

• la suite bureautique,
• le CRM (base de données clients partagée),
• l’agenda ou calendrier partagé,
• la messagerie email,
• la messagerie instantanée ou chat,
• la visioconférence,
• le gestionnaire de tâches,
• la plateforme de partage et de transfert de fichiers,
• le canal de communication interne (intranet),
• le réseau social d’entreprise,
• la plateforme collaborative,
• la solution de gestion de projet,
• la plateforme de Knowledge Management (gestion des connaissances),
• la base documentaire collaborative (GED),
• le gestionnaire d'actifs numériques (DAM),
• la cartographie, mindmapping interactif.

💡 À savoir : les logiciels de téléphonie sont devenus au fil des ans des outils clés de la collaboration, notamment grâce à la téléphonie cloud. De par les nombreuses fonctionnalités offertes par ces dispositifs, comme l’intégration dans Microsoft Teams, vous unifiez l’ensemble des communications de l’entreprise. Découvrez tous les autres bénéfices offerts par ces solutions en téléchargeant notre Livre Blanc Pourquoi vous devriez passer à la téléphonie cloud ? Les 9 avantages clés, coécrit avec Ubefone.

Pour Julie et Rodolphe, il s’agit d’éviter les écueils d’une autre époque, ou ceux provoqués par des solutions papier et/ou non collaboratives.
Les technologies de l’information et de la communication :

Les outils collaboratifs doivent apporter des avantages concrets en milieu professionnel, que ce soit en entreprise ou dans une association.

Avant de s’orienter vers des outils web ou une plateforme collaborative, voici 3 critères à observer :

• Critère n^o 1 : la communication
  L’outil permet-il de communiquer à distance ? Par quels moyens partage-t-on l’information ? Peut-on échanger à plusieurs ?
   
• Critère n^o 2 : le travail collaboratif
  La solution permet-elle de travailler à plusieurs ? La collaboration entre équipes multisites est-elle possible ? Comment édite-t-on des documents ? Est-il possible de partager des fichiers ?
   
• Critère n^o 3 : la gestion de projet
  La plateforme permet-elle d’organiser le travail ? Comment attribuer les rôles de chacun ? Comment suivre l’évolution du projet ? Peut-on anticiper les incidents ?

☝️ Rodolphe et Julie précisent que leurs choix s’orientent le plus souvent vers des outils faciles à prendre en main (ergonomie), leur offrant une sécurité sans faille et la possibilité de gérer les droits utilisateurs.

Un accès facile aux connaissances de l’entreprise est primordial pour une coopération efficace entre les équipes. Elium offre cet espace collaboratif et sécurisé pour créer, capitaliser, étoffer, structurer et partager les connaissances.

Exploitez le plein potentiel de l’intelligence collective pour augmenter la productivité et la motivation des équipes, et les aider à prendre les meilleures décisions le plus rapidement possible grâce à :

• plus de 200 modèles préconçus pour formaliser et sauvegarder rapidement des informations (compte rendu de réunion, FAQ, newsletter interne, etc.),
• un système de tagging intelligent pour une catégorisation optimale des informations,
• un moteur de recherche puissant qui facilite l’accès aux contenus,
• l’organisation de flux d’informations personnalisés,
• les interactions sont facilitées grâce à diverses fonctionnalités de partage (invitation de lecture, broadcast de contenu, notifications, mentions, etc.),
• des intégrations natives vers des applications tierces (Slack, Google Suite, Microsoft Office, Teams), et une API publique qui permet de transformer le bruit en connaissance,
• la reconnaissance des compétences dans un annuaire, permettant rapidement de trouver l’interlocuteur idéal avec qui collaborer.

Testez gratuitement la plateforme pendant 14 jours.

Filerobot est un DAM (Digital Asset Management) permettant aux équipes de gérer l’ensemble de leurs actifs numériques et contenus multimédias de manière parfaitement collaborative.

