Simplifiez vos échanges avec la communication unifiée !

Simplifiez vos échanges avec la communication unifiée !

La communication unifiée répond à un besoin grandissant de communiquer efficacement et rapidement au sein d’une entreprise, parfois en temps réel et à distance. 

Entrepreneur(e), manager, collaborateur, collaboratrice : quel que soit votre poste ou votre niveau hiérarchique, cette dimension dans votre travail ne peut vous échapper. Sans communication efficiente, pas de collaboration ni de productivité possibles !  

Par la centralisation de tous les moyens de communication d’une entreprise sur une seule plateforme, avec une interface unique (merci Internet !), la communication est fluidifiée et le nombre d’outils utilisés limité.

Vous en avez assez de jongler entre le chat, l’email, le téléphone, la visioconférence ? Votre entreprise est multisites, vos collaborateurs mobiles ? Vous cherchez le couteau suisse de la communication interne ?

Nous vous proposons de découvrir ce qu’est la communication unifiée, ses enjeux et une sélection de solutions adaptées aux TPE et PME.

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La communication unifiée : définition

On entend souvent parler de la communication unifiée dans une version au pluriel, dérivée de l’anglais unified communications (UC) : les communications unifiées.

La révolution dans la téléphonie classique d’entreprise, grâce à la technologie VoIP (Voix sur IP) et l’infrastructure IPBX, est à la source de l’émergence de la communication unifiée. 

N’hésitez pas à lire notre article sur la téléphonie cloud abordant toutes les bases de la téléphonie IP :

Plusieurs canaux de communication peuvent donc être réunis sous une interface commune, grâce à une solution web, et accessibles depuis différents terminaux (poste de travail, smartphone, tablette) :

  • les moyens de communication en temps réel, comme la téléphonie IP, la messagerie instantanée ou chat, les réunions collaboratives (visioconférences, audioconférences), 
  • les outils de travail collaboratif (suivi de la présence et de l’occupation en temps réel, outils de webconférences, de partage de documents, etc.),
  • les outils informatiques, comme la messagerie électronique, l’agenda partagé, etc.

On constate que 4 dimensions majeures sont ainsi prises en compte :

  • la voix,
  • la messagerie,
  • la conférence,
  • la vidéo.

Communication unifiée : infographie
© Openhost

Une autre définition possible est l’unification des communications synchrones (temps réel) et asynchrones (instants différents). 

Vous le constatez : les outils de communication unifiée et de travail collaboratif peuvent avoir des caractéristiques communes. En effet, une plateforme de gestion électronique des documents (GED), ou un réseau social d’entreprise (RSE), peut inclure une fonctionnalité chat par exemple.

De la même façon, les communications unifiées peuvent se retrouver dans les technologies de centre d’appels, via l’envoi de message automatique par SMS ou par mail, ou le serveur vocal interactif.

Les enjeux de la communication unifiée

Les avantages de la communication unifiée sont nombreux et permettent notamment :

  • d’adopter un outil unique pour la gestion de la communication interne,
  • de gagner en productivité, grâce au gain de temps en réunions, en déplacements, en recherche de documents,
  • de favoriser le travail en mobilité, le télétravail, et les échanges pour les entreprises multisites,
  • d’améliorer la diffusion et le partage d’informations, l’expérience collaborateur au sein d’une entreprise,
  • de supprimer les besoins en matériel téléphonique,
  • de réduire les coûts en téléphonie (consommations) et en solutions collaboratives,
  • de suivre ou de retrouver des conversations facilement,
  • d’utiliser tout type de terminal informatique (smartphone, tablette, ordinateur),
  • d’attirer les talents et retenir les talents,
  • d'améliorer le confort de travail,
  • de communiquer avec des clients et prestataires extérieurs,
  • de faciliter une adoption de l’outil par les collaborateurs et les dirigeants (utilisation intuitive).

Communication unifiée : infographie Axialys
© blog Axialys

Les solutions cloud en communication unifiée

Nous allons nous focaliser ici sur les logiciels adaptés aux TPE et PME, car ils répondent à leurs besoins en interconnexion, en agilité et en réactivité, enjeux principaux de la communication unifiée.

Une plateforme de communication unifiée peut être installée en interne au sein de l’entreprise ou bien accessible dans le cloud (cloud computing) via un navigateur web, on parle alors de solutions UCaaS : Unified Communications as a Service

Afin que vous ayez toutes les cartes en main et avant que vous ne procédiez au déploiement d’une solution, nous vous présentons les leaders du marché SaaS ainsi que des plateformes alternatives qui méritent d’être découvertes. 

