Test : vos outils sont-ils faits pour le travail collaboratif en ligne ?

Quand une entreprise maîtrise les enjeux de la collaboration, ses équipes sont aguerries au travail collaboratif en ligne. La productivité et la compétitivité résultent en effet du bon choix de ses outils collaboratifs, comme d’une gestion de projet agile. Etes-vous certain de prendre ou d’avoir pris les meilleures décisions ? Passez le test des usages !

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A quoi servent les outils de travail collaboratif en ligne ? Quels bénéfices pour le travail collaboratif ?

Les outils collaboratifs en ligne, utilisés dans le domaine professionnel, permettent aux collaborateurs d’une entreprise d’atteindre plusieurs objectifs, à travers des fonctionnalités utiles :

• contrôler et sécuriser les accès aux données de l’entreprise,
• partager plus facilement des données grâce à un espace de stockage et d’échange de fichier,
• échanger en temps réel à travers un espace en ligne dédié, comme la messagerie instantanée ou le fil d’information lié à un projet,
• mieux communiquer en réduisant ainsi le nombre d’emails,
• organiser les tâches et simplifier le travail en équipe,
• favoriser le travail collaboratif, en visualisant par exemple les agendas partagés,
• suivre l’évolution d’un projet, toujours connaître son avancement, tant au niveau des ressources humaines mobilisées, qu’en termes d’outils ou techniques nécessaires,
• anticiper à tout moment pour adapter le déroulement, et gagner en réactivité,
• augmenter la productivité, notamment en s’appuyant sur des outils de travail qui se complètent et peuvent se connecter entre eux.

Certaines entreprises entassent les outils un à un, afin de satisfaire à un besoin, un usage, au fil de l’eau. D’autres, plus matures sur la question, recherchent un logiciel de gestion de projet ou une plateforme de travail en ligne collaborative qui couvre l’ensemble de leurs attentes.

Pour vous guider dans vos choix d’outils à adopter pour le travail collaboratif en ligne, la meilleure solution repose "simplement" sur la question des usages. Vos usages déterminent les outils de travail collaboratif dont votre équipe a besoin.

Vous avez identifié certains besoins et certains usages sont attendus. Cependant, avez-vous fait le tour de la question ? Avez-vous vraiment anticipé tous les usages pertinents pour fluidifier le travail en équipe et gagner en productivité ?
 
Nous mettons à votre disposition un test des usages : passez au crible vos outils afin de vérifier si vos choix actuels correspondent à vos besoins !

Les tests spécifiques au travail collaboratif

Test 1 : communiquer en visioconférence

Les besoins :
Echanger uniquement par email devient rapidement ingérable : nombre d’employés se tournent vers d’autres moyens comme la messagerie instantanée ou la visioconférence pour alléger leur boîte mail, communiquer plus facilement et gagner du temps. De plus, les sujets complexes, difficiles à gérer par écrit, peuvent avancer plus rapidement grâce à un échange de vive voix même court.
Les usages recherchés :

• communiquer et échanger facilement, spontanément avec une ou plusieurs autres personnes,
• inviter un collaborateur en toute simplicité en s’appuyant sur un système de messagerie,
• partager son écran avec son client ou son équipe.

Les bénéfices :

• on gagne un temps fou quand on échange de vive voix par vidéoconférence,
• on réduit ses déplacements et on optimise son planning de rendez-vous,
• la web conférence, c’est aussi plus convivial, plus humain,
• c’est la solution idéale pour favoriser les échanges instantanés lors d’un brainstorming.

Exemples d’outils collaboratifs en ligne consacrés à cet usage :

• Skype,
• Google Hang out.

Test 2 : partager des fichiers

Les besoins :
Transférer ou mettre à disposition des fichiers lourds ou trop volumineux pour pouvoir être envoyés par email.

L’usage recherché :
Partager des fichiers via un service, comme un espace de stockage en ligne.