La solution permet entre autres :

• de télécharger facilement des médias à partir de différentes sources externes,
• d’éditer des images directement dans l’interface de l’outil, ou via un plugin Photoshop,
• de rechercher en quelques clics un fichier grâce à un système de balises,
• d’automatiser la diffusion du contenu (redimensionnement à la volée, compression, conversion WebP/AVIF),
• d'accélérer les actifs numériques sur tous les devices (dimensions responsives, lazy loading) et partout dans le monde (mise en cache via CDN)

Par ailleurs, Filerobot met l’accent sur la collaboration en ligne en permettant de travailler ensemble, même à distance, de manière parfaitement fluide et coordonnée :

• stockage de toutes les ressources sur une même librairie média afin d’en faciliter l’accès à l’ensemble des collaborateurs,
• workflow d’approbation pour définir des niveaux d’autorisation spécifiques (qui peut modifier tel ou tel fichier par exemple),
• collaboration simplifiée avec les parties prenantes externes à l’entreprise grâce à l’utilisation de Filerobot Airbox et Sharebox, espaces de partage sécurisés et personnalisables.

Bonne nouvelle, vous avez la possibilité de tester ce logiciel gratuitement pendant 14 jours pour voir si les différentes fonctionnalités correspondent à vos besoins.

Si les plus gaulois apprécient l’hébergement de leurs données en France, ils sont ravis par la simplicité d’usage et les fonctionnalités collaboratives du logiciel Gladys.

Gladys est disponible en version gratuite pour tester un panel de fonctionnalités complet dont :

• une messagerie et un chat pour communiquer,
• un partage de fichier simple (intégration/synchronisation avec Google Drive en bonus),
• une boîte à idées intégrée à un projet,

• des tableaux de Kanban en mode visuel,
• des outils de veille collaborative,
• fusionnez des PDF et gérez vos fichiers en les convertissant,
• le diagramme de Gantt,
• 2 espaces de travail,
• 5 invités par espace,
• 2 GO de stockage.

La version premium enrichit la solution des fonctions gestion de portefeuille de projet, gestion des ressources : vous pouvez aussi chronométrer les temps passés sur les tâches, et disposez d’un tableau de bord personnalisé pour piloter en temps réel vos projets.

Lucidchart s'est imposé comme une plateforme incontournable de création de diagrammes facile en ligne. Conçu pour s'adapter aux besoins des professionnels de divers secteurs, cet outil offre une palette riche et complète de fonctionnalités permettant, de collaborer et de communiquer de manière visuelle.

Avec cet outil, vous pouvez :

• Créer une variété de diagrammes, y compris des organigrammes, des maquettes d'interface utilisateur, des cartes mentales, des diagrammes de PERT et des diagrammes de réseau.
• Collaborer en temps réel, avec une possibilité d'accès simultané et des commentaires intégrés pour un travail d'équipe transparent.
• Intégrer facilement vos diagrammes dans des applications populaires telles que G Suite, Microsoft Office, Slack et Confluence.
• Profiter d'une interface utilisateur intuitive avec un glisser-déposer facile.
• Utiliser des modèles préexistants pour démarrer rapidement n'importe quel projet.

Ce qui distingue Lucidchart, c'est sa flexibilité et son accent sur la collaboration :

• Accès à une bibliothèque centralisée pour tous les diagrammes, garantissant une source unique de vérité.
• Capacité de définir des autorisations spécifiques pour protéger la confidentialité tout en permettant la collaboration.
• Partage facile avec des liens externes, des intégrations ou des exportations en divers formats, tels que PDF, PNG ou JPEG.

Et si vous n'êtes toujours pas convaincu de la puissance de Lucidchart, une période d'essai gratuit est disponible pour vous donner un avant-goût de toutes ses fonctionnalités !

Jalios Workplace est une digital workplace utilisée pour booster la communication et la collaboration de manière efficace et durable.

La plateforme a pour objectif de répondre aux multiples besoins des entreprises, que ce soit en termes de communication interne, de collaboration ou encore d’automatisation de processus. 

Jalios Workplace regroupe de nombreux usages liés au travail collaboratif, tels que : la gestion de projet, la gestion électronique des documents, un intranet et extranet collaboratif, un réseau social d'entreprise, la gestion de contenu, etc.

La plateforme Jalios Workplace permet entre autres :

• l’automatisation de vos processus internes,

• la connexion de vos outils,

• la gestion de votre équipe et de vos projets,

• la gestion de vos documents en ligne,

• l’optimisation de votre communication interne,

• une compatibilité totale avec la suite Microsoft Office.

