Tour d’horizon des meilleures plateformes collaboratives

La plateforme collaborative a le vent en poupe ! En effet, la collaboration et la communication sont au cœur des processus internes de l’entreprise. 

Une plateforme collaborative est une interface accessible à plusieurs personnes, propice aux échanges grâce à la capacité de mise en commun et la synchronisation des éléments. On parle aussi de groupware, collecticiel en français, terme qui recouvre l’ensemble des logiciels de groupe.

Bien outillées, vos équipes de travail seront plus performantes. Mais quel est l’outil collaboratif le plus adapté à votre structure ? Un comparatif dans le domaine de la collaboration s’impose !

La plateforme collaborative est un outil hybride qui réunit les outils de communication et de collaboration utilisés en interne au sein d’un espace de travail virtuel afin de faciliter la collaboration. 

Accessible en ligne, ce logiciel inclut :

• la gestion de projet,
• la gestion électronique de documents (GED),
• le réseau social d’entreprise (RSE),
• la messagerie instantanée (chat),
• la visioconférence,
• la gestion des connaissances (knowledge management), blog, communautés,
• la plateforme de co-création, innovation participative,
• l'agenda partagé, etc.

Dans le cadre professionnel, les avantages des espaces de travail collaboratifs sont nombreux. D’abord en tant qu’outils de travail, leur infrastructure facilite les interactions entre les acteurs et fluidifie les échanges entre les équipes, même dans un contexte de travail à distance ou d’entreprise multisites. Vos collaborateurs passent aussi moins de temps en réunions.

D’un point de vue managérial, les solutions collaboratives amènent une transformation digitale qui refond les rapports en interne. La dimension RH (Ressources Humaines) en est positivement impactée, qu’il s’agisse d’une grande entreprise, d’une PME ou d’une TPE.

La plateforme vient enrichir votre SI d’un espace d’échanges incitant à la prise de parole. Chacun est invité à s’exprimer, commenter, faire un retour ou une intervention. Il y a une meilleure visibilité du travail de tous.
Les plateformes collaboratives brisent les silos, pour plus de transversalité au sein de votre structure, et donc plus d’engagement de vos équipes.

Certaines plateformes existent en local. D’autres en ligne, accessibles de n’importe où et à tout moment. C’est le cas des logiciels proposés en mode SaaS et dont le bénéfice opérationnel en termes de mobilité est indéniable.

Il existe des plateformes collaboratives de toutes sortes. Attention cependant à ne pas les cumuler. En proposant de trop nombreux outils à vos équipes, vous en découragerez l’adoption.

Il est nécessaire que l’utilité de chaque logiciel implémenté dans l’entreprise couvre un champ d’intervention précis pour occuper un rôle fédérateur légitime.

Enfin, la dimension sociale et instantanée de l’outil peut déconcentrer les individus qui souhaitent être à l’affût des dernières nouvelles.

On peut discerner six types de plateformes collaboratives en fonction de leur proposition de valeur en termes d’usages.

Certaines plateformes collaboratives évoluent pour rassembler un maximum d’outils afin de répondre à tous les usages.

Acollab est une plateforme collaborative “Made in France” complète et simple à prendre en main qui centralise l’ensemble des outils collaboratifs de votre équipe de manière sécurisée. 

3 points forts :

• son côté tout-en-un qui vous donne accès à des fonctionnalités collaboratives intelligentes (GED, agenda partagé, gestion de projet, suivi des temps et des dépenses, chat en ligne, sondages…) ; 
• l’application Acollab est disponible sur mobile Androïd et IOS pour un accès rapide et depuis n'importe quel endroit ;
• son tarif très attractif accompagné d’un essai gratuit de 30 jours sans engagement ni CB requise.

Gladys intègre ainsi à la fois un RSE, un outil PPM et la gestion des idées et innovations.

3 points forts :

• les collaborateurs peuvent partager leurs idées et leur veille au sein même des projets ;
• le gestionnaire de tâches permet d’organiser un projet en tâches et sous-tâches et de visualiser l’avancement ;
• l’hébergement des données est en France.

interStis est un logiciel français de gestion documentaire couplée à la gestion de projet.

Netframe, solution 100 % française, propose l’association de trois outils : le chat, le RSE et la GED.

Les RSE (Réseaux Sociaux d’Entreprise) représentent l’évolution 2.0 des outils de communication que sont l’intranet, utilisé en interne, et l’extranet, utilisé pour communiquer avec ses fournisseurs ou pour gérer sa relation client par exemple. En ajoutant une couche sociale à ces outils, le RSE offre un outil incontournable pour les entreprises. On parle de digital workplace (espace de travail digital), favorisant aussi le partage transversal des connaissances entre collaborateurs. À mi-chemin entre collaboration et communication, c’est un outil de socialisation.

Au palmarès des RSE, on positionne :

Jamespot présente un haut degré de personnalisation de sa solution, favorisant le développement des projets de manière agile et l’innovation.