Les bénéfices :

• vous réunissez toutes les données dans un seul espace de stockage en ligne,
• vous partagez avec les personnes concernées vos fichiers

Exemples d’outils spécialisés pour cet usage :

• Dropbox,
• Box.

Test 3 : travailler en équipe sur des documents partagés

Les besoins  :
Améliorer le travail en équipe est une préoccupation constante : on souhaite mettre à disposition de ses collaborateurs les dernières versions des documents, et les rendre accessibles le plus simplement du monde.

Les usages recherchés :

• une suite bureautique en ligne, un office web pour tous en interne,
• faire travailler l’équipe sur les mêmes documents,
• un accès sécurisé aux documents de travail depuis n’importe où,
• la possibilité de partager ces documents parfois lourds avec des intervenants externes (clients, fournisseurs).

Les bénéfices :

• tous les collaborateurs utilisent les mêmes outils de bureautique et le même espace,
• le partage de documents et le partage de fichiers est simplifié,
• l’équipe accède aux documents en mode "off-line",
• chacun dispos des dernières versions de documents, très utile pour réunir une base de connaissance commune,
• niveau sécurité, un administrateur défini les droits d’accès.

Exemples d’outils spécialistes de ces usages :

• Office On line,
• Google Drive.

Les tests qui caractérisent un outil de gestion de projet

Test 4 : fluidifier l’organisation du travail

Les besoins :
Dans le cadre d’une gestion de projet, optimiser tout ce qui est en rapport au projet est le graal permanent. Pour optimiser l’organisation du travail de l’équipe et son suivi, des outils de gestion sont indispensables.

Les usages relatifs à la gestion des tâches :

• assigner des tâches,
• créer des tâches récurrentes,
• travailler en mode projet,
• visualiser l’état d’avancement,
• coordonner et piloter l’ensemble.

Les bénéfices :

• une planification cadrée,
• suivre le bon déroulé d’un projet,
• réagir en temps réel en fonction de l’incident,
• pouvoir anticiper grâce à des alertes et des notifications,
• optimiser la gestion du travail en continue.

Exemples d’outils dédiés à ces usages :

• Trello,
• Asana.

Test 5 : partager et accéder à un agenda synchronisé

Les besoins :
Comment caler une réunion, une visioconférence ? Qui sera disponible ? Je serai en déplacement : comment faire ?

Les usages recherchés :

• partager mutuellement les agendas de l’équipe,
• organiser des réunions rapidement,
• conserver un accès en mobilité.

Les bénéfices :

• accéder à son agenda (synchronisé) en mobilité, donc sur tous ses appareils (y compris téléphone mobile),
• pouvoir partager les agendas,
• mieux s’organiser,
• anticiper en temps réel,
• respecter les délais et les dates clés de ses projets.

Exemples d’outil collaboratif en ligne spécialisé dans cet usage :

• Google calendar

Test 6 : établir un reporting d’activité

Les besoins :
Où en est précisément le projet ? Qui est en retard ? Qui est mobilisé sur cette tâche ? Combien de temps passe cette personne sur cette tâche ? L’équipe est-elle en retard ? Comment mesurer tout cela ?

Les usages recherchés :

• besoin d’une carte mentale, d’un tableau de bord qui offre des indicateurs précis,
• un système d’alerte lié qui envoie des notifications.

Les bénéfices :

• visualiser simplement l’avancement de mes projets,
• mesurer l’activité de son équipe et de chaque membre,
• garder un œil alerte des ressources allouées sur le projet,
• estimer la date de fin d’un projet, anticiper en cas de besoin,
• établir des reportings facilement.

Les logiciels de gestion de projet sont spécialisés dans ces usages.
 

Si vos usages vous poussent à utiliser plusieurs outils, vous pouvez sérieusement envisager d’adopter une plateforme collaborative telle que Wimi, car elle intègre l’ensemble des services clés sous une interface unique. Voyons pourquoi, comment.

