

Télétravail, équipes multisites... les outils collaboratifs en ligne permettent à une entreprise de communiquer à distance, travailler ensemble et faciliter la gestion de projet.
Le média de ceux qui réinventent l'entreprise
Quand une entreprise maîtrise les enjeux de la collaboration, ses équipes sont aguerries au travail collaboratif en ligne. La productivité et la compétitivité résultent en effet du bon choix de ses outils collaboratifs, comme d’une gestion de projet agile. Etes-vous certain de prendre ou d’avoir pris les meilleures décisions ? Passez le test des usages !
Les outils collaboratifs en ligne, utilisés dans le domaine professionnel, permettent aux collaborateurs d’une entreprise d’atteindre plusieurs objectifs, à travers des fonctionnalités utiles :
Certaines entreprises entassent les outils un à un, afin de satisfaire à un besoin, un usage, au fil de l’eau. D’autres, plus matures sur la question, recherchent un logiciel de gestion de projet ou une plateforme de travail en ligne collaborative qui couvre l’ensemble de leurs attentes.
Pour vous guider dans vos choix d’outils à adopter pour le travail collaboratif en ligne, la meilleure solution repose "simplement" sur la question des usages. Vos usages déterminent les outils de travail collaboratif dont votre équipe a besoin.
Vous avez identifié certains besoins et certains usages sont attendus. Cependant, avez-vous fait le tour de la question ? Avez-vous vraiment anticipé tous les usages pertinents pour fluidifier le travail en équipe et gagner en productivité ?
Nous mettons à votre disposition un test des usages : passez au crible vos outils afin de vérifier si vos choix actuels correspondent à vos besoins !
Les besoins :
Echanger uniquement par email devient rapidement ingérable : nombre d’employés se tournent vers d’autres moyens comme la messagerie instantanée ou la visioconférence pour alléger leur boîte mail, communiquer plus facilement et gagner du temps. De plus, les sujets complexes, difficiles à gérer par écrit, peuvent avancer plus rapidement grâce à un échange de vive voix même court.
Les usages recherchés :
Les bénéfices :
Exemples d’outils collaboratifs en ligne consacrés à cet usage :
Les besoins :
Transférer ou mettre à disposition des fichiers lourds ou trop volumineux pour pouvoir être envoyés par email.
L’usage recherché :
Partager des fichiers via un service, comme un espace de stockage en ligne.
Les bénéfices :
Exemples d’outils spécialisés pour cet usage :
Les besoins :
Améliorer le travail en équipe est une préoccupation constante : on souhaite mettre à disposition de ses collaborateurs les dernières versions des documents, et les rendre accessibles le plus simplement du monde.
Les usages recherchés :
Les bénéfices :
Exemples d’outils spécialistes de ces usages :
Les besoins :
Dans le cadre d’une gestion de projet, optimiser tout ce qui est en rapport au projet est le graal permanent. Pour optimiser l’organisation du travail de l’équipe et son suivi, des outils de gestion sont indispensables.
Les usages relatifs à la gestion des tâches :
Les bénéfices :
Exemples d’outils dédiés à ces usages :
Les besoins :
Comment caler une réunion, une visioconférence ? Qui sera disponible ? Je serai en déplacement : comment faire ?
Les usages recherchés :
Les bénéfices :
Exemples d’outil collaboratif en ligne spécialisé dans cet usage :
Les besoins :
Où en est précisément le projet ? Qui est en retard ? Qui est mobilisé sur cette tâche ? Combien de temps passe cette personne sur cette tâche ? L’équipe est-elle en retard ? Comment mesurer tout cela ?
Les usages recherchés :
Les bénéfices :
Les logiciels de gestion de projet sont spécialisés dans ces usages.
Si vos usages vous poussent à utiliser plusieurs outils, vous pouvez sérieusement envisager d’adopter une plateforme collaborative telle que Wimi, car elle intègre l’ensemble des services clés sous une interface unique. Voyons pourquoi, comment.
Nous venons de le voir : certains outils en ligne répondent parfaitement à des usages précis, certains y sont même dédiés. S’il est facile d’en cumuler quelques-uns, cela devient compliqué quand le nombre augmente : certains outils ne peuvent se connecter entre eux et vous perdez la recherche de productivité initiale. Adieu la complémentarité, adieu la synergie.
Par exemple, si votre outil ne propose qu’une ou deux fonctionnalités, vous risquez de :
Un autre aspect est celui de l’appropriation des outils par les membres de votre équipe : plus vous avez d’outils, plus vos collaborateurs doivent appréhender de fonctionnements pas forcément similaires dans leur logique d’utilisation. Si les interfaces ne sont pas intuitives, l’apprentissage va être long… et infructueux.
Et si deux outils offrent la même fonctionnalité qui fait doublon ? Il faudra imposer un usage, au risque de frustrer quelques collaborateurs au passage.
Enfin, le déploiement d’un grand nombre d’outils dans l’entreprise peut s’avérer complexe et coûteux, sans parler de la gestion des droits d’accès.
Plus vous utilisez d’outils différents, plus vous créez de dépendances à des outils ou services parfois incompatibles. Le jeu en vaut-il la chandelle ?
Pourquoi disposer de tous vos outils web sur une même plateforme ? Quel intérêt ? En premier lieux, vous évitez naturellement tous les inconvénients énumérés plus haut. Pour cerner tous les bénéfices, approfondissons le sujet...
Dans l’univers des plateformes collaboratives, Wimi propose une offre complète qui répond à tous les usages du travail collaboratif. Stocker, sécuriser, synchroniser et partager vos données au sein du même espace simplifie grandement le travail en équipe. Le gestionnaire de projet retrouve tous « ses petits » et peut travailler avec des équipes à distance, avec un choix parmi huit langues !
Wimi vous permet de créer une réelle synergie entre vos outils : tout est à disposition au sein de la même plateforme. Démonstration en vidéo :
Choisir plusieurs outils ou un seul outil de travail collaboratif en ligne est un choix qui relève de vos usages et attentes sur le long terme. Il s’agit de trouver l’équilibre parfait entre productivité et collaboration, et de prendre la meilleure décision pour rester dans la course de la compétitivité.
A vos marques, prêt, testez !