Plus qu’un Facebook d’entreprise, la plateforme collaborative Jamespot réunit de nombreuses fonctionnalités pour satisfaire la communication, le travail collaboratif et la gestion de tâches.

Centraliser et faire circuler l’information sont les enjeux majeurs des entreprises qui souhaitent réduire les délais dans le traitement de l’information : Julie apprécie particulièrement les fils personnalisés, où chacun a accès à toutes les informations qui le concernent dans l’entreprise et peut faire remonter l’information en temps réel aux personnes les plus compétentes.

Si vous choisissez Jamespot pour un essai gratuit de 30 jours, nous vous conseillons d’explorer ces avantages :

• la communication interne en mode transversal,
• plus de 80 applications métiers pour vous aider dans votre transformation digitale,
• des connecteurs pour travailler avec Office 365 ou Google Drive,
• une gestion de workflows visuelle et dynamique au sein de la plateforme,
• le paramétrage de vos propres processus métiers,
• la base de connaissances collaborative.

LastPass est un gestionnaire de mots de passe qui permet de résoudre efficacement deux problèmes majeurs que rencontrent toutes les entreprises : la mémorisation, et la sécurisation des mots de passe.

Avec ce véritable coffre-fort en ligne simple à utiliser, vous n’avez qu’à définir et retenir un mot de passe maître pour accéder à tous les autres. Mais ce n’est pas tout, LastPass permet aussi :

• l’authentification à multiples facteurs,
• la génération de mots de passe uniques et longs qui protègent du piratage,
• la mise à jour et la synchronisation automatique,
• la gestion commune de mots de passe pour les équipes,
• le remplissage automatique des mots de passe enregistrés,
• l’accessibilité à distance, quel que soit le support utilisé.

Essayez-le gratuitement pendant 14 jours.

OnlyOffice est plus qu’une suite bureautique en ligne open source, c’est une plateforme d’édition en ligne collaborative avec des modules de gestion des tâches et des fonctionnalités CRM.

La solution de coédition de documents (traitement de texte, tableur, présentation), à plusieurs et en temps réel, permet :

• la gestion des accès et des droits,
• l’affichage des modifications en temps réel,
• le verrouillage d’un document en cours d’édition,
• le suivi des révisions,
• l’historique des versions,
• la comparaison de documents,
• un chat intégré.

Seul bémol : il n’y a pas de prise en charge directe du format .odt, vous devez d’abord procéder à la conversion interne au format .xml pour édition.

À ces fonctionnalités de GED peuvent s’ajouter :

• la gestion des tâches et des projets, avec création de tâches, planification et rapports,
• la gestion de la relation client, avec base de données clients, émission et envoi des factures,
• l’agenda et le partage de calendriers, d’invitations,
• la boîte de messagerie intégrée, avec organisation des mails grâce un système de tags,
• d’autres outils de communication interne comme les blogs, forums, sondages et base de connaissances.

SharePlace mise sur l’intelligence artificielle et des fonctionnalités bien pensées, afin d’offrir un espace de travail unique, partagé et bien organisé, où tout est simplifié et automatisé au maximum.

Tout le temps passé à jongler entre les différentes applications, emails, to-do lists, et à rechercher des informations va pouvoir être passé à collaborer efficacement avec vos équipes, clients et fournisseurs. Vous pouvez :

• stocker, consulter et gérer tous les formats et versions de fichiers de manière sécurisée,
• organiser les contenus de la façon qui convient le mieux à votre organisation (par projet, sujet, client, collaborateur, etc.),
• créer des groupes de discussion par projet avec des interlocuteurs internes et externes,
• archiver et retrouver tout type d’échange sur un sujet ou un document,
• communiquer, échanger dans des discussions groupées de manière instantanée grâce au chat intégré,
• l’intelligence artificielle apprend des différentes données comportementales pour indiquer automatiquement quelles sont les étapes suivantes, améliorer les processus et personnaliser l’expérience pour chacun.