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Le test ultime : tout faire sur la même plateforme de travail en ligne

Les inconvénients de gérer plusieurs outils collaboratifs

Nous venons de le voir : certains outils en ligne répondent parfaitement à des usages précis, certains y sont même dédiés. S’il est facile d’en cumuler quelques-uns, cela devient compliqué quand le nombre augmente : certains outils ne peuvent se connecter entre eux et vous perdez la recherche de productivité initiale. Adieu la complémentarité, adieu la synergie.

Par exemple, si votre outil ne propose qu’une ou deux fonctionnalités, vous risquez de :

• multiplier les outils sans complémentarité,
• éparpiller vos données sur différents services,
• devoir contrôler les différents accès en les multipliant par le nombre d’outils.

Un autre aspect est celui de l’appropriation des outils par les membres de votre équipe : plus vous avez d’outils, plus vos collaborateurs doivent appréhender de fonctionnements pas forcément similaires dans leur logique d’utilisation. Si les interfaces ne sont pas intuitives, l’apprentissage va être long… et infructueux.

Et si deux outils offrent la même fonctionnalité qui fait doublon ? Il faudra imposer un usage, au risque de frustrer quelques collaborateurs au passage.

Enfin, le déploiement d’un grand nombre d’outils dans l’entreprise peut s’avérer complexe et coûteux, sans parler de la gestion des droits d’accès.

Plus vous utilisez d’outils différents, plus vous créez de dépendances à des outils ou services parfois incompatibles. Le jeu en vaut-il la chandelle ?

Pourquoi adopter une plateforme collaborative

Pourquoi disposer de tous vos outils web sur une même plateforme ? Quel intérêt ? En premier lieux, vous évitez naturellement tous les inconvénients énumérés plus haut. Pour cerner tous les bénéfices, approfondissons le sujet...

Les principaux avantages :

• vous n'avez qu'un seul service à gérer,
• vous facilitez l’adoption de la plateforme par vos collaborateurs,
• vous n’éparpillez pas vos données sur pléthore d’outils ou services en ligne,
• vous centralisez la gestion de vos droits et les accès aux données,
• vous donnez des privilèges spécifiques sur vos outils en fonction du rôle des utilisateurs,
• vous réduisez et contrôlez mieux votre budget numérique.

L’outil adapté à tous les usages

Dans l’univers des plateformes collaboratives, Wimi propose une offre complète qui répond à tous les usages du travail collaboratif. Stocker, sécuriser, synchroniser et partager vos données au sein du même espace simplifie grandement le travail en équipe. Le gestionnaire de projet retrouve tous « ses petits » et peut travailler avec des équipes à distance, avec un choix parmi huit langues !

Wimi vous permet de créer une réelle synergie entre vos outils : tout est à disposition au sein de la même plateforme. Démonstration en vidéo :

Wimi se démarque nettement du lot en regroupant toutes les habitudes d’usages des utilisateurs. La solution s’inscrit dans une démarche de complémentarité totale au service de la collaboration. Dans des espaces de travail unifiés, Wimi réunit effectivement l’ensemble des outils nécessaires au travail d’équipe et à la gestion de projet, tels que :

• des channels de communication d’équipe (équivalent Slack), associés à chaque espace de travail,
• la synchronisation et le partage de documents avec un Wimi Drive (équivalent Box ou Dropbox),
• la gestion de tâches en mode agile (équivalent Trello),
• des agendas partagés & Wimi Outlook connector (équivalent Google Calendar),
• chat, vidéoconférence et partage d’écrans (équivalent Skype),
• la gestion centralisée des droits d’accès.

Choisir plusieurs outils ou un seul outil de travail collaboratif en ligne est un choix qui relève de vos usages et attentes sur le long terme. Il s’agit de trouver l’équilibre parfait entre productivité et collaboration, et de prendre la meilleure décision pour rester dans la course de la compétitivité.

A vos marques, prêt, testez !