Notre base de données comporte de nombreux autres logiciels de communication et de collaboration aux fonctionnalités transversales, n’hésitez pas à la consulter.

Les géants américains

Skype for business, les appels et les réunions en ligne

Skype for business est la version corporate du logiciel utilisé dans beaucoup de foyers pour passer des appels gratuitement. Elle nécessite cependant des achats de crédits pour les appels réalisés vers des lignes fixes ou mobiles. Attention, Skype nécessite que vos correspondants aient un compte pour profiter d’un accès gratuit.

L’outil propose des fonctionnalités comme la vidéoconférence (jusqu’à 250 participants), le partage de documents, les appels en VoIP et la messagerie instantanée.

Remarque : solution américaine, attention à la protection de vos données. En effet les données hébergées par une société américaine sont soumises au Cloud Act américain et non au RGPD ! 

Slack, le chat et le partage de documents

La vocation première de Slack est de supprimer l’usage des emails et de mutualiser plusieurs outils de communication sur une plateforme unique, pour des échanges en temps réel.

Il s’agit principalement d’un outil de chat permettant de partager des documents, les conversations étant organisées en chaînes de discussion (ou fils, threads). Il s’intègre et se synchronise avec d’autres outils tels que Twitter, Google Drive, Dropbox, Asana, GitHub, Zendesk, Mailchimp, Trello, Skype, Nagios, Google +, Facebook, etc.

Communication unifiée : Slack
© Slack

Remarque : idem, solution américaine, attention à la protection de vos données.

Quelques alternatives à découvrir

FrontApp, la messagerie unifiée

L’éditeur Front est une start-up française basée aux États-Unis.
La plateforme de communication unifiée vise une gestion collaborative facilitée de la messagerie en entreprise.

Tous les canaux de communication, email, chat, médias sociaux, SMS, messagerie vocale, sont unifiés au sein d’une seule boîte de réception. Avec en prime une interopérabilité avec vos outils métiers (gestion de projets, CRM). En revanche, elle ne propose pas les appels en VoIP.

Communication unifiée : Front App

Remarque : idem, solution basée aux USA, attention à la protection de vos données.

Spoka, la nouvelle plateforme UC française

Spécialement dédiée aux petites entreprises, aux start up et aux freelance, Spoka a été développée par trois spécialistes des télécoms, de l’IT et des réseaux : Arkadin, NTT et Cisco.

Bonne alternative à Skype for Business, la solution propose une nouvelle façon de travailler et de communiquer grâce à Spoka Connect, un forfait combinant la téléphonie cloud (Spoka Talk) à un outil de communication unifiée.

Ce dernier inclut l’instant messaging (chat), le persistent messaging (fils de discussion, partage de documents) et des outils de collaboration comme les réunions en ligne et le partage d’écran.

Talkspirit, le réseau social d’entreprise français

Talkspirit mérite d’être mentionnée ici en tant que plateforme de communication interne et de collaboration. Elle ne propose pas d’appels en VoIP mais ses fonctionnalités peuvent répondre à des besoins en communications unifiées.

Elle propose en effet un réseau social comme espace d’échanges et de travail collaboratif structuré, avec partage de documents, et un chat pour la communication instantanée et la convivialité. Sans oublier les conférences audio et vidéo ainsi que les agendas partagés.

Tableau comparatif

FrontApp Skype for business Slack Spoka Talkspirit
Appels téléphoniques en VoIP
🚫 🚫 🚫
Messagerie vocale
🚫 🚫 🚫
Chat
Conférences audio et vidéo
🚫
Partage d’écran
🚫
Partage de documents
Agendas partagés
🚫 🚫 🚫 🚫
Interopérabilité avec les médias sociaux
🚫 🚫
Statut des utilisateurs en ligne (présence)

Fluidité, efficacité, rapidité

Vous l’avez vu, la communication unifiée est vaste et peut englober toutes sortes de services facilitant principalement la communication en interne.

Plus votre entreprise grandit, plus elle aura besoin de solutions collaboratives poussées, intégrant par exemple vos outils CRM, un réseau social ou une gestion documentaire plus pointue.
Pour ce qui est des petites et moyennes structures, la communication unifiée représente dans un premier temps un réel atout pour continuer à se développer en toute cohérence, dans un esprit d’équipe valorisé.

L’avenir ? Selon une étude de 2017 de l’IDC (International Data Corporation), l’usage de technologies UC&C (solutions de collaboration et de communications unifiées) atteindra 88 % en 2019.

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