Créez votre compte gratuitement et profitez des fonctionnalités essentielles de l’outil !

talkSpirit est une autre alternative plus que sérieuse à Workplace by Facebook.

Ce réseau social d’entreprise offre les possibilités de communiquer et de collaborer au sein d’un espace collaboratif commun.

Si vous décidez de tester talkSpirit pour un essai gratuit de 30 jours, nous vous conseillons d’essayer ces avantages :

• chat et vidéoconférences intégrés aux outils de communication interne,
• des connecteurs pour les réseaux sociaux et plus de 450 applications,
• des groupes de travail thématiques par projet,
• le moteur de recherche intelligent pour retrouver un projet, un document, une personne,
• la version pour mobile,
• la diffusion des connaissances,
• l’automatisation de vos tâches,
• l’échange de fichiers.

Rodolphe note que la notion d’entreprise collaborative ne se résume pas à une boîte à outils : talkSpirit est ainsi pensé pour clarifier les processus de décision et faire émerger l’intelligence collective, synonyme de productivité.
Note à Julie : talkspirit offre 50 % de réduction pour les associations (selon certains critères).

L’une des grandes forces de Taskworld, c’est la gestion des tâches visuelle intégrée à un logiciel de gestion de projet.

Selon Rodolphe, ce n’est que la partie visible de l’iceberg… Pourquoi Taskworld est-il plus musclé que Trello ? Qu’offre-t-il de plus ?

• le chat d’entreprise,
• les groupes de projets,
• un glisser-déposer des tâches,
• le stockage illimité,
• l’automatisation de tâches récurrentes,
• la fonction «vu part»,
• des tableaux de bord interactifs,
• un aperçu global des projets,
• l’application mobile,
• les fonctionnalités analytiques (évaluation de l’avancement d’un projet, tâches réalisées, etc.).

Vous pouvez essayer gratuitement Taskwolrd pendant 15 jours pour évaluer par vous-même si l’outil est adapté pour le travail en équipe au sein de votre organisation.

Timetonic est une plateforme de collaboration en ligne très souple et qui vous accompagne dans votre organisation et votre partage d’informations autour d’un projet commun. Comment elle fonctionne ?

Il vous suffit d’exprimer votre besoin et de déterminer les données que vous souhaitez regrouper (vos factures par exemple) ainsi que leurs relations entre elles, et votre application est fonctionnelle. Créée sur la base du No Code, aucun développement n’est nécessaire !

La plateforme Timetonic dispose de nombreux atouts :

• un logiciel qui adresse de nombreux besoins (gestion de projets, RH, GMAO, gestion des interventions ou de chantier, CRM, etc.),
• des espaces de travail virtuels intelligents dans lesquels les collaborateurs échangent des informations, prennent des notes, créent des bases de données,
• de nombreuses vues disponibles : table, Kanban, calendrier, Gantt, tableaux de bord, formulaire, etc.,
• des fonctionnalités de GED pour gérer et retrouver facilement toute votre documentation,
• une API pour automatiser vos processus en interfaçant Timetonic avec vos logiciels et de nombreux sites internet,

• les communications sont directement dans leur contexte : chat, SMS, emails.

Et en plus : une véritable application mobile qui fonctionne hors connexion pour rester organisé où que vous soyez !

Vous pouvez essayer Timetonic gratuitement et bénéficier d’une démonstration personnalisée.

À l’image de Taskworld, Wimi est très orienté usages : cet outil collaboratif de gestion de projet permet d’exploiter des espaces de travail unifiés.

Vous disposez de 14 jours d’essai gratuit pour tester par exemple :

• les chaînes de communication dédiées à un espace de travail,
• le Wimi Drive pour partager vos documents en mode synchronisé,
• l’agilité de la gestion de tâches,
• l’intégration de Google Apps et/ou Office 365,
• les connecteurs,
• l’efficacité du partage de vos agendas,
• la vidéoconférence avec partage d’écrans,
• la possibilité d’inviter des personnes externes en nombre illimité,
• la gestion centralisée des droits d’accès.

Slack va plus loin que la messagerie basique en proposant un espace de discussion commun, un channel (chaîne), associé à un projet.