Gros point fort de la solution française talkspirit : les personnels d’entreprise se l’approprient sans difficulté.

Workplace by Facebook est la version professionnelle du célèbre réseau social.

3 points forts :

• l’expérience utilisateur familière, l’interface ressemblant au Facebook grand public ;
• la possibilité d’intégrer des chatbots dans les discussions pour automatiser les tâches ;
• la disponibilité dans une centaine de langues.

Nouvelle génération d’outils, les communications unifiées ont un objectif : la centralisation de tous les canaux de communication d’une entreprise (téléphonie cloud, chat, messagerie, vidéoconférence, partage d’écran, de documents et d’agendas) sur une seule plateforme, avec une interface unique. 

Skype for business propose la vidéoconférence à grande envergure, le partage de documents, les appels en VoIP et la messagerie instantanée.

3 points forts :

• l’outil de visioconférence permet la participation de 250 personnes  ;
• il est intégré dans la suite bureautique de Microsoft  ;
• l’hôte de la réunion peut inviter ses participants en leur envoyant une URL créée et personnelle, contenant le nom de son entreprise par exemple.

Spoka répond aux besoins en transition numérique des TPE en proposant des fonctionnalités de téléphonie cloud et de communication unifiée simples et abordables.

Pour la gestion de contenus et l’archivage virtuel dans le cloud, il existe Google Drive bien sûr. Limité en termes de stockage, le Drive de Google ne correspond pas aux impératifs d’usage et de sécurité des entreprises.

Voici une sélection de logiciels de partage et de transfert de fichiers :

Bynder est un logiciel de Digital Asset Management (DAM), proposant une photothèque et la gestion de contenus multimédia, exploitables en interne et partageables en externe (partenaires, clients).

NetExplorer WorkSpace est un éditeur logiciel français spécialisé dans les solutions de stockage, partage et collaboration de fichiers pour les organisations, le tout dans un cloud souverain.

WeDrop se démarque par une ergonomie riche et user friendly.

Le mode projet a fait ses preuves. Si bien que les équipes, souvent dispersées, ont besoin d’outils performants pour coordonner leur travail. La gestion documentaire (GED), couplée à des prises de contact par messagerie instantanée ou conférences téléphoniques, crée un espace d’échanges central pour le travail en équipe.

En voici quelques exemples :

Planisware Orchestra est la solution idéale pour optimiser l’allocation des ressources. Elle offre des fonctionnalités de macro et rétroplanning, avec un indicateur TJM (Taux Journalier Moyen).

Sciforma, avec un volet PPM (Project Portfolio Management), permet d’arbitrer votre pilotage en fonction des contraintes coût, temps et risques.

Wimi, dont le suivi des avancements se fait notamment à l’aide de notifications et d’outils de planification.

On ne pouvait pas oublier de les mentionner. Éditeur de texte, tableur, logiciel de présentation, sont les outils de base de vos collaborateurs. Coordonnés entre eux et connectés à des applications connexes de type agenda, carnet d’adresses et messagerie instantanée, ils constituent une suite bureautique au cœur du quotidien.

Parmi les suites bureautiques, on peut citer :

G Suite propose un espace de stockage (Google Drive), un agenda, un chat, une messagerie (Gmail), la visioconférence, entre autres outils exploitables en équipe.

3 points forts :

• très facile à mettre en place grâce à une accessibilité depuis tout navigateur ;
• une communication unifiée intégrant des outils bureautiques comme Google Sheet et Google Doc ;
• la création possible de sites web, intranets et extranets.

Microsoft Office 365 est l’éditeur des incontournables Word, Excel et PowerPoint, proposés en ligne via Sharepoint. 

3 points forts :

• l’hébergement des données en Europe ;
• l’outil peut être enrichi du RSE Yammer et de Skype for Business ;
• un espace de stockage conséquent.

MyZimbra.net, logiciel open source largement plébiscité. YaZiba en propose l’intégration pour faire correspondre ses possibilités aux besoins de votre structure.

3 points forts :

• la plateforme collaborative est française ;
• de nouvelless fonctionnalités sont régulièrement développées (RSE, chat, etc.) ;
• le caractère open source le rend très personnalisable.

De nombreuses plateformes collaboratives existent et possèdent des particularités propres à chacune.

Pour identifier la mieux adaptée à votre structure, commencez par prioriser les fonctionnalités dont vous avez besoin. Vous pourrez ensuite les comparer au vu des services qu’elles proposent.

Henry Ford l’avait bien compris, et bien résumé. La collaboration, l’esprit d’équipe et la communication sont, ensemble, les clés du succès d’une entreprise.

Les outils de travail collaboratifs dans le cloud, polyvalents ou spécialisés, permettent de développer l’intelligence collective.

Pourquoi ne pas choisir votre future plateforme collaborative avec vos équipes, en toute cohérence ? 

Article mis à jour, publié initialement en juillet 2017.