Gros fichiers en ligne : 10 logiciels pour vous faciliter la tâche !

Avec la transformation numérique et la digitalisation des documents est arrivée une nouvelle problématique : nos échanges sont dématérialisés et nous avons de plus en plus de fichiers dans nos ordinateurs, sur nos serveurs, dans le cloud. 

Plus besoin d’imprimer à tout-va et d’avoir des archives papier qui envahissent notre espace de travail !
Mais comment faire lorsque nous devons transférer un gros fichier, une vidéo lourde à un collaborateur, ou envoyer un dossier volumineux à un tiers, client ou prestataire, sans recevoir le fatidique message d’erreur ? 

Tout comme vous aviez besoin, avant l’ère du tout numérique, de gros classeurs et de grandes enveloppes pour ranger et envoyer vos documents de taille conséquente, vous avez besoin de solutions web adaptées.
À la clé : sécurité et efficacité pour favoriser vos échanges.

Pour pallier les limites des boîtes de messagerie électronique, il y a justement plusieurs solutions :

• Les serveurs FTP, File Transfer Protocol ou protocole de transfert de fichiers, type FileZilla, permettent un partage via une connexion serveur/client. L’utilisateur doit installer le serveur et partager son adresse FTP avec le destinataire. Une fois les fichiers téléchargés, il faut tout de même les décompresser avec un programme dédié ;
• Les suites bureautiques avec des messageries associées à un espace de stockage cloud (comme Gmail avec Google Drive dans la Google suite) ;
• Les espaces de stockage et de partage en ligne tels que Dropbox ;
• Les plateformes online dédiées au transfert de fichiers : Wetransfer, Transfernow, etc. 

Suivant vos usages et vos besoins, recherchez une solution pour transférer un gros fichier suivant :

• le poids maximal autorisé par envoi,
• le nombre de fichiers simultanés,
• la possibilité d’envoyer un dossier entier,
• le nombre de destinataires simultanés,
• la sécurité de l’envoi (chiffrement, mot de passe, hébergement en France, suppression des fichiers),
  Wetransfer ne chiffre les données que dans sa version payante par exemple. Et pour supprimer les fichiers de ses serveurs, il faut procéder à une demande de suppression.
• le prix (la gratuité ou pas),
• le type d’envoi (génération d’un lien, pièce jointe, QR code),
• la validité, le délai d’expiration,
• l’utilisation via une plateforme web, une application ou une extension dans le navigateur,
• la nécessité de s’inscrire ou pas (pour les versions gratuites),
• la personnalisation de l’envoi (ajout d’un texte possible),
• le paramétrage de l’envoi (durée de conservation, nombre de téléchargements ou nombre de jours),
• l’assurance contre les pertes de données.

En dehors des bien connues Dropbox Basic, TransferNow et Wetransfer, nous avons sélectionné 6 solutions intéressantes, et comparé leur version gratuite selon certains des critères énumérés plus haut. N’hésitez pas à regarder aussi ce que leur offre payante vous propose.

Filemail, plateforme norvégienne, est disponible sous forme d’application (desktop ou smartphone) ou d’extension pour Outlook.

• ▲ Taille maximale du fichier : 50 Go ;
• ⇢ Partage via un lien de téléchargement ou en pièces jointes d’un mail, à télécharger sous 7 jours ;
• 🗝 Sécurité : données chiffrées, possibilité de créer un mot de passe et de le rendre obligatoire pour le téléchargement ;
• ᐩ Plus : possibilité de transfert de répertoires complets.

Créé par l’américain Mozilla, Firefox Send est un service gratuit de transfert de fichiers chiffrés accessible depuis n’importe quel navigateur.

• ▲ Taille maximale du fichier : 1 Go sans inscription, 2,5 Go avec ouverture d’un compte gratuit ;
  ⇢ Partage via un lien de téléchargement, dans un mail, un chat ou un SMS ;
• 🗝 Sécurité : chiffrement de bout en bout et protection par mot de passe ;
• ᐩ Plus : expiration paramétrable au nombre de téléchargements ou à la durée (de 5 minutes à 7 jours).

Développé par Framasoft, il s’agit d’un logiciel libre français ayant pour vocation de sensibiliser et d’empêcher la captation de nos données privées par les GAFAM (Google, Apple, Facebook, Amazon, Microsoft).