Les avantages de Slack en version gratuite :

• Julie peut centraliser jusqu’à 10 canaux de communication et peut échanger avec d’autres interlocuteurs qui utilisent Asana, Google Hangouts, Google Drive ou Dropbox,
• Rodolphe apprécie particulièrement la création de chaînes pour chaque projet, le partage de fichier centralisé,
• tous les membres concernés par un projet reçoivent des notifications sur les conversations engagées.

Leur popularité s’est construite par l’usage chez les particuliers avant de s’installer dans les usages professionnels.

Rodolphe et Julie ont déjà testé Skype et Hangouts : ces outils sont fonctionnels pour accéder à des discussions instantanées.

Ils ont envie d’observer d’autres solutions pour trouver des options complémentaires…

La visioconférence et des fonctionnalités de collaboration sont unifiées au sein de la plateforme GoToMeeting.

La version d’évaluation gratuite de 14 jours vous permet de tester :

• comment organiser ou rejoindre une réunion en ligne,
• la webconférence en vidéo HD,
• le partage d’écran,
• l’URL dédiée permanente,
• l’accès à votre réunion en mobilité sur votre appareil mobile (tablette, smartphone),
• Julie aime : le tableau blanc virtuel pour échanger des idées en direct.

Stride enrichit les fonctionnalités de discussion de groupe de son prédécesseur Hipchat :

• chat vidéo de groupe,
• appel vocal,
• réunions audio et vidéo hébergées,
• le partage d’écran n’est malheureusement possible qu’en version payante.

Une inscription à Google via Gmail et le tour est joué : vous pouvez créer, partager, éditer et stocker vos documents et fichiers divers.

Ce service d’édition de fichiers en mode collaboratif intégré à Google Drive présente une belle alternative à la suite Microsoft Office :

• Google Docs, l’alternative à Microsoft Word pour le traitement de texte,
• Slides, l’alternative à PowerPoint pour les présentations,
• Sheets, l’alternative à Excel pour l’outil tableur,
• Forms, pour créer des sondages, formulaires et questionnaires en ligne,
• un stockage gratuit jusqu’à 15 Go.

Gros point fort pour Rodolphe : la synchronisation automatique de tous vos documents édités dans Drive. Rien ne se perd.

Bémol : Google convertit les fichiers que vous importez pour rendre l’édition et la modification possibles.

La solution G Suite est payante pour les entreprises à partir de 4 euros par mois par utilisateur. Rodolphe doit en passer par là pour, par exemple relier le nom de domaine de son entreprise et bénéficier d’une adresse mail rodolphe.gantt@entrepise.fr.

La version payante donne bien entendu droit à d’autres avantages comme 30 Go d’espace et des commandes d’administrations avancées.

Parmi les fonctionnalités gratuites :

• courrier électronique avec boîte aux lettres de 50 Go,
• stockage et partage de fichiers de 1 To,
• vidéoconférence HD,
• Office Online (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote,etc.),
• sites d’équipe.

Ces suites bureautiques sont les alternatives open source à la suite Microsoft, pour éditer et partager des documents à plusieurs.

La compatibilité reste cependant partielle entre ces suites bureautiques et les formats Microsoft Office : problèmes avec les accents, les polices de caractères et la mise en page notamment.

L’usage de ces outils collaboratifs open source est réservé à la bureautique : aucune fonctionnalité de messagerie, ni d’agenda. Si l’interface et le design ne vous rebutent pas, la gratuité de ces suites en fait leur point fort.

La création de cartes mentales, aussi appelées cartes heuristiques ou cartes cognitives, permet de représenter et d’organiser visuellement vos idées.

Ce type d’outil est aussi utilisé par un responsable éditorial, un webmarketeur ou un référenceur pour organiser et structurer le contenu d’un site internet, d’un blog.

Les possibilités de MindMeister en version gratuite :

• un accès simplifié via un navigateur,
• 3 cartes de mind mapping,
• de nombreux modèles à disposition,
• pas de stockage,
• exportation de vos cartes aux formats texte et MindMeister (versus texte, MindMeister, PDF, image, Xmind, MinManager avec un accès payant),
• limité à une seule personne.

Bémol : il faut passer à la formule payante pour profiter des fonctions d’édition collaborative, comme les ajouts de fichiers images ou vidéos, ou le chat.

Stormboard est un outil en ligne simple à prendre en main et favorise l’émergence d’idées. Partez d’un tableau blanc virtuel pour présenter vos idées avec de simples notes représentées par des post-it, insérez des images ou des vidéos.

Toute l’équipe peut échanger et attribuer des votes en commentaires pour sélectionner les meilleures idées. Cet outil d’aide à la décision est cependant limité en version gratuite avec 5 utilisateurs seulement, pour un nombre de tableaux virtuels/boards illimités.

Pour exploiter les fonctionnalités avancées et tout le potentiel de l’outil, comme l’export/import et les modèles, il faut passer à la caisse.

Dropbox ressemble de plus en plus à Google Drive avec son service de stockage et de partage de fichiers couplé à l’éditeur Dropbox Paper.

Le Dropbox Paper concurrence frontalement les possibilités d’édition de fichier de Google Drive : c’est un espace de travail collaboratif similaire qui permet en effet de créer, réviser et de partager vos documents.

Les avantages de DropBox en version gratuite :

• 2 Go d’espace (partage de gros fichiers possibles),
• gestion documentaire,
• compatible avec la suite Microsoft Office,
• partager des fichiers avec des interlocuteurs qui n’ont pas DropBox,
• synchroniser vos fichiers sur tous vos appareils, mobiles y compris.

Bémols selon les retours de Julie :

• il apparaît plus opportun d’installer le logiciel sur son ordinateur pour profiter pleinement de ses possibilités,
• attention aux suppressions de fichiers par inattention !

Google Drive, c’est aussi un espace de stockage et de partage de fichier gratuit jusqu’à 15 GO.

Les avantages d’après Rodolphe :

• organiser ses fichiers, dossiers et sous-dossiers de manière personnalisée,
• personnaliser l’accès à chaque fichier ou dossier grâce aux adresses email,
• personnaliser l’accès en lecture simple, à l’annotation (commentaires) ou à la modification de fichier,
• notification par email,
• accès facile depuis un navigateur,
• la synchronisation automatique évite la circulation de versions erronées.

Si vous avez l’habitude comme Julie Tice d’envoyer des fichiers lourds, en l’occurrence des photos haute définition, oubliez l’email, pensez à WeTransfer !

Un dossier .ZIP (compressé) et c’est plié : sur le site, vous téléchargez votre dossier. ZIP, renseignez l’email de votre destinataire ; un clic suffit pour l’envoi.

Les avantages de la version gratuite :

• un envoi de gros fichiers jusqu’à 2 GO,
• un envoi simultané possible jusqu’à 20 destinataires,
• le lien de téléchargement (sécurisé) existe pendant environ 10 jours,
• vous pouvez ajouter un message personnel,
• vous recevez une notification par mail lorsque votre destinataire a téléchargé les fichiers.

Astuce pratique de Julie : envoyez-vous à vous-même le partage des fichiers (à votre propre adresse email). En disposant du lien, vous pouvez alors envoyer le lien de téléchargement au nombre de personnes que vous souhaitez.

Doodle en version gratuite est un outil très simple à utiliser pour définir le moment qui convient à tous afin d’honorer un rendez-vous.

Lancez un sondage : proposez date(s), heure(s), lieu(x) et invitez vos interlocuteurs à voter selon leurs disponibilités. Vous choisissez ensuite la meilleure solution.

Vous pouvez aussi connecter votre calendrier Google. Organiser une réunion avec des personnes n’utilisant pas les mêmes outils que vous peut s’avérer utile.

Astuce de Rodolphe : vous pouvez créer un sondage en ligne (questionnaire) sur un sujet et estimer les préférences de chacun.

Google ne manque pas d’idée pour nous rendre dépendants de ses outils. L’outil Google Agenda permet de créer des calendriers par collaborateur, des calendriers concernant toute une équipe.

Chacun peut voir les disponibilités de l’autre en consultant l’agenda concerné : il suffit qu’il soit partagé.

On peut aussi planifier un événement comme un rendez-vous et inviter des personnes : elles recevront l’invitation par email et peuvent accepter ou refuser d’un simple clic. D’un simple glisser-déposer, on peut remettre un événement à plus tard dans l’agenda.