• ▲ Taille maximale du fichier : non précisé ;
• ⇢ Partage : le lien est généré sur la plateforme, puis copié-collé pour envoi via une boîte mail personnelle ;
• 🗝 Sécurité : les fichiers sont chiffrés et stockés sur ses serveurs sans que même ses administrateurs ne puissent les déchiffrer ;
• ᐩ Plus : délai d’expiration personnalisable de 24 h à 60 jours, ou dès le premier téléchargement.

Service gratuit et sans inscription, c’est une plateforme suisse d’envoi de gros fichiers, disponible depuis n’importe quel navigateur.

• ▲ Taille maximale du fichier : 4 Go ;
• ⇢ Partage à 30 destinataires à la fois, téléchargement sous 14 jours ;
• 🗝 Sécurité : chiffrement SSL, hébergement des données sur ses propres serveurs, en France et en Suisse ;
• ᐩ Plus : historique des téléchargements consultable, demande d’accusé de réception possible.

C’est un service de partage de documents qui ne conserve pas vos fichiers et qui ne les propose au partage que pour une durée limitée, sur inscription.

• ▲ Taille maximale du fichier : jusqu’à 4 Go avec Windows, 10 Go avec l’extension Chrome ou Outlook, 20 Go sur le smartphone ;
• ⇢ Partage : par lien de téléchargement accompagné d’une clé ou device à device, 2 options de partage : instantané (10 minutes avant destruction) ou disponible pendant 24 h ;  
• 🗝 Sécurité : le stockage sur le serveur est temporaire et les données chiffrées ;
• ᐩ Plus : la génération d’un code à 6 chiffres sécurise le transfert direct entre 2 devices.

C’est une solution française cherchant le compromis entre simplicité et sécurité, pour les petites entreprises et les indépendants notamment.

• ▲ Taille maximale du fichier : sans limite de taille mais vitesse de transfert réduite au-delà de 2 Go ;
• ⇢ Partage par transfert par email, lien ou sur Slack, valable 7 jours ;
• 🗝 Sécurité : données chiffrées au moyen du standard AES (Advanced Encryption Standard) 256 bits, protocole SSL/TLS entre l’application et les serveurs, fichiers supprimés des serveurs après expiration du transfert ;
• ᐩ Plus : pas d’inscription nécessaire et pas de publicités.

Toute qualité de service a un prix ! En plus de la fluidification de la transmission d’informations, en interne comme en externe, et de l’accès aux documents en mobilité, sur tout type de support (ordinateur, tablette, smartphone), une plateforme professionnelle peut proposer :

• l’envoi de documents importants et urgents sans contraintes de taille ;
• la capacité de stockage est importante et évolutive ;
• l’intégration d’un coffre-fort numérique ;
• la gestion optimale de vos documents : Netframe.co, par exemple, propose d'organiser votre base documentaire au moyen d'une arborescence correspondant à vos groupes de travail ;
• de chiffrer des pièces jointes volumineuses directement depuis les boîtes mails (Outlook/Office365) et de créer des espaces d’échanges sécurisés à destination de ses clients ou fournisseurs, comme c’est le cas de LockTransfer (solution certifiée ANSSI) ;
• le suivi en temps réel des actions menées sur l’ensemble de vos transferts (traçabilité), de leur création à leur suppression ;
• la personnalisation de l’outil à vos couleurs, comme J-Doc qui intègre votre logo et fournit une URL au nom de votre entreprise ;
• une sécurité et une confidentialité de haut niveau : NetExplorer héberge vos données dans deux datacenters français et présente un SLA supérieur à 99,9 %.

Parmi les solutions d’envoi de gros fichiers, pensez pratique ET sécurité. Les solutions payantes, en plus de fonctionnalités complémentaires précieuses, sont les seules à s’engager en termes de niveau de service et d’assurance contre les pertes de données : des garanties qui comptent au moment de télécharger vos fichiers sur ce type d’outil.

Suivant le type de fichiers que vous exploitez, un logiciel de GED (Gestion électronique des documents) ou de DAM (Digital Asset Management), peut représenter un investissement très intéressant pour préserver votre capital informationnel, que ce soit pour le stocker ou le partager en toute sécurité.

Article mis à jour, initialement publié en février 2017.