Tout ceci n’est possible que si toute l’équipe utilise les services de Google, en version entreprise payante, bien entendu.

Similaire à Trello au niveau des fonctionnalités, Asana est un outil de gestion de projet gratuit jusqu’à 15 personnes.

Une fois l’outil pris en main, la gestion de tâches et de l’équipe est possible grâce à : un espace de travail lié à une tâche comprenant des sous-tâches assignables, un calendrier personnel ou calendrier dédié à un projet par exemple.

Rodolphe pointe les avantages d’Asana en version gratuite :

• Asana vient de se rendre disponible en français !
• le système de hiérarchisation assiste les moins organisés,
• le système de notification qui permet de mentionner une personne dans la tâche envoie automatiquement une alerte à la personne concernée,
• version mobile disponible.

• la gestion de projets (en nombre illimité) avec diagramme de Gantt et tableau Kanban,

• la gestion de la documentation de votre entreprise en ligne,
• la planification de rendez-vous,
• la communication par chat privé ou discussion de groupe,
• la gestion des données clients.

⚠️ Pendant l’épidémie du Coronavirus, Bitrix24 offre sa version gratuite sans limites d’utilisateurs pour soutenir les entreprises en cette période de télétravail, qui nécessite plus que jamais collaboration et solidarité.
L’éditeur vous préviendra au moins 30 jours avant la fin de l’offre pour vous donner le temps d’enregistrer vos données si nécessaire. 

☝️ Bon à savoir pour Julie et Rodolphe : si leurs structures se développent et qu’ils veulent étendre le nombre d’utilisateurs, Bitrix24 propose des forfaits tels que Project+ (jusqu’à 24 utilisateurs) avec des fonctionnalités plus avancées.

Trello a vu sa popularité grandir grâce à sa facilité de prise en main. L’outil permet en effet de créer simplement des espaces de travail collaboratifs : vous créez des cartes ou tableaux auxquels vous ajoutez des commentaires, des fichiers, des étiquettes, des dates.

Vous pouvez partager ces cartes avec les personnes de votre choix. La mécanique visuelle de Trello permet de gérer les tâches d’un projet en mode glisser-déposer, à la manière des modèles Kanban.

Les avantages de Trello en version gratuite :

• un nombre illimité de tableaux,
• un nombre illimité de pièces jointes,
• un nombre illimité de membres.

Rodolphe note quelques limites :

• 10 Mo de stockage maximum, il vous faut utiliser un service tiers comme Google Drive ou Dropbox,
• un seul «power-up» par tableau (application connectée),

Julie pense que Trello est un peu «léger» pour la gestion documentaire liée à des projets de grande ampleur…

Cet outil de gestion de projet collaboratif offre un éventail de fonctionnalités intéressantes pour le chef de projet qui souhaite disposer de vues confortables pour évaluer en temps réel l’avancée et les flux de travail.

Wrike se distingue de Trello et d’Asana par les fonctionnalités suivantes :

• des diagrammes de Gantt offrant des affichages dynamiques avec déroulé du projet dans le temps,
• des vues permettant de visualiser plus d’éléments comme des tableaux de Kanban plus fournis.

Avantages de Wrike en version gratuite :

• une seule liste de tâches,
• limitée à 5 utilisateurs.

Pour profiter de toutes les fonctionnalités avancées et disposer d’une vision stratégique à travers des tableaux de bord personnalisés, Rodolphe conseille de passer à une version payante.

Adopter une plateforme collaborative, c’est disposer de tous vos outils web dans un espace de travail unique. Ce que ne peuvent pas vous offrir les outils collaboratifs gratuits.

Rodolphe Gantt vous donne une dernière liste de conseils avant de choisir votre outil :

• observez les usages de votre équipe,
• identifiez vos besoins,
• limitez le nombre de vos outils,
• testez vous-même les outils collaboratifs,
• évangélisez en fixant des procédures d’utilisation,
• faites-les tester par votre équipe,
• recueillez l’avis utilisateur de chacun.

Article mis à jour, initialement publié en novembre 2017.